Światowe trendy w organizacji konferencji

Organizacja konferencji to duże wyzwanie. Warto adaptować dobre praktyki, mieszczące się w ramach obowiązujących standardów:

1. Uczestnik jest najważniejszy

Organizatorzy dbają o to, by wszystko, począwszy od oprawy graficznej czy muzycznej wydarzenia, menu, aż do ustawienia krzeseł w sali było zawsze dopasowane do profilu publiczności. Pełna personalizacja przekłada się na większą satysfakcję gości i chęć ich uczestnictwa w kolejnych eventach. Rozwiązań, które dają poczucie indywidualizacji jest wiele. Rozdawanie imiennych identyfikatorów przy akredytacji jest już niemal standardem, ale oznaczenie nazwiskiem materiałów rozdawanych w ramach pakietu konferencyjnego, czy personalizacja upominków to nadal dość rzadko spotykane, a doceniane gesty. Dodatkowe możliwości daje wynajem pokoi dla gości (przy kilkudniowych eventach), w których możliwe jest np. pozostawienie kartki z kilkoma słowami przywitania – dzięki takiemu zabiegowi uczestnik nie czuje się anonimowym gościem hotelu, ale takim, którego rozpoznaje się i traktuje wyjątkowo.

2. Informacja zwrotna od odbiorców

Ankieta to coraz częściej wykorzystywane narzędzie, umożliwiające sprawdzenie poziomu zadowolenia uczestników i ocenę organizacji wydarzeń pod wieloma aspektami. Ich wyniki ułatwiają budowanie kolejnych eventów. Sugestie, które pojawiają się w odpowiedziach gości konferencji zawsze są skrupulatnie analizowane przez organizatorów i wdrażane przy kolejnych projektach. Uczestnicy zyskują tym samym poczucie realnego wpływu na organizację wydarzenia.

Warto zwrócić uwagę, że możliwości, jakie dają współczesne technologie pozwalają wykorzystywać do oceny ankiety mobilne, z których informację zwrotną organizator może otrzymać od razu i natychmiast, w razie potrzeby, reagować. Często uczestnicy zwracają uwagę na szczegóły, które w natłoku obowiązków mogą umknąć głównemu koordynatorowi. To czasem niewielkie, łatwe do poprawienia wpadki, na które warto zareagować od razu  – szczególnie, że buduje to wizerunek eventu. Efektywną interakcję organizatora z uczestnikami w czasie eventu zawsze ocenia się bardzo wysoko.

3. Inwestycja w technologie i nieprzerwany digital

Przy okazji konferencji widać, jak duże znaczenie mają narzędzia, które ułatwiają i usprawniają pracę. Praca online, a także częste potrzeby wykorzystywania zdalnych połączeń podczas konferencji sprawiają, że dostęp do szybkiego Wi-Fi to już absolutny standard. Tym, co z kolei świetnie sprawdza się w kontekście nowoczesnych spotkań biznesowych, są aplikacje, które pozwalają m.in. na bieżąco wymieniać się materiałami konferencyjnymi, oceniać prelegentów, odbierać od uczestników informację zwrotną z wydarzenia czy nawiązać kontakt z potencjalnymi partnerami jeszcze przed właściwym networkingiem. Innym dobrym i często stosowanym rozwiązaniem jest zapewnienie transmisji na żywo z konferencji dla tych, którzy nie mogli w niej osobiście uczestniczyć.

Lidl uruchomił sklep na pięć dni. Rockowa Wyspa działa przez całą dobę

Obserwujemy przenoszenie wielu działań do mediów społecznościowych. Zaproszenia na konferencję w social mediach, foto-relacje z komentarzem po wydarzeniu stanowią już naturalne zabiegi marketingowe. Co więcej, organizatorzy nie zapominają także, że uczestnicy, choć przyszli na event osobiście, cały czas są połączeni z wirtualną rzeczywistością. Komunikacja w portalach społecznościowych coraz częściej jest prowadzona na bieżąco, szczególnie w trakcie wydarzenia. Skierowanie jej do obecnych na sali uczestników dodatkowo ich aktywizuje, pozwalając im włączać się w dyskusję na szerokim forum. Bardzo dobrze sprawdza się także ustalenie odpowiednich hashtagów dla wydarzeń, za pomocą których uczestnicy oznaczają swoją obecność na miejscu i komentują event.

4. Organizator – moderator spotkań networkingowych offline

Choć świat biznesu dostrzega, jak skutecznym narzędziem w budowaniu relacji jest networking, to nie każdy potrafi odnaleźć się na spotkaniu o takim charakterze. Dlatego organizatorzy, aby ułatwić nawiązanie pierwszego kontaktu, aktywnie włączają się w rozmowy „w kuluarach”. Przedstawiają sobie rozmówców, aranżują spotkania, tak żeby uczestnicy ich wydarzeń czuli się swobodnie, jak najwięcej się uczyli i chcieli wracać po kolejną dawkę inspiracji.

Drugą często stosowaną praktyką jest aktywizowanie audytorium poprzez inicjowanie debaty z wszystkimi obecnymi na sali gośćmi konferencji. Przekazywany „ruchomy” mikrofon i bezpośrednia rozmowa z prowadzącymi dyskusję panelistami nie tylko daje wyraźne poczucie współtworzenia konferencji. Przełamuje ona także strach przed wystąpieniami publicznymi. Pokonanie tej słabości otwiera nowe możliwości, które uczestnicy często wykorzystują później w swojej pracy zawodowej.

5. Warsztaty częścią konferencji

Potrzeby współczesnego biznesu i powszechny dostęp do informacji przewartościowały cele organizacji konferencji. Dziś ciekawych wykładów można posłuchać np. podczas webinarów w Internecie. Teoretyczna wiedza to oczywiście ważny element każdego wydarzenia. Jednak uczestnicy oczekują dziś nabycia realnych umiejętności. To doświadczenie i kompetencje są teraz w cenie. Dlatego organizatorzy celowo włączają do eventów elementy umożliwiające zastosowanie teorii w praktyce.

Przykładowo, popularne ostatnio warsztaty mentoringowe szlifują umiejętności miękkie uczestników, których nie można nabyć w ramach samokształcenia. Tego typu punkty programu zachęcają określoną grupę do uczestnictwa w konferencji, a wartości wyniesione przez gości wydarzenia z przygotowanych zajęć, przekładają się na ich chęć udziału w kolejnych eventach i pozytywne komentarze po wszystkim.

6. Wydarzenia kompleksowe

Przygotowanie programu konferencji, zaproszenie prelegentów oraz zapewnienie sali i cateringu to nie wszystko. Warto zorganizować spotkanie przedeventowe, zwane czasem „before party”, szczególnie jeśli pierwsi goście wydarzenia pojawiają się dzień wcześniej oraz zaproponować aktywności na czas po konferencji. Hotele są przygotowane na zapewnienie rozrywki swoim gościom, także tym, których podróż ma charakter typowo biznesowy.  Często korzystają z pomocy partnerów, z którymi współpracują, np. przewodników turystycznych.

Organizatorzy często pytają, w co warto inwestować, żeby stworzyć idealną konferencję. Obserwując wiele różnych wydarzeń dostrzegamy, że tendencje w stylu ich przygotowania ciągle się zmieniają. Dobra organizacja wymaga skupienia się, nie tylko na właściwym celu wydarzenia, jego merytoryce, ale także na detalach związanych z jego oprawą. Łatwo się pogubić w ich ilości. Dlatego, bez względu na obowiązującą modę, zawsze doradzamy wierność jeszcze jednemu, ponadczasowemu trendowi – prostocie.