Dublin Web Summit – relacja

1. Narodziny pomysłu na udział w WebSummit

Informacja o Web Summit dotarła do nas naszą ulubioną drogą, tj. w formie reklamy on-line. Sprawdziliśmy uczestników, prelegentów i okazało się, że jest wśród nich wiele interesujących firm oraz ich przedstawicieli. Sama liczba wystawców była równie imponująca. Zgodnie ustaliliśmy, że zdecydowanie należy tam być i po pierwsze – zobaczyć jakie najnowsze trendy panują na rynku globalnym, po drugie – zaprezentować wśród nich Polskę i technologię personalizacji video.

2. Przebieg procesu rejestracji uczestników

Proces jest trochę bardziej złożony niż zwyczajna rejestracja czy zakup biletów. Nasz wyglądał tak:

a. złożenie aplikacji online
b. wypełnienie dokumentów zgłoszeniowych
c. rozmowa „kwalifikacyjna” via Skype z przedstawicielem Web Summit – opowiedzieliśmy o firmie, o jej potencjale, planach rozwoju, przykładach realizacji
d. przesłanie dokładniejszego opisu firmy via e-mail
e. otrzymanie odpowiedzi mail’owej z potwierdzeniem kwalifikacji i dalszymi instrukcjami. 

3. Oczekiwania polskiej firmy wobec międzynarodowego event’u

Oczekiwania były współmierne do rozmachu samego wydarzenia. Cele, które sobie postawiliśmy to przede wszystkim nawiązanie wielu nowych relacji biznesowych. Częściowo oczywiście nastawialiśmy się na spotkanie klientów bezpośrednich. Jednak na tego rodzaju wydarzeniach zdecydowanie warto poszukiwać płaszczyzn współpracy pośredniej – udostępniania swojej technologii innym agencjom i firmom o zbliżonym profilu, jak również oferowania klientom innowacyjnych rozwiązań odkrytych na evencie.

„Idealny wybór. Dla każdego kota”: Josera w kampanii nawiązuje do aplikacji randkowych

4. Oczekiwania VS rzeczywistość

Można powiedzieć, że rzeczywistość przerosła nasze oczekiwania. Wydarzenie w istocie jest ogromne, tak pod względem uczestników, jak prelegentów i wystawiających się firm. Liczba przeprowadzonych w jego trakcie rozmów, nawiązanych kontaktów, poznanych technologii i znalezionych pomysłów na współpracę jest niesamowita.

5. Skala wydarzenia – duża czy zbyt duża?

Jako że Web Summit rzeczywiście ma rozmach, już na miejscu słychać było opinie, które w powtarzający się sposób wskazywały jego naturalną wadę – i była nią paradoksalnie największa zaleta Web Summit, tj. właśnie skala wydarzenia. Niemożliwe wydaje się ogarnięcie wszystkiego co się działo, ale też nie to była naszym celem. Nie ma sposobu, żeby być na wszystkich prelekcjach, bo wiele z nich trwa jednocześnie. Nam udało się nie zgubić, i to traktujemy już jako nasz mały sukces, jakkolwiek tutaj znowu częściowa zasługa dość sprawnej organizacji, oznaczeń itp. Codziennie planowaliśmy co danego dnia jest dla nas najbardziej istotne. Samo zwiedzanie wystawców również kategoryzowaliśmy, raz marketing, raz developerzy, później dział entertainment i tak dalej. Z resztą sam research wydarzenia przed wylotem z Polski pozwolił poznać złożoność i wielowymiarowość eventu. Podsumowując, jeśli mowa o skali Web Summit, ciężko tu mówić o wadzie Web Summit, bardziej nazwalibyśmy to zbyt dużą liczbą zalet. 

6. Nawiązane kontakty i ich przełożenie na realną współpracę

Tak. Właściwie to już w trakcie trwania wydarzenia otrzymaliśmy brief od firmy poznanej dzień wcześniej. Aktualnie jesteśmy na etapie opracowywania koncepcji produkcji video, którą mamy realizować. Trzy inne zlecenia również zaczynają wchodzić w etap realizacji, więc ewidentnie nie jest to sztuka dla sztuki, a faktyczna możliwość rozpoczęcia nowych projektów.

7. Stoisko czy wejściówka?

Posiadając stoisko, mamy szansę w bardziej selektywny sposób trafić do osób, dla których nasza działalność jest interesująca. Te osoby same wykazują zainteresowanie, przystają, zadają pytania. Będąc „zwiedzającym”, musimy aktywnie nawiązywać kontakt z jak największą liczbą osób, aby wśród nich trafić na pewien procent, którego nasza działalność zainteresuje. Jest to bardziej czasochłonne, męczące i przez to mniej efektywne.

8. Przygotowania do targów

Żeby jak najefektywniej spożytkować swoją obecność na Web Summit warto się do niej choć odrobinę przygotować.

Po pierwsze: dodrukować dużo wizytówek. My rozdaliśmy ok 250 sztuk na osobę, a niektórzy rozdawali je znacznie swobodniej i częściej niż my.

Po drugie: otworzyć się na poznawanie nowych osób i wyzbyć skrępowania. Podchodzący ludzie, którzy mówią ”Hi, what’s up, what are you doing?” to standard wszędzie, gdzie tylko udaje się na chwilę zatrzymać. Warto mieć w głowie kilka gotowych sposobów na rozpoczęcie rozmowy, żeby nie zdawać się na oczekiwanie aż zaczepią nas inni.

Po trzecie: Zrobić research osób uczestniczących i zaplanować swoje cele – te biznesowe i te związane z pozyskaniem nowej wiedzy – w które dni, o których godzinach, i w jakich miejscach chcemy być – opracować swego rodzaju strategię. Bez tego, wielkość wydarzenia faktycznie nas przerośnie.

Po czwarte: przygotować pomysł na stoisko, jeśli będziemy je posiadać. Najważniejsze jest, żeby szybki rzut oka pozwolił przechodzącej osobie w ułamku sekundy uświadomić sobie czym właściwie się zajmujemy. Przy takiej liczbie wystawców, naprawdę niewiele osób ma czas i ochotę wczytywać się w dłuższy opis naszej firmy przy pierwszym, krótkim kontakcie wzrokowym.

Po piątek: przygotować się na irlandzką pogodę, ale nie tylko.

Po szóste: przygotować się na nocne szwędanie po pub’ach. To integralna część Web Summit i dobra szansa na ciąg dalszy relacji z osobami poznanymi w ciągu dnia.

Po siódme: podczas zakupu biletów lotniczych warto wziąć pod uwagę linie, z którymi Web Summit nawiązało relację biznesową.

Po ósme: hotel blisko miejsca wydarzenia i jednocześnie blisko centrum będzie dużą oszczędnością czasu i sił.

9. Dodrukowanie wizytówek

Liczba wizytówek, które można rozdać na Web Summit jest nieograniczona. Nie rozrzucając ich z dachu i nie wieszając na drzewach, rozdaliśmy ok. 500.

10. Podsumowanie jednym zdaniem

Jeśli działasz w branży i chcesz się pokazać lub poznać ją lepiej, jedź na Web Summit 2015.