Nawet 40% zapisanych nie dociera na webinar. Jak uratować te leady dzięki automatyzacji? [PORADNIK DO POBRANIA]

Za każdą rejestrację płacisz czasem i budżetem na promocję, a jeśli nie wrócisz szybko do osób, które nie widziały Cię live, ta inwestycja po prostu się nie zwróci. Co z tym zrobić?

Utrzymaj każdego zapisanego w lejku (nawet gdy nie pojawił się na żywo) dzięki automatyzacji całego procesu generowania leadów z webinarów.

Cały ten proces opisaliśmy w poradniku „Leady na autopilocie”.

Pobieram bezpłatny poradnik „Leady na autopilocie”

• Średnio 30-40% zapisanych nie pojawia się na webinarze, a przy niektórych wydarzeniach nawet 60%.
• Odzyskanie nieobecnych obniża efektywny koszt leada (CPL): ta sama inwestycja w webinar daje więcej leadów zaangażowanych w jego treść.
• Leady uciekają z lejka przede wszystkim w dwóch momentach: między zapisem a webinarem oraz w ciągu doby po nim.
• Nieobecni wymagają odrębnej komunikacji: wiadomości z nagraniem, wysłanej zaraz po webinarze, póki zainteresowanie tematem jest duże.
• Znaczną część pracy zrobi za Ciebie automatyzacja. Przypomnienia, wiadomości po wydarzeniu i przycisk CTA skonfigurujesz bezpośrednio w narzędziu do webinarów.
• Jak generować leady na autopilocie? Rozpisaliśmy to w bezpłatnym poradniku do pobrania.

Dlaczego warto walczyć o każdego leada z webinaru?

Leady pozyskane dzięki webinarowi są zwykle cieplejsze niż te zdobyte za pomocą e-booka, bo ten format wymaga od odbiorcy większego zaangażowania. Zapisując się na webinar, ktoś deklaruje nie tylko zainteresowanie Tobą i Twoim tematem, ale też gotowość, by poświęcić Ci godzinę ze swojego życia i obejrzeć Twój webinar na żywo lub z nagrania.

Taki lead ma też wyraźną potrzebę tu i teraz, więc łatwiej poprowadzić go do kolejnego kroku, który ją zaspokoi.

Jest też drugi powód: uczestnik webinaru zostawia po sobie sygnały, które pozwalają ocenić jego zainteresowanie. Wiesz, jak długo był online, jak odpowiadał w ankietach, czy zadawał pytania i czy kliknął przycisk CTA.

Ile zyskujesz odzyskując nieobecnych?

Koszt pozyskania leada (CPL) to w tym przypadku Twoje wydatki podzielone przez liczbę rejestracji. W takim rachunku każda zapisana osoba jest pełnoprawnym leadem, także ta, która nie pojawiła się na webinarze i nie zobaczyła jego treści. Na papierze wynik wygląda świetnie, w praktyce jednak część tych leadów nie miała żadnego kontaktu z Twoją treścią.

Pełniejszy obraz daje zatem koszt jednego leada, który faktycznie nawiązał z Tobą kontakt: obejrzał webinar lub jego nagranie i został w Twoim lejku. Odzyskanie nieobecnych naturalnie obniża ten koszt, bo ta sama inwestycja w webinar daje więcej zaangażowanych leadów.

Załóżmy, że honorarium specjalistów, przygotowanie contentu, promocja i abonament na narzędzia kosztują Cię łącznie 2 000 zł, a webinar zbiera 100 zapisów. Wychodzi 20 zł za osobę z listy. Jeśli na webinar przychodzi 60 osób, efektywny CPL wynosi już ok. 33 zł. Gdy uda się odzyskać 20 nieobecnych, na przykład wysyłając im nagranie, ta sama inwestycja daje już 80 zaangażowanych leadów, więc efektywny CPL spada do 25 zł.

Kiedy lejek webinarowy przecieka?

Zwykle wtedy, gdy wydaje się, że najtrudniejsze jest już za Tobą. Wielu organizatorów skupia się na zebraniu jak największej liczby rejestracji, a potem uznaje temat za zamknięty. Tymczasem największe straty w lejku powstają dopiero po rejestracji.

Leady uciekają z lejka w dwóch momentach:

1. Między zapisem a webinarem. Im dłuższy odstęp, tym większa szansa, że ktoś zapomni o webinarze albo zmieni plany.
2. W ciągu doby po webinarze. Wtedy temat jest jeszcze świeży, a z każdym kolejnym dniem zainteresowanie słabnie.

Dobra wiadomość: oba wycieki da się uszczelnić, a dużą część pracy można zautomatyzować.

Pierwszy wyciek: jak sprawić, żeby zapisani przyszli na webinar?

Pierwszym powodem nieobecności jest zwykle zapomnienie. Od zapisu do webinaru mijają dni, a czasem tygodnie, w których kalendarz zapełnia się innymi sprawami. Zdarza Ci się zapisać na webinar z dwutygodniowym wyprzedzeniem i zapomnieć o nim? Większość Twoich uczestników też tak ma.

Dlatego jedno przypomnienie to za mało. Każda wiadomość przed webinarem ma inne zadanie: pierwsza potwierdza zapis, kolejne podtrzymują zainteresowanie, a ostatnia trafia w moment, w którym zapada ostateczna decyzja, czy dołączyć.

Wiadomość wysłana z dużym wyprzedzeniem trafia w dzień, w którym webinar jest jeszcze abstrakcją. Dopiero krótka notka tuż przed startem, z samym linkiem, przypomina o nim wtedy, gdy wystarczy jedno kliknięcie, żeby trafić prosto na spotkanie z Tobą i Twoją ofertą.

Przy ostatnim przypomnieniu liczy się też kanał. Skrzynka mailowa bywa zawalona wiadomościami. Stary dobry SMS trafia prosto na ekran telefonu. Dlatego część organizatorów dokłada go do sekwencji, choć od lat słyszy się, że SMS-y już dawno trafiły na marketingowe cmentarzysko.

SMS-y wymagają jednak numeru telefonu i zgody na kontakt, dlatego warto przewidzieć oba pola w formularzu rejestracji. To rodzi wiele pytań: jak zbudować formularz, jak sformułować zgody i jak często wysyłać przypomnienia, żeby nie przesadzić?

Odpowiedzi znajdziesz w poradniku, razem z harmonogramem, który możesz skopiować i wdrożyć do swojego planu promocji wydarzenia.

Pobieram poradnik z harmonogramem przypomnień

Drugi wyciek: co zrobić z tymi, którzy się nie pojawili?

Postaw się w roli osoby, która zapisała się na webinar. Planujesz wziąć w nim udział, ale w dniu wydarzenia musisz zająć się czymś ważniejszym.

Następnego dnia w skrzynce czeka mail: „Dziękujemy za udział w naszym webinarze!”. Od razu widać, że po drugiej stronie stoi automat, który wysłał tę samą wiadomość do wszystkich, nie patrząc, kto brał udział w webinarze. Mimo że temat Cię interesował, czujesz się jak kolejny adres na liście. Komunikacja, która nie uwzględnia zachowania odbiorcy, obniża wiarygodność marki.

Dlatego komunikaty trzeba zróżnicować: uczestnicy i nieobecni powinni dostać dwie osobne wiadomości. Pierwsi dostają podziękowanie, nagranie i materiały, drudzy zaproszenie do obejrzenia nagrania pierwszy raz.

Wyślij nagranie, póki zainteresowanie tematem jest świeże, czyli zaraz po webinarze. Przygotuj wiadomości z wyprzedzeniem i zaplanuj jej automatyczną wysyłkę tuż po zakończeniu wydarzenia.

Sam dostęp do nagrania to dopiero początek. Rozłóż komunikację po webinarze nawet na cztery wiadomości w ciągu tygodnia, każdą z innym celem: wartość merytoryczna z nagraniem, dowód w postaci case study, odpowiedzi na najczęstsze pytania z czatu i sesji Q&A oraz przypomnienie o kończącej się ofercie. Taki schemat sprawdza się zarówno przy sprzedaży płatnych szkoleń, jak i przy umawianiu rozmów handlowych w B2B.

Jak ułożyć te wiadomości i kiedy je wysłać? W poradniku znajdziesz schemat czterech wiadomości po webinarze, z celem każdej z nich, oraz osobną wiadomość dla nieobecnych.

Pobieram poradnik ze schematem wiadomości po webinarze

Co jeszcze można zrobić z nagraniem webinaru?

Nagranie możesz wykorzystać ponownie jako webinar na żądanie, który odbiorcy oglądają, kiedy chcą, albo webinar automatyczny, czyli nagranie odtwarzane o ustalonej porze jak wydarzenie na żywo. W obu formatach zbierasz nowe leady bez Twojego udziału, a nieobecni dostają drugą szansę, by skorzystać z Twojej wiedzy. Więcej o tych formatach: webinary automatyczne i na żądanie.

Jak rozpoznać uczestników, którzy są gotowi na kolejny krok?

Jedną z metod jest przycisk CTA. Narzędzia do webinarów, w tym ClickMeeting, pozwalają pokazać uczestnikom taki przycisk w trakcie wydarzenia. Przycisk CTA może prowadzić do formularza kontaktowego, kalendarza konsultacji, strony produktu albo cennika.

Każde kliknięcie to deklaracja zainteresowania Twoją ofertą. Dzięki temu dostajesz listę osób gotowych na kolejny krok, na przykład konsultację albo zakup.

Kiedy najlepiej pokazać przycisk? Po dostarczeniu głównej wartości, a nie na starcie webinaru, kiedy zaufanie dopiero się buduje.

Jak sprawdzić, co w Twoim lejku wymaga poprawy?

Każdy lejek traci leady w innym miejscu, więc zamiast sięgać po gotowe recepty, zacznij od analizy własnych liczb. Przykładowe metryki, które możesz wziąć pod uwagę:

• konwersja strony rejestracji: słaba obietnica w opisie albo źle dobrana grupa odbiorców,
• liczba rejestracji: za mała promocja albo temat, który nie rozwiązuje niczyjego problemu,
• odsetek obecnych: za mało przypomnień albo zły termin webinaru,
• średni czas obecności: słaby początek albo zbyt długa część teoretyczna,
• kliknięcia przycisku CTA: zły moment wyświetlenia albo niedopasowana oferta,
• przejście do kolejnego kroku po webinarze: za późna wysyłka albo zbyt wiele przycisków w mailu.

Jeśli Twoje wyniki są wyraźnie niższe od średniej, zacznij od promocji i przypomnień, a nie od zmiany treści. Średni webinar w ClickMeeting ma 75 uczestników.

Po każdym wydarzeniu zmieniaj tylko jedną rzecz, bo inaczej nie dowiesz się, co naprawdę zadziałało. W poradniku znajdziesz tabelę wskaźników dla każdego etapu lejka i wskazówki, jak je interpretować.

Pobieram poradnik z tabelą wskaźników

Uszczelnij swój lejek i zacznij generować leady na autopilocie

W poradniku „Leady na autopilocie” znajdziesz gotowe ustawienia, rozpisane sekwencje maili i checklisty dla całego lejka webinarowego, a także odpowiedzi na pytania, jak:

• skonfigurować stronę rejestracji, która sama zbiera dane i zgody zgodnie z RODO,
• podnieść frekwencję sekwencją automatycznych przypomnień mailowych i SMS-owych,
• rozpoznać osoby gotowe na rozmowę handlową dzięki przyciskowi CTA,
• odzyskać tych, którzy się zapisali, ale nie dotarli na webinar,
• zamienić jedno nagranie w wydarzenie, które generuje leady przez całą dobę.

Do tego otrzymasz plan wdrożenia na 30 dni, który podpowiada, od czego zacząć, siedem błędów psujących zautomatyzowany lejek oraz wskazówki, jak przenosić leady do CRM i mierzyć wyniki. Poradnik ma 13 rozdziałów i 5 dodatków, jest bezpłatny i powstał dla marketerów odpowiedzialnych za lead generation, trenerów oraz właścicieli małych firm.

Nieobecni nie zniknęli. Są w Twojej bazie i czekają na powód, żeby wrócić. Poradnik pokazuje, jak zautomatyzować komunikację, która im go przedstawi.

Pobieram poradnik