Po pierwsze: nie zanudzić – kilka słów o układaniu programu konferencji

By jednak event mógł skutecznie pełnić swoją rolę, by przyciągnął i pozytywnie zainspirował interesującą nas grupę uczestników, musimy zadbać o to, by był atrakcyjny i interesujący. Warto mieć to na uwadze szczególnie na etapie układania programu przygotowywanej przez nas konferencji.

Postaw na niestandardowe spotkania…

Zacząć wypada od całej oprawy eventu i organizacji przestrzeni, w której się on odbędzie. Dbałość i przemyślane decyzje w tym sektorze działań organizacyjnych mają fundamentalne znaczenie dla przebiegu całej imprezy. Sposób i okoliczności prezentacji treści bywają często ważniejsze od samego przekazu. Liczy się przełamywanie rutyny, śledzenie najnowszych trendów i… wyznaczanie własnych. Rządzącą całą branżą kreatywną zasadę „think outside the box, która zachęca do niebanalnych rozwiązań, można – a nawet należy – z powodzeniem przeszczepić na grunt eventowy.

O jakie pomysły chodzi i co może nam pomóc w ich realizacji? – Mówiąc o niestandardowych spotkaniach, mam na myśli przede wszystkim wydarzenia skupione wokół promocji nowych produktów i ich prezentacji – mówi Paulina Kalinowska, reprezentująca Centralne Biuro Sprzedaży grupy AccorHotels w Polsce. – Przy odpowiedniej przestrzeni można w tym temacie zrobić naprawdę wiele – np. wprowadzić samochód do sali konferencyjnej. Wśród obiektów naszej sieci takimi salami dysponują m.in. Novotel Warszawa Airport czy Sofitel Warsaw Victoria.

Zajmując się organizacją eventów na co dzień, nietrudno wpaść w rutynę – a ta jest największym wrogiem event managera! Jak udaje się sprawić, by kolejne wydarzenia nie były nużące dla odbiorców? Odpowiada Joanna Olszewska, w Centralnym Biurze Sprzedaży AccorHotels zajmująca się kontaktami z klientami korporacyjnymi: – Zawsze staram się dobrze poznać moich Klientów, doskonale wiem, jaki standard hotelu im odpowiada. Dlatego kiedy tylko otrzymuję zapytanie, jest mi łatwiej klasyfikować miejsca, które spełnią oczekiwania i wymagania zainteresowanego. Staram się zawsze informować hotel, jak wyglądało poprzednie spotkanie klienta, abyśmy nie powielali tych samych rozwiązań, tylko zaproponowali coś nowego.

… z niebanalnymi osobowościami!

Nawet bardzo zaskakujące i niekonwencjonalne pomysły są więc do zrealizowania. Nie bójmy się odważnych decyzji i myśląc o ewentualnych prelegentach i gościach specjalnych, stawiajmy nie tylko na ich wiedzę i kompetencje, ale też na doświadczenie, umiejętności sceniczne i na nieszablonowość ich wystąpień. Współpracujmy z najlepszymi, z charyzmatycznymi mówcami czy artystami, którzy porywają publiczność. – Idealny prelegent powinien przede wszystkim być otwarty, łatwo nawiązywać kontakt z odbiorcami i w szybki sposób dopasować sposób prowadzenia spotkania do publiczności / odbiorców. Dla mnie ważne jest też, by wiedział, o czym mówi, a nie tylko odtwarzał to, o co poprosił go organizator konferencji – twierdzi Paulina Kalinowska. – Powinniśmy znać jego wymagania, co do sprzętu, na którym pracuje, zaplecza technicznego. Istotną kwestią byłoby również spotkanie się z prelegentem przed spotkaniem i zorganizowanie „próby generalnej”, by móc ewentualnie wprowadzić ostatnie poprawki w przemówieniu czy sposobie prowadzenia spotkania.

Palety, kolejki i ceny przy kasie. Aż 92% Polaków narzeka na patologie w sklepach [BADANIE]

Ustalając z gośćmi tematy czy ogólny zarys wystąpień, wspierajmy i sugerujmy kreatywne i nowoczesne rozwiązania – niestandardowe prezentacje, wykorzystanie najnowszych technologii, interesujące techniki animacji kulturalnej… By umożliwić wprowadzenie w życie wartościowych pomysłów, jako organizatorzy powinniśmy zapewnić ku temu odpowiednie warunki.

Wybierając obiekt konferencyjny, warto więc zwrócić szczególną uwagę na funkcjonalność pomieszczeń. Czy zastosowane w ich wyposażeniu technologie pomogą wyeksponować prezentacje, na których najbardziej nam zależy? Czy na sali jest stały i bezawaryjny dostęp do sieci szerokopasmowego internetu i czy pozwoli on np. na wykorzystanie innowacyjnych aplikacji mobilnych podczas trwania konferencji? Jak wygląda kwestia oświetlenia sali konferencyjnych i czy istnieje możliwość ich szybkiego, sprawnego zaciemnienia? Diabeł tkwi w szczegółach – dobrze jest więc z wyprzedzeniem sprawdzić wszystkie detale.

Joanna Olszewska podpowiada także odważne korzystanie z nowinek technicznych na każdym etapie planowania wydarzenia: – Świat technologiczny bardzo idzie do przodu, dlatego na pewno poleciłabym stworzenie ciekawej aplikacji mobilnej – dzięki której uczestnicy spotkania mogliby na bieżąco śledzić program konferencji oraz otrzymywać powiadomienia czy też przesyłać sobie zdjęcia oraz prowadzić rozmowy za pomocą chatu. W ten sposób sprawimy, że nasi goście zapamiętają to spotkanie na długo.

Jak sensownie rozplanować wystąpienia prelegentów?

Gdy już podejmiemy decyzje personalne, kolejnym krokiem, którego nie można zaniedbać, jest odpowiednie ułożenie kolejności prezentacji. By nie zaprzepaścić potencjału naszych gości, powinniśmy poświęcić im dostatecznie dużo uwagi i dobrze zorientować się w ich planach, co do długości, szczegółowej tematyki i specyfiki wystąpienia. Nie możemy dopuścić do tego, by następujące po sobie wystąpienia w jakikolwiek sposób się dublowały. W programie najlepiej przeplatać ze sobą prelekcje mówców czy performerów reprezentujących różne style, o zróżnicowanej mimice, gestykulacji, żywiołowości… W ten sposób dostarczymy słuchaczom różnorodnych bodźców, co wpłynie korzystnie na ich możliwości skupienia uwagi na prezentacji. Dopilnujmy też, by czas trwania poszczególnych prezentacji był do siebie zbliżony. Rażące dysproporcje w tym temacie robią fatalne wrażenie na odbiorcach.

Interesującym pomysłem jest też współpraca z gośćmi specjalnymi, których pojawienie się będzie atrakcyjnym urozmaiceniem konferencyjnego programu. Ale uwaga! Klasyczny „program artystyczny” na samym końcu konferencji niekoniecznie zda egzamin. Najlepiej sprawdzi się gdzieś pomiędzy wymagającymi koncentracji wystąpieniami o charakterze merytorycznym – zadziała wtedy lepiej niż najlepsza przerwa kawowa.

Paulina Kalinowska zwraca uwagę na odpowiednie, interesujące zagospodarowanie przerw. Wśród najatrakcyjniejszych sposobów ich urozmaicenia wskazuje:

• Urozmaicone przerwy kawowe
  -Unikalne menu
  -Nietypowe miejsce i sposób podania
• Gadżety rozdawane podczas przerw (związane z tematyką spotkania)
• Oświetlenie czy aranżacja miejsca przerwy
• Ścianki czy automaty do robienia zdjęć (Flashbox)

Na koniec – bądź elastyczny!

Z pewnością wcześniejsze staranne ułożenie planu konferencji bardzo pomoże w sprawnym i profesjonalnym przeprowadzeniu całego eventu. Nawet wtedy jednak, kiedy dopniemy wszystko na ostatni guzik, mogą się zdarzyć nagłe sytuacje nie do przewidzenia – wypadki losowe, problemy techniczne, korki na drodze dojazdowej… W takich chwilach należy po prostu zachować zimną krew i dostosować się do okoliczności. Jeśli trzeba – improwizujmy, szukajmy ekspresowych alternatywnych rozwiązań. Przede wszystkim jednak nie traćmy nic ze swojego opanowania i profesjonalizmu. Dzięki temu będziemy w stanie zapanować nad każdą kryzysową sytuacją.

Powodzenia!

 

Paulina Kalinowska reprezentuje Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels w Polsce. Jest odpowiedzialna za współpracę z kluczowymi agencjami eventowymi. W branży MICE obecna od ponad 8 lat.

Joanna Olszewska w Centralnym Biurze Sprzedaży AccorHotels jest odpowiedzialna za współpracę z klientami korporacyjnymi. Posiada wieloletnie doświadczenie w sektorze turystyki biznesowej.