Jak zaprojektować funkcjonalny intranet dla Twojej firmy?

grafika: www.nngroup.com

Intranet, mówiąc ogólnie, to interaktywna komunikacyjna platforma dająca użytkownikom dostęp do szczegółowych informacji na temat funkcjonowania firmy czy instytucji, w której pracują. Możliwości te doceniają nie tylko globalne korporacje, ale również mniejsze firmy i organizacje – aż 37% przedsiębiorstw po wprowadzeniu intranetu zauważa wyraźny wzrost produktywności.

Niestety badania pokazują, że użytkownicy często narzekają na jakość, działanie i konstrukcję intranetu, które zmniejszają użyteczność tego narzędzia. Jak pokazuje raport przygotowany przez Nielsen Norman Group większość intranetów jest mało przyjazna dla użytkowników. Na co więc zwrócić uwagę projektując taki system? Poniżej znajduje się kilka propozycji.

Po pierwsze: zdefiniuj cele (i określ priorytety)

Zdefiniowanie celów i priorytetów to kluczowe czynniki, wpływającym często na czas realizacji projektu. Najlepszym przykładem jest liczba funkcjonalności. W większości przypadków, im jest ich mniej, tym szybciej i lepiej zostanie wdrożony intranet, i tym efektywniej będzie działał. W trakcie analizy przed wdrożeniem warto sięgnąć również po opinie pracowników różnych działów – najlepiej zbierane w formie ankiet lub wywiadów.

Badacze z NNG radzą opierać wszystkie działania projektowe na prostym twierdzeniu: Intranet powinien być dashboardem, który oferuje najważniejsze informacje i aplikacje, które pracownicy potrzebują do codziennej pracy. Zdaniem ekspertów jest to jeden z kluczy do sukcesu.

Retail, który nie sprzedaje „na siłę”. Showroom Lenovo & Motorola jako przykład doświadczeniowego brand store’u

Po drugie: postaw na angażujący wygląd

Traktując Intranet jako uniwersalną stronę startową dla każdego z pracowników warto zadbać o jego przyjazny design. Grafika nie powinna dominować, ale system musi wyglądać profesjonalnie i spójnie. Wykorzystanie identyfikacji firmy jest dobrym pomysłem na budowanie wizerunku również wśród pracowników.

W ostatnich latach zaobserwować można ciekawy trend w projektowaniu Intranetów – ich coraz większą personalizację. To co jeszcze kilka lat temu było ciekawa innowacją, dziś staje się standardem2.

Po trzecie pamiętaj o aktualnych informacjach

39% użytkowników stwierdziło, że treści w intranecie są sporadycznie aktualizowane przez małą grupę redaktorów.3 Dane te są o tyle niepokojące, że w dłuższej perspektywie zniechęcają pracowników do korzystania z narzędzia, w które sporo zainwestowaliśmy.

Coraz częściej aktualizacje są wprowadzane przez firmy przy udziale mediów społecznościowych. Jak pokazują badania jest to doskonały sposób aby jednocześnie lepiej poznać swoich pracowników jak i stworzyć nowe, atrakcyjne dla odbiorców treści.

Po czwarte: Wprowadzaj usprawnienia

Na koniec, rzecz nie tak oczywista jakby sie mogło wydawać – system, którego nie trzeba aktualizować, niestety, nie istnieje. Warto więc regularnie badać opinie i spostrzeżenia użytkowników, dzięki temu nasz intranet będzie bardziej funkcjonalny, a przez to bardziej praktyczny i przynoszący więcej satysfakcji jego użytkownikom.

Jak pokazują badania przeprowadzone przez Nielsen Norman Group coraz więcej firm decyduje się również na mobilną wersję swojego intranet, przez co pracownicy częściej sięgają po to narzędzie. Dzięki takiej adaptacji, intranet może stać się nie tylko korporacyjnym systemem ale przede wszystkim, jedną z ulubionych aplikacji.

Wszystkich zainteresowanych tematyką użyteczności intranetu zapraszam również na stronę ogólnopolskiego badania intranetów – Intraspekcja: www.intraspekcja.pl

NowyMarketing jest patronem akcji.

Autor: Michał Madura – z wykształcenia socjolog pracujący w Studiu Edisonda. Zawodowo zajmuje się robieniem dobrego wrażenia. Po godzinach fan kryminałów, muzyki i nowych mediów.