Narzędziownia PR-owca (Cz. 1)

Narzędziownia PR-owca (Cz. 1)

Codzienna praca PR-owca to wiele różnych zadań, często wykonywanych w tym samym czasie. Odpowiedzialni są za monitoring mediów, kontakt z klientem, dziennikarzami, promocję i komunikację zewnętrzną firmy. Zawód ten wymaga ogromnej wielozadaniowości. Jakie narzędzia ułatwiają pracę?

fot. unsplash.com

Halo, bileciki do kontroli!

Pełną treść dostaniesz bez grosza,
ale musisz być w naszym newsletterze.

Raz, raz, wpisywać e-mail. Tylko prawdziwy, bo sprawdzę!

partner technologiczny: GetResponse

Sprawdziliśmy, z jakich programów i narzędzi korzystają w codziennej pracy Karolina Wojdecka, dbająca o PR Groupon Polska, Monika Skuza z DaWanda.pl, Karolina Śmiejkowska z x-kom, Monika Górka z DHL.

Najczęściej używane narzędzia to:

  • monitoring mediów i internetu: Meltwater, Google Alerts, IMM, Press-Service, Brand24, Sotrender, Newspoint
  • edycja i tworzenie dokumentów: Google docs, Office 365, Cold Turkey
  • korekta i redakcja tekstu: Ortograf.pl, iKorektor.pl, Jasnopis.pl i Logios.pl
  • analiza statystyk WWW: Google Analytics
  • planowanie kampanii: planer Google AdWords
  • komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna: MailChimp, Slack, Dotmailer, Microsoft Lync, Skype, AnoMail
  • ankiety i zbieranie danych: SurveyMonkey
  • raportowanie, analiza i wizualizacja danych: Tableau
  • przygotowywanie grafik: Canva, Snapseed
  • obsługa mediów społecznościowych: Sprinklr
  • mapowanie myśli: Mindmup
  • organizacja pracy i zarządzanie zadaniami, projektami: BaseCamp, Trello, Gmail, Kanban, Teamwork, Outlook (kalendarz), Microsoft Teams, Microsoft Note
  • biuro prasowe: Prowly
  • przesyłanie plików: WeTransfer, Dropbox
  • śledzenie trendów: BuzzSumo
  • selektor treści: Mashfeed, Pocket
  • prezentacje multimedialne: Prezi, PowerPoint
  • skracanie linków: Bit.ly 

Oto ulubione narzędzia PR-owców:

Karolina Wojdecka
Head of PR & Communications Groupon Polska oraz Groupon Shared Services Poland

  • Meltwater - służy do monitoringu mediów, czyli to jedno z podstawowych narzędzi pracy każdej osoby zawodowo zajmującej się marketingiem czy public relations. Pomaga nie tylko przy śledzeniu wzmianek medialnych, ale to także cenne narzędzie analizujące również big data, kanały społecznościowe i bazę danych dziennikarzy.
  • Google docs - jestem ich ogromną fanką. Pozwalają na łatwe tworzenie i równoległe edytowanie dokumentów przez nawet kilkanaście osób na raz przy zachowaniu totalnej kontroli nad dokumentem. Dodatkowe korzyści to możliwość tworzenia prezentacji, czy ankiet do wypełniania online i masa innych praktycznych rozwiązań.
  • Google Analytics - obowiązkowo; to nowoczesne i niezwykle przejrzyste narzędzie, umożliwiające gromadzenie wielu niezwykle cennych informacji na temat klientów i ich zachowań na stronie. Przydatne przy kampaniach wspierających PR, ale również w sytuacjach kryzysowych.
  • Planer Google AdWords - nie tylko pomaga wyszukać i wybrać właściwe słowa kluczowe do naszej kampanii, ale również prognozować ich skuteczność, planować budżet czy przeglądać statystyki wyszukań przekierowujących użytkowników na naszą stronę.
  • Mailchimp - jedno z przyjemniejszych narzędzi mailingowych, które wykorzystuję w komunikacji wewnętrznej. Umożliwia zarządzanie listami odbiorców i tworzenie estetycznych e-maili na podstawie dostępnych szablonów (również pod kątem tabletów i smartfonów).
  • LinkedIn - uważam, że lubiąc utrzymywać relacje biznesowe z ludźmi, warto zaprzyjaźnić się z serwisem LinkedIn. Dla mnie komentarze i konwersja z tego medium jest wyższa i bardziej wartościowa niż z pozostałych social mediów.
  • Basecamp - jak dla mnie najlepsze narzędzie do zarządzania projektami wewnątrz firmy. Pozwala nie tylko zapanować nad rozproszonymi informacjami, ale też wprowadza transparentność i jasny podział zadań w zespole. I co chyba najważniejsze, ogranicza liczbę spotkań projektowych i telefonów.
  • SurveyMonkey - rozwiązanie ułatwiające komunikację wewnątrz firmy – kreator spersonalizowanych ankiet, umożliwiający integrację z wieloma innymi aplikacjami. Jest to doskonałe narzędzie do zbierania informacji o naszym biznesie.
  • Tableau - choć to rozwiązanie business intelligence (BI), ale nie wymaga od użytkownika wiedzy na temat programowania ani też zaawansowanej wiedzy IT – to lubię :) Intuicyjna obsługa i przejrzystość sprawiają, że tworzenie nowych raportów czy projektowanie dashboardów jest tak samo łatwe, jak obsługa arkuszy kalkulacyjnych w MS Excel.
  • Canva - przyjazny program do tworzenia przeróżnych obrazków, infografik czy postów. W tym potężnym artystycznym kombajnie znajdziemy masę darmowych szablonów, ikon, zdjęć czy fontów.
  • Sprinklr - ogromnie ułatwia automatyzację publikacji treści w social mediach. Pomaga również w utrzymaniu relacji z użytkownikami we wszystkich kanałach. Korzystam z niego nie tylko z perspektywy działu komunikacji, bo Sprinklr sprawdza się również w obsłudze klienta. Co więcej, doskonale wspiera monitoring kanałów online.

Monika Skuza
Head of PR, DaWanda.pl

Bycie PR-owcem w dzisiejszych czasach wiąże się nie tylko z korzystaniem z pakietu Office :), Świat przyspieszył, a wszyscy żyjemy w dobie startupów, które podpowiadają ciekawe, ułatwiające pracę rozwiązania. Oto moje top 10, choć spokojnie znalazłoby się nawet 25.

  •  Mindmup - to bardzo ciekawe, intuicyjne narzędzie do tworzenia mapy myśli. Przydaje mi się podczas układania w głowie większych projektów i ich składowych. Szczególnie cenię je, gdy tworzę strategie PR-owe, wyznaczam cele i szukam narzędzi do ich realizacji.
  • Slack - to z kolei ciekawe narzędzie i aplikacja do komunikacji wewnętrznej i zespołowej, czy zwyczajnie do wymiany wiedzy.
  • Trello - jest to webowa aplikacja do tworzenia list z zadaniami – idealnie pomaga w zarządzaniu czasem i tematami na tapecie. Porządkuje i jest trochę jak pamięć podręczna.
  • Gmail - to nie tylko poczta, ale kalendarze, pojemny dysk zewnętrzny, dokumenty online i możliwość pracy zespołowej właściwie z każdym, nie tylko w mojej organizacji.
  • Prowly - to z kolei narzędzie do tworzenia treści dla dziennikarzy: informacji prasowych, inspiracji, pokazywania trendów. To takie kreatywne biuro prasowe, dzięki któremu w bardziej przystępny sposób opowiada się historie.
  • WeTransfer - bez tego narzędzia chyba nikt nie wyobraża sobie pracy, a PR-owcy szczególnie. Jest bardzo pomocne w wysyłaniu konkretnym odbiorcom dużych plików. Często korzystam z niego, kiedy muszę przesłać dziennikarkom czy stylistkom duże paczki packshotów, zdjęć do druku czy filmy.
  • BuzzSumo - dzięki niemu łatwo jest śledzić najnowsze trendy w mojej branży i ciekawe historie. Wystarczy wpisać temat w pasku wyszukiwania, a BuzzSumo dostarczy wszystkie najpopularniejsze treści na ten temat. To doskonałe narzędzie PR do budowania strategii contentowych.
  • Canva - jest to narzędzie bardzo pomocne w szybkim tworzeniu grafik do social mediów. Narzędzie intuicyjne i ładne :)
  • Google Alerts - w prosty sposób i za darmo codziennie monitoruje dla mnie sieć. W mojej branży śledzę różne trendy w zależności od pory roku i miesiąca, więc mogę swobodnie żonglować wyszukiwanymi frazami.
  • Mashfeed - pomaga mi odnaleźć się w gąszczu social mediów, więc skupiam się na treściach, które faktycznie mnie interesują.

Karolina Śmiejkowska
Specjalista ds. public relations x-kom

  • Instytut Monitorowania Mediów/Press-Service i Google Alerts – dzięki tym narzędziom śledzę efekty moich działań i podglądam, co robi konkurencja. Tak zaczynam i kończę każdy dzień.
  • Brand24, Sotrender - pozwalają mi na dokładny monitoring i analizę skuteczności komunikacji w mediach społecznościowych.
  • Ortograf.pl i iKorektor.pl - to narzędzia, przy pomocy których mogę sprawdzić tekst pod kątem poprawności ortograficznej, stylistycznej, gramatycznej i typograficznej.
  • Jasnopis.pl i Logios.pl - pozwalają sprawdzić poziom trudności napisanego tekstu. Dzięki temu wiem, które konstrukcje zdań zamienić na prostsze, jakie słowa uprościć, przez co tekst staje się bardziej zrozumiały dla szerokiej grupy odbiorców.
  • Kanban, Teamwork, Trello - to świetne narzędzia do zarządzania projektami, zwłaszcza kiedy projekt wymaga zaangażowania sporej liczby osób.
  • Prezi, PowerPoint – z tych narzędzi najczęściej korzystam, tworząc prezentacje multimedialne.
  • Wetransfer i Dropbox – za ich pośrednictwem możesz przesłać pliki, których nie pomieści zwykła skrzynka emailowa.
  • Bit.ly – świetne narzędzie do skracania linków.

Monika Górka
Kierownik ds. relacji z mediami DHL Express

  • Przeglądarka internetowa - w codziennej pracy PR-owca przydaje się dostęp do bezpłatnej przeglądarki internetowej, umożliwiającej szybkie znalezienie informacji na konkretny temat bądź dokonanie przeglądu wydarzeń i najpopularniejszych tematów medialnych.
  • Newspoint - podstawowym udogodnieniem, usprawniającym pracę i ułatwiającym analizę publikacji o firmie oraz jej konkurencji, jest narzędzie do monitoringu mediów. Newspoint za niewielką opłatą miesięczną umożliwia m.in. generowanie konkretnych haseł w określonym przedziale czasowym lub uwzględnienie wydźwięku publikacji.
  • Dotmailer - jest to proste narzędzie, umożliwiające tworzenie wiadomości za pomocą przeciągania elementów i umieszczanie ich w wybranym przez nas miejscu. Ułatwia kompleksowe przygotowanie szablonu do wysyłki, zamieszczanie dowolnych grafik, generowanie statystyk z wysłania mailingu oraz utworzenie i weryfikowanie listy odbiorców.
  • Outlook - w planowaniu spotkań, szkoleń i sporządzaniu notatek wciąż pomocny jest kalendarz w Outlooku, bez którego nie wyobrażam sobie organizacji tygodniowej pracy. Ma dodatkową zaletę, pozwalającą na ustawieniu opcji wglądu do kalendarza zajęć pozostałych managerów.
  • WeTransfer - w przypadku przesyłania plików o dużych rozmiarach – takich jak zdjęcia z konferencji, grafiki, logotypy, filmy – wciąż najlepiej sprawdzają się internetowe platformy do darmowego przesyłania plików, np. Wetransfer. To wygodne i łatwe w obsłudze narzędzie do przesyłania danych zamiast blokowania swojej i odbiorcy skrzynki mailowej.
  • Lync - wygodę, zwłaszcza w przypadku zdalnej pracy wykonywanej z dowolnego miejsca, ale z dostępem do internetu, zapewnia Microsoft Lync. Jest to komunikator biznesowy udostępniający wiadomości, umożliwiający połączenia głosowe i wideo oraz przeprowadzanie spotkań online. To narzędzie pozwala m.in. na zaoszczędzenie czasu managera, związanego z planowaniem spotkania i pozwala na zwołanie szybkiej telekonferencji. 

Komentarze

Polecane

Dzięki, link został przesłany

Zamknij

Serdeńko!
Lubisz już nasz fanpage?

Wystarczy kliknąć:

zobacz nasz fanpage >> Zamknij

Niech zapisze się
do newslettera!

Zostaw e-mail
i powolutku strzałeczka na guziczek!

Zamknij