Useme: O jakie kwestie warto zadbać przed zatrudnieniem freelancera z zagranicy?

Według raportu Useme, coraz więcej firm decyduje się na outsourcing działań freelancerom, również tym z zagranicy. Wśród zleceniodawców przeważają mikroprzedsiębiorstwa – 42 proc. oraz małe i średnie firmy – prawie 36 proc. Jeśli będziemy pamiętać o kilku kwestiach, to współpraca z niezależnym specjalistą ma szansę przynieść nam wiele korzyści.

Współpraca z tzw. wolnym strzelcem jest bez wątpienia dobrym sposobem na odciążenie pracowników etatowych, którzy mogą skupić się na realizacji ważniejszych i bardziej dochodowych projektów. Choć początkowo współpraca z freelancerami może wydawać się skomplikowana, to wystarczy zadbać zaledwie o kilka kwestii formalnych, dzięki czemu częściej będziemy korzystali z usług niezależnych specjalistów – zarówno z Polski, jak i z zagranicy.

– Freelancing to nie tylko współpraca z polskimi specjalistami. W dobie powszechnego dostępu do technologii przedsiębiorcy bez problemów mogą korzystać z usług zagranicznych freelancerów do m.in. tłumaczeń, konsultingu, przeprowadzania badań rynkowych czy obsługi sklepu na zagranicznych platformach sprzedażowych – tłumaczy Bartosz Król, business developement manager w Useme, platformie dla freelancerów oraz zleceniodawców. – W celu nawiązania współpracy ze specjalistą spoza Polski, warto wiedzieć, na jakich podstawach prawnych działać. W tym celu należy zapoznać się z trzema kluczowymi kwestiami, a mianowicie – rezydencją, podatkami oraz ubezpieczeniami – dodaje ekspert.

Gdzie mieszka i pracuje nasz freelancer, czyli rezydencja podatkowa

Rezydencja podatkowa jest informacją, gdzie na stałe mieszka, pracuje oraz płaci podatki specjalista, z którym chcemy nawiązać współpracę. To jedna z najważniejszych kwestii, która ma wpływ na sposób rozliczenia dzieła.

Istnieją dwie możliwości – freelancer jest obcokrajowcem i przebywa w Polsce lub mieszka w innym kraju. Co to oznacza w praktyce?

Robert Lewandowski w kampanii Banku Pekao S.A. przedstawia „Ekspercki przepis na rozwój”

• Freelancer mieszka, pracuje i płaci podatki w Polsce – zawieramy z nim takie same umowy o dzieło lub zlecenia, jak z krajowym freelancerem,
• Freelancer z Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru gospodarczego oraz Szwajcarii – automatycznie zyskuje dostęp do polskiego rynku pracy. Posiadają go także obywatele innych państw, którzy ukończyli w Polsce studia.
• Pozostali freelancerzy – potrzebują odrębnego pozwolenia na pracę.

Jeśli specjalista zagraniczny posiada pozwolenie na pracę w Polsce, należy upewnić się, jakiego typu jest to dokument. Jest to istotne, ponieważ niektórzy cudzoziemcy otrzymują pozwolenie na pracę u konkretnego pracodawcy, bez możliwości świadczenia dodatkowych usług innym firmom. Natomiast, gdy zleceniobiorca mieszka za granicą, warto poprosić go o przedstawienie certyfikatu rezydencji podatkowej. Ten dokument jest istotny dla interesanta, ponieważ wpływa na wysokość podatku dochodowego niezależnego specjalisty oraz nasze obowiązki.

Kwestie podatkowe

Dzięki istniejącym przepisom i umowom międzynarodowym przeciwdziałającym podwójnemu opodatkowaniu, freelancer zapłaci podatek dochodowy wyłącznie w jednym kraju – w Polsce lub miejscu zamieszkania.

Jeżeli zleceniobiorca przedstawi certyfikat rezydencji podatkowej, przedsiębiorca ma mniej obowiązków — wypłaca on podwykonawcy wynagrodzenie brutto w oparciu o umowę o dzieło lub zlecenia, bez odprowadzania podatku w Polsce.

Ponadto, do lutego kolejnego roku kalendarzowego wystawia dokument IFT1-R, który jest odpowiednikiem formularza PIT-11. Natomiast zleceniobiorca jest zobligowany do samodzielnego rozliczenia ze swoim urzędem skarbowym według stawki, która go obowiązuje.

W sytuacji, gdy freelancer nie przedstawi certyfikatu rezydencji ani nie przebywa w Polsce, zleceniodawca jest zobowiązany do odprowadzenia za niego zryczałtowanego podatku dochodowego w wysokości 20 proc. bez kosztów uzyskania przychodów. Co więcej, na koniec roku jest zobowiązany do przesłania do urzędu skarbowego formularza PIT 8AR, a także wystawienia podwykonawcy wspomnianego wcześniej dokumentu IFT1-R.

A co z ubezpieczeniem?

Warto pamiętać, że umowa o dzieło nie jest ozusowana – z wyjątkiem sytuacji, gdy dokument jest zawarty z obecnym pracodawcą. Natomiast w przypadku, gdy freelancer zagraniczny mieszka w Polsce i została z nim zawarta umowa zlecenie, to przedsiębiorca jest zobligowany do odprowadzenia za niego składki ZUS. W zależności od tego, z jakich źródeł oraz jakiej wysokości dochody osiąga – będzie to pełna składka ubezpieczeniowa, lub wyłącznie składka zdrowotna.

W przypadku freelancerów, którzy mieszkają za granicą obowiązują przepisy Unii Europejskiej, bądź międzynarodowe umowy o ubezpieczeniu społecznym.

Co istotne, podwykonawca może być ubezpieczony na podstawie przepisów wyłącznie jednego kraju, natomiast decyzję o tym, gdzie odprowadzi składki oraz według jakich przepisów podejmują instytucje odpowiadające za ubezpieczenia społeczne.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy, który zawiera umowę zlecenie z cudzoziemcem niemieszkającym w Polsce, istotny jest obowiązek skontaktowania się z ZUS, aby indywidualnie rozpatrzyć przypadek takiej współpracy.

Alternatywa dla zatrudnienia, czyli faktura bez firmy

Nie wszyscy freelancerzy posiadają własną działalność gospodarczą, a zawiązywanie umów o dzieło, bądź zlecenie może być problematyczne zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy nigdy nie współpracowali z niezależnymi specjalistami. Aby korzystać z usług freelancerów zarówno z Polski, jak i z zagranicy, istnieje możliwość przeniesienia wszystkich rozliczeń z wolnymi strzelcami do jednej z dedykowanych platform. Jest to całkowicie legalne, a wystawiony dokument można rozliczyć tak, jak wszystkie inne faktury od kontrahentów.

– Współpraca z freelancerami zagranicznymi wcale nie musi być skomplikowana, aby w pełni korzystać z możliwości, jakie daje outsourcing działań. Należy zwrócić uwagę wyłącznie na trzy kwestie formalne – podatki, ubezpieczenie oraz rezydencję, czyli miejsce, gdzie mieszka na stałe i pracuje taka osoba – podsumowuje Bartosz Król, business developement manager w Useme.