Bingo, czyli dobre praktyki przetargowe okiem IKEA Retail w Polsce

Proces przetargowy krok po kroku

– Dobry proces przetargowy jest transparentny, co oznacza, że kolejne etapy powinny być zrozumiałe dla wszystkich zaangażowanych stron. Otwarta rozmowa dotycząca budżetu, lista uczestników, rozstrzygnięcie przetargu, jawność wyników, jak i samego procesu to ważne składowe zaangażowania i motywacji. Budują one kulturę wzajemnego szacunku – mówi Katarzyna Piwowarczyk, Dyrektorka Marketingu w IKEA Retail w Polsce.

W IKEA proces przetargowy składa się z następujących etapów: prekwalifikacja, otwarty brief i debrief, kwotowanie, czyli przygotowanie oferty na bazie briefu, rozmowy z wybranymi oferentami, decyzja (rozstrzygnięcie przetargu) i zakończenie procesu wraz z przekazaniem szczegółowej informacji zwrotnej.

Tutaj też znajduje się przestrzeń na dopracowanie oferty pod względem zakresu i ceny. Przy wyborze dostawcy IKEA kieruje się możliwością podjęcia z nim długoterminowej współpracy, mając na uwadze wspólne wartości i cele oraz perspektywy rozwoju w miarę potrzeb, oraz możliwości rynkowych.

Biały kruk: rejection fee

– Zasady takie jak rejection fee i udzielanie informacji zwrotnej partnerom po zakończonym procesie przetargowym wyróżnia IKEA na tle innych firm w Polsce. Chociaż nie jest to nadal powszechny standard na polskim rynku, już na starcie zwiększa motywację i chęć wzięcia udziału w przetargu, chroni też przed nieefektywnym i nienależytym podejściem do procesów przetargowych i kosztów, które przetargi po obu stronach generują. Uważamy, że przygotowanie oferty przetargowej to wiele godzin pracy, zaangażowanie w to zespołu, a co za tym idzie spore koszty. Pokrycie choćby ich części firmom, które nie przechodzą do kolejnego etapu procesu przetargowego, to przejaw partnerskiej postawy – tłumaczy Katarzyna Broniarek-Niemczycka, Dyrektorka Komunikacji w IKEA Retail w Polsce.

Warto podkreślić, że rejection fee nie jest opłatą za pomysły zawarte w ofercie. Prawa autorskie agencji biorących udział w przetargach chronią dodatkowe klauzule zabezpieczające je przed potencjalnym przechwyceniem i wykorzystaniem pomysłów zawartych w ofertach przetargowych (NDA).

UOKiK: zarzuty dla sieci Dino, firm przewozowych i menedżerów za zmowę ograniczającą konkurencję

Promowanie rejection fee jako standardu w przetargach zostało docenione przez branżę, dlatego IKEA otrzymała wyróżnienie „Wzór Dobrych Praktyk” przyznane przez Zarząd SAPR podczas 3 Gali konkursu PR Wings.

Kierunek: konstruktywny feedback

Praktyką potwierdzającą wartości IKEA w działaniu jest również jawne rozstrzyganie przetargów i udzielanie jakościowego feedbacku wszystkim partnerom po zakończeniu procedury przetargowej. Informacja zwrotna jest jednym z podstawowych elementów efektywnej komunikacji w biznesie, a stosowanie zasady konstruktywnego feedbacku dostarcza ważnych informacji obu stronom. Dzielenie się swoimi obserwacjami i doświadczeniami stanowi inspirację do ulepszania wewnętrznych procesów w organizacji i wpływa na rozwój polskiej branży komunikacji marketingowej.

– Temat Białej Księgi i potrzeba stosowania skutecznych zasad dobrego przetargu w praktyce są przedmiotem dyskusji w branży od wielu lat, jednak do tej pory niewiele się zmieniło. Jest to sytuacja niekorzystna dla nas wszystkich – marketerów, agencji, uczestników rynku i negatywnie odbija się na naszych biznesach. Kropla drąży skałę, zatem w imię naszego wspólnego dobra – drążmy ją dalej – podkreśla Olga Kustra-Kowalczyk, Kierowniczka ds. Zintegrowanych Mediów w IKEA Retail w Polsce, która wraz z innymi profesjonalistami z branży wzięła udział w kampanii „Przetargowe Bingo”.

Czas na zmianę

IKEA jest ambasadorem zmian i ma odwagę, by mówić zarówno o tym, co świetnie działa, jak i o tym, co wymaga poprawy. Kampania „Przetargowe Bingo” ma budować świadomość na temat skutecznych praktyk stosowanych w przetargach. Postępowanie zgodne z promowanymi zasadami i umacnianie standardów, w przyszłości ma zagwarantować efektywność i skuteczność marketingową oraz zwiększyć szanse na osiągnięcie sukcesu w biznesie.

Organizatorem kampanii jest koalicja Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR, Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów PSML oraz IAA Polska, ze wsparciem IAB Polska i Polskiej Organizacji Reklamodawców. Więcej informacji o kampanii znajduje się pod adresem: https://www.skutecznyprzetarg.pl/przetargowe-bingo/.

Zdjęcie główne: mat. aut. (O. Kustra-Kowalczyk, Kierowniczka ds. Zintegrowanych Mediów, K. Broniarek-Niemczycka, Dyrektorka Komunikacji, K. Piwowarczyk, Dyrektorka Marketingu)

PS „Kreatywność sprzedaje”: OLX – „Zmień pracę na dobre”

W ramach cyklu „Kreatywność sprzedaje” przybliżamy kampanie nagrodzone w konkursach SAR: KTR, Innovation oraz Effie 2023. Tym razem o kampanii „Zmień pracę na dobre” rozmawiamy z Łukaszem Borowiczem, Commercial Activity Managerem w OLX.