Jak promować konferencję naukową w social mediach?

Kto należy do grupy docelowej twojej konferencji?

Jak we wszelkich innych kampaniach promocyjnych, tak również i w wypadku konferencji naukowych warto zacząć od określenia, do jakich osób chcemy dotrzeć. Wydarzenia skierowane do kadry akademickiej i szacownych profesorów powinny być promowane w nieco inny sposób niż te skierowane do studentów i doktorantów. W wypadku tej pierwszej kategorii znacznie ważniejsze jest krążenie informacji między osobami – w prywatnych mailach czy rozmowach (co jednak absolutnie nie oznacza, że wolno nam wtedy zaniedbać internet). Social media będą z kolei szczególnie istotne, jeśli chcemy zaprosić do udziału osoby na początku kariery akademickiej. Warto też zastanowić się nad specyfiką dyscyplin naukowych, których przedstawicieli zamierzamy ugościć. Jakie media (internetowe i nie tylko) czytają specjaliści w danej dziedzinie? Jak wyglądają zwyczaje konferencyjne w ich kręgach? Odpowiedzi na te pytania zdecydowanie pomogą ci zaplanować dalsze działania.

Jeżeli zastanawiasz się, dlaczego konferencja w ogóle potrzebuje działań promocyjnych, to odpowiedź jest prosta: twoim celem jest przecież pozyskanie jak najbardziej atrakcyjnych wystąpień od przedstawicieli możliwie zróżnicowanych ośrodków akademickich. Konkurencja na „rynku konferencyjnym” jest bardzo ostra – warto, żeby właściwe osoby zainteresowały się właśnie twoim wydarzeniem. Pamiętaj również o tym, że wedle ministerialnych wytycznych na konferencji ogólnopolskiej muszą wystąpić przedstawiciele przynajmniej pięciu różnych ośrodków akademickich – to bardzo istotne, gdyż tylko w takim wypadku wydarzenie gwarantuje punkty do stypendiów czy rozliczenia roku u doktorantów. Jako student i doktorant znajdowałem się po obu stronach barykady – zarówno organizowałem konferencje, jak i brałem udział w dziesiątkach z nich. Zbyt często jednak zdarzało się, że o interesującej mnie konferencji dowiadywałem się już po czasie – i to jest coś, czego twoje wydarzenie zdecydowanie powinno uniknąć. Mam nadzieję, że ten tekst powinien ci w tym pomóc.

Facebook… ale jak?

Fanpage czy wydarzenie?

Moim zdaniem pierwsza opcja ma sens wyłącznie wtedy, jeśli twoja konferencja jest lub będzie wydarzeniem cyklicznym – tylko w takim wypadku będziesz w stanie zbudować wokół facebookowej strony społeczność. W serwisie tym bez problemu znajdziemy porzucone, nieaktywne od lat strony wielu konferencji naukowych – twoja nie powinna dołączać się do tej praktyki. Drugim uzasadnieniem dla założenia fanpage’a konferencji mogą być środki przeznaczone na płatną promocję wpisów, ale taka sytuacja w polskich realiach uniwersyteckich jest raczej mało prawdopodobna.

Krakowska Konferencja Kognitywistyczna to uznane, cykliczne wydarzenie, dlatego w jej wypadku fanpage ma sens.

Czas rozliczać TikToka ze sprzedaży

Skoro raczej nie fanpage, to może wydarzenie? Ta intuicja zdecydowanie jest słuszna. Wydarzenie to idealny sposób na komunikację z osobami zainteresowanymi udziałem w konferencji – to tam należy przypominać o zbliżającym się deadline na zgłoszenia, informować o jego ewentualnym przełożeniu czy wreszcie opublikować program.

Facebookowe wydarzenie to optymalna forma obecności konferencji naukowej w social mediach.

Kto powinien być założycielem wydarzenia?

Najlepiej, jeśli będzie nim fanpage instytucji organizującej daną konferencję – może być to strona koła naukowego, instytutu, wydziału czy organizacji pozarządowej. Wydarzenia założone przez prywatne konta konkretnych osób wyglądają zdecydowanie mniej profesjonalnie. Jeśli konferencję organizuje kilka podmiotów, to warto zaprosić fanpage pozostałych z nich jako współorganizatorów. Warto się jednak wcześniej umówić odnośnie podziału zadań: która instytucja poniesie główny ciężar działań promocyjnych.

Jeśli to tylko możliwe, to założycielem wydarzenia powinien być fanpage organizacji, np. koła naukowego.

Sztuka kompromisu: nazwa wydarzenia

Nazwa wydarzenia teoretycznie powinna zawierać dwa elementy:

• nazwę własną konferencji, np. „Malarstwo romantyzmu w Austro-Węgrzech”;
• typ konferencji, np. „Ogólnopolska konferencja studencko-doktorancka”.

Pamiętaj jednak, że nazwa facebookowego wydarzenia może mieć obecnie wyłącznie 64 znaki – musisz się zastanowić, jaki tytuł stanowić będzie optymalny kompromis między opisowością a zwięzłością. Wprawdzie szanse, że ktoś będzie szukać konferencji dla siebie poprzez facebookową wyszukiwarkę są niewielkie, ale mimo to należy przygotować się na taką ewentualność. Z racji wspomnianych wcześniej ograniczeń, miejsca starczy zapewne wyłącznie na słowo „konferencja” oraz nazwę własną wydarzenia. Szczerze mówiąc: już na etapie wymyślania nazwy konferencji warto wziąć pod uwagę jej prezencję w social mediach – powinna być intrygująca, zwięzła i możliwie jasno opisywać zakres tematyczny wydarzenia. Brzmi jak wyzwanie? Oczywiście, ale cóż – nikt nie mówił, że będzie łatwo!

Opis wydarzenia – nie bój się dużo powiedzieć

Co jednak z opisem wydarzenia? Pamiętaj o najważniejszych elementach:

• krótki, możliwie zrozumiały i bezpretensjonalny opis tematyki konferencji; w niektórych wypadkach może on przyjąć formę prostej narracji;
• terminy: data samej konferencji, deadline na nadsyłanie abstraktów i – jeśli już jest znany – deadline na artykuły pokonferencyjne;
• miejsce obrad – adres instytutu czy wydziału;
• podmioty organizujące konferencję;
• określenie grupy docelowej: czy konferencja ma charakter studencko-doktorancki, czy jest również skierowana do pracowników naukowych?
• określenie dziedzin nauki, których przedstawicieli chcemy pozyskać: czy nasze wydarzenie ma charakter interdyscyplinarny, czy też kierujemy je do specjalistów w bardzo wąskiej dziedzinie (np. do badaczy rumuńskiej prasy doby międzywojnia)?
• proponowane zakresy tematyczne wystąpień – na tyle szerokie, żeby rozbudzić kreatywność zgłaszających się oraz na tyle precyzyjne, żeby ukierunkować ich myślenie;
• wysokość opłaty konferencyjnej; jeśli nie ma żadnej opłaty, to ten fakt również należy wyraźnie podkreślić;
• korzyści zawarte w cenie opłaty – czy obejmuje ona przerwy kawowe, obiad, nocleg, wydanie publikacji pokonferencyjnej?
• charakter planowanej publikacji pokonferencyjnej, o ile znamy go już w tym momencie; czy będzie to publikacja w punktowanym czasopiśmie, czy też w monografii wieloautorskiej?
• dane kontaktowe – link do formularza zgłoszeniowego lub adres e-mail.

Nie bój się minimalistycznego formatowania i rozsądnego wykorzystywania emotikon, które podkreślą najważniejsze informacje.

Jeśli istnieje taka możliwość, to warto zadbać o estetyczne – przyciągające uwagę, ale zarazem czytelne – zdjęcie w tle facebookowego wydarzenia. Prawdopodobnie nie będziesz mieć budżetu na skorzystanie z profesjonalnych usług, ale może ktoś z twojego koła naukowego czy wydziału jest pasjonatem grafiki komputerowej? Szata graficzna powinna być możliwie spójna we wszystkich materiałach graficznych dystrybuowanych online i offline.

Koło Literackie Anafora z Częstochowy dba o wysoki poziom komunikacji wizualnej swoich wydarzeń.

Co oprócz Facebooka?

Jeżeli zastanawiasz się, czy w promocji konferencji wykorzystać inne niż Facebook portale społecznościowe – np. Instagram czy Twitter – to w obecnych realiach jest to raczej niepotrzebne. Twoja grupa docelowa albo się tam nie znajduje, albo nie wykorzystuje tych narzędzi do poszukiwań informacji o konferencjach. Wyjątek może stanowić umieszczenie informacji o wydarzeniu na twoim prywatnym koncie na LinkedInie. Jeżeli konferencja przyjęła charakter wydarzenia z większym rozmachem, to można przemyśleć stworzenie i wypromowanie wśród uczestników dedykowanego hashtaga, co może służyć agregacji treści na temat konferencji w mediach społecznościowych. Pomysł ten sprawdzi się jednak wyłącznie przy bardziej uznanych wydarzeniach wzbudzających już pewne emocje (np. na powszechnie znanej, cyklicznej konferencji) – w innym wypadku będzie to przerost formy nad treścią.

Strona internetowa konferencji

Prawdziwy dylemat może pojawić się natomiast, jeśli zaczniemy zastanawiać się nad stworzeniem landing page konferencji, czyli poświęconej wyłącznie jej prostej stronie internetowej. Czy taki dodatkowy nakład pracy ma sens? Z pewnością nadaje on wydarzeniu bardziej profesjonalny i atrakcyjny szlif, więc jeśli dysponujesz środkami lub (co bardziej prawdopodobne) utalentowanymi informatycznie zasobami ludzkimi, to z pewnością warto to przemyśleć. Jeśli zdecydujesz się na taki krok, to struktura zakładek na stronie powinna mniej więcej odzwierciedlać następujący schemat:

• opis charakteru i tematyki konferencji („O konferencji”);
• informacje dot. opłaty konferencyjnej i korzyści, które wchodzą w jej zakres („Opłata konferencyjna”);
• informacje kontaktowe i formularz zgłoszeniowy („Wyślij zgłoszenie”).

Estetyczny landing page z pewnością pozytywnie wpływa na wizerunek konferencji.

Formularz zgłoszeniowy może przyjąć kilka form – może być to formularz Google, edytowalny plik pdf lub też tabelka w zwykłym, Wordowskim pliku docx. Osobiście jestem zwolennikiem tego ostatniego, minimalistycznego rozwiązania – wymaga ono najmniej pracy, a jednocześnie znacznie ułatwia drukowanie otrzymanych zgłoszeń (a to częsta praktyka przy ich ocenie).

Strona internetowa konferencji nie musi posiadać wykupionej domeny (choć ich koszty potrafią być naprawdę niskie) ani bardzo profesjonalnego layoutu czy zaawansowanych funkcji – prosta, ale estetyczna i czytelna witryna postawiona na WordPressie powinna w pełni wystarczyć. Twój landing page powinien również odsyłać i zachęcać do dołączenia do wydarzenia na Facebooku.

Gdzie podzielić się dobrą konferencyjną nowiną?

Masz już Facebookowe wydarzenie z wyczerpującym, ale klarownym opisem, dopracowany formularz zgłoszeniowy i – być może – nawet stronę internetową konferencji. Teraz wszystkie te informacje powinny pójść w świat i trafić do twoich potencjalnych odbiorców. Jak to zrobić?

Pierwszym sposobem jest publikacja krótkich wpisów na Facebookowych grupach. Wpis taki powinien zawierać bardzo skrócony opis konferencji oraz odsyłać do jej wydarzenia i ew. strony www. Pamiętaj, że sposób opisu konferencji czasem jest dokładnie określony regulaminem danej grupy.

Grupy wymiany informacji o konferencjach to miejsce, gdzie koniecznie należy się zareklamować. Pamiętaj o przestrzeganiu ich regulaminów!

W jakich grupach warto publikować taką informację? Zacznijmy od tych, gdzie NIE WARTO tego robić – nie publikuj „reklamy” swojej konferencji w:

• grupach poświęconych wszelakim wydarzeniom w danym mieście – coraz częściej stanowią one facebookowe śmietniczki, więc twoja poważna konferencja nie powinna być promowana między informacjami o czwartkowych promocjach na shoty;
• grupach należących do konkretnych roczników studentów – to nie tylko nieskuteczne, ale również nieeleganckie.

Jakie facebookowe grupy więc powinny znaleźć się na twoim celowniku? Są to przede wszystkim:

• grupy poświęcone wymianie informacji o konferencjach naukowych (tak, są takie!);
• ogólnopolskie lub zagraniczne grupy skupiające przedstawicieli danej dyscypliny naukowej;
• ewentualnie otwarte grupy konkretnych wydziałów czy instytutów.

Zawsze pamiętaj o tym, żeby sprawdzić regulamin danej grupy i dostosować do niej charakter swojej publikacji. Nie spamuj – nikt nie lubi nachalnego epatowania promocją czegokolwiek. Wystarczy, że wpis reklamujący konferencję opublikujesz tylko raz, a później – ewentualnie – w komentarzu pod nim dodasz kolejną zachętę (np. „Na Wasze zgłoszenia czekamy jeszcze tylko tydzień!”). Komentowanie wpisu w grupie sprawia, że wraca on na samą górę jej tablicy, ale z racji facebookowej etykiety nie należy tego nadużywać.

Zdecydowanie warto dodać też wydarzenie do baz konferencji naukowych. Prawdopodobnie najlepszą z nich znajdziesz pod adresem www.unikonferencje.pl – dodanie tam wydarzenia jest darmowe i bardzo proste. Ponadto serwis ten wysyła subskrybentom newsletter o nowych konferencjach, więc dodatkowo zyskasz promocję mailową. Jeżeli konferencja ma charakter międzynarodowy, to należy również poszukać anglojęzycznych stron tego typu; przykładowo konferencje humanistyczne i społeczne warto zareklamować na witrynie https://networks.h-net.org.

Kolejną opcją – tym razem znów Facebookową – jest wysłanie prywatnej wiadomości do fanpage’ów kół naukowych czy innych instytucji, w której grzecznie poprosisz o pomoc w promocji twojego wydarzenia. Oczywiście może zdarzyć się tak, że twoja prośba zostanie zignorowana. Większość administratorów takich stron nie posiada jednak żadnych materiałów do publikacji i będą wręcz wdzięczni, jeśli się do nich odezwiesz. To również nic kosztuje, a jednocześnie pozwala ci dotrzeć do osób potencjalnie zainteresowanych konferencją.

Na kim się wzorować?

Jeżeli zabierasz się za organizację własnej konferencji, to z dużym prawdopodobieństwem masz już udział w kilku z nich za sobą. Sięgnij pamięcią: gdzie znalazły się informacje o najlepszych z nich? Jakie działania promocyjne przekonały cię do wysłania zgłoszenia? Osobiście jako inspiracje mogę polecić:

• konferencje organizowane przez częstochowskie Koło Literackie Anafora (np. cykliczna konferencja „Szanse, możliwości, zagrożenia współczesnej literatury”);
• cykliczna konferencja MUTE organizowana na Wydziale Polonistyki UJ;
• cykliczna konferencja TechSpo organizowana na Wydziale Humanistycznym AGH.

Oczywiście to tylko nieliczne z przykładów dobrze promowanych wydarzeń tego typu – bez problemu znajdziesz ich znacznie więcej. Nie wstydź się podpatrywać dobrych działań – niewykluczone, że zainspirują cię praktyki, które wykraczają poza dość podstawowy zakres tego poradnika.

Refleksje na koniec

Jeżeli zależy ci na tym, żeby twoja konferencja była satysfakcjonującym, profesjonalnym i ambitnym wydarzeniem, a nie tylko okazją do zdobycia kilku punktów do stypendium, to nie lekceważ wagi promocji, zwłaszcza tej w social mediach. Bardzo ważne jest to, żeby działania promocyjne dobrze zaplanować (i najlepiej rozpisać) oraz przeznaczyć na nie odpowiednio dużo czasu. Nie zawsze jest to możliwe – niestety zbyt często konferencje naukowe organizowane są dość pospiesznie, więc z racji braku czasu na odpowiednie nagłośnienie ostatecznie okazują się skromnymi spotkaniami „krewnych i znajomych królika”. Pamiętaj też o omówieniu zakresu zadań – należy ustalić, kto będzie koordynować działania promocyjne i na jakie wsparcie może liczyć. W wypadku konferencji naukowych brak budżetu na promocję nie stanowi wymówki – dobrze zaplanowane, odpowiednio długo prowadzone i kilkuwymiarowe działania promocyjne zapewnią sukces wydarzeniu nawet bez złotówki przeznaczonej na facebookową reklamę. Do dzieła i owocnych obrad!