Barter w detalach

W celu wypełnienia luki budżetowej, zapewnienia dodatkowych atrakcji czy zwiększenia prestiżu wydarzenia, organizatorzy zapraszają do współpracy różnych partnerów, zobowiązując się do ich promocji na ustalonych wspólnie warunkach. Niby prosto, łatwo i przyjemnie, ale finał bywa różny.

Kwiatek do kożucha

Data eventu zbliża się wielkimi krokami. Trzeba dopiąć budżet, który zazwyczaj jest niewystarczający, sprostać nieprzewidzianym okolicznościom i sprawnie lawirować w gęstej atmosferze przygotowań. Niestety, często nie można obyć się bez złapania pomocnej ręki, która czasem okazuje się być brzytwą. Producent wędlin sponsorem wegetariańskich warsztatów kulinarnych? To nie żart, ale prawdziwa propozycja współpracy, złożona jednej z firm. To klasyczny przykład zaproszenia partnera, którego charakter działalności jest całkowicie odmienny od klimatu imprezy. Co więcej, specyfika firmy koliduje z meritum wydarzenia. Gdyby jednak (jakimś cudem) doszło do współpracy, sponsor straciłby zaufanie, zupełnie nie trafiłby ze swoją ofertą do odbiorców eventu, a organizatorzy wyszliby na desperatów.

Imprezy składkowe

Bywa, że czytana przez konferansjera lista podziękowań dla sponsorów i partnerów bywa dłuższa niż sam program eventu. Jeśli spotkaliście się z taką sytuacją (byliście jedną z tych zmęczonych sytuacją i ziewających osób na sali), to znaczy, że wzięliście udział w „imprezie składkowej”. Niby jeden organizator, ale ilość logotypów na plakacie i roll up’ów w przestrzeni eventu powoduje, że promocja jest praktycznie zauważalna. Goście starają się ominąć „przeszkody”, denerwują ich nieestetycznie rozmieszczone reklamy, unikają hostess wręczających ulotki lub zapraszających do loteryjki fantowej… Zapytacie: czy to jeszcze ciągle TEN event, na który chcieliśmy przyjść?

Jak to robić?

Diabeł tkwi w szczegółach. W tym wypadku w trafnym zaprezentowaniu firmy, której oferta w jakiś sposób powinna korespondować z danym wydarzeniem. Festiwal mody wspierany przez producenta win, zapraszającego na degustację swoich produktów, lokalny dealer samochodowy prezentujący designerskie pojazdy lub restauracja, zapewniająca catering. Przyznacie, że to bardziej skuteczne niż logo na plakacie. Firmy chętnie ulegają pokusie barteru, nie interesując się profilem uczestnika imprezy, przez co bywa, że tracą czas, produkty i zaangażowanie na osoby, które nie są i nigdy nie będą ich targetem.

Co egzekwować od organizatora?

Wprawdzie wszystko zależy od rodzaju eventu, ale w ramach podstawowej współpracy barterowej warto wynegocjować logotyp na materiałach prasowych, promocyjnych, linkujący do strony WWW, możliwość rozmieszczenia banerów i roll up’ów, dystrybucję ulotek lub folderów w przestrzeni eventowej. Poza tym należy również zadbać o promocję firmy na wszelkich portalach społecznościowych prowadzonych przez organizatora. Najlepiej, jeśli firma sama przygotuje wszelkie materiały, tzw. „gotowce” i wyśle je organizatorowi, ustalając wcześniej dokładny termin ich publikacji. Dzięki temu uniknie „proszenia się” i być może także przypominania o zobowiązaniach. Nie narazi się również na fantazję grafika i copywritera wydarzenia, co czasem bywa bolesne – wiadomo, każda firma ma swój wizerunek, wyrażany przez odpowiedni język i sposób komunikacji. Dobrym pomysłem są również wszelkiego rodzaju konkursy, organizowane np. w social media. Nagrodami z jednej strony są zaproszenia na sponsorowany event, z drugiej np. produkty firmy.

Dlaczego HYROX przyciąga uwagę sponsorów?

Wymarzony partner

Organizator, zapraszając partnera do współpracy, powinien dokładnie przemyśleć jej cel. Racjonalnie oszacować wzajemne świadczenia, by ewentualny udział w wydarzeniu prezentował się z jednej strony atrakcyjnie, z drugiej wiarygodnie. Nie warto obiecywać gruszek na wierzbie, ale warto zastanowić się nad realnymi korzyściami, które możemy uzyskać. Gifty dla gości, wyposażenie przestrzeni, wynajem krzeseł, nagłośnienie. Produkty lub usługi danej firmy w barterze? Czemu nie.

Obiecanki cacanki

Problem z wywiązania się z wzajemnych zobowiązań bywa jednak kłopotliwy. Jak to zwykle bywa, łatwiej obiecać, trudniej wykonać. Szczególnie, jeśli data eventu zbliża się wielkimi krokami. Organizatorzy (bo to zwykle oni gorzej wypadają w tym krótkim rankingu) godzą się wtedy na zobowiązania, o których albo szybko zapominają przytłoczeni innymi obowiązkami, albo po prostu nie są w stanie im sprostać. Materiał zdjęciowy podsumowujący wydarzenie dla partnera, zwrot banerów, roll up’ów, zamieszczenie oficjalnych podziękowań, prezentacje na nośnikach w przestrzeni eventu i wiele innych świadczeń, to lista obowiązków, o które często potykają się inicjatorzy imprezy. Niestety, barter jest o tyle niewdzięczną formą współpracy, że egzekwowanie i dochodzenie swoich praw jest bardzo trudne, a z racji mało restrykcyjnych warunków, strony nie poczuwają się do dużej odpowiedzialności. Aby taka współpraca się udała, ważna jest odpowiedzialność i rzetelność ludzi oraz najzwyczajniej w świecie – uczciwość, bo niesmak „fuszery” może pozostać na długo.

 

Inga Tomala

Współwłaścicielka Korporacji Stylu, interaktywnej agencji działającej głównie w obszarze designu, mody i beauty, kiedyś redaktor naczelna tytułów poświęconych branży odzieżowej i wnętrzarskiej, współautorka antologii o polskich projektantach „Modą Zaklęci”.