Zaangażowanie uczestników na 5+, czyli jak z sukcesem przeprowadzić wirtualny event na żywo

Jak stworzyć angażujące i zapadające w pamięć wydarzenie, kiedy wszyscy są rozdzieleni i pracują we własnych domach? Czy jest możliwe jedno środowisko online, gdzie rozmowy i zaangażowanie uczestników będą szły ze sobą w parze? Jak zarządzać uwagą naszych gości i powodować u nich chęć aktywnego uczestniczenia w naszym wydarzeniu? Jesteś zainteresowany tajnikami niestandardowych, angażujących praktyk na wirtualnych platformach online? Żyjemy w ciekawych czasach, które wymagają jeszcze lepszego contentu i doskonałego planu przeprowadzania wydarzeń online! Dlatego zapnij pasy i czytaj dalej…

Jeśli prelegent wygłasza wykład bez możliwości uzyskania opinii publiczności, równie dobrze może po prostu przesłać swoją prezentację na YouTube’a i nazwać ją wystąpieniem. Wydarzenie zasadniczo wymaga interakcji międzyludzkiej i dlatego ludzie na nie przychodzą. Nawet w świecie online.

Z blisko 20 wydarzeń, które zostały zorganizowane na wirtualnej platformie Avatarland.eu dostrzegamy wnioski, które działają na polu interakcji wydarzenia z uczestnikami. W dzisiejszym artykule kilka słów o zaangażowaniu uczestników na wydarzeniach online.

Spójrzmy na chwilę w przeszłość

Cofnijmy się na moment do normalnych czasów. Wyobraźmy sobie salę konferencyjną wypełnioną uczestnikami, scenę i prelegentów zmieniających się co pół godziny w kolejnych wystąpieniach. Widzimy konferansjera, który zapowiada znakomitych gości i moderuje falę napływających pytań z sali, tu sam fakt bycia wśród ludzi, już był angażujący. Można było wyjść na przerwę, przy kawie porozmawiać ze swoimi branżowymi partnerami i powspominać wspólnie spędzony czas na poprzednich konferencjach. I tu zatrzymajmy te wspomnienia i podsumujmy je. Od tego czasu oczekiwania uczestników wobec konferencji nie zmieniły się! Dalej potrzebujemy stworzyć infrastrukturę sprzyjającą czerpaniu wiedzy, sprzyjającą rozmowom i zachęcającą do wzajemnych interakcji. Co zatem wybrać z rozlicznych narzędzi online?

Stwórz swoje kryteria wyboru aplikacji

Potrzebujemy, aby nasz event online był podobny do realizowanego w rzeczywistości. Musimy zatem zaprojektować określone mechanizmy wyzwalające emocje wśród publiczności, którą gromadzimy na evencie. Dlatego możliwość rozmawiania, interakcji na sali oraz poruszania się po różnych strefach jest kluczowe. Chcemy, aby goście czuli się dobrze. W Avatarlandzie uczestnicy kochają świat 3D, rozmawiają ze sobą w strefach prywatnych i publicznych – pielęgnując wzajemne relacje. Ludzie lubią mieć wybór, gdzie chcą spędzać czas. Jako jednostki jesteśmy samodzielni i mobilni w każdym aspekcie naszego codziennego życia i ta sama zasada odnosi się do projektowania wirtualnych wydarzeń. Powinniśmy dać uczestnikowi pełną autonomię i decyzję co podczas wydarzenia może robić oraz dać wybór różnych form spędzania czasu. Uczestnicy powinni mieć możliwość wyboru, w których częściach wydarzenia chcą brać udział, i aktywnie decydować, jak chcą przeżyć dane wydarzenie. Jeśli Twoje wydarzenie ma strukturę liniową (np. ZOOM), stracisz zaangażowanie – to tak, jakbyś zmusił uczestników do obejrzenia programu telewizyjnego bez możliwości użycia pilota do telewizora.

Aplikacje angażujące

Jest sporo aplikacji, które na platformie Avatarland można wykorzystać, aby zaangażować uczestników:

Dlaczego HYROX przyciąga uwagę sponsorów?

• Kahoot.it – zrobi efekt, jeśli chcemy zorganizować rywalizację na sali konferencyjnej, bo liczą się tu zarówno poprawne odpowiedzi jak i szybki czas reakcji. Sprawdzą się tu quizy czy badania z natychmiastowym wynikiem. Uczestnicy logują się na stronie kahoot.it i wpisują kod dostępu do animacji. Po czym za pomocą swoich telefonów komórkowych wybierają odpowiedzi w szeregu quizów i pytań. Finalnie dostajemy informację o najwyższym wyniku należącym do jednego szczęśliwca.
• Mentimeter – interaktywnie pozwoli wejść Twojej społeczności do świata quizów i pytań, by zachęcić ich do interakcji. Możemy organizować pytania otwarte na wypowiedzi autorskie czy zrobić grę w skojarzenia, składającą się ze słów, które uczestnicy nadsyłają, tworząc na żywo chmurę myśli. Pełna skalowalność, użycie rankingu czy badanie zależności są w mentimeterze dostępne, a wszystko przejrzyście widoczne jest w wykresach i procentach.
• Walne zebranie online, głosowania zarządu spółek, a nawet wybory nowych członków możemy przeprowadzić w jednej z wielu aplikacji na Avatarlandzie udostępnianych dodatkowo naszym organizatorom. Na tych wydarzeniach możemy analizować przyjęcie rocznych sprawozdań finansowych, podjęcie niektórych decyzji związanych z rozwojem i kierunkami działań organizacji, wybory nowego składu ciał statutowych, a to wszystko podczas zebrania członków stowarzyszenia. Możliwość rozmów głosowych, jakie oferuje platforma Avatarland pozwala z lekkością przeprowadzić dyskusję, zgłosić wolne wnioski, podjąć decyzje z uczestnikami. Takie spotkanie możemy zakończyć z jednoczesną archiwizacją wideo, protokołem i plikami (jpg/pdf) dokumentującymi wyniki głosowania.

Gry wideo

Jest niewiele aplikacji do organizacji wydarzeń opartych na silnikach gier wideo. I właśnie taki wirtualny świat dostępny 360 stopni zachwyca tych, którzy wchodzą po raz pierwszy do wirtualnych platform. Urzeka ich sama możliwość bycia np. avatarem i przebywania w doskonale zaprojektowanych przestrzeniach konferencyjnych czy plenerowych. Gry wideo od dziesięcioleci odnoszą niesamowite sukcesy w utrzymywaniu zaangażowania użytkowników online. Branża gier wideo podczas pandemii znacznie zyskała. To zaś jest dowodem na to, że zaangażowanie online wśród uczestników wirtualnych światów jest możliwe. Dlatego pozostawmy naszej uwadze narzędzia do organizacji spotkań takie jak Virbela/Avatarland czy hiszpański Virtway Events.

Dobry konferansjer integruje publiczność online z wirtualnym światem

Dobry konferansjer jest źródłem energii płynącej ze sceny do uczestników. To on jest odpowiedzialny za trafne uwagi, celne riposty, prowadzenie pełnych emocji dyskusji i pobudzanie słuchaczy do wyrażania swoich opinii i wątpliwości. Jest niezastąpionym ogniwem niemal każdej konferencji. Uczy, bawi, angażuje. Dodaje wydarzeniu cech premium.

Wirtualne targi vs angażowanie gości

Co drugi klient platformy Avataraland organizuje wirtualne targi. Hala Expo w tej technologii pozwala zaprosić uczestników do przestrzeni zaprojektowanej w stoiska, które służą do promocji marek i angażowania docelowych odbiorców na wydarzeniach. Jest wiele sposobów na przyciąganie gości do stoisk wystawców w wariancie online, np.: grywalizacja opierająca się na zbieraniu QR-kodów punktowana rankingiem wśród grających. To tu można często spotkać premiery produktowe odbywające się bezpośrednio na stoiskach. Tworzenie doświadczeń opierających się na rozmowach pomiędzy uczestnikami i ich interakcji czyni rozwiązanie wyjątkowym pośród innych aplikacji dostępnych na rynku. Z sukcesem dwukrotnie zorganizowane zostały na platformie Targi Kariery IT przez firmę Gigacon, Targi Medyczne dla lekarzy podczas Zjazdu Kardiochirurgów Polskiego Towarzystwa Kardiochirurgicznego czy choćby Targi Credit Management Cyber Days dla rynku wierzytelności i instytucji finansowych. Pracownikom banków, profesorom medycyny czy przedstawicielom instytucji rządowych, bycie avatarami nie przeszkadza w spotykaniu się na wirtualnej platformie. Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorstw był już tu trzykrotnie, każdorazowo występując dla innej branży.

Virtual fatique – faktycznie istnieje!

Zoom, Skype, Teams – to komunikatory pozwalające zebrać publiczność z wyświetlonymi wizerunkami i prowadzić dla nich spotkania online. Tych spotkań nie da się oglądać po kilku godzinach projekcji. Umysł się przemęcza, widząc jeden i ten sam obraz – samych twarzy – doświadczając słuchania przydługich monologów prowadzących. To brak możliwości angażowania się publiczności zniechęca do dalszego odbioru tak wielu treści.

Na platformach takich jak Avatarland objaw ten nie występuje. Ludzie mogą ze sobą rozmawiać, podnosić ręce i samodzielnie zadawać pytania prelegentom, na ekranach pojawiają się prezentacje przeplatane materiałami wideo, a liczne debaty poruszające niełatwe tematy skupiają uwagę publiczności. Staramy się doradzać organizatorom, aby prelekcje w salach konferencyjnych zawierały krótkie wypowiedzi jako wideo-formaty. Ich sekret, zaczerpnięty z Tik Toka czy TEDx, pozwala na skupienie uwagi obserwatorów wydarzenia, dając im porcję różnorodności wiedzy i rozrywki jednocześnie. To sekret udanych wydarzeń wirtualnych i hybrydowych. To również tajemnica konferencji – I love Marketing.

Networking – też ważny! Stwórz przestrzeń!

Przedsiębiorcy do niedawna jeździli na wydarzenia, aby rozmawiać z partnerami branżowymi. Każda możliwość do rozmów była wspaniałym doświadczeniem dającym energię poza konferencją. Dlatego na platformie takiej jak Avatarland robimy pokazy fajerwerków – by dać powód, aby wyjść na plażę i podsumować kuluarowo konferencję trwającą 8-10 godzin. Często ludzie korzystają też z przestrzeni scen plenerowych, by słuchać muzyki czy potańczyć z innymi avatarami. Doświadczanie czegoś razem jest inne niż okienko zooma, gdzie jesteś tylko obserwatorem ekspertów zza ekranu komputera.

Jakie inne techniki pobudzania publiczności stosują nasi partnerzy?

• Stretching – w trakcie konferencji – dwuminutowe sesje ćwiczeń online rozciągających kręgosłup, barki, nogi – zaproponowała Konferencja The Future od Event Industry. Pani Trenerka, która „wylądowała” przed ekranami rozkręciła imprezę swoją charyzmą, energią i technikami na pobudzenie ludzi do ruchu w przestrzeni ich domów, przy doskonałej muzyce towarzyszącej. Czas frunął, a my w podskokach wraz z nim! To była rewelacyjna technika pobudzenia publiczności po 2-godzinnym sparingu prezentacji!
• Udział prelegenta w konferencji nie powinien kończyć się na jego wystąpieniu. Jeśli wystąpienie podobało się publiczności i jest dużo pytań z sali – warto stworzyć oddzielną przestrzeń, w której uczestnicy będą mogli zgłębić wątek tego wystąpienia. To przyciągnie uwagę tych, którzy są bardziej zainteresowani danym tematem.
• Fajnie angażują ilustracje i grafiki tworzone w czasie wystąpień, zawierające najważniejsze kwestie z wykładu. Są zawsze ciekawym podsumowaniem każdej prelekcji i angażują uczestników zachęcając do udostępniania na social mediach.
• Po konferencji warto zapytać uczestników jak podobało im się na wydarzeniu. Dać im szansę na feedback. Możemy dzięki temu czegoś się nauczyć, ale też poczuć jaka energia została w pamięci naszych gości. To również angażuje i „lojalizuje” naszą społeczność.
• Dobrze jest skorzystać z narzędzi analizy po eventowej. W przestrzeniach wirtualnych konferencji można aktywnie śledzić w co klikają uczestnicy i dokąd zmierzają. Wydarzenia to bardzo wnikliwa maszyna marketingowa. Pozyskane dane pozwalają udoskonalać kolejne realizacje.

Różne technologie mają różne zalety i wady. Dobór technik angażujących opieramy na doświadczeniu i preferencjach dla danej grupy odbiorców. Jeśli uda nam się zjednoczyć ludzi w jednym świecie, mogą się wydarzyć wielkie rzeczy.