wDialogu – darmowy system dla urzędów wspomagający prowadzenie konsultacji społecznych

Jej głównym celem jest poprawa jakości konsultacji społecznych i wdrożenie wysokich standardów w zakresie komunikacji urzędów z obywatelami. Stworzone narzędzie jest udostępniane za darmo wszystkim urzędom.

Pracownia Centrum Deliberacji w Instytucie Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego we współpracy z Instytutem Informatyki Politechniki Warszawskiej opracowała platformę wDialogu, która całościowo wspiera zarządzanie procesem konsultacji społecznych. Wytworzone oprogramowanie to wynik czterech lat prac interdyscyplinarnego zespołu kilku instytucji i organizacji pod kierunkiem dr Anny Przybylskiej z Instytutu Socjologii UW. Cały projekt zamknął się w budżecie 800 tys. złotych pochodzącym m.in. ze środków Narodowego Centrum Badań i Rozwoju. Obecnie przetestowana w kilku gminach platforma jest udostępniana za darmo wszystkim zainteresowanym urzędom.

„Projekt jest odpowiedzią na potrzebę otwartego dialogu i współpracy urzędów z mieszkańcami. Z jednej strony administracja chce poprawiać jakość komunikacji z obywatelami i społecznościami lokalnymi. Z drugiej strony, jest przeciążona obowiązkami i na odpowiednie przygotowanie konsultacji brakuje czasu. Naszym celem było więc oddanie do użytku uniwersalnego narzędzia, które wsparłoby w rzetelnym prowadzeniu konsultacje – od planowania, poprzez staranne dobranie grup, po możliwość zarządzania całym procesem i archiwizowania danych” – tłumaczy Anna Przybylska z Instytutu Socjologii UW.

W projekt zaangażował się m.in. Związek Miast Polskich. „Widzimy, jak ważna jest komunikacja administracji samorządowej z mieszkańcami. W wielu kwestiach obywatele mają lepsze rozeznanie niż urzędnicy, stąd konsultacje przed podjęciem ważnej decyzji mają szczególne znaczenie zarówno dla jej poprawności merytorycznej, jak i dla jej odbioru przez mieszkańców” – powiedział Tomasz Potkański, Zastępca Dyrektora Biura Związku Miast Polskich. Zwraca przy tym uwagę, że w polskim systemie prawnym prowadzenie konsultacji społecznych jest wymagane ustawami, lecz w praktyce jedynie formalne spełnianie tego wymogu nie wystarcza, bo oczekiwania mieszkańców co do przebiegu procesów partycypacyjnych rosną i to szybko. „Samorządy, administracja terenowa i centralna potrzebują coraz lepszych narzędzi, które pomogą komunikować się na etapie konsultacji i zachować wysoką jakość debaty. Procesy partycypacyjne mają szereg słabości, które platforma wDialogu może pomóc pokonać” – dodaje i wymienia typowe mankamenty towarzyszące zazwyczaj konsultacjom społecznym: niedostateczne przygotowanie materiałów do konsultacji przez urzędy, czasochłonność konsultacji, różne grupy mieszkańców mają własny punkt widzenia na daną sprawę, co utrudnia ustalanie kompromisowych rozwiązań zadowalających społeczność. „Problemem obecnie prowadzonych konsultacji jest niedostatek rzeczowej rozmowy pomiędzy samymi mieszkańcami. Konwencjonalne formy konsultacji nie tworzą na to przestrzeni. Platforma internetowa wDialogu pozwala moderować konsultacje w taki sposób, by kolejni jej uczestnicy mogli zapoznać się ze wszystkimi argumentami i się do nich odnosić. To w połączeniu z możliwością debatowania poza godzinami pracy daje dużo większe możliwości wypracowania rozwiązań satysfakcjonujących różne grupy interesów” – podkreśla Tomasz Potkański.

Po testach i pilotażu platforma gotowa do wdrożenia

Platforma wDialogu jest już po fazie testów przeprowadzonych w kilku gminach. Urzędy testowały rozwiązanie w trakcie prawdziwych konsultacji społecznych dotyczących wykorzystania przez mieszkańców przestrzeni miejskiej. Obecnie kończy się faza pilotażu, do którego zgłosiło się kolejnych osiem gmin i który zakończył się sukcesem. Równolegle finalizowane są rozmowy o zawarciu umowy z Urzędem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego oraz trwają rozmowy z innymi urzędami marszałkowskimi „Testy i pilotaż pokazały, że udało nam się stworzyć użyteczne i efektywne narzędzie wspierające dialog administracji z mieszkańcami. Teraz bardzo nam zależy na znalezieniu optymalnej ścieżki zapewnienia gwarancji i trwałości oprogramowania. Najlepiej, aby platforma mogła być utrzymywana z zapewnionym jej dalszym rozwojem funkcjonalnym przez centralną jednostkę administracji. Bardzo liczę na zawarcie porozumienia z Ministerstwem Cyfryzacji, które w kolejnych latach pomogłoby utrzymać rozwiązanie i rekomendować je wszystkim urzędom” – dodaje Anna Przybylska.

„Idealny wybór. Dla każdego kota”: Josera w kampanii nawiązuje do aplikacji randkowych

Jakość konsultacji społecznych jest ważna

Aby przeprowadzić wartościowe konsultacje społeczne, tzn. takie, które skutkować będą optymalnymi dla obywateli rozwiązaniami, potrzebna jest wiedza z zakresu badań społecznych. W dobie ciągle rosnącej liczby wdrażanych inicjatyw przez administrację publiczną, konsultacji nieustannie przybywa i nie zawsze są one prowadzone prawidłowo. Najczęściej popełniane błędy to niewłaściwy monitoring rekrutacji do grup biorących udział w debatach, eliminacja grup wykluczonych oraz tworzenie nieproporcjonalnych składów uczestników debat, które w dyskusji dominują inne podgrupy. Innym mankamentem jest brak wypracowanych standardów dla prowadzenia konsultacji, a także brak dobrych praktyk w zakresie komunikacji między urzędami i w samych urzędach. W rezultacie wiele wdrażanych projektów jest realizowanych nie w pełni zgodnie z oczekiwaniami obywateli, co również pociąga za sobą marnotrawienie środków finansowych i niewłaściwą ich alokację. Konsultacje potrzebują współpracy osób, które znają się na metodologii konsultacji oraz osób, które dostarczają wkładu merytorycznego. Konsultacje niejednokrotnie są prowadzone w pośpiechu, obywatele nie zawsze mają sposobność się o nich dowiedzieć; materiałów przygotowujących obywateli do debaty jest niewiele lub nie ma ich wcale.

„Warto podkreślić, że zamiast oddawać realizację konsultacji społecznych firmom zewnętrznym, które za projekt każdorazowo pobierają wynagrodzenie, dzięki darmowej platformie urzędy mogą wdrożyć wysoki standard procesu konsultacji i przeprowadzić go samodzielnie, oszczędzając w ten sposób środki” – dodaje Anna Przybylska.

Rozwiązane mankamenty

Wykorzystanie uniwersalnego narzędzia do planowania i prowadzenia konsultacji może przynieść urzędom wiele korzyści. Po pierwsze, system gwarantuje centralizację informacji, danych i procesów, co oznacza, że poszczególne działy w danym urzędzie mogą wiedzieć, nad czym w zakresie konsultacji pracują inne działy. Wprowadzone do systemu informacje nie giną, a cały wkład w projekt nie idzie na marne, gdy np. osoba odpowiedzialna za konsultacje odchodzi z pracy lub jest na długotrwałym zwolnieniu.

Centralizacja daje też możliwość wdrażania wzorców i dobrych praktyk, którymi łatwiej się dzielić – nie tylko w ramach jednego urzędu, ale także między instytucjami. To duża szansa na agregowanie know how i materiałów badawczych oraz ciągłego podnoszenia jakości konsultacji przy minimalnym koszcie operacyjnym.

„wDialogu może służyć jednostkom regionalnym do analizowania danych i informacji cząstkowych pochodzących z urzędów lokalnych. Obecnie w skali kraju nie ma narzędzi, które wspomagałyby takie analizy, a przecież są one ważne, jeśli administracja chce wdrażać inicjatywy pożyteczne dla obywateli na poziomie regionalnym. To jeden z fundamentalnych warunków poprawy komunikacji urzędów centralnych ze społecznościami lokalnymi – komunikacji, która bazuje na rzeczywistych potrzebach i oczekiwaniach społeczeństwa” – dodaje Anna Przybylska. 

Jak działa platforma wDialogu?

Platforma jest dostępna poprzez przeglądarkę internetową i ma dwa interfejsy: urzędnika i obywatela. W interfejsie urzędnika udostępniona jest funkcjonalność do zaplanowania i przeprowadzenia konsultacji oraz narzędzia do komunikacji wewnętrznej w urzędzie. Platforma wspiera projektowanie i prowadzenie debat w formie bezpośredniej, jak również zdalnej (online), oferując możliwość prowadzenia debaty w trybie głosowym i tekstowym. Użytkownik ma pełną swobodę w zakresie szeregowania etapów konsultacji (debat, spotkań, ankiet) oraz formowania pytań, które mają być omawiane przez obywateli. System oferuje również bogate możliwości selekcji uczestników debat, dopuszczając wiele kryteriów zawężających grupy docelowe. Dzięki temu można zyskać pewność, że osoby faktycznie biorące udział w konsultacjach, stanowią grupę reprezentatywną o proporcjonalnym składzie.

W interfejsie obywatela udostępnione są przede wszystkim funkcjonalności wspomagające zdalny udział w debatach – głosowych lub tekstowych, oczywiście przy udziale moderatora. Co istotne, platforma była testowana przez osoby niepełnosprawne i jest dla nich dostępna.

„Oczywistym walorem platformy jest jej nieodpłatna dostępność i otwartość kodu. Chciałbym jednak mocniej podkreślić to, że w kontekście konsultacji społecznych jest to najlepiej w Polsce dostosowane narzędzie do potrzeb osób niepełnosprawnych z różnymi typami niepełnosprawności. Oprogramowanie powstawało przy udziale reprezentantów środowisk osób niepełnosprawnych i jest skonstruowane tak, aby nawigacja dla nich była ułatwiona i maksymalnie intuicyjna” – dodaje Tomasz Potkański.

Więcej informacji o projekcie i rozwiązaniu wDialogu znajduje się pod adresem.