Organizacja eventu wizerunkowego w 6 krokach

Organizacja eventu wizerunkowego w 6 krokach

Odpowiednio zorganizowany event może być świetnym sposobem na poprawienie wizerunku oraz wzmocnienie świadomości marki. Wydarzenie specjalne wykorzystywane jest najczęściej jako element kampanii marketingowej, np. przy wprowadzaniu nowości, relaunchu linii produktów czy rebrandingu.

fot. depositphotos.com

Halo, bileciki do kontroli!

Pełną treść dostaniesz bez grosza,
ale musisz być w naszym newsletterze.

Raz, raz, wpisywać e-mail. Tylko prawdziwy, bo sprawdzę!

partner technologiczny: GetResponse

Od czego zacząć jego planowanie i o czym koniecznie pamiętać już na etapie strategii?

Event wizerunkowy jest okazją do opowiedzenia marki na nowo – przedstawienia najważniejszych wartości i odwołania do jej DNA. Może to być zarówno niestandardowa prezentacja produktów, warsztaty kreatywne, zorganizowany wyjazd czy wizyta w firmie. Niezależnie od jego formy, najważniejszą częścią staje się zbudowanie relacji – zarówno z mediami, influencerami, klientami, jak i partnerami biznesowymi. Jak przyciągnąć uwagę całego otoczenia formą eventu i pozostać wiarygodnym?

1. Zacznij od strategii

Planowanie wydarzenia specjalnego najlepiej zacząć od opracowania strategii, szczególnie jeśli nie jest ono elementem szerszej kampanii. Szczegółowy plan komunikacji określi, jak poprzez event opowiedzieć o naszej marce. Takie podejście może przełożyć się także na długofalowe korzyści. Zacznijmy od opisania aktualnej kondycji komunikacyjnej i wyznaczenia najważniejszych celów biznesowych. Kolejno, na podstawie wyników wcześniejszego audytu, sformułujmy PR ideę oraz wyznaczmy grupę docelową. Następnym krokiem będzie doprecyzowanie ram przekazu – określenie narracji, dzięki której osiągniemy zamierzone cele. Ostatni etap to ustalenie narzędzi i kanałów komunikacji oraz sposobu mierzenia efektów po evencie.

2. Określ zasoby i zaangażuj pracowników

Po opracowaniu strategii – przejdźmy do określenia zakresu prac. Już na wstępie należy zdecydować, czy jesteśmy w stanie wszystkie działania wykonać samodzielnie. Być może potrzebna będzie konsultacja lub pełnowymiarowe zatrudnienie agencji eventowej. Dodatkowo postarajmy się ustanowić najważniejsze „atrakcje”, które mogą wymagać zatrudnienia dodatkowych outsourcerów, np. w zakresie obsługi technicznej, transportu, aranżacji miejsca. Niezależnie od tego wyznaczmy głównego menadżera eventu. Oszacujmy także dostępne środki – ramy budżetowe mogą znacznie ograniczyć wizje strategów. W całą realizację wydarzenia starajmy się, choćby w niewielkiej mierze, zaangażować jak najwięcej pracowników. Może to wpłynąć nie tylko na podkreślenie świadomości marki wewnątrz organizacji, ale także znacznie poprawić relacje w zespole.

3. Ustal miejsce oraz czas

Jednym z najważniejszych elementów jest samo miejsce wydarzenia. Najlepiej, jeśli jego charakterystyka byłaby spójna z wartościami kojarzonymi z marką. Jeśli decydujemy się na wynajem konkretnej przestrzeni – sprawdźmy, czy nie będzie ona generowała zgrzytów komunikacyjnych. Ich powodem może być np. wcześniejsza współpraca z konkurencją, zaangażowanie w sytuację społeczno-polityczną lub problemy z logistyką. Postarajmy się wyselekcjonować co najmniej kilka pożądanych miejsc. Niezwykle ważna jest także data. Aby zagwarantować wysoką frekwencję – zróbmy dokładny research eventów konkurencyjnych, uwzględnijmy kalendarz dni wolnych, a w zależności od miejsca – nawet prognozy pogody.

4. Przygotuj listę gości

Po dokładnym ustaleniu miejsca – określ najpierw ilu, a kolejno jakich gości chcesz zaprosić. Dobierz grupę, dzięki której o samym wydarzeniu dowie się jak najwięcej osób. Często są to dwa środowiska: media oraz blogerzy. Najlepiej, jeśli będą to naturalni ambasadorzy Twojej marki, z którymi już wcześniej podejmowałeś współpracę. Kilku mikroinfluencerów, którzy utożsamiają się z Twoją marką, może przekazać dobrą opinię o niej skuteczniej niż jeden wpływowy celebryta. W drugim przypadku przygotuj się również na przedstawianie często kosmicznie wysokich stawek za sam udział w evencie, bez gwarancji pozostawienia w zamian choćby relacji z wydarzenia. Oszacuj środki na płatne współprace i ewentualne zwroty poniesionych przez gości kosztów (np. dojazd). Przygotuj również rezerwową listę gości oraz rezerwę w budżecie.

5. Rozpisz szczegółowy scenariusz

Dopiero po ustaleniu kilku kluczowych elementów eventu, takich jak rekomendacje miejsc, daty i listy gości, należy sporządzić szczegółowy scenariusz. Taki plan operacyjny, swoista mapa drogowa, stanowi najważniejsze narzędzie pracy osoby zarządzającej organizacją wydarzenia. Powinien on zawierać harmonogram niezbędnych przygotowań w przeddzień eventu oraz precyzyjny program wszystkich elementów w trakcie. Dodatkowo musi dokładnie określać zakres obowiązków z przydziałem osób odpowiedzialnych za każdą „atrakcję”. Niezbędna jest także szczegółowa baza kontaktów do wszystkich gości i podwykonawców, a także oddzielny schemat postępowania w przypadku sytuacji kryzysowych.

6. Buduj i utrzymaj dobre relacje

Po przygotowaniu arsenału w postaci: założeń strategicznych, podziału obowiązków, list gości, dokładnego scenariusza i zabezpieczenia na wypadek sytuacji awaryjnych, wystarczy przejść do sprawnej realizacji. Pamiętajmy jednak, że poza sprawami technicznymi, pozostaje do zagospodarowania niezwykle istotna kwestia. Spotkanie dla przedstawicieli mediów i blogosfery, często połączone z wystąpieniami osób kluczowych to najlepsza okazja do budowania trwałych relacji. Często jest to jedyna w ciągu kilku lat szansa na bezpośredni kontakt z liderami opinii, poznanie specyfiki ich pracy oraz wzajemną wymianę doświadczeń. Zbudowane w takim kontekście zaufanie może przynieść w dłuższej perspektywie wymierne korzyści – to najlepszy fundament do długofalowej współpracy.

Komentarze

Polecane

Dzięki, link został przesłany

Zamknij

Serdeńko!
Lubisz już nasz fanpage?

Wystarczy kliknąć:

zobacz nasz fanpage >> Zamknij

Niech zapisze się
do newslettera!

Zostaw e-mail
i powolutku strzałeczka na guziczek!

Zamknij