Puste faktury jako najczęstszy zarzut skarbówki wobec firm marketingowych

Potwierdza to Krajowy Plan Działań Administracji Podatkowej na 2016 r., z którego wynika, że firmy świadczące usługi niematerialne, w tym marketingowe, powinny zostać skontrolowane jako jedne z pierwszych. Wiąże się to z dużą ilością nieprawidłowości, jakie stwierdzono w rozliczeniach podatkowych tych firm. Podstawowy zarzut, który jest im stawiany, dotyczy wystawiania pustych faktur.

Co oznaczają puste faktury?

Terminem „puste faktury” określa się takie, które nie dokumentują rzeczywistych transakcji. Mają jedynie na celu generowanie kosztów uzyskania przychodu przez firmę, która takie faktury otrzymuje. Służą również zmniejszaniu obciążeń w podatku od towarów i usług. Oznacza to, że przedsiębiorca pomniejsza należny VAT, który w normalnych okolicznościach musiałby wpłacić na rachunek urzędu skarbowego, o podatek wynikający z otrzymanej faktury.

Specyfika usług świadczonych przez firmy marketingowe ułatwia im wystawianie pustych faktur. Nie zawsze wiążą się one bowiem z materialnym efektem podjętego działania, w przeciwieństwie do umowy sprzedaży towarów, gdzie występowanie przedmiotu umowy można łatwiej zweryfikować.

Zarzut wystawiania pustych faktur nie zawsze dotyka wyłącznie oszustów podatkowych. Bardzo często problemy z fiskusem mają uczciwi przedsiębiorcy, którzy nie zadbali wcześniej, aby w należyty sposób udokumentować wykonaną przez siebie usługę. W takim wypadku w ramach wszczętej kontroli podatnik może mieć problem z udowodnieniem, że rzeczywiście świadczył usługę wykazaną na fakturze .

Jak firma marketingowa może się bronić przed oskarżeniami o puste faktury?

Warto wiedzieć, w jaki sposób dokumentować wykonane usługi marketingowe, aby nie narażać się na:

„Samo oznaczenie AI może niewiele mówić odbiorcy”. Dr Mateusz Łabuz o AI Act i reklamie

• prowadzenie długotrwałych i trudnych sporów z administracją podatkową,
• wydanie przez urząd skarbowy decyzji zwiększającej wysokość podatku do zapłaty,
• zajęcie rachunków bankowych w ramach egzekucji prowadzonej przez urząd skarbowy.

Przede wszystkim należy pamiętać, że sama faktura i dowód zapłaty to za mało, aby urząd skarbowy nabrał przekonania, że usługa marketingowa została faktycznie wykonana. Rozważny przedsiębiorca powinien udokumentować wykonanie usługi niematerialnej za pomocą profesjonalnie przygotowanej umowy, z której będzie wynikał zakres podjętych w jej ramach działań. Warto, aby do faktury dołączane były również raporty z wykonania prac lub kosztorys, z którego będzie wynikać, co złożyło się na wartość usługi. Na fakturze może znaleźć się również opis, jakiego rodzaju usługi dokumentuje (np. promocja przy udziale hostess, zorganizowanie ekspozycji produktów). Warto przechowywać również korespondencję mailową prowadzoną w czasie realizacji usług, a także dokumenty obrazujące szczegółowy sposób rozliczeń między firmą marketingową a usługobiorcą.

Przydatne dla wykazania, że usługa marketingowa została rzeczywiście wykonana, mogą okazać się również broszury informacyjne, banery, plakaty i inne materiały reklamowe, które były wykorzystywane przy wykonywaniu zlecenia. Jeżeli brak jest tego typu dowodów, to sam przebieg akcji warto dokumentować fotograficznie.

Świadkowie firmy marketingowej w trakcie kontroli podatkowej

Należy również pamiętać, że w toku ewentualnej kontroli skarbowej mogą być przesłuchiwani świadkowie, np. pracownicy firmy marketingowej lub usługobiorcy, którzy będą pytani o sposób prowadzenia działań, szczegóły rozliczeń czy procedury weryfikacji wykonywanych usług. Warto zatem ewidencjonować, który pracownik był zaangażowany w wykonanie konkretnej usługi, aby w czasie kontroli można było sprawnie ustalić świadków, którzy potwierdzą stanowisko podatnika.

Niezbędna dokumentacja usług

Konieczność skrupulatnego dokumentowania przebiegu wykonanych usług może w pierwszej chwili wydawać się zbytecznym obciążeniem dla przedsiębiorcy, który skoncentrowany jest na wykonywaniu bieżących zleceń. Warto jednak pamiętać, że pracownicy urzędu skarbowego pojawiają się w siedzibie firmy w najmniej oczekiwanych momentach. Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, jak dobrze przygotować się do kontroli podatkowej.

 

Kacper Sołoniewicz
Doradca podatkowy w Kancelarii Prawno-Podatkowej Mariański Group