6-godzinny tryb pracy – czy wystarczy by zadowolić Klienta?

Niedowiarki przecierają oczy ze zdumienia, a w głowach marketingowców pojawiają się pytania – jak wygląda planowanie agencyjnej pracy, kiedy zegar odlicza 6-godzin i czy wystarczą one, aby realizować oczekiwania Klienta?

Geneza

W dyskusjach na temat 6-godzinnego trybu pracy pojawia się wiele wątpliwości dotyczących możliwości spełniania oczekiwań postawionych przez Klienta. Wśród agencji panuje przecież motto „Klient nasz Pan”, co wielu przypadkach sprawia, że czas pracy tychże jest mocno nienormowany i nieprzewidywalny.

Pomiędzy zachwalaniem korzyści wynikających z uzyskania dodatkowych 10 godzin w tygodniu, a prezentowaniem efektów pojawia się pytanie, czy istnieje możliwość w obecnych realiach branżowych wypełniać zadania bez utraty efektywności?

Podstawą jest plan

Pierwszym elementem, jaki umożliwia realizację zadań agencji w takich warunkach, jest zapanowanie nad koordynacją projektów i planowanie czasu. W rzeczywistości planowanej, co do zadania można przewidywać wszystkie potencjalne kroki, które należy podjąć. Dzięki temu jest się świadomym tego, ile czasu należy poświęcić na każde z nich. Tutaj nieocenionym ułatwieniem są narzędzia do zarządzania projektami. Przenosząc życie agencji na platformę taką jak np. Asana zyskuje się łatwość rozpisania każdego projektu i zaplanowania działań na przód tak, by nie dać się zaskoczyć.

Otwarte karty

Istotą 6-godzinnego trybu pracy nie jest skrócenie czasu przeznaczonego na pracę, a jedynie jego intensyfikacja. Celem nie jest przeciąganie projektów, tylko eliminacja elementów, które zabierają niepotrzebnie energię. W takim systemie bardzo ważne jest odpowiednie prowadzenie komunikacji na etapie przygotowywania i pozyskiwania danych do projektu, co wymaga empatii i umiejętności wejścia w skórę Klienta. Wiele projektów nie odnosi sukcesu właśnie przez niedokładnie wykonany research, briefing i błędnie postawione założenia. Istotnym jest przejęcie steru nad planowaniem kolejnych etapów, potrzebnych do ich realizacji danych oraz kamieni milowych.

Polskie marki bez kompleksów. 83% Polaków ocenia je co najmniej tak dobrze jak europejską konkurencję [RAPORT]

Aktywne generowanie pomysłów

Kreowanie i praca zespołowa stanowią kluczowe aspekty pracy projektowej. W tym przypadku głównym narzędziem są umysły teamu i odpowiednie przygotowanie do pełnionych zadań. Przede wszystkie ważne jest, aby pracownicy byli przygotowani do nowej, bardziej intensywnej rzeczywistości. Można ich wesprzeć odpowiednimi szkoleniami. Wsparciem dla kreatywności są również techniki pozwalające optymalizować czas spędzany na pracę nad koncepcjami. Świetnym sposobem na podkręcenie efektów są burze mózgów i spotkania odbywane na stojąco. Przeprowadzenie ich w taki sposób umożliwia mocniejsze skupienie na założeniach i sprawia, że ludzie nie rozpraszają uwagi tak, jak zdarza się to rozsiadając się na krześle. Zastosowanie stopera może brzmieć jak łatwy sposób na zablokowanie weny, jednak w przypadku procesu kreatywnego mobilizuje do myślenia – krótki czas na przygotowanie sprawia również, że nasze działania są mniej wymuszone, przez co możemy wpaść na lepsze pomysły. Burza mózgów podzielona na dwa etapy – generowania pomysłów oraz ich selekcji umożliwia zebranie dużej ilości konceptów, z których potem możemy wybrać najlepsze do realizacji. W przypadku pracy własnej istotnym elementem przygotowania jest zdefiniowanie indywidualnych zjadaczy czasu, czyli elementów, które zaburzają rytm dnia i ich konsekwentne wyeliminowanie.

Odpowiedzią jest komunikacja

Zarówno w komunikacji wewnętrznej, jaki zewnętrznej może się trafić osoba, preferująca kontakt telefoniczny i długie rozmowy, bądź taka, która przeciąga spotkania np. wprowadzając dygresję. W tych wypadkach po naszej stronie leży zapanowanie nad sytuacją. Jakie są rozwiązania?

Po pierwsze dobrze opisana agenda spotkania, która precyzyjnie wskazuje przedmiot rozmowy. Po drugie należy określać swoją dostępność czasową na początku, dzięki czemu druga strona może ocenić zakres tematów do omówienia. Oprócz tego warto pamiętać o każdorazowym podsumowaniu założeń i podziale zadań wg priorytetów, a także ustaleniu konkretnych deadlinów. Dzięki temu Klient poczuje się bezpiecznie. Tym samym możemyłatwo uniknąć dobrze znanych sytuacji związanych z ważnymi projektami na wczoraj i nieoczekiwanymi zadaniami, które wpadają do skrzynki „za pięć dwunasta”. Rozkładając okoliczności na czynniki pierwsze można dojść do wniosku, że najczęściej wynikają one z braku komunikacji pomiędzy agencją a zleceniodawcą. Czy to oznacza, że korzystając z 6 godzin nie można być „na zawołanie” Klienta?

Czas jak z gumy

Skutecznym rozwiązaniem na realizację zadań w czasie jest pozostanie w stałym kontakcie z Klientem i klarownie definiowanie kolejnych części projektu. Informując o przebiegu pracy na każdym etapie daje jednej oraz drugiej stronie komfort panowania nad sytuacją. Zmniejszamy ryzyko wystąpienia komplikacji w postaci nagłych zmian, które w trybie ekspresowym należy wprowadzić. Czy to oznacza, że Klient musi dostosować się do godzin pracy agencji? Planując wprowadzenie 6-godzinnego systemu należy zwrócić uwagę, że forma ta może być elastyczna. To oznacza, że jest możliwe zaplanowanie swojego dnia tak, aby dostosować godziny pracy do Klienta, który np. może spotkać się tylko o godzinie 16:00 lub później.

Co w sytuacji, kiedy spotkanie jest niemożliwe? Chyba nie trzeba nikogo w 2017 roku przekonywać o wykorzystywaniu narzędzi online. Wideokonferencje, Skype czy wspólny projekt na online’owej platformie to rozwiązania, które pozwalają „spotkać się na żywo” i być w stałym kontakcie z partnerami. Zamieszczanie na wspólnym dysku np. Google Drive plików i dokumentów, które można edytować w czasie rzeczywistym to prosty sposób na skrócenie czasu realizacji zadań związanych z pozyskiwaniem feedbacku. Wystarczy umówić się na 15 minutową rozmowę za pomocą zdalnego ekranu np. TeamViewer’a zamiast wysyłać pliki mailem i już – w ten sposób pozyskuje się czas, który pozostaje wykorzystać na realizacje kolejnych celów.

Przykład narzędzi, które sprawdzają się w optymalizacji czasu można mnożyć. Najważniejsze jest jednak pamiętanie o tym, że empatia w stosunku do Klienta umożliwia nam sprawne realizowanie założeń bez utraty efektywności i wyników.

 

Autorki:
Joanna Gancarczyk, agencja PR POiNTB
Karolina Krasuska, Account Director,  agencja PR POiNTB