Organizacja eventu wizerunkowego w 6 krokach

fot. depositphotos.com

Od czego zacząć jego planowanie i o czym koniecznie pamiętać już na etapie strategii?

Event wizerunkowy jest okazją do opowiedzenia marki na nowo – przedstawienia najważniejszych wartości i odwołania do jej DNA. Może to być zarówno niestandardowa prezentacja produktów, warsztaty kreatywne, zorganizowany wyjazd czy wizyta w firmie. Niezależnie od jego formy, najważniejszą częścią staje się zbudowanie relacji – zarówno z mediami, influencerami, klientami, jak i partnerami biznesowymi. Jak przyciągnąć uwagę całego otoczenia formą eventu i pozostać wiarygodnym?

1. Zacznij od strategii

Planowanie wydarzenia specjalnego najlepiej zacząć od opracowania strategii, szczególnie jeśli nie jest ono elementem szerszej kampanii. Szczegółowy plan komunikacji określi, jak poprzez event opowiedzieć o naszej marce. Takie podejście może przełożyć się także na długofalowe korzyści. Zacznijmy od opisania aktualnej kondycji komunikacyjnej i wyznaczenia najważniejszych celów biznesowych. Kolejno, na podstawie wyników wcześniejszego audytu, sformułujmy PR ideę oraz wyznaczmy grupę docelową. Następnym krokiem będzie doprecyzowanie ram przekazu – określenie narracji, dzięki której osiągniemy zamierzone cele. Ostatni etap to ustalenie narzędzi i kanałów komunikacji oraz sposobu mierzenia efektów po evencie.

2. Określ zasoby i zaangażuj pracowników

Po opracowaniu strategii – przejdźmy do określenia zakresu prac. Już na wstępie należy zdecydować, czy jesteśmy w stanie wszystkie działania wykonać samodzielnie. Być może potrzebna będzie konsultacja lub pełnowymiarowe zatrudnienie agencji eventowej. Dodatkowo postarajmy się ustanowić najważniejsze „atrakcje”, które mogą wymagać zatrudnienia dodatkowych outsourcerów, np. w zakresie obsługi technicznej, transportu, aranżacji miejsca. Niezależnie od tego wyznaczmy głównego menadżera eventu. Oszacujmy także dostępne środki – ramy budżetowe mogą znacznie ograniczyć wizje strategów. W całą realizację wydarzenia starajmy się, choćby w niewielkiej mierze, zaangażować jak najwięcej pracowników. Może to wpłynąć nie tylko na podkreślenie świadomości marki wewnątrz organizacji, ale także znacznie poprawić relacje w zespole.

Dlaczego HYROX przyciąga uwagę sponsorów?

3. Ustal miejsce oraz czas

Jednym z najważniejszych elementów jest samo miejsce wydarzenia. Najlepiej, jeśli jego charakterystyka byłaby spójna z wartościami kojarzonymi z marką. Jeśli decydujemy się na wynajem konkretnej przestrzeni – sprawdźmy, czy nie będzie ona generowała zgrzytów komunikacyjnych. Ich powodem może być np. wcześniejsza współpraca z konkurencją, zaangażowanie w sytuację społeczno-polityczną lub problemy z logistyką. Postarajmy się wyselekcjonować co najmniej kilka pożądanych miejsc. Niezwykle ważna jest także data. Aby zagwarantować wysoką frekwencję – zróbmy dokładny research eventów konkurencyjnych, uwzględnijmy kalendarz dni wolnych, a w zależności od miejsca – nawet prognozy pogody.

4. Przygotuj listę gości

Po dokładnym ustaleniu miejsca – określ najpierw ilu, a kolejno jakich gości chcesz zaprosić. Dobierz grupę, dzięki której o samym wydarzeniu dowie się jak najwięcej osób. Często są to dwa środowiska: media oraz blogerzy. Najlepiej, jeśli będą to naturalni ambasadorzy Twojej marki, z którymi już wcześniej podejmowałeś współpracę. Kilku mikroinfluencerów, którzy utożsamiają się z Twoją marką, może przekazać dobrą opinię o niej skuteczniej niż jeden wpływowy celebryta. W drugim przypadku przygotuj się również na przedstawianie często kosmicznie wysokich stawek za sam udział w evencie, bez gwarancji pozostawienia w zamian choćby relacji z wydarzenia. Oszacuj środki na płatne współprace i ewentualne zwroty poniesionych przez gości kosztów (np. dojazd). Przygotuj również rezerwową listę gości oraz rezerwę w budżecie.

5. Rozpisz szczegółowy scenariusz

Dopiero po ustaleniu kilku kluczowych elementów eventu, takich jak rekomendacje miejsc, daty i listy gości, należy sporządzić szczegółowy scenariusz. Taki plan operacyjny, swoista mapa drogowa, stanowi najważniejsze narzędzie pracy osoby zarządzającej organizacją wydarzenia. Powinien on zawierać harmonogram niezbędnych przygotowań w przeddzień eventu oraz precyzyjny program wszystkich elementów w trakcie. Dodatkowo musi dokładnie określać zakres obowiązków z przydziałem osób odpowiedzialnych za każdą „atrakcję”. Niezbędna jest także szczegółowa baza kontaktów do wszystkich gości i podwykonawców, a także oddzielny schemat postępowania w przypadku sytuacji kryzysowych.

6. Buduj i utrzymaj dobre relacje

Po przygotowaniu arsenału w postaci: założeń strategicznych, podziału obowiązków, list gości, dokładnego scenariusza i zabezpieczenia na wypadek sytuacji awaryjnych, wystarczy przejść do sprawnej realizacji. Pamiętajmy jednak, że poza sprawami technicznymi, pozostaje do zagospodarowania niezwykle istotna kwestia. Spotkanie dla przedstawicieli mediów i blogosfery, często połączone z wystąpieniami osób kluczowych to najlepsza okazja do budowania trwałych relacji. Często jest to jedyna w ciągu kilku lat szansa na bezpośredni kontakt z liderami opinii, poznanie specyfiki ich pracy oraz wzajemną wymianę doświadczeń. Zbudowane w takim kontekście zaufanie może przynieść w dłuższej perspektywie wymierne korzyści – to najlepszy fundament do długofalowej współpracy.