Z pamiętnika Marketingowca (cz. 16): Wyjazdy integracyjne (cz. 2)

Zdjęcie royalty free z Fotolia

Kiedy wszyscy już pojechali, a nasz zespół marketingowy „zwijał zabawki” (banery, flagi itd.) podniosłam na recepcji wzrok i…co widzę?? Otóż na recepcji szykowany jest właśnie kolejny wyjazd integracyjny firmy X. Zespół techniczny rozstawia ścianę (ŚCIANĘ, nie jakąś tam standardową ściankę – tylko naprawdę dużą ścianę….), a na tej ścianie dedykowany wyjazdowi integracyjnemu wielki baner… Firma miała również roll-up banery jak my…ale z dedykowanymi grafikami… ehh… Było więc dokładnie tak jak pisałam – coś można było zrobić lepiej. To nie jest tak, że w związku z tym poprzedni artykuł stał się „nieobowiązujący”. Nadal stanowi podstawę do organizacji wyjazdów integracyjnych. Natomiast ten tekst, jest jakby naturalną jego kontynuacją. Podejrzewam, że z roku na rok, czyli z wyjazdu na wyjazd, powstawać będą kolejne części. Obecnie postanowiłam wrócić do swojej listy i z głową tuż po integracji „nadpisać” ewentualne zmiany, które należałoby w kolejnej integracji wprowadzić. 

Wymienione w poprzednim artykule elementy składowe wyjazdu pozostają be zmian. Mamy więc do czynienia z takimi częściami jak szkolenia, briefy, posiłki i rozrywka. Warto jednak wyodrębnić z nich kilka punktów, które wcześniej były tylko częściami składowymi. I tak w przypadku szkoleń możemy mieć do czynienia ze szkoleniami miękkimi i twardymi. W przypadku „rozrywki” mamy do czynienia z następującymi elementami: oficjalna impreza integracyjna (czyli znana i lubiana „potańcówka aż do rana”), gry z rodzaju team-building, zabawy „poznajmy się” i zajęcia relaksujące.

Generalnie kwestia integracji, będąca podstawowym celem tego typu wyjazdów, jest kwestią trudną. Łączy w sobie elementy zapoznawcze (kadra, która dołączyła w danym roku poznaje cały zespół spoza swojego działu), zacieśniające więzi (sedno integracji), ale również odbudowujące (zdemotywowanych z różnych powodów pracowników można tu na nowo „włączyć do krwioobiegu” organizacji). W związku z wieloma odmiennymi aspektami integracji uruchomić należy różne mechanizmy rozrywkowe. Idźmy standardowo – po kolei.

Wieczorek zapoznawczy

Jak wiadomo, rotacja pracowników w każdej firmie z każdej branży zawsze istnieje. Większa lub mniejsza, ale jest. Stąd na każdym wyjeździe integracyjnym zawsze będzie przynajmniej jedna nowa osoba choć najczęściej jest ich więcej. Dodatkowo jeżeli nasza firma jest duża i, co więcej, ma biura w różnych miastach w Polsce – możemy być pewni, że wielu (a nawet większość) pracowników nie potrafi przyporządkować twarzy do nazwiska znanego z codziennych maili lub głosu z telefonu. W takiej sytuacji potrzebujemy czegoś, co uzupełni nam ten „niedobór” połączeń. Ciekawym (i wykorzystanym przeze mnie osobiście na ostatniej integracji w mojej firmie) pomysłem, jest długopis z logiem firmy oraz imieniem i nazwiskiem pracownika. Całość rozegrała się w formie mini gry. Po oficjalnym toaście i przed kolacją każdy pracownik musiał wylosować jeden długopis i…znaleźć właściciela. Cały zespół zapalił się do tej gry i w bardzo krótkim czasie (15 minut) każdy długopis był już u swojego imiennika. Musimy jednak pamiętać, by nikomu nie podpowiadać!! To nieważne, że sami nie znamy z twarzy wszystkich pracowników (ale oczywiście inni powinni myśleć, że znamy!!!) – pracownicy muszą się sami odnaleźć. Widok tylu osób poszukujących osoby z długopisu, bawiących się przy tym jak dzieci – naprawdę bezcenne.

Autentyczne formaty mediów. Mikrotrend, który zmieni reklamę wideo online? [FELIETON]

Best Friend Forever

Ta część rozrywkowa jest właściwie mieszanką typowego konwentu fanów (fanatyków) i programu z Paris Hilton ‘Best Friends Forever”. Z jednej strony – zespół marketingowy musi zarażać wszystkich, podczas całego wyjazdu, nieograniczonym uwielbieniem do firmy, a z drugiej strony – zupełnie jak w programie telewizyjnym – grać, by w oczach pracowników, firma miała pozycję najlepszego pracodawcy.

Na co dzień każdy marketer robi to małymi, niezauważalnymi kroczkami, które tylko z pozoru nie są bardzo istotne. Chodzi o firmowe krówki, nośniki pamięci, foldery, koperty czy roll-upy. Jednym słowem wszystko, dzięki czemu można naszych kolegów i koleżanki podprogowo atakować logiem z każdej strony. Wyjazd integracyjny daje możliwość przeprowadzenia zmasowanego ataku oraz, dodatkowo, zrzucenia bomby nuklearnej w postaci „nowego gadżetu”. Taka premiera, odpowiednio rozegrana, będzie dodatkowym spoiwem całej akcji integracyjnej i zapewni stabilizację lojalności pracowników względem marki. To właściwie prosty zabieg – wystarczy wziąć wszystko, co ma nasze logo – i użyć tego podczas wyjazdu. Gotowe. Powinno wystarczyć do kolejnego wyjazdu integracyjnego przy założeniu, że w między czasie dział marketingu będzie realizował swoje standardowe działania dotyczące marketingu wewnętrznego.

Każdy zasługuje na drugą szansę

W ciągu roku motywacja naszych kolegów i koleżanek z różnych powodów – spada. To samo niestety dzieję się z ich lojalnością względem naszej firmy. Nie nam wnikać w powody tych spadków, ALE nasza w tym głowa, żeby to podczas wyjazdu próbować naprawić. Nie oszukujmy się – łatwo nie będzie. My Polacy jesteśmy dość upartym narodem i łatwo się „obrażamy” – szczególnie na pracodawców, a więc co zrobić by przynajmniej spróbować to odwrócić?? Niestety, z mojego doświadczenia wynika, że całkowicie odwrócić się tych „strat” nie da. Można natomiast spróbować użyć kilku trików, które mogą albo te braki trochę wypełnić, albo zbudować motywację i lojalność na zupełnie innym gruncie. Jak wiadomo, poza bonusami finansowymi, do pracy motywuje nas otoczenie i atmosfera w zespole. Bardzo dobrze pracuje się nam wtedy, gdy praca przeplata się z jakimś elementami odstresowującymi. W takich sytuacjach wkracza zespół marketingu. Wyjazd integracyjny to idealny moment, by podsumować całoroczne starania włożone w podtrzymywanie pozytywnych skojarzeń z firmą w umysłach naszych koleżanek i kolegów. Przykładowo, zamiast w części oficjalnej zamęczać pracowników kolejną prezentacją power point’ową z wylistowaniem wydarzeń, jakie organizował lub współorganizował zespół marketingowy w mijającym roku, prezentacją wypełnioną wykresami dotyczącymi zmian rozpoznawalności marki czy innymi nie interesującymi nikogo słupkami z danymi liczbowymi – można przygotować wiadomości. Tak też postanowiłam zrobić na moim ostatnim wyjeździe integracyjnym. Jako koordynator działu miałam całe szczęście możliwość wyboru formy przekazania „osiągnięć” naszego działu na forum pracowników podczas dorocznego wyjazdu integracyjnego. Wybrałam „fakty”. Sprowadziło się to tak naprawdę do nagrania pełnego odcinka wiadomości w formie jaką znamy z TVN’owskich Faktów. Była prowadząca (ja) szereg redaktorów (cały nasz zespół w różnych przebraniach stworzył finalnie 12 różnych kreacji od wspomnianej prowadzącej po panią pogodynkę). Postanowiliśmy również na koniec zamieścić w filmiku „wpadki”, jakie udało nam się nagrać podczas nagrywania całości. Owszem kosztowało nas to wiele siedzenia po godzinach, aby nikt nic nie zauważył, oraz kręcenia w najróżniejszych miejscach (od garażu do magazynu) – ale było warto. Nigdy jeszcze pracownicy nie wsłuchiwali się z takim zainteresowaniem w informacje podsumowujące miniony rok – jak podczas tego wyjazdu. Wszyscy zwrócili uwagę, na mnogość najróżniejszych eventów przez co przypomnieli sobie, że są częścią większej (i naprawdę fajnej) całości oraz, że mogą i powinni być z tego dumni.

Poza elementami stricte integracyjnymi poniżej jeszcze kilka dodatkowych spostrzeżeń do opisanych w poprzednim artykule elementów wyjazdu integracyjnego.

Mail informacyjny

Jest pewien sposób by zwiększyć frekwencję wyjazdu integracyjnego. Nie do końca jest on „fair”, ale jak wcześniej pisałam – to my jesteśmy potem rozliczani z każdego braku i to nam zarzuca się potencjalny brak motywowania pracowników – tak więc trudno, jak trzeba to trzeba.

W mailu organizacyjnym piszemy zwykle prośbę, aby pracownicy dali nam znać kto dojedzie w wyznaczone miejsce sam, a kto podstawionym bod biuro autokarem/busem. To błąd. Powinno się pisać (co też zresztą zastosowałam w tym roku), że pod firmę zostaną podstawione autokary oraz że nie przewiduje się zwrotów kosztów za benzynę dla tych, którzy postanowią dojechać samodzielnie. Ponadto, w mailu powinno się napisać (i ten element również zastosowałam), że w przypadku braku możliwości uczestnictwa pracownik musi porozmawiać ze swoim przełożonym i dopiero on zgłasza do nas ile ewentualnie osób z jego działu nie pojedzie. To działa „motywująco” nie tylko na pracownika – ale przede wszystkim na menedżera. Kiepska frekwencja jego pracowników stawia jego dział w niezbyt przychylnym świetle całej menedżerskiej załogi. Stąd też menedżerowie starają się jak najmocniej motywować pracowników do uczestnictwa. Trochę w tej sytuacji przerzucamy ciężar potencjalnych nieobecności na nich, czym kadra menedżerska może nie być zachwycona, ALE cóż zrobić. Taka sytuacja 😉

Wybór miejsca

Muszę doprecyzować kilka szczegółów ujętych w poprzednim artykule. Owszem, zarząd jak najbardziej powinien, czy wręcz musi, mieć wpływ na wybór miejsca. Natomiast nie sprecyzowałam jak powinna wyglądać nasza z nimi rozmowa. Za nic w świecie nie wolno iść na spotkanie z zarządem i pytać wprost „a czego Państwo oczekują”, bo grozi nam odpowiedź, która może nam się nie spodobać. Głównie chodzi o to, że nie zatrudnia się nas po to, byśmy „zadawali pytania”. My (specjaliści od marketingu) mamy wychodzić z inicjatywą, mamy mieć pomysły, na każdym kroku musimy wychodzić z inicjatywą. Najlepiej więc zaproponować trzy opcje. Dwie w podobnej konwencji i jedną, która zdecydowanie od nich odbiega. Definitywnie powinniśmy mieć konkretne wyobrażenie co do dwóch „fajniejszych” pomysłów, by móc odpowiednio zapromować je przed przełożonymi.

W związku z tym tematem – kolejna uwaga: zespół marketingu to jak sama nazwa wskazuje „zespół”. Idziemy prezentować swoje propozycje razem. Robimy to jednomyślnie. Pośród członków zespołu nie ma prawa być różnicy zdań i opinii. Czas i miejsce na dyskusje, wymianę zdań i dogadywanie szczegółów – jak najbardziej jest, ale przed oficjalną prezentacją całości przełożonym, a więc za zamkniętymi drzwiami naszego pokoju. Poza tą strefą – zespół marketingu musi prezentować pełną jednomyślność, zgodność i świetność swoich planów (‘bo jak nie my to kto’ – hymn mojego zespołu będący efektem wielogodzinnych dyskusji a nawet kłótni, które zawsze kończą się wypracowaniem wspólnej „wersji”).

Program

Aby przykuć uwagę pracowników do programu całego wydarzenia, można jak już pisałam, w każdym pokoju położyć piękną, elegancką kopertą z logiem naszej firmy i programem, wydrukowanym na równie eleganckiej kartce, w środku. Można. Jednak zdecydowanie pewniejszym rozwiązaniem jest położenie tych kopert na krzesłach, na których pracownicy będą musieli usiąść w sali, w której odbywać się będzie pierwsza oficjalna część integracji. A żeby mieć pewność, że pracownicy na pewno zapoznają się z nim – na odwrocie warto zamieścić formę oficjalnego pisma przerobioną w jakiś zabawny, a najlepiej ironiczny sposób. Forma jakiegoś zarządzenia czy dyrektywy przerobiona na nakaz dobrej zabawy i obowiązek „bycia sobą” – jest zawsze najlepszym wyjściem. No i sam fakt tego, że koperty będą leżały na krzesłach i trzeba je będzie podnieść zanim się usiądzie, również działa na zwiększenie prawdopodobieństwa zapoznania się naszych koleżanek i kolegów z przygotowanym przez nas programem.

Diabeł tkwi w szczegółach

Wybór menu…cóż… Kolejna ekscytująca pozycja w planowaniu wyjazdu integracyjnego. Wegetarianie, weganie, nietolerujący laktozy, uczuleniowcy – nasz zespół pod tym względem może być naprawdę różnorodny. Owszem, nie wolno pytać ludzi bezpośrednio czy są uczuleni na fasolkę szparagową, czy nie są. Natomiast w mailu ogólnym, skierowanym do wszystkich pracowników trzeba zawrzeć wyraźną prośbę, by każdy, kto ma jakieś „ale” w aspekcie żywieniowym, dla własnego dobra (i najzwyczajniej w świecie dla swojego bezpieczeństwa) zgłosił to do organizatora. Jednak dla bezpieczeństwa, można poprosić hotel o zamieszczenie dokładnych informacji dotyczących składu poszczególnych dań w menu kolacyjnym przy wejściu do restauracji. Wtedy każdy pracownik będzie miał wgląd w całość.

Co do DJ’a to dobrym pomysłem jest „zeszyt życzeń”. Taki zeszyt kładzie się w widocznym miejscu gdzieś w okolicy stanowiska DJ’a. Pracownicy mogą w nim wpisywać swoje propozycje piosenek, a DJ co jakiś czas sięga do zeszytu, by to z niego wybrać kolejne hity.

Personal touch marketera

Z wyjazdu na wyjazd będzie nam coraz trudniej wymyśleć, zaplanować i zrealizować coraz to nowsze zindywidualizowane „nowości”, które zaskoczą nasze koleżanki i kolegów. Jeżeli na jednym z wyjazdów, wszystkich powitały krówki na poduszkach – w kolejnym roku, mogą to być czekoladki (nadal w „sreberku” oznakowanym naszym branding’iem).

Co roku przyjdą nam do głowy lepsze sposoby na realizację poszczególnych działań. Pamiętajmy więc, że cokolwiek wymyślimy – następnym razem zrobimy to inaczej i lepiej. Więc co będzie czekało na pracowników mojej firmy za rok?? Na pewno nie krówki i nie czekoladki. Ale co to będzie? Jeszcze nie wiem – nawet ja nie nadążam za swoimi pomysłami. Wiem jednak, że chcę dedykowanych roll-up banerów, chcę szczegółowego menu przed wejściem do restauracji, chcę nowego konkursu w części zapoznawczej, chcę na poduszce czegoś innego niż cukierek. Może breloczki? Może karty do gry? A może własnoręcznie wyryta nazwa mojej firmy w jabłkach dla każdego????? Kto wie – choć tak naprawdę myślę o kapciach z logiem mojej firmy – takich typowych hotelarskich jednorazowych kapciach, jakie są we wszystkich hotelach SPA. A skoro mowa o SPA – może jakieś mini sole do kąpieli?? Albo mydełka?? Albo…. Ehh – przecież mam czas!. Do następnego wyjazdu integracyjnego całe 10 miesięcy!!! Jest dopiero wrzesień. Na razie każdy marketer powinien skupić się całkowicie na nadchodzącym wielkimi krokami mrocznym okresie nadmiaru pracy, wielu nadgodzin i olbrzymiej dawki stresu. Na świętach Bożego Narodzenia. Życzę już teraz nam wszystkim – powodzenia.

Pomysł na cykl „Z pamiętnika Marketera” narodził się jako próba wyjaśnienia co to znaczy „pracować w marketingu”. Pojęcie ludzi pracujących w innych branżach – nie związanych z marketingiem – o tym co tak naprawdę „marketingowiec” robi, jest w naszym kraju wciąż co najmniej średnie. Z drugiej strony osoby pracujące bezpośrednio w marketingu mają na jego temat swoją niepodważalną i jedyną słuszną (ich i moim zdaniem) opinię. Wszystkie artykuły w tym cyklu są próbą zaprezentowania mojego, indywidualnego spojrzenia na poszczególne zadania marketingowca w firmie z branży typu B2B. Należy pamiętać, że teoria konfrontowana z praktyką buduje dla każdego zupełnie inny zestaw doświadczeń, a w tym „pamiętniku” prezentuję mój.

Część pierwszą artykułu przeczytasz tutaj>