„Przyjdź z rozwiązaniem, nie problemem!”, czyli jak strategicznie podejść do problem-solvingu

fot. depositphotos.com

Czy wiesz, że problem-solving, czyli zwinne podejście do rozwiązywania skomplikowanych problemów, zgodnie z raportem The Future of Jobs Report 2020 opublikowanym przez World Economic Forum to jedna z najbardziej pożądanych przez pracodawców umiejętności? Obecnie znajduje się w ścisłej trójce, a z roku na rok zapotrzebowanie na nią rośnie!

Każdy był w tym miejscu…

– Mamy pożar, nie jest dobrze.
– Co z tym robimy?
– Nie wiem…

Znasz to? Problemy i trudne do przeskoczenia sytuacje są naturalną częścią naszej codzienności – zarówno prywatnej, jak i tej związanej z biznesem. Chociaż ludzie w naturalny sposób posiedli umiejętność radzenia sobie z potencjalnie trudnymi sytuacjami, nie każdy wykształcił zdolność do rozwiązywania problemów na tym samym poziomie. Dobra wiadomość jest jednak taka, że każdy może zostać zwinnym problem-solverem. Jak? To proste – wystarczy odpowiednie podejście i znajomość prostych metodologii.

„Nie przychodź do mnie z problemem. Chcę usłyszeć rozwiązanie!”

Pewnie nie raz w środowisku zawodowym usłyszałeś „nie przychodź z problemem – mów rozwiązaniami”. Z jednej strony tego typu podejście jest słuszne, bo uczy nas strategicznego myślenia poprzez stawianie czoła wyzwaniom. Z drugiej strony jednak – jak mamy przyjść z odpowiednim rozwiązaniem, skoro nikt nigdy nas nie nauczył, jak do niego dojść?

Dlaczego kampanie przepalają budżet? 7 najczęstszych błędów w media mixie

Czas cofnąć się o krok i powiedzieć to głośno: nie każdy problem ma łatwe rozwiązanie. Radzenie sobie ze złożonością najistotniejszych problemów biznesowych może wymagać zaangażowania wielu utalentowanych osób o różnych punktach widzenia. Co więcej, według profesora Whartona Adama Granta, myślenie wyłącznie na poziomie rozwiązań tworzy „kulturę rzecznictwa zamiast dociekania”. Oznacza to, że osoba postawiona przed problemem wchodzi w sytuację całkowicie zamknięta w swoim sposobie rozwiązania problemu i raczej lobbuje własną perspektywę, zamykając się tym samym na inne punkty widzenia.

Skoro więc stwierdzenie „nie przychodź z problemem – mów rozwiązaniami” jest tak kłopotliwe, dlaczego menedżerowie wciąż zawzięcie je powtarzają? Odpowiedź jest prosta – by uniknąć tak zwanej kultury narzekania. Uważaj na tę pułapkę – gdy problemy są odpowiednio komunikowane, tworzy się środowisko, w którym ludzie czują się bezpiecznie. Zaczynają szybko reagować i wychodzą z inicjatywą, tym samym dając cenny czas na uniknięcie kryzysu.

Czego potrzebujesz, żeby rozwiązać (każdy) problem?

Kluczem do sukcesu są odpowiednie umiejętności, najlepiej rozwinięte w modelu T-Shaped. Co to takiego? To unikatowa mieszanka zakładająca połączenie wiedzy ogólnej z ekspertyzą oraz doświadczeniem, tutaj przeczytasz o tym więcej. A co wchodzi w skład kluczowych kompetencji miękkich?

1. Krytyczne myślenie, czyli zdyscyplinowany proces aktywnego i umiejętnego konceptualizowania, stosowania, analizowania, syntetyzowania i/lub oceniania informacji zebranych, lub wygenerowanych przez obserwację, doświadczenie, refleksję, rozumowanie lub komunikację.
2. Kreatywność, która w połączeniu z systematycznym i logicznym myśleniem, pozwala rozwiązać bardziej złożone problemy.
3. Ciekawość, w tym szczególnie zadawanie pytania „dlaczego?”.
4. Chęć poszukiwania informacji, czyli przeprowadzenie wstępnego rozeznania sytuacji – zarówno w formie badań, jak i prostego wyszukiwania w Google.
5. Praca zespołowa, bo to zespoły napędzają świat – głównie dzięki różnym doświadczeniom i łączeniu wielu perspektyw.
6. Inteligencja emocjonalna, czyli zdolność do rozpoznawania emocji własnych i innych osób.
7. Zarządzanie ryzykiem, w tym szczególnie zdolność przewidywania konsekwencji nierozwiązanego problemu.
8. Tolerancja dla niejednoznaczności, co w dużym uproszczeniu oznacza, że lepiej myśleć o rozwiązywaniu problemów, w kategoriach poszukiwania szans, a nie pewniaków.
9. Znajomość odpowiednich narzędzi i sprawdzonych metodologii, które pozytywnie wpływają na zwiększenie jakości rozwiązań oraz szybkość postępów.
10. Odpowiedni mindset.

Odpowiedni mindset, to znaczy…

Pamiętaj – problemy są po to, żeby je rozwiązywać. Dobra wiadomość jest taka, że na świecie żyje niemal 8 miliardów ludzi. A to oznacza, że ktoś gdzieś kiedyś na pewno spotkał się z takim samym pożarem, z jakim ty mierzysz się teraz. Czyli rozwiązanie istnieje! Musisz je tylko odnaleźć. Ale nie pomogą ci nawet najlepsze narzędzia i metodologie, jeśli nie skupisz się na odpowiednim podejściu do sytuacji. Skup się na tych trzech aspektach:

Widzę problem

• „Rozwiązywanie problemów jest szansą na poprawę.”
• „Nie mogę delegować odpowiedzialności za rozwiązywanie problemów. Moją rolą jest przejęcie sterów.”

Chcę go zrozumieć

• „Co leży u źródła?”
• „Obserwuję, analizuję i wyciągam wnioski na podstawie faktów.”
• „Rozumiem problem i potrafię podjąć trafne decyzje, bazując na związkach przyczynowo-skutkowych.”

Koniec ze spontanicznym gaszeniem pożarów

• „Opracowuję trwałe rozwiązania.”
• „Przenoszę wypracowane rozwiązania na inne produkty / działania / procesy w celu ich usprawnienia.”
• „Rozumiem sposób dojścia do rozwiązania problemu.”

Podejście PDCA

Słyszałeś o metodzie rozwiązywania problemów opartej na pętli Deminga? Brzmi skomplikowanie, ale to nic innego jak czterostopniowy proces, który pozwala podejść do problem-solvingu w niesamowicie prosty i usystematyzowany sposób.

Skrót PDCA odpowiada poniższym etapom działania, z angielskiego: plan, do, check oraz action. Co ważne, jedną z głównych zasad PDCA jest zespołowe podejście do rozwiązywania problemów. To istotne zwłaszcza wtedy, gdy uważasz się za wybitnego specjalistę w określonej dziedzinie. Nie działaj w pojedynkę. Wykonując każdego dnia maszynowo praktycznie te same zadania, znacząco zawężasz swój pryzmat poznawczy – otwórz się na różne perspektywy.

Metodyka PDCA

Mam nadzieję, że dzięki informacjom zawartym w artykule inaczej spojrzysz na problemy i proces ich rozwiązywania. Korzystaj śmiało, ale też pamiętaj – nic nie zastąpi odpowiedniego podejścia. Schematy, frameworki i metodologie są świetne pod warunkiem, że wiesz jak, kiedy i przede wszystkim po co ich używasz.