Event – sukces czy strzał w kolano? (Cz. 2)

Jednak musimy pamiętać, że konkurencja nie śpi i bankiet z suto zastawionym stołem dla zbudowania relacji biznesowych na pewno już nie wystarczy.

Wiedza zawsze ma wartość, dlatego przemycanie naszej oferty w ramach targów, konferencji czy szkoleń jest prostą, ale skuteczną metodą na przyciągnięcie uwagi klienta biznesowego. Nadal, mimo dostępności wiedzy on-line czy łatwości nawiązywania kontaktów przez Internet, firmy deklarują chętny udział w targach. Warto mieć jednak na uwadze, że ich formuła powoli się zmienia, a odwiedzający imprezę oczekują niemal cudów, aby uznać wydarzenie za warte uwagi. I taki właśnie „cud” warto dla nich przygotować, zwłaszcza że sam udział w tego typu wydarzeniu jest poważną inwestycją.

Zaprezentuj się

Jako wystawca powinniśmy zadbać o oryginalne stoisko, zwracające uwagę nie tylko swoją aranżacją, ale także czytelną komunikacją oferty naszej firmy. Można przy okazji stworzyć przestrzeń do przetestowania – w miarę możliwości, naszego produktu czy przygotować multimedialne stanowisko, na którym będzie można dokładnie obejrzeć naszą usługę czy produkt, poznać jego zastosowanie i właściwości. Oryginalne gadżety, nietypowo przygotowane materiały dotyczące naszej oferty i profesjonalnie przygotowany zespół obsługujący stoisko firmowe, to minimum, na którym nie można oszczędzać. Należy też pamiętać, aby stali i potencjalni klienci naszej firmy wiedzieli o jej udziale w targach. Możemy to zrobić np. wysyłając do nich niestandardowe zaproszenia lub informując o wyjątkowym przedsięwzięciu, organizowanym na stoisku lub w ramach imprezy. Może to być prelekcja z autorytetem w branży, konkurs dla odwiedzających targi i wiele, wiele innych.

Bądź na fali

O nawiązane kontakty trzeba zadbać zaraz po wydarzeniu, aby budować relację biznesową na fali pozytywnych emocji. Zanim jednak zdecydujemy się na udział w targach, należy zweryfikować w miarę możliwości ich rangę i potencjał. Po co? Aby nie przeinwestować i świadomie, z wyznaczonym celem, podjąć współpracę. Niestety udział w targach i imprezach branżowych wielu firm, powodowany jest tylko i wyłącznie obecnością na nich innych firm. Nie macie wrażenia, że zapominają o tym, co najważniejsze? Zadajcie sobie pytanie: jakie korzyści i potencjalne możliwości, wynikają z obecności mojej firmy na takim wydarzeniu.

Jak nie targi, to co?

Dla węższego grona biznesowego można przygotować seminarium czy konferencję. Jest to forma budowania prestiżowego wizerunku eksperta, w którym może nam pomóc zaangażowanie wyjątkowego prelegenta. Spotkanie z niekwestionowanym autorytetem w branży może być wystarczającym wabikiem dla naszych klientów, zwłaszcza, jeżeli dopilnujemy, aby jego wystąpienie było naprawdę wartościowe. Dzięki temu, goście naszej konferencji wyjdą z niej z poczuciem satysfakcji i dobrze spędzonego czasu. A to się ceni! Ceni tym bardziej, że przemyślany mówca, pasujący tematycznie do profilu naszej firmy, pociągnie za sobą tłumy, a nie nasz portfel. To inwestycja znacznie bardziej opłacalna, niż popularne w ostatnich latach zapraszanie celebrytów w roli gości specjalnych czy konferansjerów. Nie zapomnijcie o zorganizowaniu odpowiedniej przestrzeni i zaproszeniu patrona medialnego, który nagłośni imprezę. Zaproście gości na mniej oficjalną część (kolację, bankiet), w czasie której wszyscy przybyli będą mieli okazję do nawiązania bliższych relacji biznesowych i wymiany doświadczeń.

Dlaczego kampanie przepalają budżet? 7 najczęstszych błędów w media mixie

Wartość prelegenta jest kluczowa dla sukcesu konferencji.

Biznesowe after party

Jeżeli korzystanie z naszego produktu lub jego sprzedaż są dość skomplikowane, należy zadbać o program szkoleń, które są świetnym pretekstem do zorganizowania eventu i budowania długofalowych relacji z klientami. Spieszymy z przykładem.

Pewna firma zajmująca się dystrybucją oprogramowania antywirusowego oraz systemów zabezpieczających sieci, borykała się z brakiem świadomości wśród dystrybutorów, jakie korzyści na tle konkurencji posiadają oferowane przez nią rozwiązania oraz system sprzedaży licencji. Spora ilość wiedzy do przyswojenia nie ułatwiała budowania kanałów sprzedaży, więc jedynym rozwiązaniem było stworzenie cyklu szkoleń. Bezpłatnych, aby nie budować kolejnej bariery już na wstępie. Po szkoleniach jego uczestnicy otrzymywali rabaty na zakup określonej liczby licencji. Dodatkowo, firma wprowadziła system certyfikacji wiedzy, aby motywować dystrybutorów do udziału w szkoleniach – przy czym im wyższy stopień certyfikatu, tym bardziej rozbudowany system rabatowy i serwisowy.

W celu obniżenia kosztów zaadoptowano salę konferencyjną na przestrzeń szkoleniową, a w pobliskim hotelu o przyzwoitym standardzie, ze względu na długofalową współpracę wynegocjowano niższe stawki za noclegi dla uczestników. Dla podtrzymania pozytywnych relacji oraz stworzenia atmosfery rozluźnienia po – jakby nie było – wyczerpujących godzinach nauki, firma po każdym szkoleniu organizowała w hotelu kolację połączoną z imprezą, w której uczestniczyli zaproszeni dystrybutorzy, handlowcy firmy oraz szkoleniowcy. Towarzystwo na lekkim „wydechu” miało okazję porozmawiać zarówno oficjalnie, jak i prywatnie, a budowane przy takich okazjach relacje skuteczniej można przełożyć na biznesowe zaangażowanie.

Szkolenia i konferencje warto kończyć mniej formalnie.

Prosta taktyka

Jedna z firm budowlanych, będąc wiele lat temu u progu świetności, zorganizowała dla kilkudziesięciu najlepszych inwestorów dwudniową konferencję tematyczną. Dla zmiękczenia trudnej tematyki zadbano o przyjemną przestrzeń, wysokiej klasy hotel ze SPA, a wieczorem elegancki bankiet z muzyką na żywo. Uwierzcie, dwie dekady temu tego typu impreza robiła na zaproszonych gościach ogromne wrażenie! Zbudowane przy tej okazji relacje zaprocentowały na tyle, że do dziś firma organizuje podobne konferencje, spotykając się w podobnym gronie inwestorów, a całość wydarzenia ma klimat wielorodzinnego spotkania i niepisanej tradycji. Oczywiście, przygotowanie takiego eventu stanowi za każdym razem większe wyzwanie – należy zadbać o ciekawego prelegenta, wysoki standard hotelu i kilka dodatkowych atrakcji, jak np. występ kabaretu, wyjście do teatru czy recital gwiazdy, jednak znacznie wcześniej wypracowane relacje gwarantują dzisiaj firmie wysokie zainteresowanie takim wydarzeniem ze strony inwestorów oraz mocno zacieśnione relacje biznesowe i przyjacielskie.

Roboczy urlop

Niemal mityczny wymiar przybrały opowieści o tym, jak to firmy farmaceutyczne wabią lekarzy konferencjami organizowanymi w luksusowych hotelach na Dominikanie czy Bali, ale czy myślicie, że dotyczy to tylko tej branży? Raczej nie. Okolicznością łagodzącą jest fakt, że w innych branżach jest to bardziej etyczne i ma czysto biznesowe przełożenie. Kilkudniowa wycieczka do Dubaju, nurkowanie w Egipcie, trening osobisty na indonezyjskiej wyspie czy off-roadowa wyprawa bezdrożami Gruzji – firmy prześcigają się w pomysłach na eventy dla klientów biznesowych. Bez wątpienia to efekt walki o kluczowego klienta biznesowego, naszych rosnących oczekiwań wobec usług i firm obsługujących oraz dostępności na rynku wielu atrakcji. 

Offrodowy wyjazd w egzotycznym terenie dla kluczowych biznesowych klientów, może być doskonałą formą zacieśnienia relacji i zafundowania im niezapomnianych emocji.

Moda na posiadanie pasji, poszukiwanie emocji i adrenaliny, to wszystko stymuluje klientów, dlatego warto spełniać ich marzenia i oczekiwania w celu budowania długofalowych relacji. Takie projekty i inwestycje na pewno zaprocentują. Nie zapomnijcie jednak, by zafundowane klientom atrakcje w czasie typowych czy niekonwencjonalnych eventów, nie przyćmiły tego, kto jest ich organizatorem. Uczestnicy muszą zapamiętać naszą firmę jako tę wyjątkową, z którą chcą wiązać przyszłość. Branding i przemyślany scenariusz nawiązujący do oferty, misji czy hasła przewodniego naszej firmy, jak również analiza oczekiwań klienta, powinny stanowić punkt wyjścia dla przygotowania nawet najbardziej szalonego eventowego pomysłu. I tylko takich oryginalnych koncepcji Wam życzymy!

Inga Tomala

Współwłaścicielka Korporacji Stylu, interaktywnej agencji działającej głównie w obszarze designu, mody i beauty, kiedyś redaktor naczelna tytułów poświęconych branży odzieżowej i wnętrzarskiej, współautorka antologii o polskich projektantach „Modą Zaklęci”.