4 sposoby na organizowanie zielonych spotkań i walkę ze zmianami klimatycznymi

Jeden lot między lotniskiem Heathrow w Londynie a nowojorskim Johnem F. Kennedym generuje około 968 kg dwutlenku węgla. Jeden przeciętny pasażer lotu wytwarza około 1,43 kg odpadów w ciągu lotu.

Załóżmy, że jeden uczestnik wydarzenia zużyje 5 jednorazowych talerzy, tyle samo kubków i wypije 3 butelki wody. Pomnóżmy to przez 3 dni i kolejnych 2500 uczestników. Otrzymamy 37 500 talerzy i kubków oraz 22 500 plastikowych butelek – nie wspominając już wyrzuconym nadmiarze jedzenia. Koniec końców, jedno wydarzenie może wygenerować nawet kilka ton odpadów. A to tylko jedno przeciwko milionom innych, które odbywają się każdego roku.

Dlaczego powinniśmy skupić się na zarządzaniu odpadami?

Klimat Ziemi od zawsze się zmieniał. Jednak w ciągu ostatnich 100 lat oddziaływanie człowieka na planetę wyrządziło znacznie więcej szkód niż kiedykolwiek wcześniej.

Nawiązując do badań NASA, obecny trend wzrostu temperatur jest szczególnie wysoki. W większości wynika z aktywności człowieka oraz postępuje w bezprecedensowym tempie od dziesięcioleci, jeśli nie tysiącleci. Efekt cieplarniany i globalne ocieplenie są obecnie widoczne gołym okiem.

Zaledwie kilka tygodni temu islandzki lodowiec Okjökull dosłownie przestał być lodowcem. Jego pokrywa śnieżna zniknęła w ciągu zaledwie 33 lat. Naukowcy ostrzegają, że kolejne 400 lodowców podzieli los Okjökull. Antarktyka traci rocznie sześć razy więcej masy lodu niż 40 lat temu. Seria dokumentów platformy Netflix, „Nasza planeta”, pokazuje, jaki ma to wpływ na faunę i florę Ziemi.

Webinary nie działają w 2026? Dane mówią co innego. Pobierz raport ClickMeeting

Jeśli nie jest to wystarczająco przekonujące, to nie wydaje Ci się, że pogoda w ostatnim czasie była trochę kapryśna?

Oto efekt cieplarniany w praktyce. Skutki zmian klimatycznych są nieodwracalne, lecz wpływ działalności człowieka można zminimalizować.

Jak tego dokonać?

Po pierwsze, biorąc odpowiedzialność za swoje działania. Codzienne nawyki mogą być zmienione w taki sposób, aby odpowiadały zasadom zero waste. Zacznijmy od zmniejszenia zużycia wody i energii, poprzez przestawienie się na wielorazowe kubki (zamiast zamawiania kawy na wynos każdego ranka), aż po recykling wszystkich domowych odpadów.

Zdecydowana większość spotkań biznesowych może odbywać się online, co pozwoli uniknąć konieczności organizowania podróży i zebrania wielu osób w jednym miejscu. To właśnie tutaj ClickMeeting jest najodpowiedniejszym wyborem. Pozostałe spotkania i wydarzenia, których nie można zorganizować w sieci, można realizować zgodnie z ideą zielonych spotkań.

Czym są zielone spotkania?

Nie jest to zupełnie nowa koncepcja, a jednak wielu organizatorom nie udaje się jej wprowadzić. Celem zielonych spotkań jest redukcja jak największej ilości odpadów powstających w ich trakcie. Pomysł polega na tym, aby organizatorzy wybrali zrównoważone opcje zakwaterowania, miejsca lub wyżywienia.

Większość hoteli stosuje już zieloną politykę. Zachęcają oni swoich gości do ponownego korzystania z ręczników, przyborów toaletowych czy też pościeli – zwłaszcza gdy nie planują dłuższego pobytu. Zmniejsza to ilość wody i energii zużywanej przez hotele do wykonania prania. Dodajmy odpowiednie zarządzanie żywnością i przejście na dostawców czystej energii, a uzyskamy ekologiczny hotel, który zapewnia swoim klientom tę samą wartość, nie tracąc na jakości usług.

Jak organizować i prowadzić zielone spotkanie?

Bycie przyjaznym dla środowiska, ze względu na zmiany klimatyczne, staje się koniecznością. Nie ma gotowej odpowiedzi na pytanie, jak sobie z tym radzić. Główna zasada powinna jednak pozostać taka sama: rób tyle dla środowiska, ile tylko jesteś w stanie. Oszczędzaj wodę, energię, twórz listy zakupów i wybieraj żywność organiczną zamiast przetworzoną. To zaledwie kilka przykładów.

W przypadku organizowania wydarzeń wiele z nieekologicznych zachowań można uniknąć. Zdecydowana większość dotyczy spotkań wewnętrznych lub korporacyjnych, a nie konwencji czy targów.

Zgodnie z raportem Events Industry Council oraz Oxford Economics, tylko w USA odbyło się 53,4% spotkań korporacyjnych i biznesowych z wszystkich spotkań przeprowadzonych w 2016 roku. Ponieważ zazwyczaj nie bierze w nich udziału zbyt wielu uczestników, można z łatwością zorganizować je online, korzystając z oprogramowania do wideokonferencji.

Jednym z przykładów udanego przejścia na prowadzenie webinarów zamiast tradycyjnych spotkań jest Nest Bank. Wprowadzili oni ClickMeeting w celu organizowania spotkań wewnętrznych oraz sesji treningowych.

– Oferta banku zmieniała się tak bardzo i tak często, że stało się to niemożliwe, aby wszyscy franczyzobiorcy byli na bieżąco informowani o produktach. Aby utrzymać tempo, potrzebowaliśmy nowego narzędzia oraz nowej strategii – mówi Krzysztof Grodecki z Nest Banku.

Webinary były oczywistym wyborem dla Nest Banku. Pan Grodecki dodaje, że gdyby mieli wrócić do tradycyjnych sesji onboardingowych oraz spotkań, zajęłoby to 10 razy więcej czasu, aby zdobyć te same cele, i wymagałoby dodatkowych kosztów przeznaczonych na podróż, zakwaterowanie czy rezerwację miejsc. Wykorzystali oni ClickMeeting jako wewnętrzne narzędzie, dzięki któremu wszyscy pracownicy, rozsiani po całej Polsce, są informowani na bieżąco o najnowszych ofertach banku.

Spraw, aby Twoje zielone spotkanie okazały się sukcesem

Załóżmy, że zorganizowanie stacjonarnego wydarzenia jest konieczne i nie można przenieść go do sieci. Organizacja spotkania przyjaznego dla środowiska nie musi być skomplikowana lub wiązać się z całkowitym przekształceniem budżetu. Nie musi również zajmować więcej czasu.

Omówimy wszystko krok po kroku i pokażemy, jak możesz organizować eko wydarzenia, targi lub spotkania wewnętrzne poprzez odpowiednie dostosowanie zaledwie kilku elementów.

Krok 1 – wybierz miejsce spotkania

Znalezienie miejsca, które odpowiada ograniczeniom budżetowym, przewiduje liczbę uczestników i przestrzega zieloną strategię, nie jest kłopotliwe, chyba że rozważasz bardzo odległe lokalizacje. Jednym z kluczowych elementów, które powinieneś wziąć pod uwagę, jest umiejscowienie spotkania.

Upewnij się, że wydarzenie będzie znajdować się w pobliżu środka transportu publicznego. Takie miejsca są zazwyczaj świetnie połączone z siecią hoteli w okolicy. Zachęci to uczestników do wyboru autobusu niż taksówki lub własnego samochodu, a w rezultacie pomoże zmniejszyć możliwe zanieczyszczenie powietrza.

Administratorzy spotkania mogą również dostarczyć informacje dotyczące zbiórki i recyklingu odpadów, energooszczędnych rozwiązań w budynku i innych programów zarządzania środowiskiem. Im więcej, tym lepiej.

Mówiąc o środowisku, przypomnijmy transport gości na spotkanie do niedawnego biura Google na Sycylii (Włochy), poświęcone kryzysowi klimatycznemu. Wydarzenie spotkało się z ogromną krytyką, ponieważ wyznaczone miejsce nie było łatwo dostępne. Uczestnicy, w większości celebryci i politycy, przybyli swoimi prywatnymi odrzutowcami (dokładnie 114 maszyn według włoskiej prasy), ogromnymi jachtami oraz drogimi super samochodami. Mówi się, że podczas wydarzenia wyprodukowano 800 ton dwutlenku węgla.

Zachęciło to do prowadzenia dyskusji dotyczącej wpływu człowieka na zanieczyszczenie powietrza, a przyczynili się do tego celebryci biorący udział w spotkaniu.

Krok 2 – zachęć uczestników do korzystania z hoteli przyjaznych środowisku

Po zaproszeniu uczestników do wydarzenia możesz zasugerować różne opcje zakwaterowania. Wybierz obiekty, które oferują rozwiązania przyjazne środowisku. Ponownie zadaj sobie następujące pytania: Czy miejsca noclegowe znajdują się blisko transportu publicznego? Czy są one certyfikowane jakimikolwiek systemami zarządzania środowiskowego, takimi jak EU Ecolabel lub Green Key? Jakie kroki podejmują, aby oszczędzić energię, wodę i jedzenie? Czy personel hotelu jest zaangażowany w działania na rzecz środowiska?

Dobrą wiadomością jest to, że zrównoważony rozwój stał się silnym punktem sprzedaży dla hotelarzy, którzy z kolei lubią podkreślać swoje działania w walce o lepsze środowisko.

Znana sieć hoteli, Marriott International, wprowadziła politykę zrównoważonego rozwoju i redukcji wpływu na środowisko poprzez program 2025 Goals. Marriott twierdzi, że chce stać się globalnym liderem w dziedzinie hotelarstwa, co pokazuje, że odpowiedzialne zarządzanie hotelami może mieć pozytywny efekt na środowisko. Takie podejście jest szczególnie istotne, ponieważ sieć posiada ponad 7000 obiektów w 131 krajach na całym świecie. Jest to trzecia co do wielkości sieć hoteli.

Krok 3 – znajdź lokalnych dostawców cateringowych

Catering może być najbardziej kłopotliwym aspektem organizacji konferencji – głównie dlatego, że generuje tysiące kilogramów odpadów. Idealnym rozwiązaniem jest znalezienie dostawców organicznego jedzenia w celu zmniejszenia kosztów transportu oraz emisji dwutlenku węgla. Dobrą praktyką jest wcześniejsze zapytanie uczestników o ich preferencje żywieniowe. Przy ustalaniu menu warto wziąć pod uwagę wszelkie tradycje kulturowe i religijne. Jeśli jest to możliwe, zapewnij wystarczającą ilość opcji wegetariańskich, wegańskich lub niezawierających mleka.

Bardzo często posiłki są serwowane w jednorazowych plastikowych pojemnikach. Jednak coraz więcej firm cateringowych zapewnia produkty niewykonane z plastiku, lecz nadal nadające się do recyklingu. Czasami najlepszym rozwiązaniem jest podawanie pojedynczych próbnych porcji obiadowych, w celu zmniejszenia ilości odpadów spożywczych, a zamiast talerzy używanie pudełek.

W przypadku napoi skup się na zaproponowaniu filtrowanej wody z kranu lub zastosowaniu dystrybutorów. Jedną z rzeczy, na którą należy zwrócić szczególną uwagę, są produkty sprawiedliwego handlu, czyli kawa, herbata oraz cukier. Wspomniane certyfikaty zapewniają wysoką jakość produktów i, co ważniejsze, oferują rolnikom lepsze warunki pracy.

Krok 4 – zadbaj o szczegóły

Typowy dzień uczestników wydarzenia wygląda mniej więcej tak:

Goście przybywają na miejsce (mamy nadzieję, że zrobią to pieszo), otrzymują plastikową plakietkę z imieniem, butelkę wody, trzy ulotki okolicznościowe wraz z mapą kampusu, spacerują wśród wystawców, zabierają kilka dodatkowych ulotek, słodyczy, wizytówek i gadżetów. Do co najmniej połowy z tych rzeczy już nigdy nie wrócą.

Nie marnuj papieru, jeśli masz taką możliwość. Dla 2500 uczestników musisz prawdopodobnie wydrukować około 7500 ulotek (mapy obiektów, program wydarzenia itd.), które można z łatwością przenieść do aplikacji online. Jest to 15 zwojów papierów oraz 207 kg CO2 mniej – nie wspominając o kosztach.

Prowadzenie ogromnych konferencji online

Najbardziej ekologicznymi konferencjami są te prowadzone w Internecie. Jest to jak najbardziej możliwe, aby zorganizować konferencję przy użyciu oprogramowania webinarowego. Zamiast rozplanowywać sposób transportu, zakwaterowania, miejsca, cateringu, czy też materiałów, możesz zaprosić uczestników do dołączenia do wydarzenia z ich własnych domów (lub biur). Ogromne webinary nie są nowością dla ClickMeeting. W jednym z naszych poprzednich artykułów możesz przeczytać opowieści klientów, którzy z powodzeniem przeprowadzili ogromne konferencje bez marnowania czasu i pieniędzy na tradycyjne wydarzenia.

Jeśli jesteś gotowy rozpocząć ekologiczne spotkania i organizować je na zupełnie nowym poziomie, załóż konto na naszej platformie ClickMeeting i testuj je za darmo przez 30 dni.