Lipton nie zastosował rekomendowanych praktyk przetargowych. Oświadczenie SAR

Jak informuje press.pl, pod koniec października 2024 roku marka Lipton Teas and Infusions ogłosiła przetarg, w wyniku którego wyłoniona miała zostać nowa agencja reklamowa. Zaproszenie do wzięcia w nim udziału otrzymały: Warsaw Creatives, Huta 19 (obie agencje ostatnio zajmowały się obsługą marki Lipton), Hand Made, Grupa Przestrzeń, Ancymony, Altavia Kamikaze + K2, VML, Havas Creative, SEC Newgate CEE, Enyo i AWX. W briefingu wzięło jednak udział 9 z wymienionych wyżej agencji. Lipton Teas and Infusions reprezentował audytor.

Jak podają przedstawiciele obecnych na spotkaniu agencji, audytor nie był przygotowany na ich pytania. Marka tłumaczyła wówczas, że nie było to jeszcze spotkanie przetargowe, a jedynie wstęp do niego (zapytanie ofertowe) oraz, że zainteresowane agencje otrzymają brief w formie skróconego dokumentu, a o wszelkie szczegóły będą mogły zapytać za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Przedstawiciele agencji uważają jednak, że oświadczenie nie odnosi się do rzeczywistego stanu rzeczy. Okazało się bowiem, że zainteresowani otrzymali brief wcześniej, a pytania mieli kierować do obecnego podczas spotkania audytora. W rezultacie, pomimo wielu niejasności, pięć agencji postanowiło mimo wszystko wziąć udział w przetargu.

Postępowanie marki Lipton Teas and Infusions wzbudziło wiele wątpliwości. Zarówno marketerzy, jak i media branżowe zastanawiały się jak to możliwe, że tak duża firma nie zastosowała się do rekomendowanych praktyk przetargowych oraz standardów, które są wyznaczone przez takie organizacje, jak SAR czy IAA.

Oświadczenie SAR w sprawie przetargu marki Lipton

W nawiązaniu do zaistniałej sytuacji, Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR wydało oświadczenie, które w imieniu Stowarzyszenia i Zarządu podpisali Paweł Tyszkiewicz (dyrektor zarządzający SAR) oraz Marcin Gaworski (prezes zarządu SAR).

Mniej czekolady, a cena ta sama? UOKiK sprawdzi praktyki Danone, Mondelez, Nestlé i Unilever

„Zgodnie z obietnicą daną mediom branżowym, Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR przedstawia stanowisko w sprawie przetargu marki Lipton, który wywołał szeroką dyskusję w środowisku reklamowym. Przeanalizowaliśmy proces w kontekście skutecznych praktyk przetargowych i jednoznacznie wskazujemy na następujące odstępstwa od standardów i nienależytą staranność:

1. Brak rzetelnej analizy rynku i selekcji podmiotów

Przeprowadzenie Zapytania o Informację (RFI) – pozwalającego na ocenę doświadczenia agencji oraz przedstawienie zespołów – umożliwiłoby lepszą selekcję uczestników i stanowiłoby profesjonalne przygotowanie do zapytania ofertowego.   

2. Brak ograniczenia liczby podmiotów w zapytaniu wymagającym zaawansowanych prac (RFP)

Koalicja Organizacji Branżowych w ramach Białej Księgi rekomenduje zaproszenie maksymalnie 5 agencji do przetargów obejmujących prace strategiczne i kreatywne (RFP). Wg naszej wiedzy, w przypadku opisywanego przetargu, 7 z 11 uczestniczących w briefingu agencji wycofała się z przetargu. W naszej ocenie miało na to wpływ niezastosowanie standardów rynkowych.

3. Nieprzejrzysta komunikacja

Przetarg został zakomunikowany jako zapytanie ofertowe (RFQ), co w standardach zakupowych na całym świecie odnosi się wyłącznie do zapytania o cenę. Podkreślamy, że spółki komercyjne, w przeciwieństwie do podmiotów objętych prawem zamówień publicznych, nie muszą unikać słowa „przetarg”. Użycie terminu „zapytanie ofertowe” w kontekście obszernych briefów może wprowadzać w błąd i sugerować ograniczony zakres prac do wykonania w przetargu. Jasna i precyzyjna komunikacja jest kluczowa dla budowania profesjonalnych relacji z rynkiem i skutecznego pozyskiwania ofert spełniających cele zamawiającego.

Spotkanie z przedstawicielem Lipton

Zgodnie z praktyką SAR w świetle doniesień medialnych, zwróciliśmy się prośbą o rozmowę na temat standardów z firmą organizującą przetarg. Podczas spotkania z Łukaszem Chałaczkiewiczem, General Manager East Europe Lipton Teas and Infusions, przekazaliśmy opinie rynku na temat wspomnianej procedury przetargowej i prezentowaliśmy opracowane w Dialogu Branżowym standardy. Spotkanie przebiegło w dobrej i otwartej atmosferze aczkolwiek, jak nas poinformowano, nie wpłynęło na aktualnie prowadzony proces. 

Wnioski i działania SAR

Naszym celem pozostaje edukacja i promocja korzyści płynących ze stosowania skutecznych standardów przetargowych. Organizowanie przetargów niezgodnych ze standardami rynkowymi szkodzi nie tylko dostawcom, ale również zamawiającym, osłabiając ich szansę na wyłonienie najlepszych ofert i partnerów biznesowych. Sytuacja, w której oferenci odstępują od przetargu z powodu, niejasnej, budzących wątpliwości komunikacji, standardów i etyki procedury przetargowej, najmocniej uderza w interes samej spółki. Nazywamy to wtedy selekcją negatywną w przeciwieństwie do budowania profesjonalnych i skutecznych relacji biznesowych. Doceniamy trudne decyzje agencji o wycofaniu się z przetargów niespełniających rynkowych standardów, które świadczą o rosnącym profesjonalizmie i dążeniu do minimalizowania ryzyka oraz zbędnych kosztów, mając jednocześnie nadzieję, że współpraca i dialog branżowy przybliżą nas do pełnej implementacji Białej Księgi Komunikacji Marketingowej”.

PS „Przetargowe Bingo”, czyli pierwsza szeroko zasięgowa kampania promująca uczciwe praktyki branżowe

„Przetargowe Bingo”, czyli pierwsza szeroko zasięgowa kampania promująca uczciwe praktyki branżowe

PS2 SAR zwraca uwagę na wysokie koszty przetargów [RAPORT]

SAR zwraca uwagę na wysokie koszty przetargów [RAPORT]