Jak wykorzystać social media w komunikacji wydarzeń?

Polacy pokochali wydarzenia – chadzamy na festiwale muzyczne, konferencje naukowe, branżowe meetupy, poranki, śniadania, lunche i wieczory. Coraz więcej jest też wyspecjalizowanych konferencji związanych z nowymi technologiami – w HR, PR, marketingu i projektach społecznych.

Jednym z najprężniej rozwijających się wydarzeń jest z pewnością Festiwal Sektor 3.0 – największe w Polsce wydarzenie dotyczące wykorzystywania nowych technologii w działaniach społecznie użytecznych. W tym roku w ciągu dwóch festiwalowych dni udało się zdobyć 2 300 000 zasięgu (dane SentiOne) i przez kilka godzin być na pierwszym miejscu w trendach na Twitterze. Jak to się udało? Dzięki zaplanowanej i wielokanałowej komunikacji w social mediach. Wielokanałowej zarówno pod względem wykorzystywanych portali, jak i poruszanych tematów.

Komunikacja przez cały rok

Wydarzenie się rozpoczęło? Bilety sprzedały? Zgadza się lista sponsorów? Wychodzimy z założenia, że to wszystko nie równa się końcowi komunikacji. Niestety bardzo często na wielu wydarzeniach możemy zauważyć dwie tendencje:

• komunikujemy wydarzenie jedynie w czasie rejestracji – sprzedały się bilety, możemy zamknąć socjalowy stragan.
• komunikujemy wydarzenie jedynie chwilę po nim – zadbaliśmy o fotografów i operatorów, ale całość wrzucamy kilka dni po evencie. Na tym koniec.

Komunikacja wydarzenia w social media powinna składać się jednak z 4 faz:

• Przygotowanie – rejestracja, program, merytoryka.
• Wydarzenie – komunikacja tego, co się dzieje na bieżąco nie tylko dla uczestników, ale też dla tych, którzy chcieli z nami być, a nie mogą.
• Tuż po – wydarzenie za nami, ale uczestnicy są wciąż głodni wiedzy – warto to wykorzystać.
• Całoroczne podgrzewanie emocji – zarówno psychika ludzka, jak i algorytmy social mediów mają to do siebie, że jeśli chcemy by nas kochano – musimy przypominać i angażować cały rok

Festiwale, zarówno muzyczne, jak i technologiczne to nie tylko to, co znajduje się w programie, ale także cała otoczka organizacyjna. Bardzo często uczestnicy wydarzeń oceniają je źle nie ze względu na merytorykę, ale problemy logistyczne. Dlatego już na starcie warto sprawić, że uczestnik będzie się czuł zaopiekowany. O czym warto pisać przed wydarzeniem? Na przykład:

Dlaczego HYROX przyciąga uwagę sponsorów?

• Jak dojechać różnymi środkami transportu
• Jak będzie wyglądać rejestracja na miejscu
• Informacje przydatne dla osób aktywnych w sieci – WIFI, miejsca do ładowania telefonów
• Informacje przydatne dla osób z niepełnosprawnościami
• Jak przygotować się do wydarzenia
• Jakie elementy „zielonego” myślenia zaplanował organizator

Uczestnicy o różnych potrzebach

Organizując wydarzenie warto wziąć pod uwagę wszystkich potencjalnych uczestników. Obecne rozwiązania technologiczne pozwalają na otwarcie się na osoby, które do tej pory były pozbawione możliwości uczestnictwa w większości festiwali muzycznych, konferencji czy innych tego typu wydarzeniach. Podstawą działań logistycznych powinno być zorientowanie się w dostępności miejsca dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich i z innymi niepełnosprawnościami ruchowymi, czyli upewnić się, że w budynku, w którym odbywa się wydarzenie znajduje się winda, a w okolicy miejsca parkingowe dla niepełnosprawnych – a później zakomunikować to zarówno uczestnikom z niepełnosprawnościami, jak i tym, którzy nie mają problemów zdrowotnych, również powinni być uwrażliwieni na dostosowywanie jak największej liczby przestrzeni dla OzN.

Warto też rozważyć możliwości pozwalające na uczestnictwo w wydarzeniu osobom niewidomym czy głuchym. W organizacji tegorocznej edycji Festiwalu Sektor 3.0 pomagała fundacja Deaf Respect, która nie tylko wsparła komunikację wydarzenia w mediach społecznościowych tak, żeby było ono zauważone oraz zrozumiałe dla osób głuchych, ale również zadbała o to, żeby osoby głuche miały możliwość zrozumienia wykładów, wzięcia udział w seminariach oraz warsztatach. W tym celu powstał cykl filmów omawiających najważniejsze momenty wydarzenia, a na samym Festiwalu na scenie obecna był tłumaczka Polskiego Języka Migowego. Wykłady oraz seminaria były również transmitowane na Facebooku z tłumaczeniem na PJM. Specjalnie dla osób głuchych zostało stworzone dedykowane wydarzenie na Facebooku, a pracownicy Fundacji odpowiadali na zapytania i wątpliwości osób, które chciały wziąć udział w wydarzeniu.

Odpowiedzialny i zaangażowany festiwal

Równie ważne są w dzisiejszych czasach działania związane z ekologią. To już nie tylko odpowiedzialne dbanie o środowisko, ale odpowiedź na oczekiwania uczestników. Organizator, który chce sprostać tym oczekiwaniom i chce zorganizować wydarzenie, po którym poza dobrym wrażeniem nie pozostanie góra plastikowych śmieci, ma coraz więcej możliwości. Jaki to jest eko festiwal? Jest to taki festiwal, na którym plastikowe kubeczki zastąpione zostają kubeczkami całkowicie papierowymi, gadżety produkowane są z większą uważnością, catering dobierany jest nie tylko pod kątem smaku, ale także sposobu podania posiłków, a w social media angażuje się społeczność i zachęca się do „zielonych” i odpowiedzialnych działań.

Przykładów takich działań z tegorocznego festiwalu Sektor 3.0 jest co najmniej kilka. Gadżety festiwalowe zostały zaprojektowane tak, żeby nie tylko przypominać uczestnikom na co dzień o festiwalu oraz o samym Sektorze 3.0 ale również, żeby w codziennym życiu przyczyniać się do jak najmniejszej produkcji śmieci:

• Jednym z gadżetów był bidon, którego pozytywne zastosowanie zostało pokazane już w trakcie trwania festiwalu. Nasi Instareporterzy wypatrzyli, że w Centrum Nauki Kopernik znajduje się kran z wodą pitną i zachęcali do tego, żeby każdy, kto posiada swoją butelkę korzystał z niego już w trakcie wydarzenia.
• Kolejnym gadżetem, który na co dzień może towarzyszyć uczestnikom festiwalu jest torba z powodzeniem zastępująca jednorazowe reklamówki.
• Długopisy, które uczestnicy mogli zabrać na pamiątkę zostały wyprodukowane z papieru.
• Słodki poczęstunek, który został przygotowany dla uczestników to krówki owinięte nie w folię, a w papier.

Na pozór proste rozwiązania są w stanie bardzo wiele zmienić, ponieważ w momencie przełożenia wszystkich elementów na liczby, skala rośnie. Gdyby każdy z uczestników chciał napić się jednej kawy i wziął w tym celu tylko jeden plastikowy kubeczek, po wydarzeniu pozostałoby ich 900 – a to już spora liczba! Uczestnicy otrzymywali smycz z folią na identyfikator, który mógł wydrukować samodzielnie lub na miejscu. Po wydarzeniu bardzo wiele osób zwróciło zarówno smycz, jak i folię, które z powodzeniem wykorzystać będzie można w następnym roku. To nie tylko ogromne znaczenie dla środowiska, ale również pozytywny wpływ na festiwalowy budżet.

Przede wszystkim dyskusja

Social media to komunikacja, a komunikacja to przede wszystkim dyskusja i dwustronne zaangażowanie. Nie zapominaj (także w trakcie wydarzenia) o rozmowie z uczestnikami – pokaż, że interesujesz się nimi. Komentowanie postów na początku przygody z marką często bywa problematyczne (do tego praktycznie każdy z nas boi się skomentować coś jako pierwszy), ale na szczęście coraz więcej portali daje możliwość „uproszczonej” interakcji:

1. Facebook

• Ankieta w grupie i na wydarzeniu – nawet kilkadziesiąt odpowiedzi, możliwość dodawania odpowiedzi przez uczestników oraz zdjęć.
• Ankieta na stronie – dwie odpowiedzi, atrakcyjny wygląd, możliwość dodawania zdjęć i gifów, ustawianie terminu końca ankiety, powiadomienie uczestników.

2. Twitter

• Ankieta – możliwość dodawania wielu odpowiedzi, a także ustalania terminy zakończenia.  

3. Instagram i instatories

• Ankieta – dwie odpowiedzi do wyboru – od razu uczestnik może zobaczyć wynik głosowania.
• Pytanie – tylko właściciel konta widzi wszystkie odpowiedzi i ich twórców.
• Odliczanie do zdefiniowanego przez organizatora wydarzenia / daty. Odbiorca może włączyć odliczanie u siebie i dostać powiadomienie, ale też udostępnić w swoim stories.
• Quiz – można dodać nawet 4 odpowiedzi, ale tylko jedna jest poprawna, uczestnik od razu po udzieleniu odpowiedzi poznaje, jaki jest wynik.

Sięgnij do monitoringu

Zdecydowanie zachęcam też do tego, żeby sięgnąć do monitoringu internetu i sprawdzić, gdzie o naszym festiwalu mówi się najwięcej i jak to się przekłada na zasięg rozprzestrzeniania się informacji na nasz temat. Portalem zdecydowanie konferencyjnym jest oczywiście Twitter i to pewnie nikogo nie zdziwi. W ciągu Festiwalu Sektor 3.0 zasięg w social mediach osiągnął poziom 2 300 000, z czego 2 miliony należały tylko do Twittera, 70 tys. do Facebooka, a 49 tysięcy do Instagrama.

Monitoring podpowie nam też, jak rozdzielić nasze siły i środki, a także, jakie aktywności i sposoby angażowania realizować.

Nic tak nie łączy uczestników jak wspólny cel i wspólne działanie. W przypadku festiwali związanych z nowymi technologiami zabawą, która integruje i jednocześnie pomaga w promocji wydarzenia jest próba dostania się do trendów na Twitterze.

W czasie wydarzeń zawsze warto „zainwestować” w social stream, który pokazuje wszystkie wypowiedzi umieszczone w social media na temat naszego przedsięwzięcia. Na Festiwalu Sektor 3.0 wykorzystaliśmy narzędzie SentiOne, ale podobne możliwości daje także:

• Brand24
• Tagboard
• Hootfeed by Hootsuite
• Walls.io

 

Dziel się wiedzą

W trakcie wydarzenia – zwłaszcza w jakimś stopniu związanego z nowymi technologiami, networkingiem czy po prostu wymienianiem się wiedzą – dobrym pomysłem jest sięgnięcie po różne formaty, które umożliwiają dzielenie się treściami czy przekazywanie ciekawych informacji. Można to zrobić za pomocą np.:

• Wywiadów live na Facebooku.
• Instastories pokazującego wydarzenie od zaplecza.
• Uzupełniania slideshare nie bieżąco.
• Umożliwienia zadania pytań przez internautów.

Co więcej – dobrze zaplanowane wymienianie się mediami i pokazywanie korzyści ze śledzenia organizacji w różnych miejscach ze względu na unikalny kontent w każdym z nich może przynieść długofalowe korzyści.

To tylko kilka przykładów dobrych praktyk, które warto wykorzystać komunikując w social mediach swoje wydarzenie. Pomysłów na egzekucję strategii i możliwych formatow jest naprawdę sporo. Najważniejsze jest jednak to, by zrozumieć potrzeby uczestników i chcieć z nimi rozmawiać.