Z pamiętnika Marketingowca (cz. 9): Urodziny firmy (cz. 2)

Zdjęcie royalty free z Fotolia

Tu nie istnieje coś takiego jak „przesyt”. Widziałam wydarzenia, w których kostki lodu w drinkach gości miały kształt logotypu danej firmy. To są jednak szczegóły (cała gama szczegółów), od zaplanowania których zależy, czy wydarzenie zostanie zapamiętane pozytywnie, negatywnie czy całkowicie zapomniane przez gości już po kilku dniach.

Takie wydarzenie jubileuszowe to naturalnie typ wydarzenia, którego data jest nam zawsze bardzo dobrze znana. W końcu ciężko nie znać daty, w której firma rozpoczęła działalność. Jednocześnie z góry wiemy, kiedy odbędą się kolejne „edycje” takiego eventu. 10 lat można uznać za bardzo długi okres czasu na przygotowanie całości i trzeba pamiętać, jak zmienne są ogólne gusta i trendy. W jednym roku popularne są bale kostiumowe, w kolejnym roku wydarzenia typu „czerwony dywan”. Warto wpasować się w taki bieżący kierunek i tematykę imprezy, jakie w danym roku będą akurat na topie. Z tego względu sugeruję wziąć się za planowanie całości dopiero na początku roku, w którym firma ma swoje urodziny.

Wydarzenie jubileuszowe powinno być zorganizowane oddzielnie dla pracowników firmy oraz oddzielnie dla Klientów i Partnerów. Można się kłócić, że ze względów wizerunkowych impreza łączona będzie lepszym rozwiązaniem, ponieważ pokarze ludzką twarz firmy. Moim zdaniem jednak to pracownikom należy się osobna i im dedykowana uroczystość. To oni w firmie przez te lata pracowali i to dzięki nim mogło dojść do kolejnych urodzin. Dedykowane pracownikom wydarzenie urodzinowe można sobie wyobrazić, jako dłuższą i bardziej rozbuchaną formę wyjazdu integracyjnego. Natomiast oficjalna impreza dla Klientów ma zupełnie inny charakter (formę, jak już pisałam – może przyjmować różną, w zależności od trendów).

Przede wszystkim impreza absolutnie nie musi odbywać się dokładnie w ten sam dzień, w którym spółka została zarejestrowana w KRS, ani być zgodna z datą podpisania aktu notarialnego uchwalającego tekst jednolity umowy spółki. Czasem należy wręcz wykluczyć te daty, gdy wypadają w okresie wakacyjnym (lipiec – sierpień) lub podczas ferii zimowych czy świąt. Dodatkowo, przy wybieraniu daty, należy skonsultować się z naszym kalendarzem corocznych, największych konferencji, kongresów i szkoleń typowych dla branży, w której działa firma. Idealną sytuacją byłaby taka, w której wiemy, kiedy inne ważne z naszego punktu widzenia firmy i organizacje zamierzają urządzić swoje jubileusze, no ale niestety, w większości przypadków jest to niemożliwe.

Autentyczne formaty mediów. Mikrotrend, który zmieni reklamę wideo online? [FELIETON]

Powiedzmy jednak, że wreszcie udało nam się wybrać konkretną datę – czas na wybór formy lub miejsca. „Lub” ponieważ, w zależności od preferowanego miejsca, nie każda forma będzie do niego pasowała, a czasem wybór miejsca wręcz narzuci nam formę. Taki sam mechanizm zaobserwujemy, biorąc pod uwagę formę, jako czynnik dominujący. Przyjmijmy jednak, że udało nam się wybrać i dopasować wzajemnie formę do miejsca (lub odwrotnie). Jeżeli mamy szczęście to osiągamy ten cel na ponad 3 miesiące przed ustaloną datą wydarzenia. Natomiast jeżeli mamy pecha…to realizujemy kolejne elementy z trochę większym ciśnieniem i zdecydowanie większą ilością kawy oraz napojów energetycznych.

Bardzo ważnym jest, by poinformować naszych gości o terminie i miejscu planowanego jubileuszu naszej firmy z tak dużym wyprzedzeniem, jak to tylko możliwe. Musimy dać wszystkim czas na zarezerwowanie tego terminu w swoich terminarzach. Okazujemy im tym samym szacunek, na który przecież zasługują. Pokazujemy, że nie są dla nas „byle kim”, ale naszymi WYBRANYMI gośćmi. To już wzbudzi pierwsze poczucie wyjątkowości naszego wydarzenia. Dodatkowo sprawia, że te osoby na których nam, przykładowo z medialnego punktu widzenia, najbardziej zależy, rzeczywiście wpiszą sobie nasz event w kalendarz. Warto tu określić dress code naszego wydarzenia. Konkretne formy „urodzin” mają swoje określone style i należy wyraźnie to w zaproszeniu zaznaczyć, aby uniknąć uczucia dyskomfortu u któregokolwiek z gości.

Ponieważ mamy już ustalone czas, miejsce i formę, można przejść do przygotowania wstępnego (na tym etapie naprawdę bardzo wstępnego) programu roboczego. Najłatwiej jest ustalić elementy stałe takich wydarzeń jak podsumowanie przebytej przez firmę drogi od momentu założenia po dziś dzień. Elementem, który powinien się tu znaleźć jest szczerość. W dobrej przemowie o tej tematyce powinny znaleźć się i sukcesy firmy i jej gorsze chwile. Oczywiście całość powinna dotyczyć działań firmy na rynku a jak wiadomo, jedyne gorsze chwile przychodzą wtedy, gdy to sam rynek je przeżywa.

Drugi element programu to oficjalne podziękowania prezesa firmy skierowane do rynku, na którym działa firma. Należy w nich ująć klientów, partnerów biznesowych, organizacje w których firma jest członkiem, reprezentantów organów nadzorczych „czuwających” nad działalnością firmy oraz powinno się tu wpleść w odpowiednio elegancki sposób podziękowania dla pracowników. Na tego typu wydarzeniach pracownicy są reprezentowani przez główną kadrę menedżerską i to właśnie na nich spływają wtedy owe podziękowania.

Poza podziękowaniami, kolejnym stałym elementem programu jest „niespodziewane” wręczenie kwiatów i/lub zindywidualizowanego prezentu (np. statuetki czy medalu) na ręce prezesa (tym samym całego zarządu) przez „potajemnie” wydelegowanego pracownika. Tu z kolei pracownicy dziękują za wszelkie wskazówki i motywowanie podczas tych wszystkich lat. Szczerze wątpię bym w tym momencie otworzyła komukolwiek oczy na ten fakt – takie elementy są również oficjalną (dla osób organizujących wydarzenie) częścią programu.

Bardzo dobrym elementem (choć wcale nie jest to „must have”) jest element artystyczny. W zależności od przyjętej formy jubileuszu, może to być koncert, przedstawienie teatralne, kabaret, wernisaż – słowem wszystko, co do naszej formy pasuje.

Nie ma uroczystości bez poczęstunku. Tu ponownie, w zależności od przyjętej formy, może to być bankiet, kolacja czy sam deser. Istnieje tyle możliwości, ile pomysłów na formy jubileuszu. Niezmiennie jednak do toastu potrzebny jest albo szampan, albo wino. Ten element jest absolutnie obowiązkowy. Alkohol do toastu i tort. Nie organizuje się okrągłych jubileuszy firmowych bez tych dwóch elementów. Trzeba wypić za zdrowie firmy, a firma musi zdmuchnąć swoje świeczki.

Z mojego doświadczenia wynika, że warto mieć w programie najpierw część oficjalną z podsumowaniem dotychczasowej historii i podziękowaniami, a następnie tę mniej oficjalną z poczęstunkiem i tak zwaną „częścią dalszą” oraz tortem na końcu. Ta „część dalsza” to zwykle element muzyczny, czyli co nam zagra „do kotleta”. Jak na razie, od kilku lat królują w tej dziedzinie zespoły Jazzowe preferencyjnie z ładną, śpiewającą liderką. Muzyka ma umilić czas przeznaczony na networking i niezobowiązujące rozmowy biznesowe. Pamiętajmy – jubileusz naszej firmy jest spotkaniem towarzyskim, a nie stricte biznesowym. 

Gdy program uda nam się już mniej więcej ustalić (choć najczęściej do ostatnich tygodni nie ma pewności, co do konkretnych godzin poszczególnych elementów), warto zająć się detalami. W tym przypadku będą to małe rzeczy, które nadadzą nasz unikatowy charakter całemu wydarzeniu. Takich jubileuszy różnych firm jest w roku wiele, a nam przecież zależy, aby to właśnie nasz został zapamiętany. Mamy tu do wyboru spory wachlarz możliwości.

Przykładowo już „na wejściu” można wręczać Panom element kwiatowy w kolorystyce naszej firmy do butonierki, a Paniom korsarze na rękę. Idąc od drugiej strony, „na wyjściu: można wręczać małe pamiątki. To mogą być woreczki słodkich cukierków lub czekoladek w dedykowanym opakowaniu, mogą to być również eleganckie podziękowania za przybycie na nasz event, wydrukowane na pięknym papierze. Jeżeli nasza firma produkuje jakiś specyficzny produkt, typu biżuteria lub coś z odzieży czy nawet soki, to zdecydowanie warto przemyśleć, czy nie udałoby się wypuścić specjalnej linii produktu z oznakowaniem zindywidualizowanym pod nasz jubileusz. Oczywiście jeżeli koszt takiej produkcji okaże się zbyt wysoki – wtedy nie podejmujemy się takiego zadania.

Detalem, który należy przemyśleć jest aranżacja Sali, w której odbędzie się część oficjalna oraz ta mniej oficjalna. Logo ma być wszędzie. W danym miejscu są jakieś ekrany? Wyświetlamy logo. Są drzwi, które będą zamknięte podczas imprezy lub korytarz, który będzie wyłączony z użycia? Stawiamy roll-up. Planujemy robienie zdjęć? Ścianka. Mamy małe wolne miejsce? Kula z krówkami. Nad głównym wejściem nic nie wisi? Wieszamy baner. Miejsca po obu stronach wejścia są wolne? Bow flagi. Wybrana lokalizacja ma swój parking? Wieszamy oznakowania z logiem i napisem „GOŚĆ”. W skrócie wpychamy logo gdzie tylko się da, oscylując na granicy kiczu.

Bardzo ważnym elementem jest również odpowiednia firma robiąca zdjęcia. Jesteśmy w bardzo komfortowej sytuacji, jeżeli mamy już taką sprawdzoną i zaufaną. W przeciwnym razie należy wyszukać jakąś (najlepiej z rekomendacji) i sprawdzić ją na wcześniejszym evencie. Zdjęcia i film oraz jego wersja skrócona, będą przecież później wykorzystywane w licznych podsumowaniach oficjalnych (np. notatki prasowe), podsumowaniach na kanałach social media, a sam film zostanie opublikowany na kanale YouTube (jeżeli nasza firma taki prowadzi). Nie warto więc na tym elemencie zbytnio oszczędzać, by potem wstydzić się efektów i nie stosować w przyszłości.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że są to pewnego rodzaju urodziny a jak wiadomo, w urodziny dostajemy prezenty. Tu logistyka jest trochę skomplikowana. W określonym przedziale czasowym goście zaczną napływać w miejsce naszego wydarzenia. Każdy z nich będzie miał kwiaty, prezent lub jedno i drugie. Prezes i pozostali członkowie zarządu powinni stać w wyznaczonym miejscu, dość „głębiej” za szatnią, by nie robić sztucznego tłoku. Po oddaniu okryć wierzchnich do szatni każdy gość skieruje się właśnie do nich, by złożyć swoje życzenia z tej okrągłej rocznicy. Wręczy, co przyniósł i pójdzie dalej, kierując się w stronę kolejnych punktów programu. Nikomu z zarządu nie wypada przecież odłożyć tych rzeczy na podłogę i przyjmować następnych. To byłby brak szacunku wobec naszych dostojnych gości. Tu wkracza zespół specjalny, składający się najczęściej z pracowników firmy (gorszym wyborem jest „wynajęcie” hostess, ale o tym za chwilę). Każdy z nich dyskretnie przejmuje kolejne prezenty i odnosi je do wcześniej wyznaczonego „pomieszczenia organizacyjnego”, dodając od razu karteczkę z opisem, od kogo dany prezent jest. W tym pomieszczeniu znajdują się również przygotowane już wiadra z wodą, czekające na kolejne bukiety kwiatów. Nasz zespół specjalny powinien być widoczny podczas tego wydarzenia. Chcemy, by goście mieli komfort zapytania nie tylko o takie (mało istotne) sprawy, jak „gdzie jest toaleta”, ale również porozmawiania o „życiu codziennym” w naszej firmie – a takich pytań jest podczas jubileuszy naprawdę sporo. Goście są zwykle ciekawi jak to u nas „naprawdę” wygląda, a w ten sposób mogą się tego dowiedzieć. Członkowie tego zespołu mogą mieć na sobie szarfy z logiem firmy, odpowiednie butonierki lub apaszki, czyli cokolwiek – byle by dany element był elegancki i był widocznym nośnikiem logo firmy.

Co do kwiatów, które będą zbierane w ramach prezentów – je również powinno się w odpowiedni sposób wyeksponować podczas naszego wydarzenia. Szkoda, by niejako darmowy element dekoracji kwiatowej się zmarnował. Najlepiej zrobić to, gdy wszyscy goście zbiorą się już na sali, na której odbywa się część oficjalna (o ile mamy komfort dwóch sal). Wtedy roznosimy wazony wypożyczone specjalnie na tę okoliczność i to wydarzenie (dzięki czemu wszystkie są takie same) i w nich układamy kwiaty. Aby wizualnie połączyć wszystkie kompozycje kwiatowe, warto mieć wcześniej przygotowany zestaw dwóch kwiatków kolorystycznie powiązanych z naszym logo, i taki zestaw dołożyć do każdego wazonu. Oczywiście nasz „mini zestaw” nie będzie pasował do każdego bukietu, ale będzie nam fajnie łączył wszystkie elementy kwiatowe w jedną całość.

Aby nadać pewnej elegancji naszemu wydarzeniu, można zorganizować przed samym wejściem rejestrację. Tu również zasiedliby nasi pracownicy. Punktów rejestracyjnych powinno być akurat tyle, by nie tworzyła się kolejka i by każdy gość mógł szybko i komfortowo wejść do środka. Jeżeli decydujemy się na taką opcję, w zaproszeniach można zamieścić element „RSVP” i rejestrować w odpowiedniej bazie kolejne osoby potwierdzające swoją obecność. Musimy jednak pamiętać by „rejestracja” posiadała całą listę – również osób, które nie potwierdziły obecności. Wielu z niepotwierdzonych gości również przychodzi i wtedy warto zadbać, by poczuli się we właściwym miejscu. Fajnym elementem jest specjalny, elegancki program naszego wydarzenia, wydrukowany w ciekawej formie i wręczany wszystkim „odfajkowanym” na liście gościom. Właśnie w punkcie rejestracyjnym mogą być wręczane prezenty „na wejście” lub „na wyjście”.

Nie zapominajmy o torcie. To w końcu urodziny. Jak powinien wyglądać tort na cześć jubileuszu firmy? Akurat w tym temacie, co marketingowiec to inne podejście. W kształcie logo, w kształcie produktu, w kształcie liczby obchodzonego jubileuszu, z repliką zdjęcia zarządu lub jakiegoś ważnego wydarzenia z historii działalności firmy, wielopoziomowy, jednopoziomowy, okrągły, kulisty nawet nie będę wchodzić w wątek smaków i konsystencji (bezowe, lodowe itd.). Niezależnie od ostatecznej formy – tort jakiś element związany z logiem (jeżeli nie samo logo) mieć musi. Wwozi się go zwykle podczas części nieoficjalnej, gdy goście zdążą się już poczuć swobodniej podczas wielu rozmów.

Po całej imprezie oficjalnej, należy oczywiście odpowiednio „domknąć” ten temat. Relacja wraz ze zdjęciami i filmem, powinna się odpowiednio pojawić, tak jak już wcześniej pisałam, na stronie internetowej i kanałach Social Media. Ponadto powinna ona zostać rozesłana w formie notki prasowej z fotorelacją do wszystkich zaproszonych gości. Natomiast do tych gości, którzy faktycznie byli na naszej gali jubileuszowej powinny wyjść zindywidualizowane podziękowania. Idealne podziękowania to takie, w których konkretnie wymieniamy prezent lub bukiet, jaki od danego gościa otrzymaliśmy. To ostatecznie powinno udowodnić, jak bardzo indywidualny mieliśmy stosunek do każdego z gości.

Gdy już uda nam się domknąć temat wydarzenia jubileuszowego, pierwszą rzeczą, jaką powinniśmy zrobić jest spokojnie usiąść, napić się mocnej czarnej kawy, zjeść kawałek słodkiego ciasta lub wypalić papierosa i chwilę odpocząć. A następnie szybko sięgnąć po kartkę i długopis i wypisać wszystkie błędy, jakie popełniliśmy podczas organizacji wydarzenia, brakujące elementy, jakie „wypłynęły” w jego trakcie, nieprzyjemne sytuacje, które miały miejsce w trakcie jego trwania i każde jedno, najmniejsze nawet niedociągnięcie i potknięcie. Dzięki temu wzrośnie prawdopodobieństwo, że następnym razem już takiego błędu nie popełnimy. Ale przecież kolejne takie wydarzenie czeka nas za 9 lat, a to taki długi szmat czasu… To mylny tok myślenia. Najlepsze pomysły wpadają nam do głowy w najdziwniejszych okolicznościach. Warto wypisywać wszelkie pomysły na najbardziej nawet zwariowane formy wydarzeń jubileuszowych. W końcu kto wie, co tak naprawdę będzie na modne za 9 lat?

Pomysł na cykl „Z pamiętnika Marketingowca” narodził się jako próba wyjaśnienia, co to znaczy „pracować w marketingu”. Pojęcie ludzi pracujących w innych branżach – niezwiązanych z marketingiem – o tym, co tak naprawdę „marketingowiec” robi, jest w naszym kraju wciąż co najmniej średnie. Z drugiej strony osoby pracujące bezpośrednio w marketingu mają na jego temat swoją niepodważalną i jedyną słuszną (ich i moim zdaniem) opinię. Wszystkie artykuły w tym cyklu są próbą zaprezentowania mojego indywidualnego spojrzenia na poszczególne zadania marketingowca w firmie z branży typu B2B. Należy pamiętać, że teoria konfrontowana z praktyką buduje dla każdego zupełnie inny zestaw doświadczeń, a w tym „pamiętniku” prezentuję mój.