Branża eventowa w czasach pandemii koronawirusa

Autor: Patrycja Witkowska, Agencja Publicon

O eventach mówi się jako o złotym dziecku branży marketingowej w ostatnich latach. Wszyscy uczestniczyliśmy w procesach przez socjologów nazywanych festiwalizacją czy eventyzacją kultury. Poglądy polityczne wyrażaliśmy marszami, swój lifestyle pokazywaliśmy uczestnicząc w festiwalach, emocje współdzieliliśmy z innymi. Każdy dzień był świętem, okazją do wzięcia udziału w zbiorowym akcie wspólnoty. Dostrzegały i wykorzystywały to marki oraz marketerzy. Z taką liczbą kongresów, spotkań, wydarzeń i festiwali jak w 2019 roku, nie spotkaliśmy się nigdy. I już raczej nie będziemy mieć ku temu okazji. A na pewno nie w takiej formie. 

Rozmawialiśmy o tym z Bartoszem Bieszyńskim, przedstawicielem Sztabu Kryzysowego Branży Eventowej i Turystycznej w ramach konferencji Zawartości Online. Kilka wniosków: 

• duża część eventów przeniesie się do świata online. I tam już zostanie. 
• mimo potrzeby wspólnoty, ludzie przez dłuższy czas będą obawiali się zgromadzeń. 
• 40-60% pracowników tej branży została zwolniona bądź przebywa obecnie na bezpłatnym urlopie. Będą poszukiwali pracy w obszarach reklamy, PR i szeroko rozumianego marketingu. 
• branża eventowa powinna skupić się na tworzeniu i świadczeniu spersonalizowanych usług dla swoich klientów. 
• to czas, w którym szczególnie będziemy dbać o bezpieczeństwo organizacji imprez masowych i mniejszych wydarzeń. 
• aktualnie, jednym z ważniejszych czynników jest budowanie świadomości rynku dotyczącej tego sektora. 

Dlaczego eventy? Wydarzenia, w zależności od ich założonego celu, można podzielić na kilka kategorii: 

• eventy produktowe – wskazują na dany produkt, uwzględniając charakter marki i budują zaangażowanie. Eventy online dają możliwość poszerzenia kampanii, docierając do większej ilości potencjalnych klientów. Tego typu wydarzenia możemy zorganizować za pomocą livestreamów, facebooka czy współpracy z influencerami. Doskonałym przykładem tego typu kampanii online jest premiera nowych modeli Iphone’ów prezentowana przez firmę Apple. 
• eventy jako medium – medium, rozumiane jako przekaźnik. To szansa na odrodzenie się mediów, a jednocześnie możliwość zwiększenia ich kooperacji z markami. Digital event pozwala wydarzeniom online “pozostać” w sieci, generując ruch na stronie i zwiększając zaangażowanie, co z kolei pozwala nam spojrzeć na nową rolę content marketingu. 
• budowanie aktywnej społeczności – budowanie relacji, przeżywanie emocji, dzielenie się nimi oraz zdobywanie kolejnych doświadczeń to jedne z podstawowych założeń eventów. Digital event pozwoli łączyć się ludziom z całego świata, zaspokajając potrzebę networkingu. 

Część sektora branży eventowej całkowicie się zdigitalizuje i pozostanie w świecie online, stale rozwijając dostępne w tym obszarze możliwości. Inni natomiast pozostaną przy pierwotnej strukturze wydarzeń, wykorzystując dopuszczalne narzędzia i rozwiązania, a zmieniając tym samym nieco swoją formę. 

WeNet nawiązuje partnerstwo z DIMAQ. Akademia e-Marketingu w nowej odsłonie

Przykłady digital eventów na stronie eventbrite.com. 

Social Distancing, czyli projekt dystansu społecznego 

Podczas codziennej walki z epidemią, pojawiają się kolejne rozważania dotyczące sposobów uruchomienia gospodarki i powrotu do “normalności”. Sięgając pamięcią historycznych pandemii, możemy postulować jednak możliwość powrotu wirusa w ciągu najbliższych miesięcy, co grozi ponownym rozpowszechnianiem się choroby, stwarzającej niebezpieczeństwo dla naszego zdrowia. Stawiamy więc pytania: czy strach i obawa spowodują, że dystans pozostanie z nami na dłużej? Czy będziemy chętni, aby spędzać czas grupowo? 

Postulaty dotyczące uruchomienia rynku gospodarczego, ale jednocześnie obawa przed powrotem epidemii sprawiają, że mamy do czynienia z projektem dystansu społecznego. Wiąże się z on z wprowadzeniem przez firmy wszelkiego rodzaju modernizacji i rozwiązań, pomagających zniwelować wszelkie ryzyko zakażenia. Rozwiązania dotyczą nie tylko organizacji przestrzeni i miejsc, ale również wprowadzania spersonalizowanego świadczenia usług. Przedsiębiorstwa powinny bacznie przyglądać się sytuacji rynkowej oraz nastrojom społecznym w celu odpowiedniego przygotowania się na nowe standardy. 

Jak? Digital i nowe technologie 

Odpowiedzią na nowe potrzeby rynku jest organizacja wydarzeń w formie online. Eventy przeniosą się do digitalu oferującego szerokie spektrum możliwości technologicznych oraz narzędzi interaktywnych. Część branży zaniknie na rzecz nowej usługi – digital event. Obejmowała ona będzie elementy uwzględniane podczas organizacji tradycyjnej formy wydarzenia, m.in.: scenariusz eventu, harmonogram prac czy propozycje osób prezentujących. 

Nowe technologie i rozwiązania dostrzeżemy również podczas organizacji wydarzeń w ich tradycyjnej strukturze. Drony pomagające walczyć z epidemią koronawirusa poprzez rozpylanie środków dezynfekujących mogą w przyszłości posłużyć jako jedne z metod, które wspierają nasze bezpieczeństwo. 

Wydarzenia online można organizować w formie darmowego, jak i płatnego webinaru. 

Przydatne narzędzia i platformy do organizacji wydarzeń: 

• Zoom – wydarzenia i transmisje na żywo. Możliwość interakcji 100 uczestników. Liczba oglądających sięga nawet 10 000. Zoom sprawdzi się szczególnie dla firm jak i większych korporacji. 
• Clikmeeting – platforma do webinarów i wideokonferencji. Działa na wszystkich urządzeniach i systemach operacyjnych. Organizacje każdej wielkości w różnych sektorach. 
• Accelevents – kompleksowe oprogramowanie do obsługi wirtualnych wydarzeń na wszelkiego rodzaju wydarzenia, występy, konferencje, targi, wystawy i inne. Oprogramowanie oparte na sztucznej inteligencji, które pozwala m.in. budować relacje i tworzyć grupy dyskusyjne. 
• Attenddease – platforma zarządzania i automatyzacji wydarzeń. Attenddease jest szczególnie użytkowana przez organizatorów imprez i zespoły eventowe. 
• Konfeo – system do organizacji różnego rodzaju wydarzeń, w szczególności konferencji, szkoleń i warsztatów. 

Istotnym elementem podczas budowania nowej usługi jest uwzględnienie jednej z najważniejszych wartości branży eventowej, a mianowicie – aspektu relacyjnego. Jeśli chcemy zaproponować naszym klientom digital event, zwracajmy szczególną uwagę na możliwość networkingu oraz budowania sieci kontaktów. 

Odpowiednia kontrola i ochrona 

Zapewnienie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa nie tylko pracowników danej firmy, ale również uczestników wydarzeń, warunkuje powrót do życia branży eventowej. Szczególną uwagę należy zwracać na wyposażenie w sprzęt i środki ochrony osobistej, które pozwolą zminimalizować ryzyko zakażenia. Niezbędnym elementem uruchomienia tej części gospodarki powinna być również stała kontrola i obserwacja określonego obszaru, np. badanie temperatury osób przed rozpoczęciem pracy czy eventu. 

Przykłady technologii pozwalających zoptymalizować działania w obszarze kontroli i ochrony zdrowia: 

• Mass Fever Screener – systemy mierzące temperaturę uczestników. Wykrywają gorączkę w czasie rzeczywistym w miejscach publicznych. Urządzenie: Al-Based Fever Screener 
• Podręczne kamery termowizyjne – urządzenie do rejestracji i wizualizacji rozłożenia temperatury na przestrzeni danego obszaru. Urządzenie: Portable Thermal Camera 
• Kamery termowizyjne na smartfony Urządzenie: Camera for Smartphone 

Kreatywność i multifunkcjonalność 

Branża eventowa jeszcze nigdy nie potrzebowała takiej dawki kreatywności i różnorodności rozwiązań, opartych na umiejętnościach i kwalifikacjach swoich pracowników. Przestrzeń organizacji wydarzeń powiązana jest ściśle z marketingiem i reklamą. 

Postawmy więc sobie pytanie: Czy mamy możliwość wypracowania rozwiązania, które pozwoli nam zatrzymać naszego klienta? Czy możemy poszerzyć usługi naszej agencji? Co możemy zaproponować naszym partnerom w celu uzyskania wsparcia? Zaprojektujemy spersonalizowane usługi. 

Nowa przestrzeń 

Przestrzenią, o którą należy szczególnie dbać, jest przestrzeń naszej pracy. Ma to związek nie tylko z poprawą higieny, ale również zapewnieniem wspomnianego dystansu społecznego. 

Powrót do biur oznacza wprowadzanie przez firmy wielu dodatkowych rozwiązań w obszarze zagospodarowania przestrzeni. Dotyczą one rozmieszczenia biurek czy sygnałów wizualnych sugerujących bezpieczne odległości oraz zachowania. 

Znaczenie odpowiednio zaprojektowanego otoczenia dla pracowników podkreśla firma Cushman & Wakefield, która na podstawie zebranej wiedzy oraz danych Światowej Organizacji Zdrowia, pomogła dziesiątkom tysięcy firm wrócić do swojego biura. Dzięki stosowaniu się do zaleceń oraz zaprojektowaniu właściwych rozwiązań, około miliona osób kontynuuje pracę zza biurka swojej firmy. 

Budowanie świadomości rynku 

Jednym z najważniejszych działań w obszarze ewolucji branży eventowej jest regularne budowanie świadomości rynku. Opierając się na bieżącej obserwacji danych oraz wprowadzanych rozwiązań, powinniśmy kierować komunikację nie tylko do naszych klientów, ale również współpracowników i partnerów biznesowych. To czas, w którym należy dzielić się wiedzą, a także rozmawiać otwarcie o możliwościach dalszego rozwoju i pomocy.