Jak usprawnić zarządzanie finansami w agencji

Jeśli jesteś freelancerem, kierujesz małą agencją reklamową lub public relations, to najprawdopodobniej masz trudności z zarządzaniem finansami i od czasu do czasu ocierasz się o utratę płynności finansowej. Skąd moje przypuszczenie? Po pierwsze, prowadzisz biznes w Polsce – kraju niezmiennie znajdującym się wysoko w rankingach czasu oczekiwania na uregulowanie faktur. Po drugie, masz większe doświadczenie w reklamie lub PR niż w finansach. Po trzecie, działasz w branży, gdzie prawie wszystkie transakcje zawierane są z odroczonym terminem płatności i rzadko kiedy regulowane na czas. Co możesz zrobić, aby poprawić płynność finansową swojej agencji?

Sprawdź wzory umów

Zakładam, że oszacowałeś właściwie swoje koszty i ustaliłeś swoje marże na takim poziomie, aby agencja przynosiła przyzwoity zysk w sytuacji, gdy klienci płacą na czas. Opowiem więc o tym, co robić, aby zabezpieczyć się przed sytuacjami, gdy kontrahenci okazują się nieterminowi.

W pierwszej kolejności sprawdź wzory umów, które zawierasz z klientami. Na polskim rynku nie istnieje jeden model, według którego są one zawierane. Każda agencja podchodzi do tego trochę inaczej i negocjuje z klientami warunki szczegółowe. Może zatem warto przemyśleć dotychczas proponowane warunki?

Jakie terminy płatności proponujesz klientom? Czy mogą być krótsze? Terminy płatności to jeden z elementów umowy, one również mogą podlegać negocjacjom. Przykładowo, jeśli klient oczekuje 30-dniowego terminu płatności to niech wie, że będzie się to dla niego wiązało z dodatkową opłatą. Analogicznie, jeśli zgodzi się płacić w terminie 7-dniowym zaoferuj niewielki rabat.

Mniej, ale częściej

Inne rozwiązanie warte rozważenia, to podzielenie projektu na wiele etapów, po których następuje płatność. Właściwie dlaczego klient ma zapłacić dopiero po zakończeniu tego trzymiesięcznego projektu? Niektóre firmy programistyczne, stosujące tzw. zwinne metodyki zarządzania projektami, przyjęły jeszcze inny model – rozliczają się z klientami nawet co dwa tygodnie, po tzw. sprintach.

„Supermoce w podróży”: Bank Pekao S.A. zaprasza do konkursu i podróży z Kontem Przekorzystnym

W przypadku krótszych projektów płatność można rozbić przynajmniej na dwie części – zaliczkę oraz resztę wynagrodzenia. Tak rozliczają się na przykład niektóre studia projektujące grafikę. Nad tym rozwiązaniem powinny zastanowić się szczególnie agencje i freelancerzy, którzy jeszcze w trakcie trwania zlecenia oddają klientowi „produkty” gotowe do wykorzystania, np. projekty graficzne. Niestety doświadczenie życiowe pokazuje, że motywacja klientów do szybkiego regulowania należności spada, gdy otrzymają przedmiot zamówienia.

Instrumenty finansowe

Najprostszym instrumentem finansowym, który ułatwia zachowanie płynności finansowej jest kredyt obrotowy. Pewnie większość czytelników miała z nim do czynienia, więc nie będą rozwijał tego tematu ponad jedną radę – nie przyzwyczajajcie się do niego za bardzo, bo może okazać się kosztowny i/lub bank pewnego dnia może wam go wypowiedzieć. Zwykle w najgorszym dla was momencie, czyli wówczas, gdy zadłużenie jest największe.

Sposobem na to, aby zagwarantować sobie otrzymanie wynagrodzenia w terminie jest faktoring. Faktor wykupuje od twojej firmy nieprzeterminowane wierzytelności i bierze na siebie ich egzekucję od twojego kontrahenta.

Bardziej elastyczną alternatywą dla faktoringu jest metoda płatności inviPay. Faktoring jest usługą post factum, czyli wykonałeś usługę, masz fakturę i możesz przekazać ją do faktoringu, aby otrzymać pieniądze wcześniej. Firmy faktoringowe wymagają jednak od swoich klientów określonej wysokości obrotów – małe agencje i freelancerzy prawie na pewno nie będą spełniać tych wymagań. Dodatkowo musisz wcześniej określić u faktora, że będziesz zlecał do finansowania faktury dla tego konkretnego kontrahenta. W przypadku pojedynczych zleceń lub gdy nie mamy pewności, czy będziemy realizować kolejne projekty dla tego samego klienta, faktoring się nie sprawdza. InviPay z kolei nie wymaga podpisywania dodatkowych umów i z łatwością może być stosowany do rozliczeń pojedynczych zleceń z nowymi klientami. Nawet jeśli ich wartość nie przekracza kilkuset złotych.

„Dzwonię w sprawie tej zaległej faktury…”

A co, jeśli mimo wszystko klient nie płaci? W przypadku firm faktoringowych i inviPay możesz ten problem przerzucić na nich. W innych wypadkach windykacja jest na twojej głowie lub firmy, której to zlecisz. Zanim jednak zaczniesz oddawać „te sprawy” w ręce profesjonalistów, zastanów się, co możesz zrobić po stronie swojej agencji.

W tym przypadku również warto zacząć od przejrzenia wzorów umów. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, to powinieneś dodać do umów zapisy mówiące o tym, że prawa do wykorzystywania wyprodukowanych przez Twoją agencję materiałów klient zyskuje dopiero po uregulowaniu pełnej kwoty faktur. Nic tak nie motywuje do działania, jak zbliżający się deadline – to dotyczy także klientów.

Problem zatorów płatniczych to problem wszystkich polskich przedsiębiorców. Jeśli więc masz sposoby na radzenie sobie z przeterminowanymi fakturami i zachowanie płynności finansowej – podziel się nimi w komentarzach. Może dzięki temu Twoi partnerzy i zleceniodawcy zaczną płacić choć trochę szybciej.

 

Publikacja przygotowana w ramach współpracy z firmą inviPay.com.