Kanban – uporządkuj swój marketing

Być… czy mieć?

Moim największym wyzwaniem podczas pracy w agencji interaktywnej był szekspirowski wybór między… być, a mieć. Z jednej strony chciałam być razem z moim działem innowacyjna i kreatywna, tworzyć produkty, które wprawią odbiorców w zdumienie, zachwyt, spowodują smutek lub łzy – wywołają emocje. Z drugiej pieniądze musiały się zgadzać. Na ziemię sprowadzały nas briefy i piętrzące się stosy zadań, czyli tzw. „bieżączka”, z którą każdy z nas na co dzień się zmaga.

W dzieciństwie z pewnością słyszeliście „najpierw obowiązki, później przyjemności”. Tak się wtedy czułam. Chcąc wykreować coś nowego musiałam zmierzyć się z górą obowiązków oznaczonych etykietką ASAP. Problem w tym, że często na „przyjemności” nie starczało już czasu. Iście tragiczna ironia :).

Procesy

Przez kilka lat testowałam, eksperymentowałam i obalałam mit kreatywności badając pracę agencji reklamowych, aż do momentu, kiedy odkryłam potęgę procesów. Od razu mówię – nie jest to łatwe zadanie. W Project: People poświęciliśmy na uporządkowanie procesów (nie tylko marketingowych) pełny rok, o czym możesz przeczytać w naszym podsumowaniu 2019 roku. Z perspektywy czasu mogę jednak stwierdzić, że było warto. 

Procesy szczególnie przydają się, kiedy mamy wiele powtarzalnych i skomplikowanych zadań. Przykład? Kreowanie postów do social mediów przez kilkuosobowy zespół, w kilku językach, na kilka kanałów. Każdy proces powinien służyć jednemu konkretnemu, mierzalnemu celowi. Postępy w kontekście tygodniowym lub miesięcznym warto zapisywać i śledzić (np. za pomocą metody OKR – Objectives Key Results).

Biedronka jedzie za festiwalowiczami. Sklepy, autobusy i recyklomaty pod największymi imprezami lata

Warto zaangażować w tworzenie procesu cały zespół, by osiągnąć synergię – razem jesteśmy w stanie wypracować znacznie lepsze rozwiązanie, niż w pojedynkę. Pamiętajcie również, że raz stworzony proces nie posiada „statusu quo”. Kiedy więc już poświęcicie czas na jego opracowanie – udoskonalajcie go i aktualizujcie tyle razy, ile jest potrzebne. Niech będzie przydatny.

Do pracy w procesie świetnie nadaje się metoda zwana Kanbanem.

Kanban w marketingu

Kanban. A z czym to się je?

Kanban w języku japońskim to szyld. W wolnym tłumaczeniu oznacza spis widoczny. Jako metoda powstał w latach 50-tych w Japonii, aby usprawnić sterowanie i organizowanie procesów w fabrykach produkcyjnych. Podstawą działania jest tablica kanbanowa, na której oznacza się kolejne kroki w procesie oraz zadania wraz z ich postępem. Dzięki niej możemy w łatwy sposób zwizualizować proces. Tablica kanbanowa to jednak nie wszystko, kanban to metoda, która wymaga wdrożenia, również w aspekcie kultury organizacji.

Gdzie warto wdrożyć Kanbana w zakresie marketingu?

Wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z powtarzalnymi działaniami, które możemy uporządkować w procesy. Zwłaszcza w sytuacjach, kiedy w proces zaangażowanych jest więcej osób.

Przykładami takich działań mogą być:

• przygotowywanie postów,
• tworzenie artykułów na bloga i case studies,
• kreacja treści do kampanii e-mail marketingowej,
• pozyskiwanie influencerów,
• realizacja kampanii reklamowych.

Tablica kanbanowa – jak przygotować?

1. Cel. Warto zacząć od celu, czyli odpowiedzi na pytanie, dlaczego właściwie cały ten proces ma się wydarzyć. Zapisz go, niech towarzyszy Wam przy tworzeniu tablicy kanbanowej.

2. Następnie wypisz kolejne kroki. W przypadku procesu kreacji treści do social media, kroki te mogą wyglądać w następujący sposób:

3. Kroki rozpisane, teraz ustal osoby odpowiedzialne za dany krok oraz limity pracy w toku. Co to takiego? Zaletą Kanbana jest ciągła przepustowość. Jeśli pojawi się jakieś wąskie gardło to znak, że coś poszło nie tak. Dlatego warto wyznaczyć sobie limity dla każdego kroku, dzięki czemu unikniemy nadwyżek pracy.

4. A co jeśli chcemy opublikować post, który nie był zaplanowany. Real time marketing – czas się liczy, za moment przecież ten mem nie siądzie już tak dobrze. W takim przypadku stwórz linię dla ASAPów, czyli tzw. „postów na już”. Ustalcie z zespołem, że posty te należy traktować priorytetowo, czyli realizować je przed innymi postami. Taka trochę linia szybkiego ruchu.

5. Narzędzie. Wybierz odpowiednie narzędzie, gdzie razem z zespołem stworzycie tablicę. Przede wszystkim powinno ono być łatwe w użyciu oraz łatwo dostępne. Dla jednych świetnie sprawdzi się Trello, dla innych tabela w Excelu, a jeszcze inni zastosują fizyczną tablicę. Im łatwiejsze narzędzie, tym wygodniej.

Czy są tu jakieś zasady?

Tablica kanbanowa świeci nam się już wszystkimi kolorami karteczek, ale… czy to już wszystko? Oczywiście nie, ważne jest, aby cały zespół marketingowy dokładnie wiedział, co na tej tablicy się dzieje. Osoba odpowiedzialna za proces powinna więc wytłumaczyć konkretne zasady.

Z definicji kanban opiera się o zasadę „siedem razy – żadnych”:

Warto jednak przełożyć te zasady na swoje potrzeby i dostosować do zespołu oraz procesu, nad którym pracujecie. Z mojego doświadczenia mogę polecić Wam pięć zasad „must have”.

1. Mamy konkretny, jasno określony, mierzalny cel.
2. Nie cofamy się – jeśli post wymaga korekty, jest przesuwany na początek procesu.
3. Pilnujemy limity, by nie tworzyć wąskich gardeł, opóźnień i kolejek. Jeśli osoba wykonała już swoje zadania może wspiera innych, zwłaszcza w przypadku opóźnień.
4. Liczy się prostota. Im mniej narzędzi, tym lepiej. Tablica powinna wystarczyć.
5. Pracujemy „on time”, nie tworzymy zapasów. Wytwarzamy tyle, ile nam w danym momencie potrzeba.

Ponadto warto do zasad wprowadzić cykliczne spotkania. Mogą odbywać się codziennie (tzw. daily routine) w formie szybkiego przeglądu postępu prac, i/lub tygodniowo w formie tzw. weekly planningu, gdzie cały zespół ustala strukturę prac na kolejny tydzień. Super sprawdza się to przy planowaniu contentu. Co jakiś czas warto również zorganizować review całego procesu i poszczególnych prac. I nie zapominajmy o ciągłym doskonaleniu.

Procesy i kreatywność

Zanim jednak rzucisz się w wir procesów, zastanów się dlaczego chcesz to zrobić. Jaki jest Twój cel? Praca w oparciu o Kanbana usprawnia działania, porządkuje i pozwala zaoszczędzić czas. To jednak od Ciebie zależy jak go wykorzystasz. Pozornie wydaje się, że procesy niszczą kreatywność, tymczasem one pozwalają się jej rozwinąć. Działają na korzyść kreatywności. Wystarczy tylko zyskany czas wykorzystać dobrze i… kreatywnie.