Kontrakt zespołowy. W jaki sposób przemodelować zdalne zarządzanie potencjałem ludzkim?

Warto już teraz zastanowić się w jaki sposób właściwie przemodelować sposób zarządzania potencjałem ludzkim. Taki system pracy może utrzymać się także po zakończeniu stanu epidemicznego.

Dlaczego praca zdalna się opłaca?

Praca zdalna to jeden ze światowych trendów XXI wieku. Idzie on w parze z rozwojem społecznym, nowymi potrzebami takimi jak samorealizacja, mobilność, kreatywność, a z drugiej strony daje konkretne i wymierne korzyści dla pracodawców:

• niższe koszty (zredukowane koszty wynajmu powierzchni biurowej i organizacji biura, możliwość zatrudnienia osób z regionów kraju o niższej płacy);
• wyższa produktywność pracowników, którzy efektywniej zarządzają projektami i własnym czasem;
• wzrost współczynnika retencji pracowników w firmach (pracownicy zdalni są bardziej przywiązani do firm, które oferują taki rodzaj pracy);
• przyjazność środowisku;
• niższy koszt społeczny;
• nowoczesny i innowacyjny wizerunek pracodawcy.

Kate Lister z Global Workplace Analytics w 2019 roku prognozowała, że do roku 2025 niemal 70% pracowników będzie pracować zdalnie minimum 5 dni w miesiącu. I jest to mocno prawdopodobne, biorąc pod uwagę fakt, że w ciągu dekady, liczba pracowników zdalnych wzrosła o 115%. Idąc dalej, jest wiele przykładów firm w 100% opartych na pracy zdalnej, jak Nozbe, Buffer, Automattic czy GitLab. We wszystkich tych firmach, praca zdalna została zaprojektowana od samego początku, i poza narzędziami oraz procesami, wdrożone zostały kluczowe dla pracy zespołu wartości, takie jak zaufanie, gen zespołowości, komunikacja, stałe relacje osobiste i empatia. Bo w efektywnej pracy zdalnej kluczowe jest to, aby poza dostępem do technologii mieć pewność, że jest się stałym, ważnym i konsekwentnie rozwijającym się członkiem zespołu.

Kontrakt zespołowy – podstawowy fundament pracy zdalnej

Opracowanie i wdrożenie kontraktu zespołowego to podwalina pod efektywną, transparentną i długofalową pracę zespołu zdalnego. Kluczową rolą jest tu zaangażowanie i konsekwencja menedżerów zespołów. Warto pamiętać o właściwej komunikacji. Poniżej kilka wskazówek, z których warto skorzystać wdrażając kontrakt zespołowy:

1. Należy wyznaczyć jedną osobę, pełniącą funkcję koordynatora kontraktu w firmie – może to być menedżer, dyrektor, właściciel. Kluczowe, aby była to osoba z odpowiednim zapleczem decyzyjnym, dzięki czemu cały proces zostanie poważnie potraktowany przez całą organizację;
2. Koniecznie trzeba spisać główne zasady kontraktu i zorganizować spotkanie/wideokonferencję ze wszystkimi członkami zespołu celem omówienia poszczególnych podpunktów.
3. Każdy punkt kontraktu podlega dyskusji (warto zostawić sobie określony czas na dyskusję, aby dynamicznie przejść przez całe spotkanie). Ważne jest otwarcie na różne punkty widzenia i możliwość swobodnej prezentacji swoich odczuć; godzina to minimum, aby dopiąć szczegóły. Najlepiej zorganizować spotkanie wtedy, kiedy pracownicy nie mają pilnych tematów (raportów miesięcznych czy nowych dużych wdrożeń u klienta). W najlepszej porze dnia, na przykład rano po pierwszych pracach bieżących, gdy zaangażowanie pracowników jest dużo wyższe.
4. Wszyscy uczestnicy spotkania muszą zadeklarować, iż będą przestrzegać zasad kontraktu;
5. Po akceptacji, finalny kontrakt zespołowy należy umieścić w dostępnym miejscu (np. sieci lokalnej, lub dysku Google Drive), aby można było się na niego powołać, lub odświeżyć jego postanowienia.

Powyższe wskazówki są ważne z punktu widzenia zaangażowania poszczególnych członków zespołu w pracę całości organizacji. Fakt, że osoby pracują zdalnie z własnego domu nie oznacza, że ich zdanie jest mniej ważne. Tym samym nie oznacza to również, że mogą uchylić się od zespołowej pracy. Dzięki zaangażowaniu, komunikacji i akceptacji kontraktu, każdy z pracowników dokładnie wie, jakie są wobec niego oczekiwania i w jaki sposób powinien pracować w zespole z innymi.

Robert Lewandowski z własnym Hot Wheelsem

Co warto zakontraktować?

Kontakt powinien wyszczególniać kierunki, etapy, harmonogramy i narzędzia, które mają wpływ na ilość i jakość wykonywanych zadań w kontekście pracy całego zespołu. Opierając się na usystematyzowanym działaniu, można zminimalizować ryzyko spontanicznego chaosu organizacyjnego. Odpowiedni przepływ komunikacyjny pomiędzy członkami zespołu i klientami, podniesie efektywność pracy nad projektami. Jeden wspólny cel scali zespół. Zatem, co dokładnie warto zakontraktować?

1. Czas. Czas pracy w systemie zdalnym ujęty w ramy wydaje się być mitem. Nadal dla wielu pracodawców może utożsamiać się z określeniem całej gamy możliwości uniknięcia pracy i zajęcia się domowymi obowiązkami lub oglądaniem TV (oczywiście w oczach pracodawcy). Dlatego zachowując jednak wspomniany 8 godzinny czas pracy, należy go podzielić na czas krytyczny oraz przerwy. Czas krytyczny to czas pracy „netto”, który dedykujemy na realizację naszych obowiązków. W zależności od kontraktu, może to być 8 godzin z przerwami na przykład na kawę/lunch, ale mogą to być także określone interwały. Na przykład praca w godzinach od 8 do 11, potem od 13 do 16 i późniejszym wieczorem 2 godziny korzystając z faktu, że pracownik nie ma już innych – domowych obowiązków. Ważne jest, aby taki czas przypisać i później się tego trzymać. Tak, aby członkowie zespołu wiedzieli, kiedy mogą z nami współpracować.
2. Wymagania techniczne – aby móc efektywnie pracować potrzebny jest odpowiedni sprzęt i zaplecze w postaci Internetu oraz setupu naszego stanowiska pracy. Wiele firm „organizuje” w pełni domowe biurko swoich pracowników, dostarczając komputer, dostęp do Internetu, a czasem nawet meble czy dodatki, często odpowiednio obrandowane, aby tym samym wzmacniać emocjonalną więź z marką, dla której pracujemy. Niektóre firmy dofinansowują zakupy sprzętowe, a jeszcze inne nie zakładają w swoich budżetach środków na sprzęt dla pracowników zdalnych. Wszystko zależy od podejścia do całego modelu zdalnego i przekonania, na ile mocno w niego wierzymy jako firma, i jak bardzo chcemy go modelować w kierunku optymalnych dla obu stron rozwiązań. Grunt, aby kontakt zawierał niezbędne do pracy minimum sprzętowe i wykorzystywanych do pracy programów.
3. Organizacja i realizacja zadań poprzez nowoczesne narzędzia – jest to kluczowy punkt, od którego zależy sprawność i efektywność pracy naszej firmy. Niezwykle przydatne będą tutaj narzędzia adresowane do zdalnych zespołów. Na rynku jest wiele możliwości z różnych półek cenowych. Ważne jest, aby funkcjonalności wdrożonych narzędzi jak najlepiej dopasowane były do specyfiki naszej branży, pracy czy realizowanych projektów. Najbardziej znane to: Trello, Asana, Jira czy Nozbe. Narzędzia te umożliwiają prawidłową organizację zadań, komunikację wewnątrz prowadzonych projektów i zarządzanie wieloma projektami jednocześnie. Poza narzędziami dedykowanymi zarządzaniu projektami, kluczowe jest wdrożenie i korzystanie z narzędzi ułatwiających komunikację wewnątrz zespołu. Tutaj również jest wiele możliwości wyboru – Slack, Rocket chat, Google Suite czy Mural. Dzięki nim możemy tworzyć dedykowane pod konkretny projekt lub zadanie kanały, integrować się na kanale ogólnym, czy 1:1 rozmawiać z dowolnym członkiem zespołu. Warto dodać do tego narzędzia umożliwiające komunikację video, dzięki której, mamy realny kontakt z osobą po drugiej stronie adresu IP.
4. Zasady komunikacji – warto tutaj określić podstawowe zasady komunikacji, w ramach których pracować będzie zespół. Dwa podstawowe wyróżniki to komunikacja synchroniczna i asynchroniczna. Komunikacja synchroniczna to czas, kiedy jesteśmy online i komunikujemy się z zespołem, odpowiadamy na pytania i bierzemy udział w dyskusji. Warto więc, aby w ustalonych czasach komunikacji synchronicznej jak najwięcej członków zespołu było online. Komunikacja asynchroniczna to możliwość uczestniczenia w komunikacji w dowolnym czasie. To są odpowiedzi na zadane pytania, komentarze w zadaniach czy inne nasze interakcje z zespołem. Komunikacja asynchroniczna ma wiele zalet – pozwala zespołowi na efektywną pracę w interwałach czasowych bez zakłóceń z zewnątrz, daje czas na przemyślenie odpowiedzi, czy też pracę zespołu z różnych stref czasowych.
5. Spotkania – wirtualne spotkania są kluczowe dla utrzymania relacji i odpowiedniego tempa pracy czy nadzoru nad przebiegiem realizowanych projektów. Najlepsze są oczywiście spotkania z wykorzystaniem narzędzi do telekonferencji, mamy bowiem wtedy możliwość interakcji w znacznie rozszerzonym spektrum niż tylko w formie pisemnej czy telefonicznej. Warto ustalić harmonogramy spotkań i osadzić je w odpowiednich cyklach, np. spotkanie startowe na początku tygodnia, gdzie analizujemy nadchodzące projekty, podział zadań, dostępność, etc. Kolejne to organizowane wg bieżących potrzeb spotkania operacyjne, oraz spotkania integracyjne, podczas których możemy już na luzie porozmawiać sobie z innymi członkami zespołu nie tylko o sprawach służbowych. Okazuje się, że mimo dystansu, możliwość rozmowy z innymi zmniejsza poczucie separacji i samotności, co z czasem u wielu osób może być istotnym problemem w dalszej pracy zdalnej.

Oczywiście każda organizacja wdraża i opiera się na swoich własnych wypracowanych lub zapożyczonych zasadach pracy zdalnej. Kluczowe jest, aby to co zostało wdrożone obowiązywało wszystkich (od stażystów po prezesa), było jawne i ogólnie znane. Dzięki temu zespół wygeneruje lepsze wyniki. Niezwykle istotna jest rola menedżerów, którzy muszą zaopatrzyć się w cały zestaw emocjonalnych narzędzi wspierających pracowników. Dobry menedżer zespołu zdalnego jest empatyczny i oferuje swoje wsparcie zamiast stałej i permanentnej kontroli. Zwłaszcza na początku pracy zdalnej pracownicy mogą mieć problem z obniżoną produktywnością czy samotnością. Wyrywkowe pytania wrzucane kilka razy w trakcie dnia w postaci „nad czym pracujesz teraz”, „prześlij screen”, czy komunikat – „pracuj 8 godzin w trybie telekonferencji” nie sprawdzą się i nie zbudują zaufania, tak potrzebnego do prawidłowego funkcjonowania zespołu zdalnego.

Z drugiej strony to oczywiście oznacza pełną transparentność i dotrzymywanie zasad przyjętego kontraktu przez członków zespołu. Przy dobrze rozplanowanej i podzielonej pracy każdy z uczestników projektu wie, jakie ma przydzielone zadania i egzekwuje od innych członków zespołu ich zakresy czy części pracy. Jeżeli pracodawca uważa, że praca zdalna jest nieefektywna powinien zacząć od wdrożenia powyższych wskazówek.