O czym powinieneś wiedzieć, organizując konkurs?

Konkurs to narzędzie chętnie wykorzystywane przez marketerów. Jest prostszy niż loteria, bo nie wymaga składania specjalnych wniosków i oczekiwania na pozwolenie, ani obowiązkowych, dodatkowych opłat i gwarancji bankowych. Można go zorganizować szybciej i z reguły jest mniej kosztowny.

Organizacja konkursu niesie dla marki wiele korzyści. Można stosunkowo tanio pozyskać nowych klientów i fanów oraz zaangażować już istniejących. Dobrze skonstruowane zadanie konkursowe pozwala zdobyć wartościowe insighty i pomysły do budowania nowych kampanii.

Przeczytaj artykuł i dowiedz się, w pigułce jak od A do Z zorganizować konkurs i nie popełnić przy tym najczęstszych błędów.

Konkurs – jak zacząć?

Zacznij od odpowiedzi na pytanie: po co organizujesz konkurs? W ramce poniżej znajdziesz te sytuacje, w których organizacja konkursu jest uzasadniona oraz takie, kiedy lepsza może okazać się inna forma promocji.

Upoluj bilet na Masters & Robots 2025 [KONKURS]

zobacz grafikę w pełnym rozmiarze 

Uczestnicy konkursu

Kolejnym krokiem jest wyznaczenie grona potencjalnych uczestników konkursu. Nie chodzi tu o ograniczanie możliwości udziału, ale o sprecyzowanie postanowień regulaminu i ustalenie kryteriów targetowania reklamy np. na Facebooku.

Ważne, by ustalić:

• czy mogą wziąć udział osoby niepełnoletnie,
• czy dopuszczasz udział firm, czy tylko osób fizycznych,
• jeśli Twoim celem jest pozyskanie nowych klientów, warto byś skonstruował wcześniej ich persony.

Rodzaj konkursu i warunki udziału

Wiedząc, kto może brać udział – wyznaczasz rodzaj konkursu. Wybór określonej formy i zadania zależy od celu, który został wyznaczony na początku. Przykładowe rodzaje konkursów prezentuje poniższa tabelka.

zobacz grafikę w pełnym rozmiarze 

Wykonanie zadania konkursowego i to w określonym przez nas terminie to jeden z warunków udziału w konkursie. Dodatkowo można żądać od uczestników np. załączenia dowodu zakupu produktu, wówczas oznacza to, że krąg osób mogących brać udział konkursie został ograniczony do tych, którzy spełnili określone dodatkowe kryteria.

Należy jednak pamiętać, że każdy kolejny warunek udziału obniża ilość zgłoszeń w konkursie. To jak z wypełnianiem pól do newslettera – żądaj tylko koniecznych danych!

Jeden samochód czy 4 skutery?

Czy wiesz, że jest większa szansa, że trafi Cię piorun, niż że wygrasz w Lotto? Są na to badania. Zastanawiasz się, czemu loterie działają? Ludzki mózg jest „zaprogramowany na oczekiwanie nagrody”, ale kiepski w obliczaniu szans na jej wygraną. Mając do wyboru jedną bardzo atrakcyjną nagrodę lub wiele mniejszych – wybierz tą atrakcyjną. Ludzki mózg ma większy kłopot z szacunkiem szansy na wygraną, dobrze za to odbiera wysoką jakość nagrody.

Dobór nagród zależy od Twojego budżetu. Jeśli masz duży budżet na nagrody – bezpieczniejsza będzie loteria, ale na nią musisz mieć czas, bo samo rozpatrzenie wniosku przez Dyrektora odpowiedniej Izby Administracji Skarbowej to 2 miesiące, W takim wypadku zatem  trzeba pamiętać o przygotowaniu całości dokumentacji loterii, wraz z regulaminem loterii odpowiednio wcześniej. Formalności i prawnych obostrzeń jest znacznie więcej, niż przy konkursie. Niewątpliwym plusem loterii jest zwolnienie od podatku nagród o wartości do 2280 zł. Z kolei minusem – opłata, którą musisz wnieść, która wynosi 10% wartości puli nagród, jednak nie mniej niż 50% tak zwanej kwoty bazowej (w 2021 – 5536,80 zł).

Przygotowując budżet na nagrody, pamiętaj, że sam koszt nagród to nie jedyna pozycja z nimi związana. Musisz doliczyć także podatek, tam, gdzie się go odprowadza oraz koszty przesyłki. Jeśli chcesz ograniczyć koszty i być bardziej eko – dobrym rozwiązaniem na nagrody są czeki BLIK.

Regulamin konkursu – na co warto zwrócić uwagę

Regulamin precyzuje zasady organizacji konkursu i określa jak, kiedy, na jakich warunkach i jakie można wygrać nagrody.

Co powinien zawierać? Nie ma żadnych przepisów, które wprost by to określały. Ponieważ jednak jest to zestaw warunków przypominający umowę jednostronnie wiążącą organizatora z każdym uczestnikiem i potencjalnym uczestnikiem konkursu (tzw. przyrzeczenie publiczne), konieczne jest precyzyjne określenie jego warunków.

Kluczowe punkty regulaminu konkursu:

• kto jest organizatorem, kto przyrzekającym nagrodę, kto konkurs koordynuje (czasem mogą być to inne podmioty),
• czas trwania,
• zadanie konkursowe – na czym polega i jak będzie oceniane jego wykonanie,
• nagrody – jakie są, jaka jest ich wartość, opodatkowanie, jak i kiedy się je otrzyma,
• majątkowe prawa autorskie do wygranych prac, 
• dane osobowe – zasady związane z ich przetwarzaniem.

W regulaminie może znaleźć się znaczenie więcej zapisów, takich jak: kto może być uczestnikiem konkursu, procedura reklamacyjna i inne.

Jak pozyskać prawa autorskie do zwycięskiej pracy?

Jeśli praca konkursowa jest utworem chronionym prawem autorskim (np. zdjęcie, film, które spełniają warunki z art. 1 ust. 1 pr. aut.), należy w regulaminie zastrzec, że przyrzekający nagrodę nabywa majątkowe prawa autorskie do tej pracy, a także podjąć szereg dalszych czynności. 

Pamiętaj, że prawo do pracy konkursowej nie przysługuje organizatorowi z samego faktu przeprowadzania konkursu. Nabycie na własność autorskich praw majątkowych do innych prac konkursowych niż praca, która zwyciężyła zawsze wymaga zawarcia z uczestnikiem odpowiedniej umowy, zgodnie z zasadami przewidzianymi przez prawo autorskie. 

Podatki od nagród

W każdym konkursie występuje zagadnienie podatku dochodowego od nagrody, wynoszącego w przypadku osób fizycznych 10% wartości nagrody. Obowiązek zapłaty tego podatku ciąży na organizatorze.

Czasami, również w przypadku osób fizycznych, możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia podatkowego. Dotyczy to przede wszystkim konkursów z dziedziny kultury, sztuki czy dziennikarstwa, gdzie wartość nagrody nie przekracza 2 000 zł. Coraz częściej pojawiają się interpretacje, że konkursem z dziedziny sztuki jest np. każdy konkurs, gdzie zadaniem konkursowym jest wykonanie zdjęcia. Nie jest to jednak wciąż jednolity pogląd i nie sposób zagwarantować, jaka byłaby interpretacja w każdym konkretnym przypadku – taki konkurs zawsze trzeba poddać pod tym względem indywidualnej analizie. Niektórzy z organizatorów, dla uniknięcia wszelkich wątpliwości, decydują się mimo wszystko na odprowadzenie podatków, nawet gdy wydaje się, że wszystkie kryteria warunkujące zwolnienie są zachowane. 

Konkurs a RODO

Powodem organizacji konkursów jest dość często pozyskanie danych osobowych do prowadzenia marketingu bezpośredniego wśród jego uczestników. W konkursie należy poinformować uczestników o celach, środkach i zadaniach przetwarzania ich danych osobowych oraz o ich prawach, związanych z ochroną danych osobowych (tzw. obowiązki informacyjne), a także pobranie zgody na przetwarzanie danych osobowych (choć istnieją też poglądy prawne, że można te dane przetwarzać w ramach tzw. usprawiedliwionego interesu administratora danych osobowych). Chcąc wykorzystać później dane w innych celach, niż te związane z organizacją konkursu, należy pamiętać o uzyskaniu od uczestnika stosownej zgody. 

Kosztorys konkursu 

Gdy już ustalimy wszystkie kwestie formalne to chcemy wiedzieć, ile nas to będzie kosztować. Dla organizatorów konkurs to często kwoty związane z zakupem nagród. Nie można jednak pomijać promocji oraz obsługi konkursu. Oto, co powinien zawierać każdy kosztorys konkursu:

• koszty początkowe – koszt opracowania pomysłu na konkurs i jego reklamę, key visual konkursu (projekt graficzny), mechanikę (zasady spisane w punktach), opracowanie regulaminu, stworzenie posta/postów konkursowych,
• koszty obsługi konkursu (moderacji, odpowiedzi na pytania fanów, kontaktu z laureatami i pozyskania od nich danych – jeśli to wysyłka kurierem),
• koszty nagród (koszt ich zakupu, podatku od nagród, obsługi księgowej – jeśli potrzebna, koszt konfekcjonowania, kuriera),
• koszt kampanii reklamowej (promocja posta z konkursem),
• koszty końcowe – raport z prowadzonego konkursu z wnioskami (jeśli konkurs jest w turach, to najlepiej po każdej turze).

Najczęściej popełniane błędy

Na sukces konkursu składają się 4 główne rzeczy: dobre przygotowanie zasad i organizacji konkursu oraz kompleksowa obsługa prawna konkursu w każdym aspekcie, perfekcyjna i prokliencka obsługa, dobra promocja oraz atrakcyjne nagrody. Sprawdź i unikaj najczęściej popełnianych błędów:

• brak wyznaczenia celu konkursu,
• brak regulaminu lub nieprawidłowy regulamin,
• prosty regulamin oparty na podstawowych założeniach, bez określenia innych istotnych kwestii, jak np. procedura reklamacyjna,
• niedopasowanie trudności zadania do atrakcyjności nagrody,
• wysokowartościowe nagrody w konkursach kreatywnych, które są często powodem reklamacji,
• brak prowadzenia moderacji komentarzy na social media lub brak odpowiedzi na maile zgłaszających się,
• losowanie zwycięzców bez zgłoszenia loterii,
• brak promocji konkursu i przez to mała liczba zgłoszeń,
• brak raportu z konkursu, brak wyciągania wniosków na przyszłe akcje
• brak przemyślenia zasad konkursu i chęć zmiany regulaminu w czasie jego trwania.

 

Autorzy: 

Joanna Burdek – strateg, właścicielka agencji doradztwa marketingowego Brand Useful, tworzącej strategie marketingowe i audyty marki: www.branduseful.pl

Marcin Mioduszewski – radca prawny z kancelarii Przybycień i Mioduszewski doradzający firmom i agencjom w organizacji promocji, konkursów, regulaminach, umowach, prawie autorskim, kwestiach RODO: przybycienmioduszewski.pl

 

Powyższy tekst nie jest interpretacją prawną.