5 prostych porad jak zorganizować konferencję marketingową

Musisz pamiętać o kilku elementach, bez których jesteś skazany na porażkę. Oto one!

1. Stwórz koncepcję spotkania

Konferencja jest szczególnym rodzajem spotkania, którego organizację należy rozpocząć od drobiazgowego przemyślenia całej koncepcji. Co to oznacza w praktyce? Należy odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie: „W jakim celu i dla kogo organizuję event?”. Temat spotkania powinien być atrakcyjny i odpowiadać na aktualne potrzeby rynkowe. Wybrana tematyka zadecyduje o tym, jakich prelegentów zaprosisz, a obecność znanych w branży ekspertów na pewno w pozytywny sposób wpłynie na ilość gości.

Tematyka zadecyduje także o profilu gości, a co za tym idzie, także o wyborze miejsca konferencji. Jeśli naszymi gośćmi będą przedstawiciele branży motoryzacyjnej, warto poszukać nowoczesnego centrum konferencyjnego o powierzchni na tyle dużej, by zorganizować promocję produktów i premierę nowego modelu samochodu. Salami takimi w Warszawie dysponują hotele Novotel Warszawa Airport czy Sofitel Warsaw Victoria.

2. Traktuj konferencję jak biznes

A biznes musi być opłacalny! Jednym z kluczowych elementów organizacji konferencji jest budżet, który determinuje dalsze działania i jakość usług. Jako organizator w pierwszej kolejności zastanów się nad kosztami stałymi (np. noclegi, catering, honorarium prelegentów) oraz zmiennymi (koszty, które w dalszej kolejności możemy ponieść np. zapotrzebowanie na dodatkowe posiłki, ręczniki).

Wybrana tematyka zadecyduje o tym, jakich prelegentów zaprosisz, a obecność znanych w branży ekspertów na pewno w pozytywny sposób wpłynie na ilość gości.

Lidl uruchomił sklep na pięć dni. Rockowa Wyspa działa przez całą dobę

Jeśli mamy takie możliwości, warto poszukać dodatkowego wsparcia finansowego – w zależności od typu imprezy mogą to być sponsorzy związani z branżą, dla których obecność na konferencji stanie się doskonałą reklamą lub dotacje, fundusze unijne. Jak obniżyć koszty, kiedy dodatkowego wsparcia nie mamy? Pomysłów jest wiele. Warto negocjować ceny z podwykonawcami, zebrać jak najwięcej ofert i porównać je ze sobą. Zaoszczędzić można nawet dzięki elastycznemu podejściu do terminu spotkania – po sezonie cena rezerwacji wielu obiektów jest niższa.

Nowatorskim i logistycznie efektywnym pomysłem jest stworzenie aplikacji mobilnej, która umożliwia uczestnikom rejestrację, sprawdzenie programu czy biografii prelegentów. To rozwiązanie jest tańsze i bardziej funkcjonalne niż drukowanie ulotek z programem, które wędrują do kosza, kiedy uczestnik nie przyjedzie lub pojawią się nieprzewidywalne zmiany w harmonogramie.

3. Znajdź najlepszą lokalizację

Ogromny wpływ na powodzenie wydarzenia ma wybór miejsca. Poza wyglądem i standardem obiektu, trzeba ocenić możliwości dojazdu i zadbać o wystarczającą liczbę miejsc parkingowych. Paulina Kalinowska reprezentująca Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels w Polsce zdradza, na co jeszcze warto zwrócić uwagę organizując konferencję – Bez wątpienia elementami, które wpływają na ocenę spotkania i decydują o jego powodzeniu są lokalizacja, catering, jak również pomieszczenia, w których odbędzie się szkolenie. Moi Klienci często sami wskazują konkretne miejsce czy region, w którym powinien być zorganizowany event – uzależnione jest to od odległości do siedziby Klienta finalnego, możliwości dojazdu itp. W przypadku naszej sieci mamy w czym wybierać – dysponujemy hotelami od 1* do 5*. Obiekty są zlokalizowane nie tylko w centrach miast, ale również blisko lotnisk czy atrakcji turystycznych w poszczególnych miastach. Dodatkowo posiadamy obiekty, w których istnieje możliwość zorganizowania eventu także na świeżym powietrzu, mimo położenia w samym centrum miasta jak np. Novotel Warszawa Airport, Novotel Poznań Malta czy Novotel Gdańsk Centrum.

Niezwykle ważną rolę pełni funkcjonalna infrastruktura obiektu umożliwiająca dowolną aranżację, czyli zmianę wielkości i układu sali, ustawienia krzeseł, oświetlenia i nagłośnienia. Zwróćmy uwagę na ilość i dostępność gniazd prądu, akustykę, przestrzeń na garderobę dla artystów, bliskość i ilość toalet, pojemność szatni itd.

Standardem w przypadku obiektów konferencyjnych są zaawansowane usługi multimedialne i wyposażenie audiowizualne, ale warto sprawdzić dokładnie jaki sprzęt jest zawarty w cenie wynajmu, a za co trzeba będzie zapłacić dodatkowo. Może się okazać, że początkowo atrakcyjny koszt wynajęcia sali znacznie wzrośnie po dodaniu wszystkich dodatkowych opłat związanych z wynajęciem nagłośnienia i pozostałego sprzętu.

4. Nie zapominaj o promocji

Co z tego, że zaplanujesz świetną konferencję, jeśli nikt się o niej nie dowie? Organizując konferencję branżową warto przemyśleć, gdzie się reklamować i jaką strategię marketingową przyjąć. Poinformuj media o tematyce konferencji, terminie oraz zaproszonych gościach. Podstawą jest strona internetowa zawierająca wszystkie informacje na temat organizowanej imprezy, które muszą być na bieżąco aktualizowane.

Zastanów się, jak jeszcze możesz dotrzeć do potencjalnych uczestników! Zadbaj o bazę mailingową i wysyłaj newslettery, podejmij współpracę z patronami medialnymi, przygotuj ciekawe materiały informacyjne, zorganizuj konferencję prasową, wykorzystaj media społecznościowe. Skuteczna promocja imprezy przyciągnie uczestników.

5. Zachowaj spokój

Pamiętaj, że nie wszystko uda ci się przewidzieć – awaria sprzętu, niespodziewana przerwa między przemowami prelegentów, spóźnienia to sytuacje, które ciężko przewidzieć, ale musisz być na nie gotowy. Nie zapominaj też o feedbacku! Daj uczestnikom szansę na wyrażenie swoich opinii – te wskazówki mogą okazać się bezcenne i zmienić twój punkt widzenia.

Dobrze zorganizowana konferencja może stać się doskonałą wizytówką dla organizatora, dlatego zadbaj, by była na dopięta na ostatni guzik!