Webinary i SMS-y łączą siły! Nowe podejście do omnichannel

Kluczowe wnioski:

• SMS nie jest martwy – open rate na poziomie 97-98% i to zazwyczaj w ciągu pierwszych 3 minut sprawiają, że to wciąż jeden z najskuteczniejszych kanałów dotarcia do odbiorcy.
• Webinary mają się świetnie – według raportu State of Online Events 2025 liczba sprzedanych biletów na płatne webinary wzrosła o 24% rok do roku, a przychody organizatorów – o 40%.
• Nawet 40% zarejestrowanych uczestników nie pojawia się na webinarach – najczęstszy powód to zwykłe zapomnienie. SMS wysłany w odpowiednim momencie skutecznie to zmienia.
• Połączenie SMS + e-mail + webinar to strategia omnichannel, która działa – każdy kanał dociera do odbiorcy inaczej i w innym momencie decyzyjnym.
• ClickMeeting wprowadził dodatek z przypomnieniami SMS – przypomnienia są wysyłane bezpośrednio z poziomu platformy webinarowej, bez potrzeby integracji z zewnętrznymi narzędziami.
• Najlepszy moment na SMS to 1–2 godziny przed startem eventu – wtedy decyzja o dołączeniu jest najświeższa i najtrudniej ją odłożyć.

Skąd wziął się mit o śmierci SMS-ów i webinarów?

Każde narzędzie marketingowe przeżywa swój moment glorii, po którym media branżowe zaczynają pisać o jego zmierzchu. SMS-y zostały skazane na śmierć, gdy pojawiły się komunikatory, takie jak WhatsApp, Messenger, później Stories i Reelsy. Webinary miały zniknąć po pandemii, gdy „zmęczenie ekranem” stało się oczywiste, a wydarzenia online coraz częściej powracały do stacjonarnych lokalizacji.

Problem z tymi nekrologami jest jeden: nie sprawdzają się w zderzeniu z danymi. Zanim skreślisz jakikolwiek kanał, warto zapytać – czy on naprawdę nie działa, czy po prostu nie jest dobrze używany?

Dziś już chyba nikt nie ma wątpliwości, że SMS marketing działa. Prostota jest siłą SMS-a – nie wymaga instalacji, nie potrzebuje internetu (w wielu przypadkach), dociera na każdy telefon. I co najważniejsze z perspektywy marketera: jest odczytywany.

Open rate SMS-ów oscyluje wokół 97–98%. Dla porównania – za dobry uznamy zapewne e-mail marketingowy, który przekroczy 30%. Co więcej, statystyki pokazują, że SMS jest czytany średnio w ciągu 3 minut od doręczenia. Żaden inny kanał nie działa tak natychmiastowo.

Co mówią dane o webinarach?

Teraz porozmawiajmy chwilę o pogłoskach dotyczących śmierci webinarów. Tak, one też są grubo przesadzone! A najlepszym dowodem jest nasz raport State of Online Events. Komplet danych znajdziesz tutaj:

Średniy event trwa 106 minut i gromadzi 75 uczestników. Segment płatnych webinarów rośnie szczególnie dynamicznie: liczba sprzedanych biletów wzrosła o 24% rok do roku, a łączne przychody organizatorów – o 40%. Rekordowy przychód z jednego wydarzenia wyniósł 155 810 zł. Jeden organizator zarobił w ciągu roku 1 469 517 zł wyłącznie na płatnych webinarach.

Webinary to wciąż jeden z najbardziej efektywnych kanałów pozyskiwania leadów i budowania relacji z klientami. Jedna z firm pozyskała w ciągu roku 81 018 leadów poprzez webinary. Dobre wydarzenie potrafi przyciągnąć 6 500 uczestników w ramach jednej kampanii.

Dlatego nie ma co czekać, po prostu załóż bezpłatne konto testowe ClickMeeting i przekonaj się, ile można wyciągnąć z webinar marketingu!

Jak liderzy rynku łączą webinary z komunikacją wielokanałową?

Organizatorzy, którzy osiągają najlepsze wyniki, nie traktują webinaru jak odizolowanego eventu. Budują wokół niego ekosystem komunikacji: strona rejestracyjna, sekwencja e-maili z przypomnieniami, posty w mediach społecznościowych, followupy, zaproszenia na kolejne webinary… A potem cykl się powtarza. Każdy z tych kanałów pełni inną funkcję i dociera do odbiorcy w innym momencie jego ścieżki decyzyjnej.

Oczywiście w tym procesie jest kilka momentów krytycznych, a jednym z nich jest okres pomiędzy rejestracją na wydarzenie a jego rozpoczęciem. Od tego, czy rejestrant stanie się uczestnikiem, naprawdę sporo zależy. I właśnie dlatego wprowadzamy nowy sposób przypominania o nadchodzącym webinarze!

Dlaczego 60% uczestników nie pojawia się na webinarach?

To jeden z najbardziej frustrujących problemów organizatorów eventów online. Inwestujesz w promocję, budujesz stronę rejestracyjną, wysyłasz e-maile, a w dniu eventu odnotowujesz, że do pokoju webinarowego wchodzi połowa zapisanych. Czasem mniej. Przykładowo: średnia konwersja dla webinarów marketingowych, które organizujemy w ClickMeeting, wynosi ok. 39%.

Powodów jest kilka – niektórzy rzeczywiście zmieniają plany, inni rejestrują się impulsywnie i zapominają o wydarzeniu. I zwykle właśnie to roztargnienie jest najczęstszą przyczyną nieobecności. Na szczęście jest również całkiem proste do wyeliminowania. Jeśli ktoś naprawdę chciał uczestniczyć w evencie, ale zwyczajnie zapomniał – jedno skuteczne przypomnienie wystarczy.

Dlaczego e-mail już nie wystarcza jako jedyne przypomnienie?

E-mail nadal jest ważnym elementem komunikacji przed webinarem, ale ma swoje ograniczenia. Skrzynki odbiorcze są przepełnione. Filtry antyspamowe coraz agresywniej przekierowują wiadomości marketingowe do folderu z promocjami. A nawet jeśli mail trafi do głównej skrzynki, może zostać przeoczony w gąszczu kilkudziesięciu innych wiadomości.

Dlatego e-mail warto uzupełnić środkiem komunikacji, który działa inaczej. SMS pojawia się na ekranie blokady telefonu, jest zwykle odczytywany natychmiast i nie wymaga od odbiorcy żadnego wysiłku poza jednym kliknięciem w link do pokoju webinarowego.

Jak wygląda skuteczna strategia omnichannel dla webinarów?

Omnichannel w kontekcie webinarów to konkretna sekwencja działań, które prowadzą uczestnika od pierwszego zetknięcia z wydarzeniem aż do momentu wejścia do pokoju webinarowego, a nawet dalej: do follow-upów po evencie, które zamieniają uczestnika w klienta lub bardzo gorącego leada.

Każdy etap tej ścieżki wymaga innego narzędzia i innego komunikatu. Oto, jak to może wyglądać w praktyce:

• Zaproszenie (ok. 14 dni przed): e-mail z pełnym opisem, agendą, informacją o prelegencie i linkiem do rejestracji. Do tego reklama w social media.
• Pierwsze przypomnienie (48–72h przed): e-mail z krótkim zarysem tego, czego uczestnik się dowie, i linkiem do dodania wydarzenia do kalendarza.
• Przypomnienie dzień przed: krótki e-mail – termin, link, jeden konkretny powód, żeby przyjść.
• SMS 1–2 godziny przed startem: kilka zdań i link do pokoju. Działa dokładnie wtedy, gdy zapada decyzja o dołączeniu.
• Follow-up do 24h po: e-mail z nagraniem, najważniejszymi wnioskami, dodatkowymi materiałami i jednym CTA.

To nie jest skomplikowana architektura. Ale wymaga koordynacji między kanałami – i tutaj pojawia się pytanie o narzędzia, które tę koordynację umożliwiają bez konieczności żonglowania czterema różnymi platformami jednocześnie.

Przypomnienia SMS w ClickMeeting – jak to działa?

W ClickMeeting wprowadziliśmy funkcję przypomnień SMS bezpośrednio do platformy webinarowej. To oznacza jedno: nie musisz konfigurować zewnętrznych integracji ani korzystać z osobnego narzędzia do wysyłki SMS-ów. Całą komunikacją przed eventem – e-mailami i SMS-ami – zarządzasz z jednego miejsca.

Konfiguracja jest prosta: wybierasz, kiedy wiadomość ma zostać wysłana, a platforma wysyła SMS automatycznie do wszystkich uczestników, którzy podali numer telefonu przy rejestracji.

Najlepszy moment to 1–2 godziny przed startem eventu. To wtedy uczestnik jest gotowy podjąć ostateczną decyzję o dołączeniu. Wysłany wcześniej SMS może zostać odczytany i zapomniany. Wiadomość wysłana zbyt późno po prostu nie zdąży zadziałać.

Optymalną strategią jest połączenie obu kanałów, czyli i e-maili, i SMS-ów. To dwa różne mechanizmy psychologiczne, które razem domykają pętlę komunikacji.

FAQ

• Czy przypomnienie SMS zastępuje e-mailowe przypomnienia w ClickMeeting?

Nie – SMS to uzupełnienie, nie zamiennik. Platforma pozwala wysyłać zarówno automatyczne e-maile, jak i SMS-y, a oba kanały działają niezależnie. Najlepsze wyniki osiągają organizatorzy, którzy łączą oba narzędzia w jedną sekwencję komunikacji przed eventem.

• Skąd ClickMeeting bierze numery telefonów uczestników?

Numery telefonów zbierane są w formularzu rejestracyjnym, który organizator konfiguruje przy tworzeniu wydarzenia. Uczestnik podaje numer dobrowolnie. Ważne, żeby formularz zawierał informację o tym, że numer zostanie użyty do wysyłki SMS-a z przypomnieniem – to kwestia transparentności i zgodności z RODO.

• Ile kosztuje wysyłka SMS-ów przez ClickMeeting?

Przypomnienia SMS to płatny dodatek do konta. Aktualny cennik znajdziesz w sekcji dodatków w panelu konta ClickMeeting.

• Jaki jest optymalny czas wysyłki SMS-a przed webinarem?

Dane wskazują, że najlepszy efekt daje SMS wysłany 1–2 godziny przed startem eventu. Wiadomość trafia do uczestnika, gdy faktycznie podejmuje decyzję o udziale.

• Czy SMS marketing jest zgodny z RODO?

Tak, pod warunkiem że spełnione są wymogi formalne: uczestnik podaje numer dobrowolnie, ma świadomość, że otrzyma SMS-a, i może w dowolnym momencie zrezygnować z takiej komunikacji. ClickMeeting – jako platforma przechowująca dane na europejskich serwerach – spełnia wymogi RODO. Organizator jest jednak odpowiedzialny za poprawne sformułowanie zgody w formularzu rejestracyjnym.

• Jak duży jest problem nieobecności uczestników na webinarach?

Statystyki pokazują, że nawet 60% osób zarejestrowanych na webinar nie pojawia się na wydarzeniu. Najczęstszy powód to nie zmiana planów, lecz zwykłe zapomnienie. To oznacza, że duża część uczestników jest potencjalnie do odzyskania – wystarczy skuteczne przypomnienie we właściwym momencie.

• Czy webinary nadal są skutecznym kanałem marketingowym?

Tak. Dane z raportu State of Online Events 2025 jednoznacznie potwierdzają pozytywny trend: liczba sprzedanych biletów na płatne webinary wzrosła o 24% rok do roku, przychody organizatorów o 40%. Webinary to wciąż jeden z najefektywniejszych kanałów pozyskiwania leadów i budowania relacji z klientami w modelu B2B i B2C.

• Ile leadów można pozyskać przez webinary?

To zależy od skali działań, tematu i jakości promocji. Rekordzista pozyskał w ciągu roku 81 018 leadów poprzez webinary. Jeden event zgromadził 6 500 uczestników jednocześnie.

• Czy SMS jako kanał jest skuteczny w B2B?

Tak, choć wymaga dobrego kontekstu. SMS wysłany do osoby zarejestrowanej na webinar B2B – gdzie uczestnik sam wyraził zainteresowanie tematem – działa bardzo dobrze. Kluczem jest relewantność i właściwy timing, nie branża odbiorcy.

• Jak szybko można wdrożyć przypomnienia SMS w ClickMeeting?

Konfiguracja przypomnień SMS zajmuje kilka sekund i odbywa się bezpośrednio w interfejsie platformy przy tworzeniu wydarzenia. Nie wymaga integracji z zewnętrznymi narzędziami ani wiedzy technicznej – to ustawienie dostępne dla każdego organizatora korzystającego z ClickMeeting.

Artykuł reklamowy powstały we współpracy z ClickMeeting.