Poradnik sześciu kroków: jak pisać maile do dziennikarzy

Przykład? Najpierw spędzamy kilka godzin na redakcji arcyciekawego tekstu. Zdobywamy eksperckie komentarze. Przechodzimy kolejne akceptacje, a następnie… materiał wychodzi do dziennikarzy o godzinie 16:35 i to 10 listopada. Śmieszne, ale wbrew pozorom nierzadkie. Jaki z tego wniosek? Wysyłając materiał do mediów, trzymajmy się kilku prostych zasad.

Krok 1 – Celuj w sam środek tarczy

Przed wysyłką dowiedzmy się, którzy dziennikarze z danej redakcji będą najbardziej zainteresowani naszą informacją. To na ich uwadze powinno nam najbardziej zależeć. Najlepiej, jeśli skontaktujemy się z nimi także telefonicznie – przed lub po wysłaniu wiadomości. Choć dziennikarze lubią narzekać na follow-up, w praktyce nic go nie zastąpi. Nie spamujmy też dziennikarzy, co do których istnieje minimalne prawdopodobieństwo, że zainteresują się naszym materiałem.

Krok 2 – Buduj wartość informacji

Dziennikarze lubią myśleć, że wpadła im w ręce informacja o wyjątkowej wartości – nawet, jeśli sami doskonale wiedzą, że prawda wygląda nieco inaczej. Dlatego zawsze, kiedy to tylko możliwe, wysyłajmy do nich spersonalizowane maile. A jeśli już musimy zrobić masową dystrybucję, pamiętajmy, by wszyscy adresaci byli dodani do maila w kopii ukrytej.

T-Mobile w kampanii „Nie daj sobą kierować” apeluje do Gen Z o odzyskanie kontroli nad własnym życiem

Krok 3 – Szanuj swoje kontakty

Jeżeli personalizujemy maile – przed wysyłką upewnijmy się, że faktycznie wysyłamy maila do osoby, do której go zaadresowaliśmy. PR-owiec, który omyłkowo śle maila skierowanego do konkurencyjnej redakcji, strzela sobie w stopę. Podobnie jak ten, który rozpowszechnia dane kontaktowe swoich odbiorców.

Krok 4 – Wymyśl dobry tytuł

Nie pozwólmy dziennikarzom przejść obok naszego maila obojętnie. Zatytułujmy wiadomość tak, żeby od razu zapragnęli dowiedzieć się więcej. Tytuł powinien być oryginalny, informacyjny i zawierać nie więcej niż kilka słów.

Krok 5 – Nie owijaj w bawełnę

Mamy około czterech sekund, żeby przykuć uwagę dziennikarza. Dlatego w treści przechodźmy od razu do sedna i nie owijajmy w bawełnę. Wyeksponujmy najważniejsze informacje i dajmy odbiorcom punkt zaczepienia, którego nie będą mogli zignorować. Harmonogram pracy w redakcjach jest bardzo napięty, więc zadbajmy o to, żeby mail był krótki i zwięzły.

Krok 6 – Linkuj i odnoś

Zadbajmy, by w treści wiadomości znalazły się linki do kluczowych źródeł i informacji. Jeśli Twój komunikat zainteresuje dziennikarza, będzie mógł w nie kliknąć i szybko dowiedzieć się więcej. Niezależnie pomoże Ci to też prześledzić popularność wysłanej wiadomości.

 

Katarzyna Sołowiej, Agata Wiśniewska-Zaleska
na podstawie: Brian Greene, 5 Tips for Writing Better Emails to the Media, prnewsonline.com