#LegalneCzwartki: Jak dobrze podatkowo zaplanować akcję marketingową

Przeczytaj więcej odsłon cyklu #LegalneCzwartki >>

Organizatorzy, którzy od początku nie zadbali o podatki, na etapie rozliczenia akcji marketingowej dowiadują się, że ich działania, choć przygotowane i przeprowadzone z dobrą intencją, rodzą obowiązki wobec organów podatkowych.

Podatki często pozostają niewidoczne dla organizatorów na etapie planowania akcji. Są ukryte w cieniu innych ważnych i pilnych spraw, czające się jak potwory i wyskakujące na scenę znienacka dopiero po czasie rozdania nagród, jak zwykle w najmniej odpowiednim momencie, kiedy już nic nie da się zrobić.

Kto może wziąć udział w twojej akcji marketingowej?

Z pozoru proste pytanie, a od odpowiedzi zależy naprawdę dużo. Od statusu prawnego uczestnika, którego zapraszasz do udziału w twojej akcji marketingowej, uzależnione są bowiem zarówno twoje obowiązki podatkowe jako organizatora, jak i możliwe zwolnienia podatkowe nagrody dla uczestnika.

Zanim opublikujesz regulamin lub wystartujesz z promocją, określ jasno, kto może być uczestnikiem twojej akcji marketingowej i jaki jest status prawny tych osób. Czy to są konsumenci, pracownicy, jednoosobowi przedsiębiorcy, czy może osoby reprezentujące firmy?

Marki własne z nazwą producenta. Rząd chce zmienić oznaczenia na opakowaniach

Status prawny uczestnika ma znaczenie. Inaczej podatkowo traktowane są nagrody dla konsumentów, a inaczej dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Zależnie od statusu prawnego uczestników twojej akcji marketingowej, to albo ty, albo oni sami będą zobowiązani do dopełnienia innych obowiązków.

Ilu uczestników planujesz i ilu chcesz nagrodzić?

Planowana skala twojej akcji ma wpływ na jej formę prawną i w konsekwencji bezpośrednio na twoje obowiązki formalne jako organizatora. Dlatego już na etapie planowania odpowiedz sobie na pytanie: ile osób zapraszasz do udziału w akcji marketingowej? Na ile osób jesteś otwarty? Te informacje są potrzebne, żeby dobrze określić charakter prawny akcji, którą planujesz. Skomplikowane? Już śpieszę z dodatkowymi wyjaśnieniami.

Potrzebujesz ustalić, czy krąg adresatów twojej akcji marketingowej będzie otwarty (każdy może wziąć udział po spełnieniu dodatkowych warunków), czy ograniczony do bliżej określonej grupy, przykładowo handlowców (pracowników i współpracowników) współpracujących z tobą dystrybutorów.

I kolejne pytanie z tej serii: ilu z uczestników planujesz nagrodzić? Pamiętaj, że odpowiedź ma znaczenie dla określenia właściwej formy prawnej akcji, do której się przymierzasz. Jeśli chcesz nagrodzić wszystkich uczestników, to z pewnością nie robisz konkursu. W konkursie tylko nieliczni, najlepsi, mogą być nagrodzeni. Jeśli nagradzasz wszystkich, być może organizujesz sprzedaż premiową. Pomyśl o tym!

Pamiętaj też, że nazwa, której użyjesz do określenia twojej akcji marketingowej, nie ma najmniejszego znaczenia. Liczy się krąg adresatów i mechanizm akcji, czyli właśnie m.in. zasady przyznawania nagród. Inaczej mówiąc: czy wszyscy je dostaną, jakie warunki muszą spełnić, żeby je otrzymać, i czy uczestnicy mają wpływ na to, czy zostaną nagrodzeni, czy nie.

Kim jest dla ciebie uczestnik akcji marketingowej?

Dobrze, żebyś określił, czy kierujesz swoją akcję marketingową do swoich pracowników, klientów. Czy klienci to firmy, czy konsumenci? A może uczestnikami mają być sprzedawcy twoich produktów lub usług – pracownicy i współpracownicy twoich odbiorców? Albo celujesz stopień wyżej, do dystrybutorów?

Odpowiedzi na te pytania też będą miały wpływ na ustalenia formy prawnej twojej akcji marketingowej. Powiedzmy, że chcesz zwiększyć sprzedaż. Celujesz więc w handlowców swoich dystrybutorów. Przewidujesz nagrody dla tych, którzy sprzedadzą najwięcej. Jeśli myślisz, że robisz konkurs z nagrodami opodatkowanymi 10% PIT, obawiam się, że jesteś w błędzie. Najpewniej planujesz program motywacyjny dla handlowców, a nagrody w nim będą opodatkowane według skali podatkowej.

Kolejny krok przed tobą, a z nim kolejne pytanie.

Jaki jest mechanizm akcji marketingowej, którą planujesz?

Innymi słowy: co uczestnik będzie musiał zrobić, żeby otrzymać nagrodę?

Z podatkowego punktu widzenia mechanizm akcji marketingowej może zmieniać jej kwalifikację prawną i obowiązki organizatora z tym związane. W szczególności trzeba uważać na LOSOWANIE, które powoduje, że akcja marketingowa podlega pod ustawę o grach hazardowych. Zanim więc ogłosisz start akcji i nazwiesz ją konkursem, loterią, czy sprzedażą premiową, określ, czy twoja akcja marketingowa opiera się na jednym zadaniu i rywalizacji uczestników, losowaniu wygranych, czy nagradzaniu wszystkich, którzy zakupią promowany produkt.

Wreszcie finiszujemy, przed tobą ostatnie pytanie.

Jaka będzie forma i wartość nagrody?

Nie każda nagroda jest traktowana tak samo. Wartość nagrody wpływa m.in. na to, czy trzeba pobrać podatek PIT od nagrody, czy można zastosować zwolnienie, a w konsekwencji też obowiązek informacyjny wobec urzędu. Z kolei z formą nagrody mogą wiązać się obowiązki rozliczenia podatku VAT od nagrody. Rzucę tu tylko hasła: prezenty małej wartości i podatek VAT należny od nieodpłatnego przekazania towarów. Te hasła dla ciebie najpewniej owiane są głęboką tajemnicą, a dla doświadczonych podatkowców to bułka z masłem. Przynajmniej tak powinno być.

Zanim zdecydujesz się na uruchomienie akcji marketingowej, przemyśl więc, co wręczysz uczestnikom.

• Czy to będzie gotówka, voucher, bon, produkt, usługa, a może karta przedpłacona?
• Jaka będzie wartość jednostkowa nagrody i suma wszystkich nagród?
• Czy uczestnik pokrywa podatek od nagrody, czy może ty, jako organizator, zrobisz to za niego?

Jeśli to ty chcesz wziąć ten przykry obowiązek na siebie, to przestrzegam: nie myśl, że jest to takie proste. Z pewnością nie wystarczy napisać, że podatek od nagrody pokrywa organizator!

Teraz podsumujmy, co już wiesz!

Zanim odpalisz akcję marketingową, już wiesz, że potrzebujesz szczerze przed sobą przyznać:

• Jaki jest status prawny uczestników, do których adresujesz swoją akcję marketingową?
• Ile osób zapraszasz do udziału w twojej akcji marketingowej? Na ile jesteś otwarty?
• Kim są dla ciebie uczestnicy?
• Jak ustalisz, komu przekażesz nagrody – jaki będzie mechanizm akcji?
• Jakie nagrody przewidujesz? Jaką będą miały formę i wartość?

Nieprecyzyjne odpowiedzi na te pytania to jedna z najczęstszych przyczyn sporów zarówno z uczestnikami, jak i organami podatkowymi. A jeśli zasady akcji marketingowej nie są dobrze przemyślane już na etapie planowania akcji, to niestety trudno mówić o jej bezpiecznym i prawidłowym rozliczeniu.

Dlatego zadbaj, by uczestnicy dokładnie wiedzieli, kim mają być i co mają zrobić, żeby wziąć udział w akcji, a także, na jakich zasadach przyznawana będzie nagroda. Pamiętaj, że zasady organizacji akcji powinny być jasne i przejrzyste. Nie radzisz sobie z tym najlepiej? Skonsultuj się z… prawnikiem lub doradcą podatkowym, gdyż każda niewłaściwie skonstruowana akcja promocyjna zagraża twojej karierze i finansom. ;))

Dobrze zaplanowana akcja marketingowa to nie tylko kwestia kreatywności, ale też rozsądnego przygotowania od strony prawnej i podatkowej. Dlatego, zanim klikniesz „opublikuj”, zapytaj siebie, czy na pewno wszystko masz pod kontrolą?

Zdjęcie główne: Depositphotos