Od tego momentu dostępność nie będzie domeną wyłącznie administracji – obejmie także sektor prywatny. Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim konieczność dostosowania komunikacji tak, by była zrozumiała dla każdego – niezależnie od wieku, wykształcenia czy rodzaju niepełnosprawności.
Dwa standardy, jeden cel
W świecie dostępnej komunikacji królują dwa standardy językowe: prosty język (plain language) i język łatwy (easy-to-read, ETR). Choć ich cel jest podobny – sprawić, by przekaz był bardziej przystępny – każdy z nich robi to nieco inaczej i trafia do różnych grup odbiorców.
Co łączy te dwa standardy? Przede wszystkim dążenie do uproszczenia przekazu, unikanie żargonu i zawiłej składni oraz dbałość o czytelną strukturę tekstu. Jednak diabeł, jak zwykle, tkwi w szczegółach. Każdy z tych standardów ma swoje specyficzne cechy i zastosowania, które warto poznać, aby skutecznie docierać do różnych grup odbiorców.
Prosty język – komunikacja na miarę współczesności
Prosty język to standard, dzięki któremu nasze teksty stają się szybsze do przeczytania, łatwiejsze do zapamiętania i – co najważniejsze – prostsze do wykorzystania w praktyce. To idealne rozwiązanie dla treści użytkowych, czyli tych, które czytamy, bo musimy w konkretnym celu: służbowych mejli, umów, regulaminów, instrukcji, pism urzędowych czy opisów produktów.
W czasach, gdy jesteśmy bombardowani tysiącami komunikatów dziennie, prosty język staje się nie luksusem, a koniecznością. Współczesny odbiorca rzadko kiedy czyta tekst od A do Z – częściej skanuje go wzrokiem w poszukiwaniu najważniejszych informacji. Dlatego właśnie prosty język stawia na:
- jasne, zrozumiałe słownictwo (choć nie unika bardziej złożonych pojęć, jeśli są niezbędne – jednak zawsze tłumaczy, co one oznaczają),
- krótkie, logiczne zdania (do 20 wyrazów),
- przejrzystą strukturę z nagłówkami i listami,
- klarowny podział treści,
- stronę czynną zamiast biernej,
- bezpośrednie zwroty do odbiorcy.
Prosty język to nie tylko kwestia doboru słów – to całościowe podejście do komunikacji. Ważne jest również odpowiednie formatowanie tekstu, używanie śródtytułów i akapitów, które ułatwiają nawigację po treści. W prostym języku unikamy długich, skomplikowanych konstrukcji składniowych, żargonu branżowego i niepotrzebnych zapożyczeń.
ETR – gdy dostępność ma znaczenie
Easy-to-read to standard idący o krok dalej. Jego głównym zadaniem jest zapewnienie maksymalnej czytelności osobom z trudnościami w czytaniu, przetwarzaniu informacji lub nauce. To język skierowany szczególnie do osób z niepełnosprawnościami intelektualnymi, seniorów, dzieci czy osób uczących się języka.
ETR charakteryzuje się:
- bardzo prostym słownictwem (często jedno- lub dwusylabowym),
- krótkimi, pojedynczymi zdaniami,
- uproszczoną strukturą z jednozdaniowymi akapitami,
- dużymi odstępami między wierszami,
- wsparciem wizualnym w postaci ilustracji, ikon lub symboli,
- powtarzaniem kluczowych informacji,
- unikaniem metafor i przenośni,
- konsekwentnym układem treści.
W standardzie ETR szczególnie ważne jest dostosowanie nie tylko języka, ale również formy przekazu. Teksty często zawierają dodatkowe wyjaśnienia trudniejszych pojęć, a abstrakcyjne koncepcje są przedstawiane w sposób konkretny i namacalny. Ważne informacje są często powtarzane, aby ułatwić ich zapamiętanie i zrozumienie.
Kiedy stosować który standard
Prosty język sprawdzi się praktycznie w każdym tekście użytkowym. To uniwersalny standard komunikacji, który odpowiada na potrzeby współczesnego odbiorcy. Jest szczególnie przydatny w:
- komunikacji biznesowej,
- dokumentacji technicznej,
- materiałach marketingowych,
- komunikacji w mediach społecznościowych,
- treściach na stronach internetowych,
- korespondencji urzędowej.
Z kolei język łatwy najlepiej sprawdzi się w materiałach dla osób z trudnościami poznawczymi i językowymi – na przykład w:
- broszurach edukacyjnych dla dzieci,
- materiałach informacyjnych dla seniorów,
- treściach dla osób uczących się języka,
- komunikatach dla osób z niepełnosprawnościami intelektualnymi,
- materiałach informacyjnych w placówkach medycznych.
Czy prostota oznacza nudę
Absolutnie nie! Teksty pisane prostym językiem lub w standardzie ETR mogą być kreatywne, angażujące i skuteczne w komunikacji. Spójrzmy na komunikaty InPostu, Slowhopa czy posty ING Banku Śląskiego – pokazują one, że prostota może iść w parze z atrakcyjnością przekazu.
Marki, które decydują się na prosty język, nie tylko ułatwiają życie swoim odbiorcom, ale także budują z nimi relacje oparte na zaufaniu i autentyczności. Udowadniają tym samym, że prostota to nie wada, a ogromna siła w komunikacji. Co więcej, proste i przejrzyste komunikaty często lepiej zapadają w pamięć i skuteczniej przekazują zamierzone treści.
Przyszłość należy do dostępności
Wdrożenie standardów prostego języka i ETR to nie tylko wymóg prawny wynikający z Polskiego Aktu o Dostępności. To przede wszystkim krok w stronę budowania społeczeństwa opartego na równości i szacunku dla różnorodności. W praktyce przekłada się to na lepiej zaprojektowane dokumenty, strony internetowe, broszury i komunikaty, które nie wykluczają żadnej grupy odbiorców.
Dzięki tym standardom komunikacja przestaje być barierą, a staje się mostem łączącym ludzi. To wyzwanie dla organizacji publicznych i prywatnych, ale jednocześnie szansa na stworzenie lepszej jakości życia dla nas wszystkich. Dostępna komunikacja to również wymierne korzyści biznesowe – od zwiększenia zasięgu przekazu po budowanie pozytywnego wizerunku marki jako odpowiedzialnej społecznie.
Jak zacząć
Wprowadzenie prostego języka lub standardu ETR do komunikacji organizacji może wydawać się trudne, ale z odpowiednim wsparciem staje się znacznie prostsze. Oto kilka kroków, od których warto zacząć.
- Analiza obecnych materiałów pod kątem zrozumiałości.
- Identyfikacja obszarów wymagających najpilniejszych zmian.
- Szkolenie zespołu z zasad prostego języka i ETR.
- Stopniowe wdrażanie nowych standardów, zaczynając od najpopularniejszych materiałów.
- Regularne zbieranie feedbacku od odbiorców i wprowadzanie udoskonaleń.
Pamiętajmy, że dostępność w komunikacji to nie trend, a naturalny kierunek zmian. Im szybciej zaczniemy dostosowywać nasze treści do potrzeb wszystkich odbiorców, tym lepiej przygotujemy się na wyzwania, które stawia przed nami Polski Akt o Dostępności. Bo w końcu chodzi o to, by nasza komunikacja była nie tylko zgodna z przepisami, ale przede wszystkim skuteczna i przyjazna dla każdego.
————————
Autorka artykułu posiada certyfikat DIMAQ Professional. NowyMarketing jest patronem medialnym DIMAQ – międzynarodowego standardu kwalifikacji e-marketingowych.