11 wskazówek, jak zorganizować międzynarodową konferencję

fot. depositphotos.com

W ciągu swojej 20-letniej działalności, firma GetResponse organizowała i uczestniczyła w wielu czołowych konferencjach z pogranicza marketingu i technologii (MarTech), w tym ad:tech, MarketingSherpa Summit, dmexco i Digital Summit. W 2017 roku zebraliśmy nasze doświadczenia w jednym miejscu i stworzyliśmy koncepcję ResponseCon – serię międzynarodowych eventów, podczas których dzielimy się tajnikami zintegrowanego marketingu internetowego dla małych i średnich przedsiębiorstw. Organizacja eventów ResponseCon bardzo wiele nas nauczyła.

Oto 11 najważniejszych odkryć naszego zespołu.

1. Znajdź partnerów

Nawiąż współpracę z pokrewnymi firmami, wspólnotami i organizacjami, które pomogą Ci w organizacji eventu lub udzielą Ci wsparcia finansowego. Koniecznie wykorzystaj społeczności związane z tymi grupami do wypromowania Twojego eventu.

Wskazówka: Wypromuj wydarzenie przy pomocy lokalnych społeczności. Poszukaj potencjalnych uczestników eventu poprzez lokalnych partnerów, fora, spotykające się grupy dyskusyjne, grupy na Facebooku lub LinkedInie. Pamiętaj, by regularnie publikować wpisy i zaproponować duży rabat.

Lidl uruchomił sklep na pięć dni. Rockowa Wyspa działa przez całą dobę

2. Stwórz stronę WWW eventu

Stwórz landing page dla organizowanego wydarzenia. Umieść na nim wszystkie ważne informacje: o terminach, biletach, prelegentach, warsztatach i lokalizacji oraz mapę. Jeśli rozpoczniesz działania promocyjne na tyle wcześnie, że nie będziesz jeszcze znał wszystkich informacji, możesz stworzyć landing page zawierający jedynie podstawowe informacje oraz formularz zgłoszeniowy, przez który ludzie zainteresowani wydarzeniem będą mogli się zarejestrować i otrzymywać regularne aktualizacje.

Zaplanuj cykl działań marketingowych za pośrednictwem e-maila, przypominający o zbliżającym się wydarzeniu i stopniowo ujawniający informacje na jego temat.

Wskazówka: Jeśli chcesz uniknąć fali telefonów tuż przed rozpoczęciem eventu, dostarcz potencjalnym uczestnikom niezbędnych informacji za pośrednictwem internetu. Im więcej informacji zamieścisz na stronie internetowej i w e-mailach, tym mniej osób zadzwoni do Ciebie na dzień przed rozpoczęciem wydarzenia.

3. Jak najwcześniej rozpocznij rejestrację

Zacznij od umożliwienia rejestracji na wydarzenie. Szczegóły możesz ujawnić w późniejszym terminie – informacje na temat prelegentów, programu, warsztatów itd. Dawkowanie informacji na temat wydarzenia jest dobrym sposobem na rozbudzenie ciekawości potencjalnych uczestników eventu i zaangażowanie ich. Zaproponuj rabat dla tych, którzy zdecydują się na wczesną rejestrację.

Wskazówka: Otwórz rejestrację jak najwcześniej. Poinformuj o wydarzeniu z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, by ludzie mieli możliwość się o nim dowiedzieć. 50% biletów i tak sprzeda się na 2 tygodnie przed rozpoczęciem.

4. Trzymaj rękę na pulsie

Lokalizacja

Jeśli masz taką możliwość, nie rezerwuj miejsca, zanim go osobiście nie odwiedzisz. Dzięki wizji lokalnej poznasz i ocenisz je znacznie lepiej niż za pośrednictwem spaceru interaktywnego. Podczas odwiedzin upewnij się, że:

• miejsce w rzeczywistości wygląda równie dobrze jak na zdjęciach,
• miejsce jest łatwo dostępne dla wszystkich,
• parking jest odpowiednio duży,
• na miejscu jest obsługa techniczna, która umie posługiwać się odpowiednim sprzętem,
• przestrzeń można zaaranżować na potrzeby konferencji, zgodnie z Twoimi preferencjami,
• jest szybkie Wi-Fi,
• w tym samym czasie nie odbywa się tam inna konferencja (i uczestnicy Twojego eventu nie będą stali w długich kolejkach do szatni, toalety czy bufetu).

Logistyka

Organizacja wydarzenia to praca zespołowa. Nie możesz zakładać, że Twoi pracownicy zajmą się wszystkim sami. Ciągła komunikacja jest niezwykle istotna:

1. Stwórz jasny plan działania obejmujący wszystkie zadania, które muszą zostać wykonane przed rozpoczęciem eventu.
2. Spisz w jednym miejscu informacje kontaktowe do dostawców, firmy cateringowej, prelegentów itd.
3. Wszystkie ustalenia ustne potwierdzaj drogą mailową.
4. Wszystkie ustalenia mailowe potwierdzaj przez telefon.
5. Regularnie upewniaj się, że wszyscy pamiętają o terminach.

To Ty odpowiadasz za sukces tego wydarzenia, więc na Tobie spoczywa cała odpowiedzialność.

Prelegenci

Dokładnie przyjrzyj się prelegentom. To, że prelegent jest związany ze znaną marką, nie gwarantuje tego, że będzie umiał nawiązać kontakt ze słuchaczami. Upewnij się, że prelegenci posiadają odpowiednią wiedzę związaną z tematem konferencji.

Sprawdź, czy możliwe jest ułożenie wystąpień w takiej kolejności, by stworzyć spójną całość, w ramach której każde wcześniejsze wystąpienie będzie stanowiło wstęp do następnego.

Wskazówka: Na kilka dni przed rozpoczęciem wydarzenia zbierz prezentacje od prelegentów. Upewnij się, że są w odpowiednim formacie i że informacje na slajdach będą dobrze widoczne z ostatnich rzędów. Pobierz prezentacje na odpowiedni komputer i je zachowaj. Upewnij się też, że wszyscy prelegenci wiedzą, jak korzystać ze sprzętu.

5. Zadbaj o catering

Zwróć szczególną uwagę na posiłki serwowane w czasie wydarzenia. Niesmacznego posiłku nie zrekompensuje nawet najlepsze wystąpienie. Przy rejestracji zbierz informacje dotyczące alergii i nietolerancji pokarmowych oraz preferencji żywieniowych. Zapewnij doskonałe jedzenie w odpowiednich ilościach.

Wskazówka: Wybierz żywność lokalną – jest świeża, lepiej smakuje i będzie gratką dla uczestników, którzy przyjadą z daleka. Oferując lokalne produkty, wspierasz też lokalną gospodarkę i wywierasz lepsze ogólne wrażenie na uczestnikach. ResponseCon w Warszawie potwierdził, że podczas pysznego lunchu łatwo o świetne rozmowy.

6. Stwórz zgrany zespół

Zatrudnij ludzi, którzy odpowiednio zadbają o uczestników wydarzenia. Potrzebujesz pracowników, którzy będą obserwować sytuację podczas trwania wydarzenia i proaktywnie podejdą do rozwiązania ewentualnych problemów.

Upewnij się, że obsługa recepcji wie:

• gdzie znajdują się wszystkie miejsca strategiczne (np. szatnie i toalety),
• czy (i kiedy) będziesz rozsyłać uczestnikom pokazy slajdów i filmy z wystąpień,
• jaka jest nazwa sieci Wi-Fi i hasło,
• gdzie odbywają się poszczególne panele konferencji.

Wskazówka: z naszego doświadczenia wynika, że jeśli chcesz zapewnić obsługę na najwyższym poziomie, musisz zatrudnić przynajmniej 5 osób do pracy na recepcji podczas wydarzenia na 300 osób.

7. Wybierz odpowiednią osobę do poprowadzenia eventu

Najlepszy mistrz ceremonii to taki, który zna swoją widownię – to szczególnie ważne, gdy przy układaniu programu wydarzenia znaczącą rolę odgrywają miejscowe zwyczaje lub gdy trzeba rozmawiać z uczestnikami. Wydarzenie ResponseCon w Denver poprowadził Jamie Turner, autor kilku książek o marketingu i regularnym gość CNN jako ekspert w dziedzinach kreowania marki i social mediów.

Wskazówka: Charyzmatyczny prowadzący zaangażuje i ożywi tłum, będzie dbał o to, by nie było opóźnień względem programu i będzie potrafił odpowiednio zareagować, gdy pojawią się jakieś zmiany.

8. Stawiaj praktykę ponad teorią

Najważniejsze prelekcje powinny zawierać analizę konkretnych przypadków. Przywołuj jak najwięcej przykładów z własnego życia lub z życia klientów, wniosków z kampanii oraz statystyk – dzięki nim wystąpienia głównych prelegentów będą interesujące dla słuchaczy.

Podziel się wiedzą praktyczną i pomóż uczestnikom rozwinąć umiejętności, organizując warsztaty, konsultacje indywidualne, praktyczne szkolenia, dyskusje moderowane – wszystko, co wymaga większego zaangażowania niż prezentacja.

Podziel uczestników na grupy i zaproponuj im zajęcia warsztatowe – w przeciwnym razie zaczną ziewać z nudów. Warsztaty stawiają przed uczestnikami nowe wyzwania i wzbogacają program konferencji.

Dla przykładu: podczas eventów organizowanych w ramach ResponseCon w Malezji zaoferowaliśmy uczestnikom warsztaty i dyskusje moderowane analizujące konkretne przypadki, z którymi zetknęli się oni w pracy. W ten sposób pokazaliśmy im, jak mogą wykorzystać nasz produkt do własnych potrzeb.

9. Przygotuj mikrofon – najprawdopodobniej Ci się przyda

Jeśli organizujesz wydarzenie na więcej niż 100 osób, lepiej wyposaż się w sprzęt nagłaśniający. Uczestnicy siedzący w ostatnich rzędach na pewno będą Ci wdzięczni.

10. Pozostań w kontakcie z uczestnikami wydarzenia

Pozostań w kontakcie z ludźmi, którzy wzięli udział w organizowanych przez Ciebie eventach. Wyślij im linki do nagrań z prelekcji. Zaproponuj specjalny rabat na zakup biletu na następne wydarzenia i zachęć, by zaprosili na nie swoich znajomych.

Zbuduj dynamicznie rozwijającą się społeczność skupioną wokół organizowanych przez Ciebie wydarzeń. Wykorzystaj do tego media społecznościowe. By pozostać w kontakcie z uczestnikami eventów ResponseCon, stworzyliśmy grupę na Facebooku – ResponseCon community. Dzięki grupom, organizatorzy mogą łatwo nawiązać kontakt z uczestnikami, a oni mogą nawiązywać kontakty zawodowe i tworzyć osobiste relacje podczas wydarzenia i po jego zakończeniu (a nawet przed jego rozpoczęciem).

11. Zawsze miej plan awaryjny

Ostatnia sprawa… musisz przygotować się na sytuacje nie do przewidzenia. Na zakończenie przytoczę radę, którą dostałem od mojej koleżanki Darii, która ma duże doświadczenie w organizowaniu firmowych eventów. Zawsze miej plan awaryjny. Na wszystko!

Podsumowanie

W przypadku dużych wydarzeń najważniejsze jest odpowiednie przygotowanie. Podsumowując: oto 5 najważniejszych rzeczy, o których należy pamiętać przy organizacji międzynarodowego wydarzenia:

1. Zacznij wcześnie i z grubej rury: Im wcześniej uruchomisz stronę internetową wydarzenia, tym wcześniej możesz zacząć przyjmować zgłoszenia.
2. Postaw na praktykę: Zarezerwuj miejsce w programie wydarzenia dla prelegentów, którzy w swoich wystąpieniach dają rady praktyczne, a nawet pomyśl o warsztatach dla uczestników.
3. Rozmawiaj, dopracowywuj, zlecaj: Organizacja wydarzenia składa się z wielu zagadnień – od pracowników na recepcji i personelu zajmującego się sprzętem audio-video, po prelegentów i sponsorów. Komunikuj się jasno ze wszystkimi uczestnikami wydarzenia.
4. Nie zapominaj o szczegółach: Od odpowiednich posiłków, po odpowiedniego mistrza ceremonii – szczegóły mogą mieć ogromne znaczenie przy tworzeniu ogólnego wrażenia, jakie chcesz wywrzeć na uczestnikach.
5. Zawsze miej plan B: Zawsze.

Mam nadzieję, że powyższe wskazówki ułatwią Ci organizację eventów.

Powodzenia!