Jak założyłam swoją agencję: Karolina Janik (Personal PR)

Pozostałe części cyklu przeczytasz tu >

Kiedy i co było impulsem do rozpoczęcia własnej działalności? 

Rozwinę się trochę na wstępie zanim przejdę do odpowiedzi. Jako matka trójki dzieci, chciałabym pokazać, jak wyglądały moje myśli i decyzje na samym początku. Być może dzięki temu kobiety, które myślą o założeniu agencji łatwiej powiedzą „tak” lub stwierdzą, że jednak wstrzymają kroki w tym kierunku. 

W moim przypadku w całym procesie podejmowania decyzji o założeniu firmy pomógł na pewno charakter i usposobienie, splot szczęśliwych okoliczności oraz wspierający mąż, choć patrząc na siebie 12 lat wstecz wydaje mi się, że nawet pozostawiona sama sobie i tak bym to zrobiła. Wyzwanie, ambicja, nieznane – nie umiem wycofać się z wyzwań. 

Na LinkedInie obserwuje nas ponad 100 tys. osób. Jesteś tam z nami?

Obserwuj

Ale od początku: w 2006 roku, po prawie 4 letnim pobycie w Warszawie, gdzie prowadziłam Dział Komunikacji Marketingowej Gemius SA, zdecydowaliśmy się z mężem na przeprowadzkę do Gdańska. Moje życie zmieniło się diametralnie, a sytuację tę lubię porównywać do skoku z pędzącego pociągu: z dni wypełnionych spotkaniami i różnorodnymi zadaniami, przeszłam nagle w „stan spoczynku”, gdzie dni upływały mi na opiece nad naszym kilkutygodniowym synkiem. Było bosko, ale brakowało mi skoków adrenaliny. 

Movember/Wąsopad: jak marki zachęcają do profilaktyki męskich nowotworów [PRZEGLĄD]

Tęsknota za pracą zaowocowała współpracą z jedną z warszawskich agencji PR-owych, gdzie realizowałam zdalnie zlecone projekty głównie dla marek kosmetycznych, jak np. L’Oreal, a potem również dla firmy produkującej mrożonki. Z kolegą programistą stworzyłam system do raportowania mojej pracy. Działo się i byłam w siódmym niebie. Sądzę, że wiele kobiet-matek rozumie, co mam na myśli, mówiąc, że „nie samym domem kobieta żyje”. Zlecenia realizowałam nocami, ale to w tamtym momencie nie miało znaczenia, bo rytm dnia młodej mamy i tak jest nieuporządkowany. 

Po 1,5 roku na świecie pojawił się nasz drugi syn – pracowałam nadal, a myśl o własnej firmie nadal ani razu nie pojawiła mi się w głowie. Czułam, że opieka nad dwójką maluchów wypełniała mi odpowiednio dzień, a wieczorami odpoczywam pracując. Udało mi się złapać równowagę. Gdy młodszy syn miał 8 miesięcy zachorowała moja mama. Realizowane projekty przekazałam zaufanym osobom. W tym samym mało na tamten moment odpowiednim czasie odezwali się do mnie dobrzy znajomi z Warszawy, którzy mieli do przekazania pod opiekę PR-owca trzy firmy. Odmówiłam. Ku mojemu zdziwieniu, po około trzech tygodniach, koledzy przyjechali osobiście do Gdańska przekonać mnie do założenia agencji; nie dawali za wygraną. Ponownie odmówiłam, jednak… równocześnie zaczęłam szukać opiekunki dla synów na cztery godziny dziennie. Tak, aby niezobowiązująco sprawdzić, czy choćby teoretycznie mogę myśleć o firmie. Ustaliliśmy z mężem żelazną regułę wejścia: jeżeli opiekunką nie zostanie nasza zaufana sąsiadka, zapominam o agencji. Sąsiadka zgodziła się! 

Mamy newsletter, który rozwija marketing w Polsce. A Ty czytasz?

Rozwijaj się

Miałam trzech klientów: sieć reklamową, firmę zajmującą się SEM i SEO i fundusz venture! Ustaliłam ze wspólnikami, że moją rolą będzie obsługa klientów, a nie new business. Kto by pomyślał, że obecnie to właśnie sprzedaż daje mi największą satysfakcję. 

Reasumując, cała bogata w ciekawe wydarzenia historia Personal PR nie zadziałaby się, gdyby nie kilka odważnych kroków i moja dziecięca wprost wiara, że wszystko będzie dobrze. I tak się stało – było, jest i musi być dobrze. Więc jeżeli podskórnie czujesz, że coś jest Ci pisane, wejdziesz w to przy najmniej sprzyjających okolicznościach i nawet trójka małych dzieci nie będzie przeszkodą. Dostałam impuls, który zaktywizował drzemiące we mnie potrzeby, obudził moją wewnętrzną bestię, mojego fightera. Śmieję się czasami, że gdybym miała wtedy to doświadczenie co teraz, nie weszłabym drugi raz w prowadzenie swojej firmy. Ale fakty mówią inaczej. Od 7 miesięcy prowadzę kolejny, nowy i zupełnie inny biznes. Jak widać, jednym dany jest wybór swojej drogi, a inni, jak ja, skazani są na działanie na własny rachunek. 

Ile czasu zajęło Ci założenie agencji od momentu zakiełkowania tego pomysłu?

Od podjęcia decyzji o założeniu firmy do momentu podpisania umowy spółki minęło nie więcej niż 14 dni. Klienci już czekali, więc tak szybko jak to logistycznie było możliwe, wybrałam się do Warszawy do notariusza, gdzie wraz z ówczesnym wspólnikiem podpisaliśmy dokumenty. Po kilku latach wykupiłam 100% udziałów. Wiedziałam od początku, jakie mam ograniczenia i budżetowe i czasowe, ze względu na rodzinę, ale pokusa podróży w nieznane, gwarancja wyzwań i działania w nieprzewidywalnym środowisku przekonały mnie od razu. 

Nie miałam biznesplanu, nie wiedziałam, jak działa agencja, jaką mam konkurencję na rynku. I nadal uważam, że to nie była zła strategia, jeżeli w ogóle ten początkowy plan można było nazwać strategią  Wiedziałam, że znam się na tym, co mam robić w ustrukturyzowanej formie. Wiedziałam też, że uwielbiam poznawać ludzi, jestem skuteczna w komunikowaniu się z innymi, bardzo trudno mnie złamać. Jako mentor staram się zawsze dzielić własnym doświadczeniem i pokazywać, że nie poznamy nigdy wszystkich zmiennych, które wpłynęły na nasz biznes w początkowej fazie i kolejnych etapach. Nie wszystko można zaplanować. Jeżeli jednak mamy pomysł, wiedzę i intuicję w wyczuwaniu szans i zagrożeń, nawet bez bardzo szczegółowego biznesplanu warto rozpocząć działania. Jednocześnie rozumiem, że dla wielu osób takie spontaniczne decyzje wykraczają zupełnie poza strefę komfortu i że muszą mieć przekonanie do działania wynikające z Excela. 

Jakie były największe wyzwania przy rozkręcaniu biznesu?

Wyzwaniem było przestawienie się na tryb agencyjny. Wcześniej pracowałam po stronie klienta. Wyzwaniem była też sprzedaż – wiedziałam, jak robić PR, ale nie praktykowałam sprzedaży. Teraz wiem, jak domykać proces, jak prowadzić efektywne spotkania. W 2008 roku robiłam to intuicyjnie, a młody wygląd nie pomagał mi w budowaniu wiarygodności. Bardzo mocno pracowałam na zaufanie klientów. 

W pierwszym miesiącu działania zatrudniłam pierwszą osobę. W kolejnym drugą i w trzy osobowym składzie funkcjonowałyśmy przez dwa lub trzy lata. Odkryłam, że tematy biurowo-księgowe nie są moim ulubionym zajęciem. Wystawiałam faktury w xls, robiłam umowy, ściągałam płatności. Klientów i pracowników przybywało, a organizacja pracy biura zjadała mnie od środka. Wydawało mi się, że nie stać nas na pomoc osoby z zewnątrz, czyli na utworzenie stanowiska, które na siebie bezpośrednio nie zarabia. Mąż namówił mnie na rozmowy z kandydatką na office manager. To był strzał w dziesiątkę. Zostałam odciążona od papierkowej roboty, a księgowość miała odtąd wszystkie dokumenty na czas. Do tej pory kontynuujemy ten model. Wszystkim rozpoczynającym działalność polecam wyszukanie wąskich gardeł i próby optymalizacji czasu własnego, bo może się okazać, że to się nie tylko opłaca firmie, ale też jest kluczowym czynnikiem rozwoju. A tam, gdzie wydaje nam się, że się nie da wprowadzić zmian, tam właśnie się da, tylko trudno jest pokonać swoje bariery. To taki koszt emocjonalny, jak już o kosztach mowa. Czas to w życiu prowadzącego firmę realny pieniądz. Mi zabierały go dokumenty, a po zmianie myślenia mogłam użyć wolnych godzin na działanie, co uwielbiam i co wychodzi mi najlepiej. 

Jakie są koszty związane z rozpoczęciem własnego biznesu? 

W 2008 roku przy założeniu spółki należało wnieść kapitał zakładowy 50 tys. złotych. Teraz bariera przy spółce z o.o. jest niższa. Koszt utrzymania spółki z o.o. to obsługa księgowa i prawna, a dodatkowo najem biura, koszty osobowe pracowników, podstawowe zagospodarowanie biurowej przestrzeni. W pracy agencji przydatne są też oprogramowania wspomagające zarządzaniem profilami w mediach społecznościowych, systemy do monitoringu mediów, dostęp do prasy branżowej, narzędzia do analizy danych. Nie każdy musi mieć obecnie stronę www, więc ten koszt teoretycznie odpada. Pozostaje prowadzenie wybranych social mediów, pomysł na własny PR i szkolenia. Z powodu wyższych niż przy jednoosobowej działalności gospodarczej kosztów utrzymania spółki z o.o., wiele osób rozpoczynających swoją przygodę z własną agencją decyduje się właśnie na tę tańszą formę i korzysta z ulg podatkowych, czy dofinansowań do pierwszej działalności. Warto jednak pamiętać, że przy działalności to właściciel ponosi pełną odpowiedzialność za działania, a nie spółka. Jest to istotne szczególnie przy wysokobudżetowych projektach i polecam przemyśleć zmianę formy prawnej, gdy biznes się rozkręci. 

Po jakim czasie udało się pozyskać pierwszego klienta?

Pierwsi klienci pojawili się zanim powstała agencja. To firmy czekające na obsługę były powodem powstania Personal PR. Sytuacja idealna, za którą jestem do tej pory wdzięczna osobom, które poznałam w tamtym czasie i które mi zaufały. Kolejne marki wzięłyśmy (przez ponad 10 lat w naszym zespole pracowały tylko kobiety) pod swoje skrzydła po około 3 miesiącach. Kolejni klienci pojawiali się i pojawiają systematycznie, gdyż w naszym przypadku głównie działa siła rekomendacji – duża większość nowych klientów wysyła do nas briefy, ponieważ słyszała o jakości naszej pracy od znajomych, czy innych firm. Mamy zapytania z całej Polski i z zagranicy. Mam nadzieję, że ten stan uda nam się utrzymać przez kolejne lata  

Jakich porad udzieliłabyś osobie, która zastanawia się nad założeniem własnej agencji?

Po pierwsze, trzeba co najmniej lubić, co się robi i wiedzieć, jak to robić. Dlatego ważne jest doświadczenie, z którym szef wchodzi na swój pokład. 

Po drugie, trzeba umieć nawiązywać relacje między różnymi ludźmi i o nie dbać, łączyć ze sobą osoby, które mogą coś razem zdziałać, czasem pomóc bezinteresownie. Nie polecam palić za sobą mostów – świat jest mniejszy niż nam się wydaje. Nie oceniaj zatem przez swój pryzmat i nie uważaj się za kogoś lepszego od innych – będzie dużo łatwiej. W biznesie nie lubi się pysznych osób. Staraj się wygrać zaufanie innych pewnością siebie popartą merytorycznym przygotowaniem i wiedzą.

Po trzecie, zatrudniaj osoby lepsze od siebie w różnych dziedzinach, bacznie obserwuj rynek, aby szukać niszy i nie bój się zmian. W Personal PR wielokrotnie udało się wychwycić momenty, gdzie mogliśmy wejść z ofertą na rynek jako pierwsi. To są kroki milowe w rozwoju, warto poświęcić czas na poszukiwania swojego miejsca, aby potem świętować sukces. 

Warto też szczerze spojrzeć na siebie z dystansu. Nie każdy ma predyspozycje do prowadzenia swojej firmy i ani doświadczenie, ani super zespół tego nie zmienią. Można być super PR-owcem, ale nie sprawdzić się jako szef czy partner biznesowy. Bardzo ważne są cechy, które pozwolą szefowi minimalizować stres przy ciągłym „padnij-powstań”. Umiejętność szybkiego marszu pod wiatr przydaje się na co dzień. A jeżeli przyszły przedsiębiorca nie ma odporności na niespodziewane zwroty akcji, musi umieć tak obserwować rynek i swój biznes, aby wychwycić moment potencjalnego spadku i zapobiec mu wdrażając np. inną usługę, czy zdobywając zawczasu nowego klienta. Musi mieć intuicję, twardą skórę i setki scenariuszy na rozwiązanie wyzwań, które pojawią się prędzej czy później. Co chyba równie ważne, jak wszystko powyżej, powinien słuchać zespołu, bo osoby znające dany biznes najlepiej, swoimi uwagami, spostrzeżeniami wskazują nowe kierunki rozwoju firmy. Bywa to trudne, jeżeli słyszysz od teamu, że coś powinno działać lepiej/inaczej, ale pozwala szefowi zweryfikować myślenie o agencji i wyjść poza swoje pole widzenia. To rozwijające i zdrowe dla organizacji. 

Jakie najdziwniejsze/najzabawniejsze sytuacje przydarzyły Ci się podczas realizacji własnego biznesu?

Nie zapomnę, gdy odebrałam telefon stacjonarny podczas nieobecności office managera i męski głos przedstawił się z imienia, nazwiska i nazwy firmy, po czym zapytał czy dodzwonił się do Personal PR i z kim może porozmawiać o projekcie, który reprezentuje. Imię i nazwisko były identyczne, jak mojego serdecznego kolegi prowadzącego agencję w Warszawie. Zgadzały się też pierwsze litery nazw obu firm. Zapytałam rozbawiona, zwracając się do rozmówcy „Grzechu”, dlaczego robi sobie ze mnie żarty i zaczęłam się śmiać, że tak poważnie brzmi dzwoniąc na stacjonarny i że przykro mi, że po tylu latach znajomości i po ostatnim spotkaniu nawet nie ma mojego numeru w komórce. Odparł, zwracając się do mnie „na Pani”, że bardzo mnie przeprasza, ale nie pamięta tego spotkania i że mnie też nie pamięta. Ja przez kilka sekund w świetnym humorze brnęłam dalej, no bo jak to możliwe… aż nagle zaskoczyłam, że to… NIE ten Grzegorz. Zamurowało mnie, krew odpłynęła mi z mózgu, przeprosiłam bezbarwnym głosem i zaproponowałam rozpoczęcie rozmowy jeszcze raz. Zaległa cisza. Wtedy to mój rozmówca wybuchnął szczerym, gromkim śmiechem. Okazało się, że był to przedstawiciel dużej farmy wiatrowej, który kontakt do nas otrzymał od jednego z naszych klientów. Mimo tak „wyjątkowego” intro, udało się nam nawiązać współpracę. 

Co Twoim zdaniem decyduje o sukcesie w prowadzeniu własnego biznesu?

O sukcesie decydują według mnie relacje i ciężka praca oraz odpowiedni dobór ludzi do współpracy, traktowanie współpracowników i klientów z szacunkiem, uczciwość, rzutkość w działaniu, nierozpamiętywanie przeszłości i intuicja biznesowa. Trzeba jednym słowem „mieć nosa”.

Co zrobiłabyś inaczej, patrząc z perspektywy czasu?

Więcej bym odpoczywała. Przez wiele lat uważałam, że po pierwsze nie potrzebuję odpoczynku, po drugie, że trochę mi się nie należy – dlaczego, nie wiem. I mimo, że od początku Personal PR od 16.00 do około 21.00 z drobnymi wyjątkami jestem dla rodziny, potrafiłam spędzić przy komputerze w nocy długie godziny. Na pewno wiele rzeczy dzięki temu poszło do przodu, nie tylko w PPR, ale też na Uniwersytecie Dziecięcym, który równolegle prowadziłam przez 3 lata, czy potem w innych projektach, ale organizm nie był ze mnie zadowolony. Etap pracy po nocach, z drobnymi wyjątkami, gdy zajdzie prawdziwa konieczność, mam zdecydowanie za sobą. 

Warto też rozmawiać z zaufanymi, znajomymi przedsiębiorcami, bo wszyscy mamy te same wyzwania, choć jesteśmy na różnych etapach rozwoju. Prędzej czy później napotykamy na wspólne tematy i możemy czerpać ze wzajemnych doświadczeń. 

Wszystko co się do tej pory zdarzyło w Personal PR było dobre i dla firmy, i dla mnie. Sytuacje trudne to wielka nauka. Wychodzę zawsze z nich silniejsza i mądrzejsza, a firma zyskuje wielkie doświadczenie – jako agencja PR & marketingu, i jako organizacja. Personal PR zawsze szło swoją drogą, działało autonomicznie, nie patrząc na konkurencyjne firmy, nie starając się nikogo naśladować. Obecnie, po prawie 12 latach działalności, jesteśmy największą agencją PR na Pomorzu, więc nasze wybory były dobre, bo własne. Polecam każdemu podążanie za intuicją i przyzwolenie na kompromisy. 

Jakie cechy są wyjątkowo przydatne dla osób zakładających swoją agencję?

Cieszę się z tego pytania, gdyż mam wrażenie, że to jaki jesteś i na ile odważnie potrafisz działać, jest ważniejsze od szczegółowego biznesplanu. Musisz lubić ludzi, nie bać się ich i szczerze się otworzyć na różnorodność. To pozwoli iść dalej, jeżeli w biznesplanie nie przewidzi się jakiegoś elementu. Jeżeli kasa jest jedynym, najważniejszym celem, traci się frajdę z prowadzenia firmy, a każde niepowodzenie urasta do rangi katastrofy. Wiem, że to niepopularne, bo dla wielu przedsiębiorców, to pieniądz jest priorytetem. Dzielę się tylko moją osobistą perspektywą. Kasa musi się zgadzać, aby wywiązać się z rocznego planu, pokryć zobowiązania, ale jak jest jej mniej, nie rwiemy włosów z głowy. Ważną cechą jest też umiejętność nazwana przeze mnie „autoregeneracją”. Obserwuję siebie i wiem, że po ekstremalnym stresie po 4-7 dniach „wstaję na nogi”. Wspomniana umiejętność tolerancji stresu i umiejętność myślenia zero-jedynkowego w takich sytuacjach jest niezbędna. Trzeba też wiedzieć, jak chronić siebie psychicznie, jak dbać o swoje wartości i pamiętać, że ZAWSZE po nocy przychodzi dzień. Kolejną cechą przydatną dla osób zakładających agencję będzie cierpliwość rozumiana jako zrozumienie sytuacji, umiejętność wyciągania wniosków, a nie bierne czekanie. 

Jakie masz dalsze plany na rozwój agencji?

Rozwijamy relacje międzynarodowe, które zaczynają przynosić pierwsze widoczne efekty. Jednocześnie zmieniamy się wewnętrznie – różnicujemy płaską do tej pory strukturę organizacyjną firmy, układamy procesy, aby stwarzać większe możliwości rozwoju. Utworzyliśmy ścieżki managerską i ekspercką. Rozwijamy wewnętrznie kompetencje w zakresie grafiki, animacji i designu. Będziemy się dalej się szkolić i rozwijać umiejętności w zakresie social media, digital marketingu, a także social sellingu. Nie mamy ambicji rosnąć bardziej pod względem liczebności zespołu, a jeżeli to się zdarzy, będzie odbywać się organicznie. 

O rozmówcy: 

Karolina Janik, założycielka i CEO Personal PR