Organizacja imprez integracyjnych dla firm – poradnik krok po kroku

Impreza integracyjna – co to znaczy?

Impreza integracyjna to po prostu spotkanie pracowników, zwykle poza miejscem pracy. Jej celem jest wzajemne poznanie się zespołu w luźnej atmosferze. Dobrze zorganizowana impreza zwiększa lojalność wobec firmy, pozwala pracownikom na lepsze zrozumienie jej działań i znacznie poprawia komunikację. Często łączy się ją ze szkoleniem albo spotkaniem podsumowującym rok.

Organizacja imprez dla pracowników – krok po kroku?

Niezależnie od tego, czy zlecamy organizację imprezy firmie zewnętrznej, czy też robimy ją samodzielnie, należy dokładnie przemyśleć jej formę i przebieg.

Krok 1. Ustalenie celu imprezy

Organizacja imprezy integracyjnej dla firmy powinna zacząć się od ustalenia jej celu. Może to być np.:

• rozładowanie stresu po intensywnym sezonie albo po zmianach organizacyjnych w całej firmie, albo danym dziale;
• nauka nowych umiejętności;
• wzmocnienie zespołu i zwiększenie jego zaangażowania;
• poprawa wizerunku firmy;
• lepsze poznanie się pracowników z różnych działów;
• motywacja pracowników.

Oczywiście można łączyć kilka celów. Co więcej, impreza integracyjna do doskonała okazja, aby spojrzeć na pracowników z innej perspektywy. Być może w jej trakcie wyłoni się nowy lider? Albo okaże się, że niektórzy mają o wiele większe kompetencje, niż jest to widoczne podczas pełnienia przez nich codziennych obowiązków. Warto o tym pamiętać w kontekście zarządzania kadrą.

Własna strona internetowa – przeżytek czy podstawa?

Krok 2. Budżet

Znając cel imprezy, łatwiej jest ustalić budżet. W nim należy uwzględnić koszty:

• wynajmu i wystroju miejsca, gdzie odbyła impreza;
• zakupu usług gastronomicznych i napojów oraz obsługi;
• obsługi konferansjerskiej, wynagrodzenia muzyków, DJ-a, mówców motywacyjnych albo innych zaproszonych gości;
• noclegów;
• transportu.

Imprezę integracyjną można sfinansować ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych albo ze środków obrotowych firmy. W pierwszym przypadku pracodawca ponosi tylko koszty administracyjne, w drugim natomiast wydatki może wliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Krok 3. Wybór miejsca i czasu

Znając budżet i cel – czas na zastanowienie się nad odpowiednim terminem i miejscem imprezy. Lokalizacja zależy też od formy spotkania, czy będzie to wspólne wyjście na kolację, do klubu, czy też prawdziwy wyjazd połączony ze szkoleniem.

W każdym z tych przypadków miejsce powinno sprzyjać luźnej i wesołej atmosferze. Pracownicy muszą czuć się swobodnie. Przy dłuższych wjazdach sprawdzą się dworki i małe hotele będące na uboczu, na wieczorne wyjścia warto zarezerwować cały lokal albo przynajmniej salę w restauracji.

Przy wyborze terminu, należy wziąć pod uwagę fakt, że pracownicy mają swoje życie prywatne, dlatego trzeba ich odpowiednio wcześniej uprzedzić.

Krok 4. Planowanie czasu

Organizacja imprez integracyjnych musi uwzględniać cechy uczestniczącej grupy np.: wiek, płeć oraz to, czym się zajmują na co dzień. Warto też zastanowić się nad tym, jakie formy aktywności wywołają w zespole pozytywne emocje i sprawią, że każdy będzie chciał w nich uczestniczyć.

Gry i zabawy zespołowe powinny być tak przeprowadzone, aby pracownicy, choć na chwilę mogli zapomnieć o pracy albo zajmowanych przez siebie stanowiskach. Dobrym pomysłem jest skonsultowanie z zespołem szczegółów eventu. Dzięki temu pracodawca pokaże, że liczy się ze zdaniem podwładnych, a impreza będzie spełniała, choć niektóre oczekiwania uczestników. Ponadto układając aktywności na świeżym powietrzu, należy wziąć pod uwagę zmiany pogody i zaplanować scenariusze alternatywne.

Organizacja imprez integracyjnych dla firm powinna też uwzględniać czas wolny. Pracownicy muszą mieć chwilę na swobodną rozmowę albo odpoczynek.

Organizacja imprez integracyjnych dla firm – jak wybrać usługodawcę?

Organizacja imprez wymaga sporej wiedzy, doświadczenia i elastyczności. Dlatego szukając odpowiedniej firmy eventowej, należy sprawdzić opinie i zrealizowane pomysły. Rekomendacje można sprawdzić wyszukując usługodawców w serwisie Fixly.

Organizacja imprez integracyjnych dla firm powinna obejmować kompleksowe działania: od transportu pracowników, poprzez realizację scenariuszy, po zadbanie o poprawność wykonania usług dodatkowych (np. katering).

 

Artykuł reklamowy powstały we współpracy z fixly.pl.