Jak zaprojektować dobrą konferencję?

Na rynkach zagranicznych zawód profesjonalnego organizatora konferencji, określany jest jako architekt spotkań. To osoba zajmująca się planowaniem contentu wydarzeń oraz jego ekspozycji w oparciu o zdefiniowane cele i realne potrzeby uczestników. To profesja, która za granicą zyskuje coraz większą popularność, szczególnie w korporacjach oraz firmach profesjonalnie zajmujących się organizacją licznych spotkań merytorycznych dla różnych branż. Oto sześć obszarów, które są ważne w projektowaniu wydarzeń konferencyjnych.

Po pierwsze: Jaki jest cel?

Rolą konferencji merytorycznej z założenia jest przekazanie konkretnej wiedzy jej uczestnikom. Nie można jednak zapominać, że dziś bardzo często konferencja jest pretekstem do networkingu branżowego czy prezentacji produktowych. Mając to na uwadze, trzeba zadbać zarówno o wartość merytoryczną i sposób jej prezentacji, jak i o organizację wymiany kontaktów biznesowych.

Po drugie: Kto będzie mówił i jak będzie mówił?

Dobór ekspertów jest zawsze sprawą indywidualną, ale znając już line up konferencyjny, należy zastanowić się nad dynamiką części merytorycznej. Wyznacznikiem godziny prelekcji danego eksperta, nie powinien być tylko jego kalendarz, ale charyzma i forma prezentacji.

Uczestnikom konferencji należy podnosić poziom emocji wraz z upływającym czasem spędzonym na sali. Rolą organizatora jest poznanie występujących prelegentów, aby wiedzieć, który/a z nich ma najlepszą lub najsłabszą prezentację. Jak sobie radzą ze sceną i wystąpieniami publicznymi, czy mówią ciekawie, czy robią show, czy być może są świetnymi ekspertami, ale gorszymi mówcami. Jest kilka zasad, o których trzeba pamiętać:

• Wystąpienia poszczególnych prelegentów powinny tworzyć spójny program. W miarę możliwości staramy się, ułożyć poszczególne prelekcje czy panele dyskusyjne w sposób logiczny i nawiązujący wzajemnie do siebie pod kątem treści i dynamiki.
• Na każdej konferencji jest jedna lub kilka gwiazd z najciekawszą prelekcją lub największym „show” tzw. urodzeni mówcy. Wystąpienia takich osób planujemy w kluczowych momentach spadku koncentracji uczestników. Po przerwie obiadowej, do pobudzenia słuchaczy. Na zakończenie konferencji, jako motywacja do nie opuszczania spotkania przed jego końcem oraz, jako pozostawienie dobrego wrażenia w pamięci uczestników.
• Eksperci z mniejszą charyzmą i klasyczną prezentacją są zawsze planowani w pierwszych częściach konferencji, kiedy uczestnicy są zaciekawieni i skoncentrowani i poświęcają maksimum swojej uwagi.

Po trzecie: Z prezentacją wizualną czy bez?

Warto wyjść poza schemat typowych prezentacji konferencyjnych. Jeżeli prelegenci przygotowują sami swoje prezentacje, to warto się upewnić jaki jest ich standard, aby nie było zbyt dużej dysproporcji między jakością wizualną. W niektórych sytuacjach można stworzyć uniwersalny template graficzny, który uspójni prezentowane treści.

Lidl uruchomił sklep na pięć dni. Rockowa Wyspa działa przez całą dobę

Organizator konferencji powinien rozmawiać z prelegentami na temat zawartości ich prezentacji i wskazać kilka rozwiązań, które uatrakcyjnią wystąpienie.

• Prezi zamiast klasycznego PowerPointa, nada prezentacji wizualnego dynamizmu i nowoczesności.
• Augmented Reality wykorzystane w prezentacji spotęguje content i uatrakcyjni wystąpienie.
• Zmienianie slajdów za pomocą jednego ruchu ręką rodem z filmu „Raport mniejszości”, dzięki wykorzystaniu technologii kinect.
• Angażowanie uczestników konferencji systemami do głosowania.
• Real time chat – zadawanie pytań prowadzącemu w trakcie jego prelekcji, to ciekawa interaktywna forma, ale raczej dla wprawionych mówców, których nie łatwo wybić z toru prezentacyjnego.
• A może ciekawy storytelling bez prezentacji, która odciąga uwagę od mówcy?

Po czwarte: Co serwować na stole cateringowym?

Jedzenie zgodnie z piramidą Maslowa, jest fundamentem naszych potrzeb, dlatego catering jest ważnym elementem każdego organizowanego wydarzenia, w tym konferencji. Klasyczna przerwa kawowa i lunch to standardy konferencyjne, ważne, aby było dużo i w miarę smacznie. Nie często na konferencjach widzi się bufety tematyczne lub stylizowane pod tematykę wydarzenia. Już drobne zabiegi dekoracyjne mogą stanowić ciekawe połączenie z prezentowanymi zagadnieniami. Wyobraźnia w tym temacie nie zna granic.

Brzuch pełny, ale co z naszą głową? Skoro na konferencji wymagamy od uczestników skupienia oraz koncentracji to serwując im klasycznego kotleta i słodkie bułki, utrudniamy im to zadanie. Dlatego coraz częściej zagraniczni organizatorzy doceniają Brain Food, czyli jedzenie dla mózgu. Menu pod konferencje konstruowane jest z produktów wspierających procesy myślowe, dodające energii i utrzymujące stały poziom cukru we krwi. Taka forma cateringu stanowi też doskonały wyróżnik konferencji.

Po piąte: Networking, czyli sztuka zdobywania kontaktów

Znając grupę docelową konferencji oraz jej potrzeby, warto już w początkowej fazie projektowania wydarzenia zastanowić się, jak poprowadzić działania związane z networkingiem biznesowym. Obecnie na rynku mamy tak wiele dostępnych narzędzi czy form sprzyjających wymianie kontaktów, że warto wykorzystać choćby jedną z nich.

• Platforma do rejestracji na wydarzenie, może być również platformą do kontaktu między uczestnikami jeszcze przed wydarzeniem. Indywidualne wirtualne kalendarze, które uczestnicy wypełniają, zapraszając do spotkań kuluarowych innych uczestników konferencji. np. Conrego, Syskonf, Bizzabo.
• Aplikacje konferencyjne z funkcją aktywnego networkingu np. Conference Networking, Conventica, Meeting Application.
• Specjalna sesja networkingowa, prowadzona przez osoby profesjonalnie zajmujące się stymulacją do nawiązywania relacji.
• Wydłużone przerwy kawowe sprzyjające wymianie kontaktów.
• Specjalne strefy chillout do rozmów „w cztery oczy”.
• Zachęcanie do ściągania aplikacji gromadzących kontakty typu: CamCard.

Po szóste: Czy rozrywka na konferencji jest potrzebna?

Konferencje coraz częściej czerpią inspiracje z wydarzeń specjalnych, w trakcie których jest wiele elementów rozrywkowych, efektów specjalnych czy scenograficznych. Dlatego coraz częściej na konferencjach można zobaczyć ciekawą stylizację sceny, zamiast tradycyjnych krzeseł konferencyjnych kanapy lub pufy, atrakcje dodatkowe w strefie wystawowej czy mini koncerty w części koktajlowej na zakończenie. Tutaj nie można zapominać o jednej podstawowej zasadzie – spójności tematycznej.

Należy też wspomnieć o często towarzyszącej konferencjom strefie dostawców. W zależności od branży aranżacje stoisk partnerów są mniej lub bardziej kreatywne. Nie powinno się dopuszczać do sytuacji, w której na tle dobrze zagospodarowanych wizualnie przestrzeni znajdują się takie z roll upem, krzesłami i stołem. Mylne jest poczucie, że świadczy to tylko o firmie prezentującej swoje usługi w strefie dostawców. Organizator konferencji jest osobą, na której barkach spoczywa całościowe wrażenie jakie z wydarzenia wyniosą jego uczestnicy, więc każdy detal merytoryczny oraz wizualny ma znaczenie.