5 państw w 2 dni – czyli o skutecznych eventach za granicą słów kilka

Eventy za granicą to zwyczajowo taki typ realizacji, o którym marzy każdy event manager. Zazwyczaj wydarzenia poza Polską organizowane są przez lokalne działy marketingowe, które w swoich kampaniach chcą wyjść na skalę europejską oraz dążą do zaprezentowania swojej marki na dużych i prestiżowych wydarzeniach. Wielu producentom zależy, aby w ramach własnego rozwoju, regularnie wyjeżdżać do innych państw i realizować tam projekty. Natomiast jak organizuje się eventy zagraniczne? Czy możemy to rozpatrywać w kategoriach – prostsze albo bardziej skomplikowane? W endorfina events często pracujemy za granicą – osobiście zrealizowałam już przynajmniej kilkanaście różnorodnych wydarzeń poza Polską. I już odpowiadam na wspomniane pytania.

Poznaj podwykonawcę swego, jak siebie samego

Po pierwsze podwykonawcy i poziom świadczonych usług. Każdy projekt, niezależnie od stopnia złożoności, wymaga współpracy z różnorodnymi podwykonawcami – od firm cateringowych, przez scenografów, nagłośnienie, czy firmę sprzątającą. Lokalnie współpracujemy z partnerami zewnętrznymi, z którymi mamy już wspólne doświadczenia lub są to firmy rekomendowane ze względu na oferowaną jakość przez innych, sprawdzonych partnerów.

Podczas realizacji eventu za granicą kluczowym wyznacznikiem będzie research w internecie, czytanie recenzji na stronach www i uzyskane portfolio. Tutaj duży nacisk kładę na uważność i zadawanie jak największej ilości pytań – warto sprawdzić wszystkie niejasności, niż później rozwiązywać problemy. Oczywiście – możemy dostać również rekomendacje od lokalnych firm. Jednak nie będzie to ten sam poziom relacji, jak z firmą, z którą zrealizowaliśmy załóżmy 50 różnych realizacji na przestrzeni roku.

Co więcej, same dostarczane produkty, pomimo dokładnego briefingu, mogą się różnić od naszych lokalnych, ze względu na inne standardy. Przykładowo – ekologiczne opakowania do cateringu. W Polsce najbardziej popularnym rozwiązaniem jest użycie naprawdę dobrze wyglądających opakowań kraftowych, zachowujące pewien poziom. W innych państwach odpowiednikiem mogą być tacki papierowe (jak do grilla). Obie wersje teoretycznie spełniają założenia, jednak różnią się diametralnie.

Drugim przykładem są nowinki technologiczne. Podczas jednej z realizacji w Bukareszcie firma techniczna pokazywała mi nowość, którą zrobili jako pierwsi w kraju i była to zakrzywiona dioda, która u nas w tamtym momencie była już od kilku dobrych lat na rynku. Polecam zawsze prosić o dokładny opis wszystkich rzeczy z uzupełnieniem zdjęciowym.

Dlaczego HYROX przyciąga uwagę sponsorów?

Dwa lata temu organizowaliśmy w endorfinie w Londynie event związany z premierą wyczekiwanej przez wielu gry. Największym wyzwaniem nie były panujące wtedy obostrzenia pandemiczne – a właśnie znalezienie dobrych dostawców. W związku z globalną sytuacją oraz brytyjskim Brexitem, liczba podwykonawców (m.in. od cateringu) znacznie zmalała, również ze względu na kwestie logistyczne.

Miejsce – każde zakamarki, każde wymagania

Wizja lokalna! Zawsze jako punkt obowiązkowy każdej realizacji. Pomimo często sporych kosztów logistycznych w porównaniu do wizji lokalnej w Polsce, gdzie jesteśmy w stanie przejechać do miejsca realizacji taksówką lub maksymalnie pociągiem – wizja lokalna to must have. Brak znajomości miejsca zwiększa liczbę potencjalnych zagrożeń. Dlatego kluczowe jest zapoznanie się z nim, dokonanie odpowiednich pomiarów i sprawdzenie wszystkich ważnych dla nas kwestii (od metrażu, przez złączki prądu i dojście wody, po wyjścia ewakuacyjne).

Najlepszym rozwiązaniem jest również wykonanie takiej wizji lokalnej w danym miejscu już z wybranymi lokalnymi-podwykonawcami. Maile i spotkania na Teamsach nigdy nie zastąpią kontaktu face to face i omówienia tematu na miejscu (z możliwością wskazania konkretnych elementów).

Przygotowując strefę dla jednego z naszych klientów na węgierskim festiwalu Sziget w centrum Budapesztu, jeszcze przed realizacją zweryfikowaliśmy teren, na którym będzie stała strefa, możliwość dostaw – wjazdy, parkingi i odległości do nich, dostępność prądu oraz całe zabezpieczenie festiwalu. Sprawiło to, że nic nie zaskoczyło nas po przyjeździe na teren festiwalu i podczas samych montaży.

Kosztorys – w każdej walucie ważny tak samo

Trzecią dobrą praktyką jest kalkulacja wycen zarówno u lokalnych, jak i polskich dostawców. W zdecydowanej większości realizacje zagraniczne odbywają się w Europie. Obowiązuje tu euro, gdzie koszty podwykonawców często są powalające dla nas i dla Klienta, który płaci za projekt w złotówkach, a co gorsze – posiada budżet w złotówkach.

W wielu przypadkach dalej bardziej opłaca się zakontraktowanie dostawców z Polski, nawet przy obecnych cenach paliwa oraz kosztom towarzyszącym (nocleg, dieta). Daje nam to również duży komfort oraz bezpieczeństwo, odwołując się do punktu numer jeden. Co więcej jakość dostarczanych usług przez polskich podwykonawców jest naprawdę na bardzo wysokim poziomie. Zarówno względem używanych półproduktów i wykonywanych elementów, jak komunikacji, współpracy i kompetencji miękkich.

Kluczowa jest dokładna weryfikacja wycen i obowiązujących praw (też celnych i też podatkowych). W zależności od Państwa oraz przynależności do Unii Europejskiej (lub jego braku), należy weryfikować wyceny podwykonawców oraz konieczność doliczenia lokalnego podatku. W niektórych przypadkach możliwe jest zwolnienie podatkowe po przedstawieniu certyfikatu rezydencji podatkowej przez partnera, który ma świadczyć nam usługi. Jest to uzależnione również od profilu działalności podwykonawcy oraz konkretnej usługi, którą dla nas wykonuje. Najlepiej za każdym razem jednorazowo sprawdzać tą kwestię ze specjalistami w dziedzinie finansów. Natomiast przy podatkach wynoszących średnio 20% jest to naprawdę istotne w skali całego kosztorysu i jakiekolwiek zaniedbanie może być tragiczne w skutkach.

Kultura pracy – co kraj to obyczaj

Organizując wydarzenia za granicą należy również pamiętać, że często beneficjentami jest społeczność lokalna. Istotne jest, aby przewidzieć to, na przykład tworząc agendę wydarzenia. Na podstawie własnych doświadczeń polecam w krajach południowych (w tym przypadku Grecja) wydłużyć proces rejestracji. Spóźnianie się jest w niektórych miejscach normalnym obyczajem. To samo tyczy się również cateringu oraz dobieranego menu, czy hospitality dla gości, w zależności od gości.

Różnice kulturowe to też często wyzwaniem we współpracy z podwykonawcami. Zaczynając od języka, gdzie zdarza się, iż nie wszędzie partnerzy mówią po angielsku lub, tak jak w krajach bałkańskich, gdzie większość stron internetowych jest lokalna i na przykład wypożyczalnie mebli mają tylko oferty w cyrylicy. Wyzwaniem są też często osobowościowe różnice kulturowe – na przykład trzymanie się harmonogramu i ustalonego timingu – w krajach, w których dominuje słońce, wysoka temperatura i nastawienie La Dolce Vita, lepiej planować wszystko o godzinę wcześniej, niż byśmy chcieli.

Podsumowując, realizacja wydarzeń zagranicznych oprócz naprawdę ekstremalnie ciekawych wyzwań, prestiżu, splendoru i chwały jest obarczona wieloma znakami zapytania, które należy mieć z tyłu głowy. Również trzeba wykazać się podwójną, jak nie potrójną czujnością. Natomiast nie można odmówić, że jest to super ciekawa przygoda i każdy powinien ją chociaż raz przeżyć w swoim producenckim życiu.

 

PS Strefy festiwalowe – czyli jak marki prezentują się na imprezach plenerowych

W tradycję festiwali muzycznych wpisała się obecność marek, które w specjalnie zaaranżowanych strefach zapewniają odbiorcom rozrywkę między koncertami. Na jakie wyzwania i trendy muszą odpowiedzieć brandy i agencje eventowe, budując angażujące strefy festiwalowe?

PS2 Chcesz skutecznie wypromować wydarzenie online? Są na to sposoby!

Organizując wydarzenia online, zapewne chcesz, żeby wzięło w nich udział jak najwięcej osób, dlatego przemyślana strategia promocyjna jest tak ważnym elementem planowania. Istnieje wiele sposobów i narzędzi, które zapewnią skuteczną reklamę zarówno małych, np. specjalistycznych, jak i dużych masowych eventów online.