Ile naprawdę kosztuje zorganizowanie konferencji?

Kluczem do sukcesu jest dobre planowanie, kompleksowa realizacja usług i wzięcie pod uwagę już na samym początku wszelkich, możliwych wydatków. Jakich? Zobaczmy.

Przed przygotowaniem eventu niezbędne jest stworzenie budżetu planowanych wpływów i wydatków. W tym celu warto sięgnąć do księgowości po zestawienie wydatków z poprzednich, podobnych imprez. Jest to szczególnie ważne, jeśli w firmie była już tradycja organizowania podobnych imprez, a my zajmujemy się tym po raz pierwszy. Jeśli planowanie konferencji należy do naszych obowiązków od dłuższego czasu, pomocne są też własne, wewnętrzne zestawienia z ubiegłych lat. Dobry plan to podstawa. W amerykańskim biznesie znane jest powiedzenie „Fail to plan is plan to fail”, co w wolnym tłumaczeniu można przełożyć jako „Błędy w planowaniu to planowanie błędów”.

Na początku uwzględniamy wszelkie koszty!

By jak najlepiej zaplanować potrzebny budżet, musimy uwzględnić wszelkie koszty, jakie poniesiemy podczas organizowania takiego eventu. Warto posiłkować się poniższym zestawieniem najczęściej występujących kosztów konferencji:

Wynajem obiektu: sale konferencyjne. Dodatkowe wyposażenie sal konferencyjnych: ekrany, rzutniki, nagłośnienie. Wynajem dodatkowych pomieszczeń, np.: sale szkoleniowe, dodatkowe salki (np. na warsztaty towarzyszące konferencji czy specjalne pokoje dla VIP-ów). Koszt użyczenia komputerów, drukarek, faksu, Internetu. Noclegi. Posiłki i napoje. Poczęstunek podczas przerw kawowych. Dodatkowy program: wycieczki, atrakcje typu team building, koncerty. Honorarium moderatora (prowadzącego). Koszty dojazdu i noclegów zaproszonych gości honorowych lub prelegentów spoza firmy. Koszt projektów i wydruku ulotek, programu, menu, dyplomów, identyfikatorów itp. Koszt wydruku materiałów informacyjnych. Wynagrodzenie hostess, szatniarzy, ochrony, opieki medycznej lub innych osób stanowiących zaplecze lub wsparcie konferencji. Dekoracje: flagi, bannery, plakaty. Okolicznościowe upominki dla uczestników, np.: koszulki z logo, tekstylne siatki, pamięć zewnętrzna USB, czy inne drobne akcesoria. Ubezpieczenie imprezy. Fotograf. Koszty związane z promocją wydarzenia.

Oczywiście wszelkie koszty uzależnione są od rodzaju organizowanej konferencji, ilości uczestników i zaplanowanego programu. Przecież jeśli planujemy tzw. atrakcje dodatkowe, koszty automatycznie wzrastają. Również wydatki poniesione na promocję spotkania mogą być różne. Wszystko zależy od tego, jakimi drogami będziemy chcieli dotrzeć do potencjalnych uczestników i czy zrobimy to sami, bez wynajmowania zewnętrznej agencji zajmującej się marketingiem. Czy tu warto oszczędzać? Przy ograniczonym budżecie nie ma co planować występu gwiazdy ogólnopolskiego formatu. Na pewno w zasięgu każdego organizatora jest jednak znalezienie tańszego rozwiązania. Trzeba w to jednak włożyć nieco więcej wysiłku, by precyzyjnie dobrać np.: występ do upodobań uczestników konferencji i charakteru spotkania.

Dlaczego HYROX przyciąga uwagę sponsorów?

Jak nie przepłacać?

Okazuje się, że recepta na zaoszczędzenie jest prosta: Kluczem do tego, żeby nie przepłacać, czy wręcz zaoszczędzić pewne środki, jest planowanie konferencji z odpowiednim wyprzedzeniem. Robienie wszystkiego na ostatnią chwilę, pod presją czasu, pozbawia nas buforu bezpieczeństwa, jakim są spokojne negocjacje kończące się najczęściej znaczącym upustem, nie ma też czasu na wyszukanie, porównanie i wybór najbardziej korzystnej oferty – mówi Magdalena Dąbrowska ekspert portalu salerezerwacje.pl.

Znaczne możliwości oszczędności kryją się w łączeniu usług, a zatem korzystania z usług firm, które mają bogatą bazę sal do wynajęcia i zapewnia kompleksowe usługi – a zatem również catering, hostessy czy chociażby noclegi. Okazuje się bowiem, że to ogromna oszczędność czasu i pieniędzy.

Kompleksowa obsługa – to jest to!

Korzystanie z kompleksowej obsługi przydaje się zawsze. Nie tylko wtedy, kiedy musimy zorganizować salę konferencyjną wraz z cateringiem hostessami i tłumaczem, ale również wówczas, gdy sala konferencyjna potrzebna jest na krótko np.: pół godziny na spotkanie zapoznawcze, rozmowę kwalifikacyjną poza biurem, czy podpisanie umowy współpracy. Wiele firm biorąc pod uwagę czas spotkania nawet nie zechce zająć się wyceną swoich usług, albo zaoferuje bardzo wysokie stawki. Co do cateringu, tłumacza, hostess, to pamiętajmy, że są to obszary, w których łatwo nie tylko o przepłacenie konkretnej usługi, ale i wpadkę. Dlatego też jeśli nie chcemy zmarnować czasochłonnych przygotowań do spotkania i samej konferencji i zaoszczędzić sobie kompromitacji, warto postawić na rozwiązania już sprawdzone.

Nie bez znaczenia jest też opieka pracownika-asystenta, który w imieniu organizatora konferencji załatwia wszystkie sprawy na miejscu. Gdy np.: podczas spotkania pojawią się kłopoty z nagłośnieniem, oświetleniem itp., nie musimy sami gorączkowo szukać technika. Wystarczy tylko zgłosić sprawę do biura obsługi klienta. Spokój i minimum stresów są dla organizatora konferencji bezcenne.

Jasne koszty!

Inna istotna sprawa to świadomość ceny. Ileż to razy słyszeliśmy o sytuacji, że ktoś wynajął salę, umawiał się na konkretną stawkę, a musiał płacić więcej, ponieważ nie zwrócił uwagi na ukryte koszty. Dlatego też im bardziej przejrzyste warunki, tym lepiej!

Właśnie dlatego coraz powszechniejszą praktyką jest wystawianie faktur proforma – wówczas każdy ma jasność, wie ile i za co płaci. Po evencie nie ma przykrych niespodzianek – dodaje Magdalena Dąbrowska z salerezerwacje.pl.

Na koniec planowania kosztów koniecznie trzeba dołożyć 10-15 proc. całej sumy na nieprzewidziane wydatki. Mogą to być np.: dodatkowe noclegi dla nieprzewidzianych gości, upominki, wynajem kolejnego busa. W takich sytuacjach też przydaje się korzystanie z zewnętrznego wsparcia, bo w natłoku obowiązków gaszenie takich niespodziewanych pożarów najzwyczajniej może brakować sił i czasu. Praktyka pokazuje, że zwłaszcza w przypadku konferencji planowanych i budżetowanych z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem pojawia się moment, kiedy trzeba podporządkować się odgórnej dyrektywie cięcia kosztów. Luka w budżecie to dla organizatorów spory problem, zwłaszcza gdy przygotowania są już w toku. Rezerwa przyda się też na różne dodatkowe, nieuwzględnione wcześniej koszty.

Z życia wzięte, czyli: na co warto uważać, ustalając budżet konferencji?

Okazuje się, że możemy sporo zaoszczędzić stawiając na dobrą komunikację. Warto zatem zakomunikować uczestnikom naszej imprezy, że za niektóre, nieprzewidziane w naszym budżecie rzeczy muszą zapłacić sami. Doskonałym przykładem są minibarki w pokojach hotelowych. Precyzja w określaniu zasad współpracy przyda się również podczas ustalania refundacji kosztów. Jeśli zobowiązujemy się jako organizator do zwrotu kosztów podróży, jasno ustalmy zasady, np. czy obejmują one podróż pierwszą, czy drugą klasą. W przypadku połączeń samolotowych różnica może być znaczna. Warto też zwrócić uwagę na waluty. Sporo hoteli międzynarodowych sieci podaje swoje ceny w euro. Zanim więc ostatecznie potwierdzimy rezerwację, sprawdźmy cenę w złotych.

Powyższe zestawienie pozwala oszacować koszty z niemal 100 proc. dokładnością. Oczywiście wiele zależy tu od specyfiki branży, w której pracujemy, zwyczajów firmowych, własnych kontaktów i częstotliwości organizowania imprez. Warto w tym zakresie korzystać z rozwiązań, które pozwolą nam zaoszczędzić czas oraz pieniądze i nie spędzać wielu godzin np. na szukaniu sali konferencyjnej do wynajęcia, skoro możemy to zrobić w ciągu 5 minut.