Jak organizować konkursy w mediach społecznościowych, aby były zgodne z prawem?

Jakie trudności może napotkać na swojej drodze agencja realizująca konkurs w mediach społecznościowych dla swojego klienta? Na to i kilka innych pytań odpowiemy w poniższym artykule.

Organizator konkursu. Zadanie czy przywilej?

Organizowanie konkursu jest wyzwaniem nie tylko pod kątem mechaniki, ale także prawa. Na początku powinniśmy się zastanowić kto realnie powinien zostać wyznaczony na organizatora konkursu – agencja czy klient? Bywa tak, że klient chciałby mieć jak najmniejszy wkład podczas realizacji takiego zadania. W takim wypadku przewiduje on, że wybrana agencja będzie wytypowana jako organizator, administrator danych osobowych uczestników, a także jako podmiot, który dopilnuje formalności związanych z opłaceniem podatku od nagród. Bardzo wygodne podejście, ale czy słuszne?

Jeśli mamy typowy konkurs, w którym to zamawiający sponsoruje nagrodę i posiada dostęp do danych osobowych uczestników, to powyższy scenariusz jest dość ryzykowny zarówno dla klienta, jak i agencji.

W większości przypadków lepiej będzie przyjąć, że inicjatorem konkursu w mediach społecznościowych jest klient. Agencja natomiast wykonuje działania związane z zarządzaniem konkursem w imieniu zamawiającego.

Marki własne z nazwą producenta. Rząd chce zmienić oznaczenia na opakowaniach

Ważne, by ustalić, że agencja przeprowadza konkurs dla klienta, a nie dla siebie.

Taka hipoteza pomoże uniknąć problemów związanych m.in. z:

• przetwarzaniem danych osobowych uczestników,
• dostarczeniem obiecanej w konkursie nagrody,
• rozliczeniem podatków od nagród.

Zobacz także: „W głowie się nie mieści” o emocjach w marketingu

Kto odpowiada za wadliwą nagrodę?

Organizator konkursu. Podmiot wpisany w regulaminie jako organizator konkursu zawsze odpowiada za dostarczenie obiecanej nagrody bez wad. W rzeczywistości bardzo często bywa tak, że klient wybiera nagrodę dla uczestników, a agencja bierze za to pełną odpowiedzialność. Co w takiej sytuacji?

W interesie agencji będzie przesądzenie w regulaminie, że wykonuje ona czynności związane z organizacją konkursu w imieniu fundatora nagrody, którym faktycznie jest klient. Wtedy ewentualna odpowiedzialność za dostarczenie nagrody niezgodnej z obietnicą lub uszkodzonej, będzie spoczywała na zamawiającym, a nie na agencji, która często może nie widzieć na oczy wybranej nagrody, a za którą bierze pełną odpowiedzialność.

Administrator danych osobowych – kto nim jest?

Bardzo często możemy spotkać regulaminy konkursów organizowanych w mediach społecznościowych, w których to administratorem danych osobowych uczestników jest agencja. Taka praktyka nie wydaje się być prawidłowa. Klient bądź też zamawiający powinien zostać wskazany jako administrator danych osobowych, a agencja natomiast jako podmiot przetwarzający (tzw. procesor). Dlaczego?

Ponieważ agencja nie przetwarza tych danych osobowych we własnych celach. Robi to na potrzeby zamawiającego. Ponadto zamawiający bardzo często ma dostęp do tych danych (chociażby dlatego, że konkurs jest przeprowadzany na fan page’u marki – klienta). Zdaniem Generalnego Inspektora Danych Osobowych (działającego przed wejściem w życie zmian w przepisach wynikających z RODO) to zamawiający powinien być uznany za administratora danych osobowych uczestników.

Taki obraz sytuacji wskazuje, że w większości typowych przypadków to jednak klient (a nie agencja) będzie administratorem danych osobowych uczestników. Przekłada się to również na obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i 14 RODO, jaki jest nałożony na zamawiającego. Agencja sporządzająca regulamin w tym zakresie powinna skonsultować się z zamawiającym w celu ustalenia sposobu, w jaki przetwarza on dane osobowe (np.: czy dane przekazywane są poza Europejski Obszar Gospodarczy lub czy dane przekazywane są innym podmiotom).

O czym warto pamiętać? Obie strony (agencja i klient) mają obowiązek zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych.

Co z podatkiem od nagrody? Kto powinien go zapłacić?

Bardzo często podczas organizowania konkursów w internecie, a tym bardziej w kanałach social mediowych zapomina się o obowiązku pobrania przez organizatora 10% podatku od osoby nagradzanej. Oczywiście istnieją wyjątki od tej reguły, które zdefiniowane są w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednak kiedy na warsztat weźmiemy opisywaną wcześniej sytuację, w której to klient jest w sensie prawnym organizatorem konkursu, nie ma wątpliwości, że to także on ma obowiązek pobrania podatku. Nie ma przeszkód, by w jego imieniu takie czynności wykonała agencja, formalnie jednak płatnikiem podatku będzie zamawiający.

Tutaj mogą pojawić się bardzo duże wątpliwości w przypadku kiedy organizatorem konkursu będzie agencja. Mogłoby się wydawać, że agencja również będzie zobowiązana do pobrania podatku. Jednak nie do końca. Organy podatkowe uważają, że z punktu widzenia przepisów podatkowych organizatorem co do zasady jest zamawiający.

Zobacz także: Przepis na udany key visual

Podsumowanie

Pamiętajmy, że niezależnie od tego, jak bardzo klient nie będzie chciał brać za cokolwiek odpowiedzialności i będzie nalegał na organizowanie konkursu przez agencję to i tak w większości przypadków będzie uznawany za administratora danych osobowych i płatnika podatku od przyznanej nagrody.

Wydaje się zatem, że przyjęcie układu, w którym klient wskazuje siebie jako organizatora, a agencję jako podmiot wykonujący czynności w jego imieniu pozwala jasno określić sytuację prawną i uniknąć wątpliwości.

 

Focus Agency to agencja marketingowa, która od lat dostarcza klientom zintegrowane rozwiązania w zakresie strategii i promocji marek oraz poszczególnych produktów, generując wzrost konwersji i sprzedaży. Wieloletnie doświadczenie w branży centrów handlowych, real estate i agriculture pozwoliło na wypracowanie rozwiązań marketingowych, które gwarantują klientom, pełne zadowolenie ze świadczonych usług oraz zwrot z inwestycji. Główne kompetencje Focus Agency to: strategia komunikacji, projektowanie i branding firm, media, brand activation, social media, PR i monitoring mediów.