Poprawne budżetowanie eventu to najlepszy start projektu

Odpowiednie przygotowanie budżetu jest idealnym początkiem realizacji całego wydarzenia i w dużej mierze decyduje o jego powodzeniu. 

Planowanie budżetu eventu – klient vs agencja

Po stronie agencji projekt zaczyna się od otrzymania briefu. Najmniej komfortową sytuacją jest brak określenia w nim ramowego budżetu, jakim dysponuje klient. Często jako uzasadnienie słyszy się wówczas „Sky is the limit”. W związku z tym agencja tworzy koncepcję z budżetem na poziomie 500 000 zł, a klient finalnie stwierdza, że nie ma więcej niż 100 000 zł. Taka sytuacja wiąże się niestety z marnotrawieniem czasu zarówno przez agencję, jaki i klienta. Przyczyny takiego działania zazwyczaj są dwie. Pierwsza, dość problematyczna, kiedy klient ma wewnętrznie określony budżet i podejmuje decyzję o nieujawnieniu go w briefie i druga – dużo bardziej zrozumiała – kiedy klient nie jest w stanie sam dokonać estymacji kosztów projektu, ze względu na brak doświadczenia lub pionierskość wydarzenia. Z naszego doświadczenia wynika, że w tej sytuacji, ale także w każdej innej na linii klient-agencja, najlepiej sprawdza się otwarta komunikacja i współpraca z agencją. Przy pełnej informacji klient otrzymuje koncepty, które mieszczą się w budżecie i jednocześnie oszczędza czas, a agencja nie ma poczucia, że tworzy pomysł do przysłowiowej szuflady. Transparentny budżet działa również motywująco – to właśnie wtedy szuka się najlepszych rozwiązań, aby zrealizować jakościowe wydarzenie.

Od wstępnej wizji do finalnego kosztorysu

Założenia budżetowe wynikają z wizji klienta dotyczącej wydarzenia oraz konceptu kreatywnego przygotowanego przez agencję. Otrzymując brief, w którym podany jest budżet, najpierw w kilku punktach definiujemy najważniejsze pozycje kosztorysu, które wprost wynikają z wymagań klienta, np. lokalizacja, catering i gwiazda. Dzięki temu już na starcie pracy wiemy, jaką kwotę możemy przeznaczyć na koncepcję kreatywną, a co za tym idzie również na scenografię, oprawę wizualną lub część artystyczną. Kolejne działania to współpraca działu kreacji i producenta, który odpowiedzialny jest za przygotowanie kosztorysu oraz wycenę poszczególnych jego elementów. Kluczowe są również odpowiednie pytania do klienta, które pomagają agencji w zrozumieniu jego założeń i oczekiwań. Często niezbędna jest organizacja wizji lokalnych, w których uczestniczą podwykonawcy techniczni. Ich wiedza i doświadczenie ma bardzo znaczący wpływ na cały projekt, więc zaangażowanie dostawców na wczesnym etapie pozwala maksymalnie uwiarygodnić budżet. Biorąc pod uwagę powyższe, kluczowa jest skrupulatność, na którą potrzebny jest czas. Z naszego doświadczenia wynika, że na dobre przygotowanie budżetu potrzeba co najmniej 14 dni.

Budżet w praktyce, czyli jak stworzyć odpowiedni dokument

Struktura dokumentu uzależniona jest od rodzaju wydarzenia. Ważne, aby był czytelny i przejrzysty, więc najlepiej podzielić go na kilka najważniejszych bloków w ramach arkuszu, tak aby wyraźnie pokazać ile zapłacimy np. za multimedia, a ile wynoszą koszty związane z lokalizacją. Pierwszy budżet, który otrzymuje klient od agencji to tzw. kosztorys wstępny, który po etapie wyboru agencji i negocjacji, przyjmuje postać kosztorysu finalnego. Cały projekt oraz jego rozliczenie odbywa się z kolei na podstawie kosztorysu powykonawczego, w którym są uwzględnione koszty wynikające z różnych aspektów związanych z organizacją eventu, których wcześniej nie dało się przewidzieć np. dodatkowe noclegi dla gości klienta.

Tematem rzeką są również koszty obsługi całego projektu przez agencję. Formy rozliczenia są różne, zaczynając od wyliczenia prowizji, przez koszty zewnętrzne, a na stałej kwocie ryczałtowej kończąc. Na rynku jest ponad 300 agencji event marketingowych, zatem można go już uznać za nasycony. Dlatego też jest na nim miejsce dla małych 2-5 osobowych agencji, jak również tych dużych z ponad 20-osobowymi zespołami. Ważne, aby branża funkcjonowała w oparciu o te same zasady i standardy, dlatego największe polskie firmy zrzeszone w Klubie Agencji Eventowych pracują nad stworzeniem Kodeksu Dobrych Praktyk oraz zasad współpracy z działami zakupów po stronie klienta.

Lidl uruchomił sklep na pięć dni. Rockowa Wyspa działa przez całą dobę

Dlaczego rzetelnie przygotowany budżet jest tak istotny?

Kosztorysy są przygotowywane dla klienta, aby dać mu pełen obraz projektu oraz finansowe odzwierciadlenie każdej rozpisanej pozycji. Dobrze skonstruowany budżet staje się również podstawowym narzędziem pracy event managera podczas prowadzenia projektu. Dzięki temu po pierwsze ma on stałą kontrolę nad wydatkami i „trzyma” realizację w ryzach. Po drugie, dobrze skonstruowany kosztorys jest również idealnym narzędziem do stworzenia szczegółowego harmonogramu projektu. Każdą z pozycji można również rozpisać w czasie i nakreślić współzależności między nimi. Na etapie produkcyjnym jest to ogromna oszczędność czasu.

Jak i gdzie szukać oszczędności?

Optymalizacja kosztów to naturalny proces na każdym etapie projektu. Bardzo ważne jest, aby odbywała się w sposób kontrolowany i przy otwartej komunikacji między agencją i klientem. Każda redukcja lub zamiana elementów projektu może wpłynąć na jego jakość oraz finalny odbiór. Niezwykle ważne jest to, aby każda ze stron miała tego świadomość. Nie jest problemem zamiana podwykonawcy, natomiast może to mieć swoje konsekwencje w najmniej oczekiwanym momencie, np. kiedy coś ulegnie awarii, a nasz tańszy dostawca nie będzie miał na miejscu tak zwanego „back up’u”. Dobre agencje, to te, które mają wyobraźnię, przewidują sytuacje kryzysowe i dobierają takich partnerów, którzy zawsze staną na wysokości zadania. Kryterium cenowe jest ważne, ale nie może być jedynym, bo świadczyłoby o krótkowzroczności. Oszczędności można oczywiście szukać również w samej koncepcji wydarzenia i scenariuszu. Czasami do osiągnięcia „efektu WOW” nie jest potrzebny duży budżet, tylko dobry pomysł na dostarczenie pozytywnych doświadczeń w każdym, nawet najmniejszym punkcie styku z konsumentem.

Budżet to, po samym pomyśle, początek projektu. Im precyzyjniej zostanie zaplanowany i rozpisany, tym większa szansa na powodzenie wydarzenia lub akcji. Zanim zaczniemy go tworzyć, musimy wiedzieć jaki efekt chcemy osiągnąć i na jakim poziomie ma być realizacja. Jak w każdym biznesie, tak również w eventach są rzeczy, na których nie można oszczędzać i z pewnością jest to jakość obsługi, wyobraźnia i odpowiedzialność agencji, o czym warto pamiętać.