Przychodzi nowy pracownik do agencji eventowej

… w najmniej spodziewanym momencie.

Oto kulisy jednego z najbardziej wymagających zawodów i rzut oka na to, jak widzą go „byli początkujący” na tym etacie. Bez ogródek, ozdobników i zbędnych straszaków. Za to szczerze i z nutką niezbędnego – jak to w każdym zawodzie bywa – poczucia humoru.

Czas, czas, czas goni nas!

To, co jako pierwsze definiuje chęć pozostania na dłużej na etacie event managera, jest moment w roku, kiedy nowy pracownik przychodzi do pracy. Branża eventowa ma bowiem zarówno swoje „gorące” okresy, jak i te spokojniejsze. Gdy więc taka osoba pojawi się w tym pierwszym, to można to śmiało porównać do wskoczenia wprost z przestworzy do lecącego na pełnej prędkości odrzutowca. Tutaj nie ma taryfy ulgowej: albo człowiek bardzo mocno „się trzyma” i po kolei wypełnia powierzone mu zadania, tak by nie wypaść z obiegu i utrzymać tempo, albo „puszcza” stery i zwyczajnie rezygnuje. – To jest największy test osobowości eventowca – mówi Aleksandra Grzanka, Manager Zarządzający w agencji PowerEvents. – Trudność polega na tym, że w sezonie takich sytuacji sprawdzających determinację nowego pracownika jest na co dzień mnóstwo. A sam sezon nie trwa tydzień czy dwa, lecz dwa, trzy, a nierzadko cztery miesiące. Ale warto zacisnąć zęby i to wytrzymać. Bo potem z kolejnym rokiem jest już o wiele łatwiej wszystko zorganizować. A satysfakcja z kolejnego dobrze zorganizowanego eventu jest ogromna.

Terminarz pod kontrolą

Tempo jest więc pierwszą „ścianą”, z jaką zderza się debiutant na stanowisku eventowca. Druga to ogromna ilość informacji, skrótów myślowych i zasad pracy w agencji eventowej, jakie musi przyswoić na początku. I to w krótkim, naprawdę bardzo krótkim czasie. Dlatego niezbędną cechą charakteru takiej osoby jest dobra organizacja pracy własnej i wszechstronność. – W tej branży najbardziej „daje w kość” tempo pracy. Osiem etatowych godzin mija tu tak szybko, jak nigdzie indziej – mówi Paweł Haberka, General Manager w agencji PowerEvents. – Od początku nowa osoba musi więc wyrobić sobie nawyk ustalania priorytetów. Po pewnym czasie uświadamia sobie, z jak wielu niuansów składa się finalny efekt eventu. Wreszcie, jak często musi zmieniać swój tok myślenia i sposób działania: w jednej chwili wciela się w rolę technika, potem wykazuje specjalistyczną wiedzą prawniczą, by finalnie stać się księgowym. Wniosek: trzeba być doskonałym obserwatorem. Tylko dzięki temu człowiek jest w stanie się czegoś szybko nauczyć, analizować i wyciągać wnioski. – Obserwowanie pracy bardziej doświadczonych kolegów pozwala wypracować własny styl działania. A gdy dodać do tego dobrze zgrany, chętny do pomocy zespół, to mimo nieprzespanej nocy spod znaku eventu taki pracownik wraca do firmy następnego ranka – dodaje Haberka.

Prawa ręka klienta (i całej reszty)

Praca w eventach wymaga też dokładności. Planując event, trzeba bardzo dokładnie wszystko przeanalizować pod kątem organizacyjno-logistycznym. Ale przydaje się tu też odrobina empatii i umiejętność wczucia się w rolę klienta. Ma on prawo czegoś nie wiedzieć i nie rozumieć, a na tym etapie nie ma miejsca na niedomówienia. Trzeba więc się przygotować na gorącą linię i bycie na każde zawołanie – czy to zleceniodawcy, czy współpracowników, czy też ekip technicznych, które przygotowują razem z agencją wydarzenie. Przydaje się wtedy cierpliwość, bo czasami trzeba czekać w nieskończoność na ofertę podwykonawcy, wiedząc, że deadline złożenia kompleksowej propozycji usługi zaraz mija.

PARKSIDE wprawił w ruch London Eye. Marka pobiła rekord Guinness World Records

Działa to też w drugą stronę: trzeba opowiadać na setki pytań klienta i dokładnie wyjaśnić najdrobniejsze szczegóły lub oczywiste fakty. Jednak taka osoba mając już podstawową wiedzę i współorganizując swój pierwszy event z pomocą doświadczonego event managera, i tak będzie zaskoczona liczbą telefonów dzwoniących w dniu imprezy. – Pamiętam na początku mojej kariery, że już przy pierwszym organizowanym przeze mnie wydarzeniu pobiłam swoisty rekord. Wykonałam i odebrałam wtedy aż 76 połączeń – mówi Sylwia Kaczmarek, Event Manager w agencji PowerEvents. – Dzwonili podwykonawcy, klient, sama też musiałam sprawdzać stan zaawansowania prac w poszczególnych segmentach. I na każde pytanie musiałam znać odpowiedź, a każdą sytuację rozwiązać dosłownie od ręki.

Doświadczenie z teoretyka czyni praktyka

Największym jednak plusem tego zawodu jest, że tempo pracy przekłada się tu na coraz większą świadomość branży u nowo zatrudnionej osoby. Doświadczenie rośnie dosłownie w tempie geometrycznym z dnia na dzień, podobnie zresztą jak kreatywność. O ile pierwsze pomysły podczas organizowanych w zespole „burz mózgów” są często nierealne lub nietrafione (czy to ze względów technicznych lub nie dopasowanych do profilu wydarzenia), to już w miarę oswajania się z tematem i przygotowania kolejnych eventów udaje się takiemu pracownikowi lepiej ocenić potrzeby i możliwości dostosowania pomysłów do realiów. Coraz bardziej skupia się na szczegółach, bo to one właśnie rzutują na całość i odbiór wydarzenia.

– Mając odpowiednią wiedzę i tym samym praktykę, event manager nie zaproponuje klientowi np. wyświetlania prezentacji z projektora na świeżym powietrzu w dzień, bo wie, że nic nie będzie widać – mówi Paweł Haberka z PowerEvents. Podobnie rzecz ma się z taką „drobnostką”, jak np.: kolor serwetek stojących na stole czy też decyzja o podaniu żurku lub zupy pomidorowej na obiad. – Z pozoru tak drobne niuanse mają ogromne znaczenie i często mogą się przerodzić w kilkudniowe narady w zespole klienta. Rolą event managera jest zaś cierpliwie czekać na konkluzję owych dyskusji. To ważne, bo takie elementy składowe rzutują na efekt końcowy. Holistyczne podejście jest więc mile widziane. Ale nie znaczy to, że każdy musi się z nim „urodzić”, bo da się je szybko wyuczyć. Już starszych specjalistów, a raczej wyjadaczy w tym zawodzie rola, by pomóc na tym etapie wypracować taki sposób myślenia u nowej osoby.

Zawód event managera to praca dla pasjonatów, świadomie wybierających ten kierunek rozwoju swojej kariery zawodowej. I jeżeli już na starcie ktoś czuje się zafascynowanym tym światem, to warto spróbować zanurzyć się w nim „po szyję”. Doświadczony zespół zawsze chętnie pomoże, a początkowe potknięcia będą podwaliną w budowie doświadczenia i stabilnej kariery. W końcu każdy zaczynał kiedyś od zera. A gratulacje i podziękowania od klienta wynagrodzą każdy trudny krok postawiony na drodze do stania się profesjonalnym event managerem.