10 najczęściej popełnianych błędów w związku z organizacją konferencji

…zleceniodawcy, dla którego przygotowuje event, ale także stale dbać o wizerunek marki, którą reprezentuje oraz zapewnić komfort uczestnikom. To oni, jeszcze przed rozpoczęciem eventu, oceniają jego program, a często także miejsce, w którym został zaplanowany. W czasie samej konferencji zwracają uwagę na charakter wystąpień i sposób rozwinięcia tematów przez zaproszonych prelegentów.

Pole do popełniania błędów, na kolejnych etapach realizacji projektu, jakim jest konferencja biznesowa, jest bardzo szerokie. Zaniedbanie nawet w jednym aspekcie może kosztować sukces całego przedsięwzięcia. Warto więc wystrzegać się najczęściej popełnianych błędów.

1. Źle określony zakres tematyczny. Wyznaczenie zbyt ogólnej tematyki konferencji, której poszczególne części dotykają wielu różnych tematów, sprawia, że wydarzenie zyskuje wizerunek mało eksperckiego. Dziś najważniejsza jest specjalizacja – uczestnicy konferencji chcą zdobywać wiedzę od osób działających sprawnie na jednym, wąskim polu. Pułapką jest jednak także zbyt mocne zawężenie przedmiotu wykładów – może ono być głównym powodem niskiej frekwencji z powodu zbyt małej grupy docelowej zainteresowanej aż tak wąskim wycinkiem tematycznym.

2. Nieadekwatna cena pakietu konferencyjnego. Sama sprzedaż wejściówek to korzystny zabieg z punktu widzenia budowy wizerunku eventu – płatne wydarzenia sprawiają wrażenie bardziej prestiżowych, wartościowych spotkań. Jednak cena gwarantowanego pakietu dla uczestnika musi być odpowiednio wyważona i dopasowana do ekwiwalentu, który w ramach opłaty goście otrzymają od organizatora. Przewartościowanie biletu wstępu zniechęci wielu odbiorców docelowych, podobnie jak stosowane później obniżki ceny rzędu (50-70 proc., które pokazują, że wartość pakietu była wielokrotnie zawyżona.

3. Zaproszenie niewłaściwych prelegentów. Dobrą konferencję cechuje udział wyjątkowych gości, którzy mogą podzielić się z uczestnikami swoim doświadczeniem i wiedzą. Do kosztów zaangażowania takich osób, oprócz honorarium, trzeba wliczyć koszty podróży, noclegów i wyżywienia. Trudno uśrednić wydatki ponoszone z tego tytułu. Kwoty wahają się, w zależności od gościa, od około 1000 zł do nawet 20 000 zł. Trzeba pamiętać, że zbyt wysoki koszt zatrudnienia prelegenta nie może wiązać się z koniecznością ograniczania kosztów w innych sferach.

Dlaczego HYROX przyciąga uwagę sponsorów?

Wysoka popularność prelegenta to nie zawsze atut. Znany, ale mocno „wyeksploatowany” ekspert nie przyciągnie gości konferencji, którzy ten sam wykład słyszeli już wiele razy wcześniej.

Równie ważne, co wybór prelegentów, jest właściwe ustalenie kolejności ich wystąpień. Niektórzy goście mogą być zainteresowani jedynie częścią wykładów. Prelekcje dotykające podobnych problemów, powinny więc, znajdować się w programie obok siebie.

4. Brak szkolenia dla obsługi wydarzenia. Częstą praktyką, szczególnie na dużych konferencjach jest zatrudnianie zewnętrznej obsługi gości. Niezbędne jest odpowiednie przeszkolenie zespołu i zapoznanie go z tematyką oraz charakterem wydarzenia. Nieumiejętność udzielenia potrzebnych gościom informacji przez osoby odpowiedzialne na miejscu za akredytację, obsługę sal wykładowych, pomoc przy cateringu itp. wpływa negatywnie na wizerunek organizatora i całego wydarzenia.

5. Wysyłka zaproszeń do uczestników w ostatniej chwili. Często popełnianym błędem jest stosowanie zwiększonej promocji dopiero na kilka dni (czasem 2 tygodnie) przed konferencją. Krótki czas na dotarcie do grupy odbiorców docelowych może przełożyć się na niską frekwencję, ze względu na fakt, że informacja o wydarzeniu nie będzie miała szansy rozejść się szeroko, oraz że potencjalni uczestnicy nie zarezerwują wcześniej czasu na udział w evencie.

6. Brak podsumowania wydarzenia. Dobrą praktyką, stosowaną przede wszystkim przy płatnych konferencjach, na które obowiązuje wcześniejsza rejestracja, jest wysyłka podziękowań i podsumowania po zakończeniu wydarzenia do gości konferencji. To istotne, bo buduje markę, zarówno organizatora, jak i samych wydarzeń, szczególnie tych organizowanych cyklicznie. Rezygnacja z tego działania oznacza równoczesną rezygnację ze skutecznego narzędzia promocji po evencie.

7. Wybór niewłaściwego miejsca i nieodpowiednie wykorzystanie przestrzeni. Wybór zarówno zbyt małej sali, (w której uczestnikom będzie za ciasno), jak i za dużej (efekt pustych miejsc) jest jednym z najczęstszych błędów. Szukając odpowiedniego miejsca, organizator powinien mieć na uwadze, ile osób będzie uczestniczyć w evencie, jaki charakter ma spotkanie (czy da się odpowiednio zaaranżować przestrzeń – np. ustawić stoły i krzesła w formie podkowy).

Wybierając salę konferencyjną trzeba skupić się także na oświetleniu wewnątrz. Nie ma jednego właściwego modelu, który będzie się sprawdzał przy każdym wydarzeniu. Jasna sala jest szczególnie ważna przy konferencjach prasowych, z których relacje video często trafiają do mediów. Jednak zbyt ostre światło podczas klasycznych konferencji utrudnia projekcję prezentacji, o które często opierają się wykłady prelegentów.

Bardzo ważną kwestią jest także odpowiednie wygłuszenie pomieszczeń. Przeszkadzające dźwięki dobiegające z sąsiednich sal (albo z ulicy) spowodują dyskomfort u wszystkich uczestników wydarzenia.

8. Niesprawdzenie działania sprzętu audio-video. Przed konferencją należy sprawdzić sposób wyświetlania materiałów, przetestować momenty zmiany kolejnych prezentacji i zrobić próbę mikrofonu. Problemy ze sprzętem często są wynikiem nieodpowiedniego ustawienia parametrów – przed rozpoczęciem konferencji jest jeszcze czas na ich zmianę. Warto też zapytać o dodatkowy, „awaryjny” laptop, z którego można skorzystać, w razie nieprzewidzianych problemów z używanym przez nas sprzętem.

Uczestnicy konferencji często korzystają z różnych urządzeń elektronicznych w czasie wydarzenia. Organizatorzy nie zawsze pamiętają jednak, żeby sprawdzić, czy w razie potrzeby, będzie możliwość podłączenia sprzętów do prądu, a w czasach szeroko stosowanych technologii bliskość gniazdek elektrycznych do dyspozycji uczestników jest niezbędna. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest wykorzystanie przedłużaczy – jednak zawsze trzeba wziąć pod uwagę względy bezpieczeństwa (prawdopodobieństwo zahaczenia o kabel) i estetykę. Warto także szukać sal, gdzie gniazdka elektryczne umieszczone są w kilku miejscach – nie tylko na ścianach, ale także w podłodze..

9. Źle dobrany pakiet konferencyjny. Pakiet konferencyjny zawsze powinno się komponować tak, aby nie mógł zostać potraktowany, jako łapówka – szacuje się, że jego wartość nie powinna przekraczać 100 zł. To szczególnie istotne w kontekście konferencji prasowych – dziennikarze mogą być bardzo wyczuleni na tym punkcie. Dobrze wystrzegać się także innego błędu, który znacząco może wpłynąć na wizerunek spotkania. Cały pakiet konferencyjny powinien być poręczny – zbyt duże gabarytowo prezenty, wręczane na spotkaniach biznesowych, wymuszające konieczność noszenia ich przez wiele godzin, nie robią dobrego wrażenia.

10. Zatrzymanie konferencji w sferze „offline”. Organizator wydarzenia, takiego jak konferencja nie powinien pozwolić, żeby to, co się dzieje na miejscu jej organizacji, nie rozeszło się dalej. Warto kontynuować rozpoczęte w trakcie eventu dyskusje na szerszym forum – np. w social mediach. Organizator, dla podtrzymania atmosfery panującej w czasie konferencji, może także poprosić prelegentów, żeby nagrali krótkie podsumowanie swoich paneli w formie wideo, które – udostępniane odpowiednimi kanałami – pozwoli rozwijać rozpoczęte tematy.

Każda konferencja biznesowa to wydarzenie kompleksowe. Wszystkie jej elementy powinny być ze sobą spójne – dlatego ważne jest, żeby na etapie planowania nad wszystkim panowała jedna osoba (albo jeden zespół). Jednak częstym błędem organizatorów jest chęć samodzielnego działania także na miejscu. Oczywiście, odpowiedzialność za poszczególne zadania nie powinna być rozdzielana. Jednak delegowanie wykonania pewnych czynności pozwala koordynatorowi eventu zapanować nad wszystkim i z sukcesem poprowadzić zaplanowane wydarzenie do końca.