Narzędziownia PR-owca (Cz. 1)

fot. unsplash.com

Sprawdziliśmy, z jakich programów i narzędzi korzystają w codziennej pracy Karolina Wojdecka, dbająca o PR Groupon Polska, Monika Skuza z DaWanda.pl, Karolina Śmiejkowska z x-kom, Monika Górka z DHL.

Najczęściej używane narzędzia to:

• monitoring mediów i internetu: Meltwater, Google Alerts, IMM, Press-Service, Brand24, Sotrender, Newspoint
• edycja i tworzenie dokumentów: Google docs, Office 365, Cold Turkey
• korekta i redakcja tekstu: Ortograf.pl, iKorektor.pl, Jasnopis.pl i Logios.pl
• analiza statystyk WWW: Google Analytics
• planowanie kampanii: planer Google AdWords
• komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna: MailChimp, Slack, Dotmailer, Microsoft Lync, Skype, AnoMail
• ankiety i zbieranie danych: SurveyMonkey
• raportowanie, analiza i wizualizacja danych: Tableau
• przygotowywanie grafik: Canva, Snapseed
• obsługa mediów społecznościowych: Sprinklr
• mapowanie myśli: Mindmup
• organizacja pracy i zarządzanie zadaniami, projektami: BaseCamp, Trello, Gmail, Kanban, Teamwork, Outlook (kalendarz), Microsoft Teams, Microsoft Note
• biuro prasowe: Prowly
• przesyłanie plików: WeTransfer, Dropbox
• śledzenie trendów: BuzzSumo
• selektor treści: Mashfeed, Pocket
• prezentacje multimedialne: Prezi, PowerPoint
• skracanie linków: Bit.ly 

Oto ulubione narzędzia PR-owców:

Karolina Wojdecka
Head of PR & Communications Groupon Polska oraz Groupon Shared Services Poland

• Meltwater – służy do monitoringu mediów, czyli to jedno z podstawowych narzędzi pracy każdej osoby zawodowo zajmującej się marketingiem czy public relations. Pomaga nie tylko przy śledzeniu wzmianek medialnych, ale to także cenne narzędzie analizujące również big data, kanały społecznościowe i bazę danych dziennikarzy.
• Google docs – jestem ich ogromną fanką. Pozwalają na łatwe tworzenie i równoległe edytowanie dokumentów przez nawet kilkanaście osób na raz przy zachowaniu totalnej kontroli nad dokumentem. Dodatkowe korzyści to możliwość tworzenia prezentacji, czy ankiet do wypełniania online i masa innych praktycznych rozwiązań.
• Google Analytics – obowiązkowo; to nowoczesne i niezwykle przejrzyste narzędzie, umożliwiające gromadzenie wielu niezwykle cennych informacji na temat klientów i ich zachowań na stronie. Przydatne przy kampaniach wspierających PR, ale również w sytuacjach kryzysowych.
• Planer Google AdWords – nie tylko pomaga wyszukać i wybrać właściwe słowa kluczowe do naszej kampanii, ale również prognozować ich skuteczność, planować budżet czy przeglądać statystyki wyszukań przekierowujących użytkowników na naszą stronę.
• Mailchimp – jedno z przyjemniejszych narzędzi mailingowych, które wykorzystuję w komunikacji wewnętrznej. Umożliwia zarządzanie listami odbiorców i tworzenie estetycznych e-maili na podstawie dostępnych szablonów (również pod kątem tabletów i smartfonów).
• LinkedIn – uważam, że lubiąc utrzymywać relacje biznesowe z ludźmi, warto zaprzyjaźnić się z serwisem LinkedIn. Dla mnie komentarze i konwersja z tego medium jest wyższa i bardziej wartościowa niż z pozostałych social mediów.
• Basecamp – jak dla mnie najlepsze narzędzie do zarządzania projektami wewnątrz firmy. Pozwala nie tylko zapanować nad rozproszonymi informacjami, ale też wprowadza transparentność i jasny podział zadań w zespole. I co chyba najważniejsze, ogranicza liczbę spotkań projektowych i telefonów.
• SurveyMonkey – rozwiązanie ułatwiające komunikację wewnątrz firmy – kreator spersonalizowanych ankiet, umożliwiający integrację z wieloma innymi aplikacjami. Jest to doskonałe narzędzie do zbierania informacji o naszym biznesie.
• Tableau – choć to rozwiązanie business intelligence (BI), ale nie wymaga od użytkownika wiedzy na temat programowania ani też zaawansowanej wiedzy IT – to lubię 🙂 Intuicyjna obsługa i przejrzystość sprawiają, że tworzenie nowych raportów czy projektowanie dashboardów jest tak samo łatwe, jak obsługa arkuszy kalkulacyjnych w MS Excel.
• Canva – przyjazny program do tworzenia przeróżnych obrazków, infografik czy postów. W tym potężnym artystycznym kombajnie znajdziemy masę darmowych szablonów, ikon, zdjęć czy fontów.
• Sprinklr – ogromnie ułatwia automatyzację publikacji treści w social mediach. Pomaga również w utrzymaniu relacji z użytkownikami we wszystkich kanałach. Korzystam z niego nie tylko z perspektywy działu komunikacji, bo Sprinklr sprawdza się również w obsłudze klienta. Co więcej, doskonale wspiera monitoring kanałów online.

Monika Skuza
Head of PR, DaWanda.pl

Mapa wybranych narzędzi AI w marketingu i sprzedaży 

Bycie PR-owcem w dzisiejszych czasach wiąże się nie tylko z korzystaniem z pakietu Office :), Świat przyspieszył, a wszyscy żyjemy w dobie startupów, które podpowiadają ciekawe, ułatwiające pracę rozwiązania. Oto moje top 10, choć spokojnie znalazłoby się nawet 25.

•  Mindmup – to bardzo ciekawe, intuicyjne narzędzie do tworzenia mapy myśli. Przydaje mi się podczas układania w głowie większych projektów i ich składowych. Szczególnie cenię je, gdy tworzę strategie PR-owe, wyznaczam cele i szukam narzędzi do ich realizacji.
• Slack – to z kolei ciekawe narzędzie i aplikacja do komunikacji wewnętrznej i zespołowej, czy zwyczajnie do wymiany wiedzy.
• Trello – jest to webowa aplikacja do tworzenia list z zadaniami – idealnie pomaga w zarządzaniu czasem i tematami na tapecie. Porządkuje i jest trochę jak pamięć podręczna.
• Gmail – to nie tylko poczta, ale kalendarze, pojemny dysk zewnętrzny, dokumenty online i możliwość pracy zespołowej właściwie z każdym, nie tylko w mojej organizacji.
• Prowly – to z kolei narzędzie do tworzenia treści dla dziennikarzy: informacji prasowych, inspiracji, pokazywania trendów. To takie kreatywne biuro prasowe, dzięki któremu w bardziej przystępny sposób opowiada się historie.
• WeTransfer – bez tego narzędzia chyba nikt nie wyobraża sobie pracy, a PR-owcy szczególnie. Jest bardzo pomocne w wysyłaniu konkretnym odbiorcom dużych plików. Często korzystam z niego, kiedy muszę przesłać dziennikarkom czy stylistkom duże paczki packshotów, zdjęć do druku czy filmy.
• BuzzSumo – dzięki niemu łatwo jest śledzić najnowsze trendy w mojej branży i ciekawe historie. Wystarczy wpisać temat w pasku wyszukiwania, a BuzzSumo dostarczy wszystkie najpopularniejsze treści na ten temat. To doskonałe narzędzie PR do budowania strategii contentowych.
• Canva – jest to narzędzie bardzo pomocne w szybkim tworzeniu grafik do social mediów. Narzędzie intuicyjne i ładne 🙂
• Google Alerts – w prosty sposób i za darmo codziennie monitoruje dla mnie sieć. W mojej branży śledzę różne trendy w zależności od pory roku i miesiąca, więc mogę swobodnie żonglować wyszukiwanymi frazami.
• Mashfeed – pomaga mi odnaleźć się w gąszczu social mediów, więc skupiam się na treściach, które faktycznie mnie interesują.

Karolina Śmiejkowska
Specjalista ds. public relations x-kom

• Instytut Monitorowania Mediów/Press-Service i Google Alerts – dzięki tym narzędziom śledzę efekty moich działań i podglądam, co robi konkurencja. Tak zaczynam i kończę każdy dzień.
• Brand24, Sotrender – pozwalają mi na dokładny monitoring i analizę skuteczności komunikacji w mediach społecznościowych.
• Ortograf.pl i iKorektor.pl – to narzędzia, przy pomocy których mogę sprawdzić tekst pod kątem poprawności ortograficznej, stylistycznej, gramatycznej i typograficznej.
• Jasnopis.pl i Logios.pl – pozwalają sprawdzić poziom trudności napisanego tekstu. Dzięki temu wiem, które konstrukcje zdań zamienić na prostsze, jakie słowa uprościć, przez co tekst staje się bardziej zrozumiały dla szerokiej grupy odbiorców.
• Kanban, Teamwork, Trello – to świetne narzędzia do zarządzania projektami, zwłaszcza kiedy projekt wymaga zaangażowania sporej liczby osób.
• Prezi, PowerPoint – z tych narzędzi najczęściej korzystam, tworząc prezentacje multimedialne.
• Wetransfer i Dropbox – za ich pośrednictwem możesz przesłać pliki, których nie pomieści zwykła skrzynka emailowa.
• Bit.ly – świetne narzędzie do skracania linków.

Monika Górka
Kierownik ds. relacji z mediami DHL Express

• Przeglądarka internetowa – w codziennej pracy PR-owca przydaje się dostęp do bezpłatnej przeglądarki internetowej, umożliwiającej szybkie znalezienie informacji na konkretny temat bądź dokonanie przeglądu wydarzeń i najpopularniejszych tematów medialnych.
• Newspoint – podstawowym udogodnieniem, usprawniającym pracę i ułatwiającym analizę publikacji o firmie oraz jej konkurencji, jest narzędzie do monitoringu mediów. Newspoint za niewielką opłatą miesięczną umożliwia m.in. generowanie konkretnych haseł w określonym przedziale czasowym lub uwzględnienie wydźwięku publikacji.
• Dotmailer – jest to proste narzędzie, umożliwiające tworzenie wiadomości za pomocą przeciągania elementów i umieszczanie ich w wybranym przez nas miejscu. Ułatwia kompleksowe przygotowanie szablonu do wysyłki, zamieszczanie dowolnych grafik, generowanie statystyk z wysłania mailingu oraz utworzenie i weryfikowanie listy odbiorców.
• Outlook – w planowaniu spotkań, szkoleń i sporządzaniu notatek wciąż pomocny jest kalendarz w Outlooku, bez którego nie wyobrażam sobie organizacji tygodniowej pracy. Ma dodatkową zaletę, pozwalającą na ustawieniu opcji wglądu do kalendarza zajęć pozostałych managerów.
• WeTransfer – w przypadku przesyłania plików o dużych rozmiarach – takich jak zdjęcia z konferencji, grafiki, logotypy, filmy – wciąż najlepiej sprawdzają się internetowe platformy do darmowego przesyłania plików, np. Wetransfer. To wygodne i łatwe w obsłudze narzędzie do przesyłania danych zamiast blokowania swojej i odbiorcy skrzynki mailowej.
• Lync – wygodę, zwłaszcza w przypadku zdalnej pracy wykonywanej z dowolnego miejsca, ale z dostępem do internetu, zapewnia Microsoft Lync. Jest to komunikator biznesowy udostępniający wiadomości, umożliwiający połączenia głosowe i wideo oraz przeprowadzanie spotkań online. To narzędzie pozwala m.in. na zaoszczędzenie czasu managera, związanego z planowaniem spotkania i pozwala na zwołanie szybkiej telekonferencji.