Jak korzystać z narzędzi do współpracy, aby usprawnić komunikację w zespole

Konieczność ta powoduje gwałtowny wzrost wykorzystania narzędzi do współpracy online.

W tym artykule przyjrzymy się obecnemu krajobrazowi pracy zdalnej oraz temu, jak biznesy mogą poprawić przepływ komunikacji online za pomocą dostępnej technologii. Najpierw jednak wyjaśnijmy pewną rzecz.

Praca zdalna nie jest wynalazkiem pandemii

Wiele firm praktykowało już pracę zdalną, a nawet posiadało w pełni rozproszony po świecie zespół, na długo przed tym, zanim wybuchła pandemia. Jednym z godnych uwagi przykładów jest Buffer, które zdecydował się w pełni przejść na pracę z domu pod koniec 2012 roku.

Inne firmy nieśmiało korzystały z modelu mieszanego, pozwalając swoim pracownikom od czasu do czasu na pracę z domu (aż 30%, jak wynika z badań Gartner survey). Z kolei według badań przeprowadzonych przez Gallup praca zdalna była atutem pożądanym przez 54% pracowników biurowych, którzy byli gotowi na zmianę pracy tylko po to, aby móc pracować we własnych czterech ścianach (lub gdziekolwiek indziej na świecie).

Tak więc ten tryb pracy był już wprowadzany w ostatnich latach. Jednak był to bardzo powolny proces. Dla niektórych biznesów czy przedsiębiorstw nie nastąpiłoby to tak szybko, gdyby nie lockdown oraz ograniczenia w podróżowaniu wprowadzone na początku roku.

Webinary nie działają w 2026? Dane mówią co innego. Pobierz raport ClickMeeting

Nawiązując do raportu serwisu Slack 45% pracowników biorących udział w ankiecie powiedziało, że pracują teraz zdalnie, a 66% z nich przeszło na ten model pracy ze względu na pandemię koronawirusa, przy czym 27% pracowało z domu „jak zwykle”.

Liczby te różnią się w zależności od branży i lokalizacji. Nastąpił jednak niezaprzeczalny wzrost w zakresie pracy zdalnej i korzystania z platform wideokonferencyjnych oraz narzędzi współpracy online, które były z nimi związane. Zaznaczyliśmy to wyraźnie w naszym ostatnim raporcie wraz ze wzrostem użytkowania platformy ClickMeeting do spotkań biznesowych oraz współpracy przy projektach.

Mimo tego, co mówi się o przejściu na tryb zdalny, istnieje pewien haczyk. A raczej wyzwanie. Mowa o produktywności.

Czy zespoły mogą pracować z domu w pełnym wymiarze i tym samym być produktywne?

Ta kwestia prawdopodobnie spędzała sen z powiek wszystkim przełożonym i właścicielom biznesów. Ci, którzy najbardziej obawiali się przejścia na pracę zdalną, również najbardziej obawiali się spadku produktywności.

Według Gartnera słabe łącze i kiepska technologia są postrzegane jako znaczące bariery dla wydajności pracowników oraz efektywnej pracy zdalnej.

Jednak jak pokazują przykłady Buffera oraz innych firm, praca zdalna nie jest równoznaczna z niższą wydajnością. W rzeczywistości coraz więcej firm zauważa wzrost produktywności – pod warunkiem, że zdalny zespół jest odpowiednio zarządzany i ma dostęp do narzędzi współpracy online, które sprawiają, że praca jest bardziej komfortowa i efektywna.

Buffer określa swój własny zespół jako „niezwykle produktywny”, a badanie wskazuje, że pracownicy zdalni mogą być od 35% do 40% bardziej wydajni, niż gdyby mieli pracować w biurze. Pracownicy zdalni są również postrzegani jako bardziej zaangażowani, a 90% przyznaje, że większa elastyczność w organizacji pracy pozytywnie wpływa na ich morale.

Jednym z krytycznych aspektów jest zapewnienie im odpowiednich narzędzi do współpracy online, które pomogą im lepiej komunikować się oraz organizować codzienny harmonogram prac.

Dzisiaj przyglądamy się bliżej temu, co jest dostępne na rynku, aby ułatwić życie zdalnym pracownikom (oraz pomóc kierownictwu nieco lepiej spać w nocy).

Narzędzia współpracy online, które usprawniają komunikację w zespole

Serwisy z możliwością udostępniania plików

Nie musisz pracować zdalnie, aby korzystać z usług udostępniania plików. W czasach, gdy pamięć USB staje się przeszłością, na ogół usługi te ułatwiają współpracę wszystkim zespołom, niezależnie od tego, czy pracują w domu, czy w biurze.

W zależności od całego ekosystemu, jakiego używa organizacja, mogą to być Google Docs, Microsoft SharePoint lub Dropbox. Umożliwiają one jednoczesną edycję plików przez wielu członków zespołu, nawet jeśli aktualnie korzystają z telefonu.

W niektórych branżach trudno wyobrazić sobie pracę bez korzystania z usług przechowywania i udostępniania plików w chmurze nawet w połączeniu z innymi narzędziami do współpracy online. Praca z dokumentami Google udostępnianymi na ekranie podczas wideokonferencji staje się normą.

Pomagają one nadążyć za zmianami i modyfikacjami oraz uniknąć ciągłej wymiany wiadomości e-mail, w których jeden plik jest edytowany niezliczoną liczbę razy przez różnych członków zespołu, a jego nazwa rozwija się w nieskończoność o kolejne jej wersje.

Ważne jest, aby uzgodnić wspólne narzędzie w całej organizacji w celu zminimalizowania liczby wersji plików, trzymania się jednego serwisu dla każdego oraz utrzymania wszystkiego w jednym miejscu – w chmurze.

Narzędzia do komunikacji

Trudno sobie wyobrazić w dzisiejszych czasach firmę, która nie korzysta z żadnego narzędzia do komunikacji dla swojego zespołu, aby prowadzić rozmowy pomiędzy działami, a czasem nawet pomiędzy biurkami w tym samym pomieszczeniu. Bardziej naturalne jest więc korzystanie z nich podczas pracy zdalnej. Są szybsze niż poczta elektroniczna, pozwalają na grupowe konwersacje i pomagają na bieżąco informować się o ważnych (a czasami również i mniej ważnych) sprawach.

Coraz więcej narzędzi, takich jak Slack czy Microsoft Teams, oferuje wideokonferencje, aby dopełnić funkcję komunikatora. Ponownie, to, co jest niezbędne, aby te narzędzia stały się skuteczne, to ustalenie zasad i wspólnych kanałów komunikacji w całej firmie.

Tematyczne kanały na Slacku mogą pomóc w dzieleniu się wiedzą na konkretne tematy, a także w prowadzeniu szybkich rozmów w cztery oczy. Dedykowane grupy pozwolą ludziom na swobodne konwersacje oraz wysyłanie żartów czy memów, aby imitować biurową atmosferę (powiedzmy sobie szczerze, nie pracujemy przez 100% czasu spędzonego w biurze, a to przecież część budowania zespołu).

To prawie jak przebywanie w tym samym pomieszczeniu, tylko że bez typowych dla środowiska biurowego elementów rozpraszających uwagę.

Narzędzia do zarządzania projektem

Narzędzia do zarządzania projektem istniały już na długo przed wybuchem pandemii. Pomagają one zespołom pozostać zorganizowanymi, popchnąć projekty do przodu oraz zakończyć je przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności.

Po prostu trudno jest w dzisiejszych czasach wyobrazić sobie firmę opartą na projektach i pracującą bez Jiry, Trello czy Asany do śledzenia postępów prac i zadań.

Przydają się one niezależnie od tego, czy Twój zespół pracuje w trybie agile’owym, czy korzysta z bardziej tradycyjnych metod zarządzania projektem, czy jesteś wielką korporacją lub startupem z małą, kilkuosobową grupą.

Dodatkowe narzędzia wiki, takie jak Confluence lub Notion, zapewniają zespołowe przestrzenie robocze, które pomagają utrzymać dokumentację projektu w należytym porządku i umożliwiają wielu osobom dostęp do niej i jej edycję, zmniejszając liczbę błędów i pomyłek związanych z licznymi wersjami. Ponadto, zwykle integrują się z narzędziami do zarządzania projektem lub zadaniami, tworząc całe centrum zarządzania projektem.

Korzystanie z tych narzędzi (poza narzędziami do wideokonferencji oraz aplikacjami do komunikowania się) sprawia, że przejście na zdalny tryb pracy nie jest tak nieprzyjemne, a czasem nawet ledwo zauważalne (oczywiście poza aspektem społecznym, który w dużej mierze jest zaspokajany przez narzędzia do spotkań online, do których dotrzemy za chwilę).

Narzędzia do zarządzania sobą w czasie

Zarządzanie czasem wydaje się jednym z najtrudniejszych aspektów pracy zdalnej. Tylko, że tak dzieje się tylko wtedy, gdy praca zdalna sprowadza się do dłuższego przesiadywania na Facebooku, kiedy Twój szef nie patrzy.

Oczywiście nasze okoliczności się zmieniły, a wymuszona przez pandemię praca zdalna, z dodatkiem strachu przed nieznanym, może być całkowicie innym doświadczeniem niż dokonanie świadomego wyboru dotyczącego pracy z domu.

Pewne jest to, że wymaga to samodyscypliny ze strony zespołu i ogromnej dawki zaufania ze strony menedżerów i liderów zespołu. Na szczęście niektóre narzędzia wspierają obie strony i tym samym zarządzanie sobą w czasie staje się łatwiejsze.

Platformy takie jak Time Camp, Harvest czy Hubstaff pomagają mierzyć czas spędzony nad aktualnie wykonywanym zadaniem i monitorować efektywność zespołu, aby utrzymać projekty na właściwym torze.

Niektóre z nich możesz zintegrować z innymi narzędziami biznesowymi, umożliwiając śledzenie czasu (w oprogramowaniu do zarządzania projektem lub przeglądarce internetowej) oraz łatwiejsze fakturowanie lub kontrolowanie budżetu.

Dzięki inteligentnemu zestawowi narzędzi dla Twojego zespołu śledzenie czasu może stać się mniej uciążliwe i stanowić zastrzyk produktywności, z którego każdy może skorzystać. W końcu jednak może się zdarzyć, że samoorganizacja w domu będzie trudniejsza w szczególności z dziećmi (i górą prania czekającą w łazience). Oprogramowanie do śledzenia czasu pomoże pracownikom zorganizować ich grafiki – jednocześnie dając menedżerom pewność, że praca jest wykonywana.

Kreatywna współpraca zespołowa

Tym, czego zespołom – i kadrze kierowniczej – może najbardziej brakować, gdy nie pracują w biurze, jest kreatywna współpraca, która odbywa się pomiędzy członkami zespołów. Wszystkie sesje burzy mózgów oraz spotkania mind mappingowe, które wymagają dużo zaangażowania, a także ożywionych dyskusji – które tradycyjnie miały miejsce z każdą osobą w tym samym pomieszczeniu – teraz potrzebują nowej formy.

Na szczęście wszystko to może teraz odbywać się online z pomocą odpowiednich narzędzi, tak jak dotychczas (może poza aspektem korzystania z komunikacji miejskiej).

Narzędzia takie jak Miro oferują tablice do współpracy online, idealne do agile’owych przepływów pracy, strategii oraz sesji planingowych czy burzy mózgów. Oprogramowanie do mind mappingu, takie jak Mind Meister, dostarcza mapy myśli do wizualnej burzy mózgów, tworzenia idei oraz robienia notatek.

Wspierane przez wideokonferencje, mogą z łatwością zastąpić spotkania w cztery oczy, zapewniając płynny i niezakłócony przepływ rozmów. Nawet jeśli jesteś z dala od swojego zespołu, nadal możesz rozmawiać i widywać się z innymi, zapisywać notatki i sugestie na tablicy oraz wymieniać się pomysłami. Zupełnie tak, jakbyś był w biurze.

Codzienne spotkania wideo

Zasadnicza część całej układanki pracy zdalnej, która może – a nawet powinna – być zintegrowana z wszystkimi pozostałymi elementami.

Z maksymalnie 25 osobami, które mogą się spotkać ze sobą w czasie rzeczywistym, korzystając z platformy ClickMeeting, nie ma tak naprawdę żadnego spotkania, które nie mogłoby odbyć się online. Od codziennych i cotygodniowych spotkań Twoich zespołów agile’owych do dyskusji i sesji burzy mózgów (być może przy użyciu jednego z narzędzi wymienionych powyżej, udostępnionych na ekranie przez jednego z organizatorów), po spotkania jeden-na-jeden, aż do przerw na kawę i lunch spędzonych wspólnie.

Możesz rozmawiać za pomocą czatu – publicznie lub prywatnie. Zarządzaj mikrofonami i kamerami uczestników, moderuj dyskusje oraz zarządzaj swoim widokiem tak, aby każdy był na tym samym etapie spotkania i wszystko wyraźnie widział.

Spotkania online zajmą trochę czasu, zanim dostosuje się do nich cały zespół, jeśli nie jest do tego przyzwyczajony. Jednak dzięki interaktywnym spotkaniom, które pozwalają wszystkim się zaangażować i wspólnie przeprowadzać ze sobą interakcję, doświadczenie jest tak bliskie spotkaniom na żywo, jak to tylko możliwe.

Możesz omówić dokładnie te same tematy, które omówiłbyś w pokoju konferencyjnym w biurze, ale korzystając być może z jeszcze wygodniejszych narzędzi, takich jak natychmiastowe dzielenie się notatkami z tablicy po zakończeniu spotkania (bez konieczności robienia zdjęć notatek w pokoju konferencyjnym, a następnie ponownego, ręcznego wpisywania wszystkiego do dokumentu).

Korzystaj z nich wszystkich jednocześnie

Oczywiście, tak jak już wspomnieliśmy wcześniej, kluczową sprawą jest połączenie wszystkich kropek i wykorzystanie tych wszystkich narzędzi jako całości, tworząc cały ekosystem dla Twoich zespołów. Dobrą praktyką jest ograniczenie liczby narzędzi i uzgodnienie wspólnego przepływu pracy dla wszystkich, we wszystkich działach i zespołach – tak, aby każdy pracownik wiedział, z czego korzystać i co robić.

Kiedy to już zostanie uzgodnione, poprawa komunikacji w zespole oraz zwiększenie produktywności powinny być tylko kwestią czasu.

Czy praca zdalna zostanie z nami?

Niektórzy mówią, że przewidywanie przyszłości pandemii jest jak przewidywanie prognozy pogody – mamy ogólne pojęcie, ale nie możemy być pewni, co dokładnie będzie dalej. Tak więc ciekawe będzie przekonać się, jak rozwija się praca zdalna – zarówno teraz, jak i kiedy w końcu skończy się pandemia.

Eksperci przewidują, że do 2035 roku może pojawić się ponad miliard pracowników zdalnych oraz że do 2028 roku aż 73% wszystkich zespołów będzie pracować z domu.

Jedno jest pewne – doświadczamy ogromnej zmiany w sposobie naszej pracy i dysponujemy już narzędziami, które czynią tę zmianę łatwiejszą i bardziej produktywną dla wszystkich. Jednak narzędzia same w sobie nie wystarczą, jeśli nie będziemy ich dobrze wykorzystywać i jeśli zespoły nie będą zarządzane w sposób uwzględniający nowe formy komunikacji zdalnej. Tak więc jest to okazja do nauczenia się czegoś nowego dla wszystkich.

Jakie jest Twoje doświadczenie z pracą zdalną? Czy zauważyłeś wzrost wydajności pracy? A może wręcz przeciwnie – spadek? Jakie mogły być według Ciebie tego przyczyny? Daj nam znać w komentarzach.