Zrobisz błąd, jeśli w tym roku nie pomyślisz o stanie komunikacji w Twojej firmie

Czym w ogóle jest SmallTalk? Podejrzewam, że definicja nie jest prosta?

W dużym skrócie można powiedzieć, że SmallTalk jest społecznościowym oprogramowaniem używanym w firmie.

Jednocześnie pomagamy w promowaniu tego narzędzia wśród pracowników, prowadzeniu wewnętrznych kampanii, redakcji, moderacji. Oferujemy więc kompleksowy zestaw wspierający komunikację i optymalizujący pracę ludzi w firmie.

Optymalizacja jest często nadużywanym słowem. Jak faktycznie zastosowanie ST wpływa na pracę ludzi w firmie?

SmallTalk daje możliwość komunikacji dwukierunkowej, wymiany wiedzy, wykorzystania potencjału tkwiącego w pracownikach, wyrażania opinii w sprawach dotyczących organizacji. To zwiększa zaangażowanie i motywację zespołu.

Komunikacja na bogato: RCS 

Dobrym przykładem jest pracownik z wartościowym pomysłem, który nie dociera do decyzyjnych osób. Dzieli się swoim zdaniem zapewne w kuluarach (kuchnia?) i często na tym się kończy cała historia. My stworzyliśmy rozwiązanie, które daje pracownikom możliwość swobodnej wypowiedzi, a menadżerom namiastkę crowdsourcingu. Z naszych doświadczeń wynika, że mogą to być pomysły, których wdrożenie jest bezkosztowe i proste, a efekty naprawdę znaczące.

Wkładamy wiele wysiłku w znoszenie negatywnych efektów istnienia silosów w firmie. Zdrowa organizacja to drożna komunikacja we wszystkich kierunkach, pionowych i poziomych. Czas i pieniądze oszczędza się na prostych rzeczach. Ile razy pracując w dużej organizacji masz problem ze znalezieniem właściwej osoby odpowiedzialnej za dany obszar? Ile razy szukasz pliku, który leży gdzieś u kogoś na skrzynce? Ile razy znajdujesz osobę lub zespół pracujący niezależnie nad identycznym do Twojego zadaniem?

SmallTalk to zorganizowana baza wiedzy o firmie, a o wartości wiedzy nie musimy nikogo przekonywać.

Czy dobrze rozumiem, że idea Waszego projektu jest bliska mediom społecznościowym takim jak Facebook czy Twitter?

W pewnym senie tak, gdy mówimy o naturalnej chęci dzielenia się opiniami, emocjami, chęcią bycia częścią społeczności. Korzystanie z platform społecznościowych mamy już na stałe wpisane w rytm życia współczesnych ludzi. Budzimy się i zasypiamy z telefonem czy tabletem w ręku. Niemal na stałe jesteśmy online, przyzwyczajeni do otrzymywania i konsumowania milionów informacji. Zaistnienie w tej rzeczywistości firm wydaje się w zasadzie naturalne. Wszak minimum osiem godzin poświęcamy na sprawy zawodowe. Nowoczesne organizacje, chcąc nadążyć za zmianami społecznymi i technologicznymi muszą działać. My im w tym pomagamy.

Wracając do Facebooka i całego peletonu mniejszych społeczności to nie stronimy od wykorzystania najpopularniejszych konwencji i przyzwyczajeń. Profile użytkowników, postowanie, komentowanie, wiadomości wewnętrzne, dzielenie się multimediami, strony tematyczne to tylko kilka z funkcji, które dostosowaliśmy do celów biznesowych. Dzięki temu nawet osoby rozpoczynające przygodę z komputerem nie mają problemów z wejściem w świat społeczności online swojej firmy.

Czy społeczność firmowa może przydać się w dziale marketingu?

Oczywiście, jest wiele powodów, dla których marketing powinien myśleć w najbliższych miesiącach o takich narzędziach. Przede wszystkim efektywność komunikacji i współpracy z działem sprzedaży, np. dystrybucja informacji i materiałów o rozpoczynającej się promocji. Prostsza się też staje realizacja elementów marketingu wewnętrznego. Mamy możliwość prowadzenia szybkich badań na pracownikach, otrzymujemy informację zwrotną dotyczącą inicjatyw marketingowych firmy oraz jej konkurencji. SmallTalk jest idealnym narzędziem do kreowania ambasadorów marki wśród pracowników. Umożliwia dostęp do platformy dla partnerów biznesowych, dealerów, franczyzobiorców.

Czy macie jakiś case konkretny dla marketingu?

Myślę, że warto powiedzieć o dwóch historiach z naszych dotychczasowych doświadczeń.

Firma produkcyjna, dział marketingu i sprzedaży to ponad 200 osób. Zmieniono strukturę zespołu marketerów – pojedyncze osoby, które wcześniej odpowiadały za regiony, zostały przesunięte do opieki nad wybranymi produktami. Dział sprzedaży miał spory problem, gdyż nie wiadomo do kogo się zwracać ze swoimi potrzebami, pytaniami, problemami. Zaczął się chaos, nieporozumienia, wreszcie zwiększała się irytacja obu zespołów, spadła efektywność pracy.

Dzięki SmallTalkowi umożliwiliśmy przedstawicielom handlowym szybkie dotarcie do odpowiedniej osoby w marketingu. Ścieżka dotarcia zakłada 3 opcje:

• zaawansowaną (lecz nadal prostą!) wyszukiwarkę ludzi,
• aplikację do znajdowania osób wg obszaru odpowiedzialności i kompetencji
• oraz wreszcie “ostatnią deskę ratunku” czyli konto przedstawiciela działu marketingu, który może pokierować handlowca do odpowiedniego specjalisty.

Oba działy otrzymały nowy kanał komunikacji, wymiany informacji, zdjęć, wideo i plików.

Drugi przykład to firma z problemem zarządzania plikami źródłowymi prowadzonych kampanii marketingowych. Tysiące plakatów, billboardów, banerów, logo, e-mailingów, prezentacji, badań, stron WWW. Wszystko na skrzynkach e-mail, bez centralnej bazy, dostępnej dla współpracowników.

Pomogło proste repozytorium plików. Pliki zostały uporządkowane w folderach, otagowane, skomentowane. Łatwo dotrzeć do szukanej rzeczy, zapytać autora o szczegóły, zostawić komentarz, pobrać na swój dysk najnowszą czy starszą wersję.

Z tego wynika, że dopasowujecie się do konkretnej sytuacji? A może jednak SmallTalk jest narzędziem uniwersalnym i na każdą okazję?

Skoro nie ma dwóch takich samych firm, nie może być też idealnego dla nich wspólnego rozwiązania.

Wdrożenie SmallTalka to proces ściśle dopasowany do wyzwań, struktury, możliwości i kultury organizacji. Od koncepcji, poprzez budowę rozwiązania IT, kampanię promocyjną wśród pracowników i partnerów B2B, aż po wsparcie redakcyjne – każde wdrożenie SmallTalka jest unikatowe. Od pierwszych warsztatów w firmie system jest budowany wspólnie z użytkownikami końcowymi. Pracownicy mają realny wpływ na to jak będzie ostatecznie wyglądał, w każdej chwili można go zmodyfikować, dopasować.

Czy SmallTalk musi objąć całą firmę, czy może działać w jednym dziale lub kilku?

SmallTalk może być wdrożony i z powodzeniem wykorzystywany zarówno globalnie jak i w części organizacji np. w jednym lub kliku współpracujących ze sobą działach.

Najważniejsze Wasze dotychczasowe wdrożenia?

Warto powiedzieć o dwóch: pierwszym i ostatnim.

Zaczęliśmy w Kompanii Piwowarskiej i projektu MałePiwo. Parę lat temu było to pionierskie rozwiązanie w Polsce, z pewnością jedno z tych, które udowodniło, że “można”. Myślę, że dobrymi dowodami na to są nagrody European Excellence Award i Internale.

Aktualnie najbardziej zaangażowani jesteśmy w projekt Grupy Żywiec, który rozpoczyna nowy etap w rozwoju naszego produktu. SmallTalk jest jeszcze bardziej społecznościowy, korzysta z najlepszych wzorców wypracowanych przez najpopularniejsze “cywilne” społeczności online. Nowoczesny interfejs, dostęp z urządzeń mobilnych to od tej pory standard. Lubimy wymyślony przez nas zwrot employee-centered design. Wszystko kręci się wokół pracownika – tworzymy dla niego, ale i umożliwiamy mu tworzenie. Dzięki temu powstało środowisko sprzyjające współpracy, stymulujące wspomniany crowdsourcing i innowacyjność.

Wykorzystujemy wszystko to czego uczyliśmy się od lat. To dla nas duży krok naprzód.

 

Magdalena Kurszel-Makarewicz
HR Consultant, smalltalk.pl

Od 8 lat związana z HR, doświadczenie zarówno po stronie korporacji: Skanska, BZ WBK jak i agencji Bigram. W swojej pracy specjalizuje się m.in.w tworzeniu polityk i narzędzi rekrutacyjnych, projektowaniu,koordynowaniu i realizacji kampanii rekrutacyjnych, rozwoju kompetencji, komunikacji wewnętrznej, badaniu nastrojów pracowników.