Jak zrealizować event z ograniczonym budżetem?

fot. unsplash.com

W poniższym tekście znajdziesz kilka wskazówek, jak poradzić sobie, gdy budżet na realizację wydarzenia jest ograniczony, a Ty masz głowę pełną pomysłów, które Twoim zdaniem gwarantują sukces przedsięwzięcia. Zastanów się więc, jak wydać więcej, mając mniej.

9 wskazówek, jak zrealizować event z ograniczonym budżetem

1. Prześledź wydatki

Gdy jest to kolejna odsłona wydarzenia, to jesteś w bardzo komfortowej sytuacji. Zdobyłeś doświadczenie, dzięki któremu możesz zaoszczędzić pieniądze. Przeanalizuj zestawienie wydatków z poprzedniej realizacji i zastanów się, czy są obszary do optymalizacji kosztowej. Czy wszystkie zamówienia i kontrakty podpisywałeś z wyprzedzeniem, czy część z nich była zrealizowana na ostatnią chwilę? Jeśli tak, to masz okazję, aby negocjować z wykonawcami niższe ceny, bo jak wiadomo, ceny usług rosną, gdy zamawia się na ostatnią chwilę.

Wskazówka: Staraj się łączyć zamówienia. Zmniejszając liczbę wykonawców, oczywiście nie tracąc przy tym na jakości, zyskujesz większy budżet jednostkowy, dzięki czemu możesz negocjować większy rabat.

2. Lista priorytetów konferencji

Ustrukturyzuj budżet, rozpisz zadania i pogrupuj je w kategorie. Utwórz listę priorytetów konferencji, a następnie podziel ją na trzy części: niezbędne, ważne, fajnie, gdyby były. Dzięki temu uzyskasz informacje, które wydatki są niezbędne, a z których ewentualnie będziesz mógł zrezygnować. Dodatkowo usprawni to monitorowanie kosztów oraz pozwoli skoncentrować się na priorytetach, podejmując przez to lepsze decyzje ekonomiczne.

Dlaczego HYROX przyciąga uwagę sponsorów?

3. Środki własne

Podczas planowania budżetu szalenie istotne jest określenie źródeł finansowania przedsięwzięcia. Z całą pewnością dysponujesz środkami własnymi. Ich wielkość określa planowaną skalę przedsięwzięcia. Pamiętaj, aby nie rzucać się z przysłowiową motyką na słońce. Czasami lepiej zrobić coś mniejszego, ale gwarantującego sukces i perspektywy na przyszłość. Jeśli organizujesz wydarzenie już kolejny raz, jesteś w stanie oszacować nakłady oraz ewentualne zyski. Ale przede wszystkich możesz określić ryzyko i wkalkulować je w koszty.

Wskazówka: Planując budżet, określ rezerwę operacyjną na zarządzanie ryzykiem. Jej wysokość powinna wystarczyć na pokrycie wydatków związanych z odchyleniami od szacunków podczas planowania. Wartość tej rezerwy można policzyć metodami analitycznym bądź przy mniejszych projektach przyjąć kwotę szacunkową ok. 10 procent budżetu wydarzenia.

4. Sponsorzy

Kolejnym źródłem finansowania wydarzenia są środki od sponsorów. Tutaj podobnie. Jeśli organizujesz wydarzenie pierwszy raz, będzie ci trudniej pozyskać sponsorów. W takich sytuacjach na pewno pomagają relacje biznesowe wypracowane przy okazji realizacji poprzednich projektów.

Przygotuj pakiety sponsorskie, uzależniając świadczenia od budżetu sponsorskiego. Zastanów się, kto będzie uczestnikiem Twojego wydarzenia, dla jakiej branży są to osoby z grupy docelowej. Im bardziej precyzyjnie określisz odbiorcę wydarzenia, tym możesz liczyć na większe prawdopodobieństwo sukcesu w pozyskiwaniu sponsorów.

Wskazówka: szukając sponsorów, nie ograniczaj się do jednej branży.

Przykład: jeśli organizujesz targi dla branży nieruchomościowej, nie ograniczaj się tylko do firm deweloperskich i pośredników w obrocie nieruchomościami. Sponsorowaniem targów mogą być zainteresowani dystrybutorzy artykułów wyposażenia wnętrz, dealerzy samochodowi, czy banki udzielające kredytów hipotecznych. Dzięki sponsorom z różnych branż masz szansę pozyskać większy budżet, minimalizując konflikt interesów wśród Twoich sponsorów.

Wskazówka: nie ograniczaj się do standardowej promocji sponsorów. Zastanów, się w jaki sposób dodatkowo możesz zaprezentować sponsora podczas wydarzenia.

Przykład: organizując konferencję branżową, możesz połączyć ją z prezentacją ofert sponsorów i poszerzyć wydarzenie o mikrotargi. Zaaranżuj przestrzeń przed wejściem do sali konferencyjnej, stwórz przestrzeń do ekspozycji produktów sponsorów.

5. Bilety

Jeśli nie jest to plenerowa impreza dla mieszkańców, warto rozważyć nawet symboliczną odpłatność. Wielokrotnie spotykałem się z sytuacją, że branżowa konferencja była świetnie zorganizowana, bardzo, bardzo merytoryczna, ale niestety 30 procent miejsc na sali było pustych, choć na wydarzenie rozeszło się 120 procent bezpłatnych biletów (zawsze zakładałem, że część uczestników nie dojedzie, z przyczyn od nich niezależnych). Szkoda, bo chętnych, którzy zgłaszali się już po zakończeniu zapisów było zdecydowanie więcej, niż jak się później okazało wolnych miejsc na sali. Nawet symboliczna opłata za udział w wydarzeniu pozytywnie wpływa na frekwencję. A środki w ten sposób pozyskane można przeznaczyć np. na catering. Dzięki czemu zarówno organizator, jak i uczestnicy będą zadowoleni.

Wskazówka: cenę bilety zawsze możesz kategoryzować, oferując dodatkowe świadczenia za wyższą cenę. Jeśli organizujesz konferencję dla branży startupowej, zaproponuj inną cenę udziału w konferencji właścicielom startupów, którzy wezmą udział w konferencji, aby się czegoś nowego dowiedzieć, a inną przedstawicielom funduszy inwestycyjnych, którzy przybędą na Twoje wydarzenie realizować własne cele biznesowe.

6. Współpraca barterowa

Nie bój się współpracy barterowej. Taką relację zawsze warto nawiązać w przypadku usług transportowych, czy hotelarskich. Pozwala to zaoszczędzić środki w budżecie, w zamian za uzgodnione świadczenia wzajemne. Organizując konferencję, czy targi, zawsze masz gości VIP i przyjezdnych, którym należy zapewnić transport i nocleg.

7. Bądź digital

Wykorzystaj cyfrowe nośniki informacji i zrezygnuj z druku tradycyjnego. Ogranicz się do drukowania jedynie tego, co jest absolutnie niezbędne.

Zastanów się, czy nie warto poszerzyć widowni Twojego wydarzenia o użytkowników online, którzy mogliby śledzić przebieg wydarzenia zdalnie. Może to przynieść wiele korzyści. Między innymi zwiększysz publikę, dzięki czemu Twoja oferta będzie bardziej atrakcyjna dla potencjalnych sponsorów. Na takiej samej zasadzie możemy zaproponować dostęp do konta premium z materiałami pokonferencyjnymi.

8. Technologia

Zastanów się nad czytelną stroną WWW zoptymalizowaną pod kątem urządzeń mobilnych, aplikacją eventową, czy zastosowaniem rozwiązań automatycznej identyfikacji uczestników. Dwie najbardziej popularne technologie to zbliżeniowa (RFID) oraz optyczna (kody QR). Rozwiązanie bazujące na kodach QR jest nieco bardziej ekonomiczne, ale nie jest tak wydajne i niezawodne jak RFID, która wykorzystuje fale radiowe do identyfikacji osób i przedmiotów na odległość. Zastosowanie technologii usprawni zarządzanie przebiegiem wydarzenia, rejestrację uczestników, udostępnianie informacji o wydarzeniu i zbieranie danych na temat zachowań uczestników wydarzenia.

9. Skorzystaj z pomocy specjalisty

Zdarza się, że w ofercie wynajmu przestrzeni konferencyjnej otrzymasz opiekuna. Niejednokrotnie jest to osoba doświadczona w organizacji wydarzeń. Oczywiście będzie starała się Tobie pomóc, doradzić, ale jej czas jest mocno ograniczony i nie uda się jej poświęcić go Tobie wystarczająco dużo, aby rozwiązać wszelkie wątpliwości i problemy. Raczej skupi się na samym dniu wydarzenia i bieżących potrzebach, co do miejsca i i dostępnej infrastruktury.

Wskazówka: jeżeli nigdy wcześniej nie organizowałeś wydarzenia, zastanów się, czy nie skorzystać z pomocy specjalisty, osoby, czy firmy. Pozwoli to uniknąć popełnienia podstawowych błędów na etapie planowania, a następnie realizacji wydarzenia. Dzięki temu od początku podejmowane będą właściwe decyzje, a dodatkowo zaoszczędzisz środki finansowe i czas.

Ograniczony budżet może utrudnić realizację wydarzenia. Ale nie może uniemożliwić jego wykonania. To właśnie takie sytuacje wymagają od nas większej kreatywności i przedsiębiorczości. Dlatego nie bój się podejmować wyzwań, działaj rozsądnie i otaczaj się ludźmi, na których możesz polegać. A każde Twoje wydarzenie zakończy się sukcesem.

 

Przemysław Chłoń

Partner w agencji reklamowej ZakladPRacy.com. Doświadczenie zdobywał, organizując duże konferencje dla biznesu, uroczyste gale, czy imprezy plenerowe. Od wielu lat doradza firmom w optymalnym planowaniu kampanii reklamowych.

 

>>> 12 wskazówek, jak organizować eventy, by ograniczyć nieprzewidziane sytuacje