10 sekretów marketingu wydarzeń online działających w dobie pandemii

Wyzwanie stoi w spadających dochodach Twoich delegatów, utraconych miejscach odwołanych targów w halach wystawienniczych oraz sponsoringu, którego coraz ciężej jest zdobyć. Istnieje wiele sposobów na zarabianie na konferencjach online, tak aby odzyskać część strat, a nawet osiągnąć zysk. Jeśli więc chcesz jak najlepiej wykorzystać swoje wydarzenie lub chcesz wiedzieć, jak zabrać się za marketing na wirtualnej konferencji, czytaj dalej.

Marketing wydarzenia w tak trudnych czasach oznacza wyzwanie i przemyślana strategia. Oddzielny wakat. Odrębny budżet, na który zwykle nie starcza kasy. To czasochłonny proces, jeśli zależy Ci na wysokiej frekwencji i obecności Twojej grupy odbiorców konferencji. Potraktuj ten artykuł jako źródło inspiracji. Tradycyjne, znane Ci metody reklamy są już przeszłością. Wybierając narzędzie marketingu i reklamy online trzeba być konkretnym i bardzo skoncentrowanym na odbiorcę. Organizatorzy powinni być pewni, do jakiego segmentu ludzi chcą dotrzeć.

W ubiegłym tygodniu zrobiliśmy już piątą wirtualną konferencję w sezonie jesiennym 2020. Robimy ją na platformie online do organizacji wirtualnych wydarzeń – Avatarland, opartej na licencji amerykańskiego narzędzia VirBELA. Praktyki naszych klientów przy organizacji ich wydarzeń utworzyły zgrabną listę „To Do” czyli tego co należy robić, co warto i co jest przydatne. Zacznijmy od początku:

1. Opracuj plan marketingu wydarzenia online

Skupienie, kartka papieru, długopis i otwarty kalendarz na miesiąc przed eventem. Potrzebujesz uruchomić wyobraźnię i pomyśleć o szerokim horyzoncie Twojego wydarzenia, wyobrazić sobie efekt i wyznaczyć działania jakie powinieneś zrealizować, aby ten obraz zmaterializować. Zamykasz więc oczy i widzisz wymarzone tysiąc osób, które zapłacą 1.000 złotych za wejściówkę na Twoją konferencję i zasiądą na wirtualnym audytorium pełnym awatarów. Na Twoim koncie bankowym w chwili zakończenia wydarzenia zobaczysz okrągły milion przychodu…Tak, tak – do tego dążymy – to nasz cel. Co zatem musisz zrobić „magiku”, aby sobie na ten wynik sobie wyczarować? Usiądź ze swoim zespołem i stwórz plan:

Dlaczego HYROX przyciąga uwagę sponsorów?

• Jakimi kanałami będziecie promować to wydarzenie? 
• Jakich użyjecie w pierwszej kolejności? 
• Kto będzie odpowiedzialny za jaką część promocji wydarzenia? 

Podaruj sobie czas na przemyślenia. W dzisiejszych czasach masz ograniczone pole manewrów, bo niektóre media nie są tak samo prężnie działające jak kiedyś. Podsumuj, ile to może kosztować. Sprawdź każde źródło Twoich pomysłów.

2. Zaprojektuj stronę wydarzenia i wyświeć ją na błysk

Z kolejnych „oczywistości” to strona wydarzenia. Im piękniejsza tym lepiej. Rekomendowana strona to taka, która jest nafaszerowana szczegółami konferencji, miejsca jej realizacji, czyli wirtualnej platformy, w której klarownie jest opisane „jak” do niej się dostać i „dlaczego powinienem”. Tu jest celem, aby zatrzymać uwagę Twojego klienta na dłużej. 

Tu nie wystarczy stockowe zdjęcie ludzi z sali konferencyjnej – bo nie tak się dziś odbywają wydarzenia. A okno Zoom’a pewnie będzie mało seksi, co nie? Podejdź to tego zadania z wyzwaniem. Przez www zostaniesz zauważony, a to pierwszy krok w kierunku Twojego miliona. Zerknij na konferencję: Wirtualnego Kongresu Przedsiębiorców Telekomunikacyjnych zapowiadaną na grudzień lub na Security Case Study które odbyło się we wrześniu 2020 roku.

Na stronie fajnie się noszą zwiastuny konferencji (teaser wydarzenia), filmy od prelegentów anonsujące konferencję, dużo promujących treści w zakładce blog. Wskazówki i samouczki powinny być łatwo dostępne dla użytkowników, aby pomóc im w poruszaniu się po witrynie platformy do organizacji wydarzeń. Może to pomóc użytkownikom w zapisaniu się na wydarzenie i dokonaniu natychmiastowej płatności online.  Pamiętaj o słowach kluczowych i adwordsach, aby „wychować” Google pod właściwe wyszukiwanie. SEO to oddzielny temat i równie potrzebny, jak cały marketing. 

3. Potrzebujemy wywołać efekt ekskluzywności 

Jeśli Twój event jest biletowany, a bilety nie są zbyt tanie – powinieneś stworzyć wokół swojego wydarzenia aurę unikatowości, wyjątkowości i stworzyć aurę premium miejsca, które jest zarezerwowane tylko dla Twojej konkretnej społeczności. To co jest dla wszystkich, niekoniecznie jest odnajdowane jako produkt „premium”. Przy organizacji wirtualnych konferencji dajmy poczucie uczestnikom że wydarzy się przed nimi wiekopomna chwila: 

• „Tak – będziesz mógł stworzyć swojego awatara”.
• „Tak – będziesz mógł rozmawiać nim, poruszać się nim po całej wyspie zaglądając do każdego zakamarka samodzielnie”. 
• „Tak – damy Ci plażę, motorówkę i szum morza po skończonej konferencji również na tej samej platformie”.
• „Tak – będziesz się czuł jak na Sali konferencyjnej jak dawniej”.

Złudzenie bycia w klasie premium poprzez bycie częścią pewnych wyższych klas społeczności  sprzedawała do niedawna na stadionach UEFA,  Igrzyska Olimpijskie, czy grupy Mastermind, które tworzą eksperci danych profesji. Posiadanie wirtualnej platformy do organizacji wydarzenia to chwilowo półka najwyższa w dobie czasów pandemii. Obrazy z wnętrza platfomy, relacje z takich konferencji powinny podkreślać – nową wschodzącą technologię i możliwość tworzenia wydarzeń na nowo – obojętnie czy w formule konferencji, teambuildingu czy koncertu.

4. Poszukaj sprzymierzeńców

Organizacje takie jak Ty, dotychczas konkurujące z Tobą mogą być Twoim sojusznikiem i ambasadorem. Usiądźcie do stołu, wyjmijcie swoje karty na stół i uzgodnijcie warunki, na jakich możecie stworzyć swoją wspólną konferencję. Organizacje robiące wydarzenie razem mają wówczas większe szanse zasięgowe i jeszcze większe możliwości pozyskiwania sponsorów. Tak działała we wrześniu Konferencja Meetings Week 2020, na którą organizację na platformie Avatarland złożyło się działanie organizacji tego samego sektora MICE: Stowarzyszenie Kongresy i Konferencje w Polsce, MPI Poland Chapter, Stowarzyszenie Branży Eventowej, Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel, SITE Poland, Polska Izba Przemysłu Targowego, Polska Organizacja Turystyczna Poland Convention Bureau, Szkoła Główna Turystyki i Hotelarstwa w Warszawie, The Warsaw Voice, MeetingPlanner.pl i Warszawska Organizacja Turystyczna. Film z tej realizacji możecie obejrzeć tutaj: (link)

Podobnie zadziała Krajowa Izba Komunikacji Ethernetowej która z początkiem grudnia złączy trzy organizacje konkurencyjne: Mediakom, iNET i KIKE łącząc się pod jedną konferencją: Kongres Przedsiębiorców Telekomunikacyjnych. Porozumienie nie ma wartości monetarnej – ale jest dużą siłą informacyjną w danej branży i posiada w sobie dużą aurę przyciągania uwagi.

Sprzymierzeńcami są także twoi prelegenci, partnerzy i sponsorzy. Poproś ich, aby zrobili trochę autopromocji w Twoim imieniu. Większość mówców i tak będzie promować się wzajemnie przed swoją publicznością na social mediach. Podaj informacje, których potrzebują, aby zareklamować Twoje wirtualne wydarzenie lub sam zaproponuj, jak promować wydarzenie w mediach społecznościowych i innych kanałach.

5. Mechanizm rejestracji

Formularz rejestracji na www możesz stworzyć na Syskonf, Conrego lub innych narzędziach do tworzenia wydarzeń. System dostępny na stronie www powinien być dla każdego uczestnika, gdyż w dobie pandemii wszyscy będą się zgłaszać przede wszystkim online. Na koniec finalizacji uczestnictwa powinna być szansa wysłania pieniędzy bezpośrednio na konto organizatora.

Powszechną modą jest podwyższanie cen w miarę topniejącego czasu odliczanego do konferencji. Z pewnością są skutecznym sposobem na motywację uczestników do wysyłania zgłoszeń. Nic tak nie motywuje jak niska cena, która jutro ma się zmienić o 30-40% na naszą niekorzyść, prawda? 

6. Dotrzyj do społeczności potencjalnych Twoich klientów

Jeśli Twoja konferencja to zjazd psychologów – musisz wiedzieć jak do nich dotrzeć. Aktywne fora wydarzeń są kopalnią takich kontaktów w Google’u, na LinkedInie czy na Facebooku. Opublikuj tam Twoje wydarzenie i zachęć ludzi do rozpowszechniania informacji. Dobrym pomysłem byłaby zniżka dla konkretnej społeczności z dedykowanym hasłem.

7. Nie zapominaj o marketingu e-mailowym

Potęga poczty e-mail może paradoksalnie przybierać na sile – w dobie, kiedy wszyscy są w domach, ciągle online. Newsletter to okazja by pokazać szereg aktualności o pojawiających się sponsorach, o nowych aktywnościach i konkursach przygotowanych dla uczestników czy o kodach rabatowych przygotowanych dla najaktywniejszych gości. McKinsey & Company szacuje, że poczta elektroniczna jest czterdzieści razy skuteczniejsza w pozyskiwaniu klientów niż Facebook i Twitter. A wedle ich najnowszych badań przeprowadzonych w czasach kryzysu wywołanego pandemią, 70% decyzji zakupowych odbywa się online. 

8. Wykorzystaj media społecznościowe

Ten punkt chyba nie wymaga większego komentarza. Codzienne wzmianki na Facebooku, Twitterze, Instagramie, LinkedIn będą czyniły Twoje wydarzenie żywe, a w jego potencjalnych uczestnikach wzmocni chęć przybycia na Twój event. Stworzenie udanej kampanii w mediach społecznościowych w celu promowania wydarzenia może znacznie poprawić frekwencję, a co za tym idzie, przychody. Konkursy na fanpage’ach wydarzenia pobudzają aktywność uczestników. Chwytliwe słowa kluczowe czy nośny #hashtag wyłapią Twoje social media i pozwoli zapisać Twój event na stałe w pamięci uczestników. Hashtagi konferencji wirtualnych które robiliśmy w ostatnim miesiącu to: #scs2020, #meetingsweek2020, #karieraIT, #ore2020

9. Opowiedz o swoim wydarzeniu w artykułach eksperckich, informacji prasowej czy gościnnie na portalach branżowych

Przy organizacji wirtualnych wydarzeń warto poświęcić więcej czasu przygotowanie artykułów eksperckich o treściach jakie będą na konferencji, targach czy wystąpieniach. Felietony prelegentów odsłaniające tylko część ich wystąpienia często pobudzając ciekawość pośród uczestników. W jednej z konferencji organizowanych na początku bieżącego roku – mój partner Forum Branży Eventowej – poprosił mnie o przygotowaniu cyklu podcastów na łamach EventowaBlogerka.pl, w której gośćmi byli prelegenci nadchodzącego forum. Cykl ten pojawiał się dwukrotnie w każdym miesiącu odsłaniając jedną sylwetkę prelegenta i jego temat wystąpienia. Kampania spotkała się z bardzo dużym zainteresowaniem, a jego efekty możecie prześledzić na łamach Spotify, iTunes pod moim nickiem Eventowa Blogerka.

10. Wydarzenia online są często bardziej mierzalne, ponieważ technologia umożliwia łatwe śledzenie obecności i równoczesne zbieranie opinii

Możesz również zapewnić uczestnikom elastyczność w uczestniczeniu w niektórych częściach wydarzenia i uzyskiwaniu dostępu do nagrań z wystąpień i sesji na swojej stronie internetowej lub kanale YouTube/Vimeo. Nagrania znacznie przedłużają żywotność konferencji i uczestnicy chętnie do nich wracają. Nagrania relacji z eventu na wirtualnej platformie zwykle dodajemy naszym gościom w gratisie – bo ten zawsze robi duży zasięg.

Stwórz wirtualne wydarzenia, które mają wpływ na Twój rozwój i Twojej społeczności, branży, organizacji. Głęboko wierzę, że nawet po ustąpieniu pandemii siła wydarzeń online nadal będzie trwać. W porównaniu do wydarzeń osobistych, wirtualne wydarzenia mogą być opłacalne w utrzymaniu i zarządzaniu, ponieważ nie musisz inwestować w przestrzeń i sprzęt. Ponadto, ponieważ nie ma kosztów podróży, uczestnicy mogą dołączyć do nich z dowolnego miejsca. Oznacza to, że możesz rozszerzyć swój zasięg na nowe obszary geograficzne, oferując wydarzenia online. Marketing wydarzeń online nadal jest możliwy. Selektywny wybór narzędzi, partnerów, odpowiedniej platformy i materiałów promujących leży po Twojej stronie.

Trzymam kciuki, aby Twoje działania uruchomiły magnetyczną siłę przyciągania uczestników. Powodzenia, jak masz pytania – dzwoń / pisz – chętnie pomogę.