Współpraca z agencjami eventowymi w trakcie pandemii – rekomendacja branżowa

Epidemia związana z COVID-19 trwa już od roku. W tym okresie agencje eventowe, tak jak ich klienci i partnerzy, musiały zmierzyć się z kryzysem, niespotykanym na rynku od wielu lat. W przypadku branży spotkań dramatycznie spadła liczba wydarzeń, a co za tym idzie, spadły przychody agencji, liczba pracowników i poziom ich wynagrodzeń. Jednocześnie dla agencji eventowych był to także intensywny okres dynamicznej transformacji, nauki i rozwoju. 

Troszczymy się nie tylko o nasze agencje członkowskie, ale również o dobrą kondycję wszystkich reklamodawców, z którymi mamy przyjemność współpracować. Mamy świadomość, że pandemia wpłynęła na spadek przychodów nie tylko całej branży MICE, ale także dużej części gospodarki. OECD (Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju) prognozuje, że PKB Polski spadnie w tym roku o 3,5 proc. Również sprzedaż detaliczna spadła w styczniu o 6 proc., w porównaniu z analogicznym okresem 2020 roku. Globalny rynek osobistych dóbr luksusowych, takich jak odzież, akcesoria czy kosmetyki odnotował w 2020 roku najgłębszy spadek w historii. Wartość sprzedanych dóbr skurczyła się w porównaniu do roku ubiegłego o 23 proc. (dane z raportu Bain & Company).

Część wydarzeń i działań komunikacyjnych została zorganizowana w formie hybrydowej lub całkowicie zdalnej, bez straty dla strategii marek i komunikacji, na najwyższym poziomie. Dzięki temu agencje eventowe rozszerzyły swoje usługi, kompetencje i doświadczenia w kierunku event experience – skutecznie organizując najbardziej wymagające wydarzenia w nowej formule digital & online (tzw. eventy online / digital eventy).  Wiele spotkań, integracji, konferencji, kongresów czy festiwali zorganizowano online, z uwzględnieniem najbardziej zaawansowanej i nowoczesnej technologii w zakresie transmisji, produkcji video i komunikacji w Internecie.  Duża część wydarzeń zaplanowanych na 2020 rok została jednak odwołana lub przeniesiona na 2021 rok, a wraz z tym, anulowano lub zamrożono budżety zaplanowane na 2020 r. Równocześnie wiele umów ramowych, związanych z obsługą spotkań i wydarzeń, w praktyce nie było realizowanych. Dziś ma to niebagatelne skutki dla utrzymania ciągłości działalności agencji eventowych i zatrudnionych tam ludzi. 

Wierzymy, że w tych trudnych dla wszystkich czasach potrzebujemy wzajemnego wsparcia i solidarności. Dbanie o zasoby ludzkie i talenty oraz ograniczanie kosztów pozwoli przetrwać ten niesprzyjający czas, a po pandemii dalej rozwijać biznes.

Mając na uwadze powyższe, rekomendujemy przedłużanie umów ramowych (zawartych przed pandemią) na obsługę spotkań i wydarzeń o co najmniej 12 miesięcy oraz kwalifikowanie realizowanych wydarzeń online jako działań eventowych bez konieczności rozpisywania dodatkowych przetargów w tym zakresie. Chcemy Państwa zapewnić, że dzięki zastosowaniu szerokiej gamy innowacyjnych technologii w wydarzeniach on-line, kompetencje agencji w zakresie eventów realizowanych dotychczas offline, są wysoce adaptowalne do wydarzeń online, a nowe, niezbędne usługi w zakresie realizacji video, transmisji, technologii i komunikacji w Internecie zostały przez agencje uzupełnione i rozwinięte. 

Kolejna odsłona Gangu w Biedronce. Jakie pluszaki pojawią się tym razem w kolekcji?

Realizacja osobnych przetargów na wydarzenia online jest zapytaniem do rynku o kompetencje, które Państwa dotychczasowi partnerzy eventowi posiadają już w swoim portfolio. Dodatkowo, koszty tych procesów obciążają w tych trudnych czasach zarówno Państwa, jak i agencje. Bardziej skuteczne i efektywne byłoby zapytanie swoich obecnych partnerów, sprawdzonych już w przetargach ramowych i wybranych do bazy dostawców, o nowe, rozszerzone usługi i specjalizacje oraz skosztorysowanie wydarzeń planowanych przez Państwa markę. Jesteśmy przekonani, że takie rozwiązanie w pełni adresuje takie kryteria biznesowe, jak: efektywność, oszczędność, weryfikację nowych kompetencji i szans rynkowych, bezpieczeństwo i stabilność dostawcy. Jest to także wyraz odpowiedzialności marek za planowane zobowiązania partnerów firmy i pracujących tam ludzi.

Rok 2020 dla wielu podmiotów w branży MICE był bardzo trudny finansowo, część podmiotów zawiesiła swoją działalność lub zmieniła profil. Nie wszystkim udało się pozyskać pomoc rządową. 

Na rynku są jednak agencje, które aktywnie działają, realizują nowe i najbardziej wymagające projekty. 

Rekomendujemy, aby kluczowymi parametrami sprawdzającymi kondycję i stabilność danego podmiotu na rynku były, podobnie, jak ma to miejsce w przetargach publicznych: aktywny wpis figurujący na białej liście podatników VAT, aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków do Urzędu Skarbowego i składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz społeczne ZUS, a także brak wpisu w Krajowym Rejestrze Długów.

Mamy nadzieję, że walka z pandemią szybko się zakończy, wszyscy będziemy bezpieczni, a sytuacja na rynku wróci do stabilizacji. Życzymy Państwu i sobie wielu wspólnych spotkań na żywo lub hybrydowo, podczas najlepszych konferencji, festiwali, koncertów w 2021 roku. 

Dokument jest stanowiskiem:

• Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR
• Polskiego Stowarzyszenia Menedżerów Logistyki i Zakupów PSML
• Klubu Agencji Evetowych SAR