Jak w łatwy i niedrogi sposób zadbać o integrację pracowników

Brak przyjemności z tego, co się robi, wpływa negatywnie na efekty pracy oraz stałą rotację pracowników, co przekładać się może na realne koszty poniesione przez pracodawcę. Całe szczęście, że z odsieczą przychodzi firmowa integracja.

Zadowoleni pracownicy nawzajem motywują się do coraz lepszej pracy, wspomagają w sytuacjach kryzysowych i dzielą zdobytą wiedzą. Z tego względu budżet integracyjny, który przez niektórych może być mylnie uznawany za niepotrzebny wydatek, jest tak naprawdę rzeczą wartą do rozważenia przy planowaniu firmowych finansów. Integracja pracowników i dbanie o ich samopoczucie nie musi jednak wiązać się z wysokimi kosztami. Na przykładzie Merixstudio postaram się pokazać, jak łatwo i niedrogo zadbać o to, by każdy pracownik cieszył się z tego, że jest częścią firmy, w której pracuje.

Team Building

Wiemy, że integracja pracowników jest firmom potrzebna. Pojawia się jednak pytanie, jak ją zorganizować. Pierwszą rzeczą, która przychodzi do głowy, są zajęcia team buildingowe. Jest to jedna z najpopularniejszych form kreowania więzi w zespole, w trakcie której uczestnicy poznają swoje mocne strony i pracują nad własnymi mankamentami. Team building pomaga w zwiększeniu wzajemnego zaufania współpracowników, którzy w ramach ćwiczeń zaznajamiają się z technikami dobrej współpracy i sposobami na jak najlepsze wykorzystywanie swoich talentów. Zajęcia te przyjmują wiele różnorodnych postaci, a przykładem jednej z możliwych opcji jest organizacja rozgrywki paintballa. Nie tylko pozwala ona na ciekawe spędzanie czasu poza biurem, lecz spełnia także wymagania dotyczące dobrej sesji team buildingowej, gdyż poddaje testom między innymi umiejętność pracy w grupie. Uczestnicy w ramach zajęć z łatwością mogą wyodrębnić spośród siebie liderów, taktyków czy osoby, które najlepiej radzą sobie z szybkim podejmowaniem decyzji. Wszystko to związane z dobrą zabawą, która powinna być nieodłącznym elementem integracji. 

Wykorzystanie sportu w integracji pracowników

Sport niezaprzeczalnie przynosi wiele korzyści, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Zdrowie i endorfiny mają pozytywny wpływ na koncentrację, kreatywność i oczywiście utrzymanie dobrego samopoczucia. Wykorzystanie zajęć sportowych w ramach integracji ma także dodatkową zaletę – ze względu na aktywną formę wypoczynku, niemożliwe jest formowanie się odizolowanych podgrup, co często jest zmorą wieloosobowych zespołów. Wspólna aktywność fizyczna niezaprzeczalnie wpływa na zacieśnianie więzi (czego te endorfiny nie potrafią!), możliwe także staje się bliższe poznanie współpracowników, z którymi w ramach pracy ma się jedynie sporadyczny kontakt (albo żaden!). Mieliśmy okazję przetestować teorię zbawiennego wpływu wysiłku fizycznego w ramach integracji firmowej w parku trampolinowym. Do tej pory wspólna zabawa w Jump Arenie była jednym z najpopularniejszych imprez integracyjnych – mieliśmy okazję wspólnie doświadczyć czegoś nowego i spędziliśmy czas z dala od obowiązków. Następnego dnia mogliśmy zaś poczuć się jako jedność w ramach wspólnego narzekania na zakwasy.

Komunikacja na bogato: RCS 

Świetnym sposobem na wykorzystanie sportu w integracji jest również zorganizowanie wspólnych treningów czy skompletowanie drużyny sportowej. Osiąganie grupowych sukcesów w postaci wygranych meczy podnosi jakość komunikacji w firmie, co oczywiście z łatwością przeniesione zostaje na płaszczyznę zawodową. Modnym ostatnio rozwiązaniem jest połączenie sportu z działalnością charytatywną – przykładem tego jest niezwykle popularny bieg Poland Business Run.

Prostota matką sukcesu

Warto pamiętać, że imprezy integracyjne poza biurem nie muszą być jednoznaczne z wyjazdami poza miasto czy poświęceniem czasu dłuższego niż parę godzin. Zaproponowanie wspólnego spędzenia popołudnia czy piątkowego wieczoru może spotkać się z ogromnym entuzjazmem pracowników. Wynika to z tego, że mogą oni wtedy skupić się na bliższym poznaniu kolegów z firmy bez poświęcania cennego czasu przeznaczonego dla rodziny, przyjaciół czy hobby. Częstym problemem większych firm jest także to, że ich pracownicy są świetnie zgrani jedynie w obrębie zespołów projektowych czy teamów. Różne piętra oraz nikły kontakt w ramach pracy może skutkować tym, że niektóre osoby ledwie znają imiona wszystkich swoich współpracowników. Klasycznym, lecz bardzo skutecznym rozwiązaniem jest w takiej sytuacji organizacja spotkań firmowych po godzinach pracy. Bowling, karaoke czy grill są tak nieskomplikowane, jak niezawodne – wystarczy rezerwacja sali i open bar, by sprawić, że pracownicy będą mieli możliwość wypoczęcia i porozmawiania na tematy inne niż łączący ich deadline. Niektórzy dopatrują się wprawdzie w takim rozwiązaniu “pójścia na łatwiznę” czy braku oryginalności, lecz moim zdaniem często najprostsze pomysły przynoszą najlepsze efekty. Brak team buildingowych zadań pokaże pracownikowi, że jego jedynym zadaniem na dany dzień jest odpoczynek i spędzenie czasu ze współpracownikami. Takie niezobowiązujące spotkania są świetną podwaliną do rozmów o własnych pasjach i wyłonienia spośród grupy talentów , które mogą okazać się niesamowicie przydatne w pracy zawodowej.

Integracja w czasie pracy 

Warto pamiętać, że integracja może odbywać się także w czasie pracy. Tym, co pokaże zaangażowanie pracodawcy w dbaniu o dobre samopoczucie pracowników, jest również organizacja wspólnych lunchy czy imprez okolicznościowych w biurze. Nie muszą być one poprzedzone długotrwałym planowaniem. W Merixstudio staramy się dbać o to, by raz na jakiś czas wspólnie odejść od biurek i pozwolić sobie na chwilę odpoczynku przy pizzy czy pączkach. Takie mini-imprezy nie ujmują wiele z naszego dnia, a pozwalają na odstresowanie się, wspólne granie w gry planszowe czy po prostu rozmowę. Popularność takich przerywników stanowi kolejny dowód na to, jak wiele można osiągnąć poprzez wprowadzenie w życie najprostszych pomysłów. 

Ciekawą i bardzo lubianą w naszym biurze formą działań integracyjnych są także różnego rodzaju turnieje. Nie opierają się one na skomplikowanych zasadach i trudnych zadaniach, lecz skupiają na dostarczeniu chwili relaksu i pozwoleniu na oderwanie się od biurka i spędzeniu kilku minut z kolegami i koleżankami z pracy. Wszyscy chętni mają możliwość wejść ze sobą w interakcję w ramach gry w Fifę czy Mortal Kombat. Dla umilenia czasu organizowane są także przeróżne (zwykle mało poważne) zabawy. Doskonałym przykładem może być między innymi nasz firmowy turniej w Papier-Kamień-Nożyce. Brzmi jak coś kompletnie banalnego, prawda? Okazało się jednak, że nawet takie minutowe walki mogą wzbudzać wiele ekscytacji zarówno wśród graczy, jak i pośród publiczności. Taka zabawa nie ma praktycznie żadnych wad – nie zabierała wiele czasu (każdy jest w stanie rozegrać pojedynek w nie więcej niż pięć minut w ciągu dnia), nie wymagała długich przygotowań i “zmuszała” pracowników do integrowania się z ludźmi, z którymi nie mają zbyt często do czynienia w ramach swoich obowiązków. 

Wiele zalet grywalizacji

Skoro poruszony został temat popularności międzypracowniczej rywalizacji, to niemożliwe do uniknięcie jest omówienia pojęcia grywalizacji. W aspekcie integracyjnym oznacza ona nic innego jak system technik, który poprzez wykorzystanie mechaniki gier pozwala na dostarczenie pracownikom rozrywki i zaangażowanie ich w życie firmy. W Merixstudio niekwestionowanym specjalistą w tej dziedzinie jest Bartek, który na naszym blogu szczegółowo wytłumaczył, czym grywalizacja jest i na jakich mechanizmach się opiera. A co można zawrzeć w gamifikacji firmowej?

English Challenge

Widząc rosnącą popularność różnych turniejów i konkursów nie mogliśmy nie wykorzystać grywalizacji w naszym biurze. Stworzyliśmy własną aplikację Apocalypternet, która wykorzystywana jest w Merixstudio na wiele sposobów. Naszą oficjalną przygodę z gamifikacją zaczęliśmy od English Challange, czyli gratyfikacji punktowej za udział w aktywnościach związanych z językiem angielskim. Pracownicy mają możliwość próbować swoich sił w całodniowych (lub nawet całotygodniowych!) wyzwaniach polegających na komunikowaniu się wyłącznie w języku angielskim. Punkty doświadczenia można zdobywać również za uczestnictwo w organizowanych przez firmę lekcjach z native speakerem. Przynosi to nie tylko wyraźną korzyść w postaci pracowników lepiej obytych z językiem, lecz wzbudza także poczucie przynależności do grupy w ramach wspólnego podejmowania wyzwania.

Baby Boom

Ważną rzeczą w grywalizacji jest uniknięcie poczucia znudzenia – tak jak w grach, po pewnym czasie następuje obycie z danym tematem i pojawia się potrzeba nowych bodźców. Z tego względu do Apocalypternetu dołączyliśmy między innymi konkurs Baby Boom, który polegał na odgadywaniu, kto znajduje się na zdjęciu z dzieciństwa.  Zdjęcia rozsyłane były e-mailowo oraz prezentowane na dostępnej dla każdego tablicy w firmowej jadalni. Całość sprawiła, że przez kilka tygodni cała firma “zmuszona była” do zwrócenia uwagi na każdą osobę w biurze. Jedynie poprzez zaznajomienie się z wszystkimi współpracownikami uczestnicy byli w stanie odgadnąć, kim są urocze bobasy prezentowane na fotografiach. 

Office Olympics

Sporym wydarzeniem w ramach grywalizacji była także organizacja Office Olympics, w ramach której chętne osoby miały okazję rywalizować ze sobą w 6 konkurencjach niekoniecznie związanych ze sportem. Testowaliśmy między innymi to, jak długo nasi współpracownicy są w stanie kręcić hula-hop (okazało się, że zaskakująco długo!), jaka jest ich celność przy rzucaniu papierowymi kulami czy jak sprawne są ich palce przy tworzeniu łańcuchów ze spinaczy. Wydarzenie to odbywało się przez dwa tygodnie trwania Olimpiady w Rio, co jeszcze bardziej zachęciło naszych pracowników do udziału w zabawie. Uczestnicy każdej z 6 kategorii walczyli o medale i grywalizacyjne punkty, a trójka zawodników, którym powiodło się najlepiej w ramach całej olimpiady, otrzymała także dodatkowe punkty i specjalne nagrody. Organizacja tego przedsięwzięcia była jednym z najbardziej czasochłonnych dla mnie projektów grywalizacyjnych, lecz jednocześnie okazała się najlepiej przyjętą przez współpracowników. Wskazuje na to nie tylko dobry feedback pracowników, lecz także medale, jakie wiszą przy biurkach (niektórzy nawet zapowiadają zbudowanie półki na przyszłe nagrody!).

Grywalizacja zespołowa

Na tym oczywiście nie kończy się długa lista możliwości wykorzystania grywalizacji.  Właśnie rozpoczynamy kolejny poziom Apocalypternetu, w ramach którego pracownicy mogą łączyć się w zespoły, zdobywać odznaki i zbierać jeszcze więcej punktów za pisanie artykułów na naszego firmowego bloga. Nie trudno się domyślić, że wszystkie te mechanizmy mają na celu zachęcenie pracowników do wykonywania zadań, które (mimo, ze ważne) do tej pory były traktowane jako mniej priorytetowe. 

Apocalypternet stał się także wspólnym mianownikiem łączącym wszystkie wewnętrzne konkursy, które od teraz nazywamy boosterami. Bez względu na to, jaka jest tematyka konkursu, jedną z nagród zawsze są grywalizacyjne punkty. Trzeba jednak zadać sobie pytanie: po co pracownikowi punkty? Otóż wymieniane są one między innymi na kanapki, koszulki czy gadżety, a już wkrótce (z racji wejścia na wyższy poziom gry) lista ta wydłuży się o dodatkowe propozycje pracowników. 

Obowiązki Chief Fun Officera

Organizacja integracji firmowej jest zadaniem wdzięcznym, ale także niekiedy czasochłonnym. Najlepsze rozwiązanie to wyznaczenie konkretnej osoby, która zaopiekuje się takim niekończącym się projektem. Jest to rola tzw. Chef Fun Officera, który nie tylko zajmie się wszystkimi sprawami organizacyjnymi, ale także upewni się, czy i jaki rodzaj integracji jest potrzebny w firmie. Jako osoba piastująca ten wyjątkowy tytuł mogę zapewnić, że obowiązki organizatora nie kończą się na kontakcie z firmami zewnętrznymi. Jeśli planujesz wprowadzenie integracji w swoim zespole, musisz przygotować się na bycie zasypanym wieloma pytaniami współpracowników. 🙂 Moja praca nie kończy się także w chwili zakończenia imprezy – warto wysłuchać feedbacku od zadowolonych (i mniej zadowolonych) uczestników, by wiedzieć, co warto powielać, a co nigdy nie powinno się już powtórzyć. Ustalenie niezmiennego budżetu integracyjnego i informowanie o nim pracowników okazało się także świetnym rozwiązaniem w ramach organizacji integracji w naszej firmie. Dzięki temu pracownicy mają możliwość wglądu w to, jak wydawane są pieniądze, które służą im potrzebom integracyjnym. Obowiązki Chief Fun Officera, mimo, że bywają stresujące, są niezaprzeczalnie jednymi z najprzyjemniejszych zadań z jakimi przychodzi mi się zmierzyć na polu zawodowym. Zapewniam, że nie ma nic sympatyczniejszego niż 50 zadowolonych z eventu firmowego osób.

Co oprócz integracji?

Chcesz, żeby pracownik był dumny i szczęśliwy z bycia częścią twojej firmy? Daj mu powód! Zgłaszaj firmę do konkursów, stwórz miejsce pracy warte uwagi, dbające o swoich pracowników i ogłoś to wszystkim. Nie zapominaj rozmawiać z ludźmi o tym, czego potrzebują od firmy, co im się podoba, a co według nich wymaga poprawy lub zmiany. Przydatne w takim przypadku mogą być cykliczne ankiety i rozmowy ewaluacyjne, które pozwolą wszystkim na pracę na jasnych warunkach i w poczuciu bycia wartościową częścią grupy.

  

Dodatkowym elementem, który można uznać za tak zwaną wisienkę na torcie, jest prezentacja dobrej atmosfery w social media. W swojej strategii znajdź miejsce na to, by pokazać życie firmy. Świetnie nadaje się do tego na przykład Instagram. Nie tylko przyciągniesz w ten sposób nowych pracowników, lecz także stworzysz swoisty pamiętnik firmy, gdzie pracownicy będą mogli poczuć się ważną częścią zgranej, przyjaznej grupy.

Social media możesz wykorzystać nie tylko w ramach kreowania wizerunku – zapewne spora część osób czytających ten artykuł była członkiem tajnej grupy na Facebooku. Jeśli jeszcze nie stworzyłeś takiej zamkniętej grupy (czy to na Facebooku, czy na Slacku), to szczerze zachęcam do jej założenia. W naszej firmie jest to nie tylko miejsce na przekazywanie informacji, które mogłyby być łatwo pominięte w gąszczu maili. Służy ono także do dzielenia się ciekawymi linkami, zdjęciami z firmowych imprez, które raczej nie nadają się do publikacji na oficjalnych profilach firmy (if you know what I mean 😉 ) czy wspólnym żartowaniu. Dodatkowym atutem takiej grupy jest także to, że pozwala ona nowym pracownikom na poznanie klimatu firmy w pierwszych dniach pracy i szybszą integrację ze współpracownikami.

Podsumowanie

Wymienione w tym artykule propozycje są zaledwie kroplą w morzu możliwości. Na wybraną przez Ciebie formę integracji wpływ powinni mieć przede wszystkim pracownicy. Postaraj się dowiedzieć, z jakimi aspektami współpracy mają problemy. Może w Twojej firmie najbardziej przydatne będą klasyczne zajęcia team buildingowe, które pomogą uporać się z problemem słabej komunikacji przy pracy nad projektami? Może największą bolączką pracowników jest nikła relacja z tymi ludźmi, z którymi nie mają do czynienia na co dzień? Rozwiązań takich problemów jest mnóstwo – by osiągnąć sukces, musisz mieć jedynie oczy i uszy szeroko otwarte na potrzeby firmy. Gwarantuję, że zadowolenie pracowników po udanej integracji będzie dla ciebie największą motywacją do działania.